Come utilizzare i codici QR per tenere traccia delle presenze con Google Forms

Registrare la presenza è una prassi indispensabile ma che richiede tempo, indipendentemente dal fatto che si tratti di un evento, di una lezione o di un corso di formazione sul lavoro. Tuttavia, esiste un metodo migliore rispetto al semplice segnare i nomi dei presenti con carta e penna.

Automatizzare la registrazione della presenza non richiede competenze particolari. È possibile farlo utilizzando il tracciamento delle presenze tramite i codici QR con i Moduli Google. Questa piattaforma consente di creare moduli online da inviare ai partecipanti, i quali possono segnare la loro presenza una volta presenti.

Ma questo implica che sarai responsabile dell’invio di ogni singolo invito?

No, se si utilizzano i codici QR. Il tracciamento della presenza con i codici QR tramite Moduli Google ti permette di creare un codice che i partecipanti possono scansionare con i loro smartphone per accedere al modulo di presenza. Ecco come funziona.

Cosa sono i codici QR e come si usano?

Questo tipo di monitoraggio delle presenze con Moduli Google sfrutta la tecnologia dei codici QR. Anche se può sembrare complicato, in realtà non è più complesso del comune codice a barre del supermercato. I codici QR sono essenzialmente codici a barre che memorizzano informazioni sia orizzontalmente che verticalmente.

Queste dimensioni aggiuntive permettono di inserire più informazioni in un codice QR rispetto a un codice a barre. Inoltre, la quasi totalità degli smartphone moderni è in grado di leggere questi codici tramite la fotocamera. Questo spiega il motivo per cui molte aziende negli ultimi tempi hanno adottato ii codici QR come modo economico per coinvolgere i clienti.

Durante la pandemia, quando i ristoranti hanno dovuto eliminare i menù fisici a causa delle preoccupazioni per la salute, hanno iniziato ad utilizzare i codici QR per consentire ai clienti di consultare i menu senza doverli toccare direttamente. Ai clienti bastava scansionare un codice QR al tavolo e sfogliare il menù sul proprio telefono. Questa strategia è stata così efficace che molti ristoranti hanno deciso di continuare ad usarla invece di tornare ai menù cartacei.

Utilizzando la stessa tecnologia, il tracciamento della presenza tramite QR con Moduli Google ti consente di fornire un codice QR personalizzato che i partecipanti possono scansionare per accedere direttamente a un modulo di presenza in pochi secondi, permettendo loro di evitare le complicazioni (o le preoccupazioni sulla salute) associate a un foglio di firma cartaceo.

Come monitorare le presenze con i codici QR tramite Moduli Google: Guida dettagliata

Adesso che hai capito come utilizzare i codici QR per il monitoraggio delle presenze, ecco come farlo tramite Moduli Google.

1. Crea il tuo modulo

Accedi alla pagina iniziale di Moduli Google e crea un nuovo modulo. Puoi optare tra vari modelli disponibili o semplicemente creare il tuo modulo inserendo campi per le informazioni di contatto come nome, email e numero di identificazione.

Utilizzando Moduli Google, ogni persona potrà inviare le proprie risposte individualmente, senza visualizzare le risposte degli altri partecipanti.

2. Ottieni il link del modulo.

Fai clic sul pulsante Invia situato nella parte superiore del modulo e poi sull‘icona di collegamento. Otterrai immediatamente un link che potrai copiare.

3. Trasforma quel link in un codice QR

Cerca un programma che possa convertire gli URL in codici QR (Moduli Google ha un componente aggiuntivo che puoi installare) e crea un codice che contenga il link del tuo modulo.

4. Mostra il codice ai partecipanti

Una volta creato il codice QR, devi soltanto condividerlo con i partecipanti. Puoi mostrarlo su uno schermo nella sala dell’evento, affiggerlo su un cartello all’ingresso dell’evento, o persino stamparlo su fogli da inserire nelle shopper promozionali.

5. Raccogli le presenze

Una volta che l’evento è finito, puoi verificare le presenze usando la scheda Risposte nel modulo di Google. In seguito, puoi esportare i dati su Fogli Google o scaricarli in un file .CSV cliccando sull’icona verde del foglio di calcolo nella parte superiore dello schermo.

Un’alternativa al monitoraggio delle presenze tramite codice QR con Moduli Google

Se stai cercando un’alternativa a Moduli Google, puoi considerare servizi come il costruttore di moduli online Jotform, che offrono molteplici modelli di moduli per semplificare ulteriormente il monitoraggio delle presenze.

Qualunque sia l’occasione, è probabile che Jotform offra un modello pronto all’uso adatto alle tue esigenze, come i modelli di moduli (ad esempio quelli per la presenza degli studenti e i fogli presenze dei dipendenti), i modelli di fogli di calcolo (come quelli per la presenza in classe, la presenza dei dipendenti e i fogli di presenza giornaliera) e altro ancora.

Inoltre, puoi seguire gli stessi passi menzionati per Moduli Google per monitorare le presenze con Jotform, senza dover installare un’estensione o cercare un generatore di codici QR da terze parti.

Basta cliccare sulla scheda Pubblica nel Costruttore di Moduli di Jotform. Troverai un link per condividere il modulo, così come l’opzione per scaricare un codice QR contenente il link del modulo. Puoi anche copiare un frammento di codice per incorporarlo in un sito web. Jotform dispone persino di un widget che permette di aggiungere facilmente codici QR ai tuoi moduli.

Jotform è una delle alternative più popolari a Moduli Google per un motivo ben definito. Dopo aver imparato a monitorare le presenze, puoi anche scoprire come integrare i moduli di Jotform con le funzionalità di Google, come Google Drive e Google Calendar. Puoi persino permettere ai partecipanti di effettuare pagamenti utilizzando lo stesso modulo con cui tieni traccia delle presenze.

Qualunque sia la tua scelta, automatizzare il processo di monitoraggio delle presenze può aiutarti a ottimizzare il tempo, a rimanere organizzato e concentrarti nella creazione di eventi, formazioni e molto altro ancora.