Kelebihan dan Kekurangan Google Forms

Jika Anda mencari pembuat formulir untuk membuat survei, kuesioner, kuis, dan polling, kemungkinan besar Anda mempertimbangkan untuk menggunakan Google Forms. Ada banyak alasan mengapa pengguna berbondong-bondong ke pembuat formulir ini — tetapi itu tidak berarti akan cocok untuk semua orang.

Dalam artikel ini, kami menguraikan kelebihan dan kekurangan Google Forms dan mendengar dari orang-orang yang memiliki pengalaman menggunakannya dalam berbagai pengaturan. Plus, kami juga menjelajahi alternatif Google Forms yang populer, Jotform, dan membantu Anda menentukan apakah itu pembuat formulir yang tepat untuk kebutuhan Anda.

Kelebihan Google Forms

Mengapa Anda harus mempertimbangkan menggunakan Google Forms untuk membuat survei, kuesioner, kuis, dan polling Anda? Ada banyak alasan mengapa ini menonjol sebagai pemimpin di pasar.

Kemudahan Penggunaan

Dengan antarmuka pengguna yang sangat intuitif, Google Forms mudah dipelajari cara menggunakannya. Google Forms memudahkan siapa saja dengan keterampilan teknologi dasar untuk dengan cepat membuat formulir dalam hitungan menit, kata Naomi Clarke, kepala petugas keberagaman di Flingster, sebