Cara Membuat Pelacak Pengeluaran dengan Google Forms

Tutorial interaktif langkah demi langkah

Melacak pengeluaran adalah salah satu bagian terpenting (dan paling tidak glamor) dalam mengelola keuangan. Tanpa catatan yang akurat dan terkini, mudah untuk mengalami masalah arus kas akibat pengeluaran berlebihan, kesulitan merencanakan pembelian di masa depan, dan salah mengelola keuangan. Ini bahkan membuat pengajuan pajak menjadi lebih sulit.

Formulir pengeluaran dapat membantu menyederhanakan semua ini.

Formulir pengeluaran menyediakan cara standar untuk melacak dan mengelola pengeluaran, dengan menjaga gambaran terkini tentang kesehatan keuangan organisasi Anda setiap saat. Melacak pengeluaran menjadi lebih mudah dengan perangkat lunak yang tepat. Bahkan pembuat formulir online gratis Google Forms dapat berfungsi sebagai pelacak pengeluaran yang andal untuk organisasi dan departemen dari berbagai ukuran.

Baca terus untuk mendapatkan rincian tentang semua yang perlu Anda ketahui mengenai pengaturan dan pengelolaan pelacak pengeluaran Google Forms, termasuk semua formulir dan spreadsheet yang dimilikinya.

Mencari alternatif terbaik untuk Google Forms?

Solusi pembuatan formulir lengkap Jotform ramah seluler dan memiliki integrasi terbanyak dalam industrinya. Gunakan untuk mengumpulkan pembayaran, mengotomatisasi alur kerja, mengumpulkan prospek, dan lainnya.

Migrasikan Formulir ke Jotform

atau

Mulai Dari Awal

Cara kerja pelacak pengeluaran Google Forms

Pelacak pengeluaran Google Forms terdiri dari formulir yang disesuaikan untuk mengumpulkan pengeluaran serta spreadsheet Google Sheets yang membantu bisnis mencatat semua dana keluaran. Pelacak ini memungkinkan bisnis untuk melacak pengeluaran secara efisien dengan menyediakan format standar untuk memasukkan dan mengunggah data pengeluaran. Terlebih lagi, setiap entri Google Form otomatis dicatat dalam spreadsheet, mengurangi pekerjaan pengolahan di kemudian hari.

Sebuah formulir pelacak pengeluaran harus mencakup bidang seperti

• Tanggal pengeluaran
• Jumlah yang dibelanjakan
• Vendor/penjual
• Kategori pengeluaran
• Catatan atau komentar tambahan

Saat Anda mengeluarkan pengeluaran, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengisi Google Form dan tekan tombol kirim. Informasi tersebut akan secara otomatis diimpor ke dalam Google Sheet pengeluaran utama untuk ditinjau nanti. Data ini dapat membantu Anda menganalisis pola pengeluaran, melacak arus kas, dan membuat keputusan yang lebih baik tentang pengeluaran di masa depan.

Cara membangun pelacak pengeluaran Google Forms

Membuat pelacak pengeluaran Google Forms adalah proses yang sederhana namun panjang. Berikut adalah langkah-langkah yang tepat yang perlu Anda lakukan.

1. Pertama, buat formulir pengeluaran yang akan digunakan karyawan Anda untuk mengajukan pengeluaran. Untuk membuat Formulir Google baru, masuk ke Google Drive dan klik tombol +Baru di sebelah kiri.
2. Pilih Google Forms untuk secara otomatis membuat Formulir Google baru yang kosong.
3. Tambahkan nama yang sesuai ke formulir Anda, seperti “Pelacak Pengeluaran,” dan Anda juga bisa menambahkan deskripsi.

4. Selanjutnya, ubah pertanyaan pertama yang kosong untuk menanyakan jumlah pengeluaran yang diajukan.
5. Klik menu dropdown di sebelah kanan kotak dan ubah jenis pertanyaan menjadi Paragraf pendek.
6. Klik ikon tiga titik di sebelah kanan bawah kotak dan pilih Validasi jawaban.
7. Di bagian parameter jawaban baru, pilih Nomor di menu dropdown di sebelah kiri. Di menu dropdown tengah, pilih opsi Adalah nomor.
8. Aktifkan opsi Diperlukan.

9. Selanjutnya, buat pertanyaan tentang kategori pengeluaran. Klik tombol + pada menu kanan untuk menambahkan pertanyaan baru di bawah.
10. Labeli pertanyaan dengan Kategori dan ubah jenis pertanyaan menjadi Dropdown.
11. Tulis nama-nama kategori pengeluaran Anda di kolom di bawah ini.

12. Klik tombol + pada menu kanan untuk membuat pertanyaan berikutnya. Ini akan digunakan untuk informasi tambahan tentang pengeluaran.
13. Nama pertanyaan baru tersebut adalah Deskripsi dan ubah jenis pertanyaan menjadi Jawaban singkat.

Sekarang setelah Anda membangun formulir pelacak pengeluaran dasar, saatnya membuat Google Sheet yang akan melacak semua entri pengeluaran Anda.

1. Klik tab Respons di bagian atas halaman.
2. Klik Tautkan ke Sheets di sebelah kanan. Anda juga dapat mengklik ikon tiga titik di sebelah kanan layar dan klik opsi Pilih tujuan respons di menu baru.
3. Pilih Buat spreadsheet baru dan beri nama sheet sesuai keinginan Anda. Lalu klik tombol Buat.
4. Spreadsheet sudah akan diatur dengan label kolom yang selaras dengan pertanyaan formulir. Pengiriman akan otomatis terisi di spreadsheet saat Anda menambahkan pengeluaran baru.

Mengapa Jotform menjadi alternatif pelacak pengeluaran Google Forms yang luar biasa

Google Forms bukan satu-satunya pembuat formulir online gratis yang tersedia untuk pelacakan pengeluaran. Jotform adalah pembuat formulir berbasis cloud yang kuat dengan perpustakaan lebih dari 10.000 template formulir yang dapat disesuaikan, menjadikannya alternatif canggih untuk pelacak pengeluaran Google Forms. Perpustakaan template bahkan mencakup beragam template pelacakan pengeluaran.

Jotform menawarkan sejumlah keunggulan dibandingkan Google Forms untuk melacak pengeluaran, termasuk lebih banyak opsi kustomisasi dan integrasi pembayaran, selain antarmuka yang ramah seluler. Pengguna dapat dengan mudah menyesuaikan formulir pengeluaran agar sesuai dengan branding organisasi mereka dan bahkan mengunggah logo dan gambar kustom. Secara keseluruhan, fleksibilitas Jotform dan beragam fitur yang ditawarkannya menjadikannya pilihan yang lebih baik untuk melacak pengeluaran.

Melacak pengeluaran dengan Jotform mirip dengan membangun pelacak pengeluaran Google Forms. Cukup ikuti langkah-langkah ini:

1. Buat formulir yang disesuaikan untuk mengumpulkan data pengeluaran Anda, termasuk bidang untuk tanggal pembelian, jumlah yang dibelanjakan, vendor, kategori pengeluaran, dan informasi tambahan lainnya untuk mencatat pengeluaran.
2. Kirim data pengeluaran langsung melalui formulir. Data secara otomatis dicatat di Tabel Jotform.
3. Gunakan Tabel Jotform untuk menganalisis pengiriman — Anda akan memiliki semua kemampuan perhitungan yang biasa Anda gunakan di Microsoft Excel atau Google Sheets.
4. Jika diperlukan, ekspor data Anda ke perangkat lunak lain, seperti QuickBooks, TurboTax, dan alat keuangan lainnya, untuk berbagi data dan pencatatan yang lebih efisien.

Melacak pengeluaran adalah aspek yang membosankan namun tak terhindarkan dalam mengelola keuangan. Untungnya, automasi pembuatan formulir yang tepat dapat membuat proses ini menjadi lancar. Ikuti panduan ini untuk membangun pelacak pengeluaran Google Forms Anda sendiri jika Anda membutuhkan sistem dasar, atau gunakan alternatif seperti Jotform jika Anda mencari kemampuan pelacakan pengeluaran yang lebih canggih.

Foto oleh Dan Dimmock di Unsplash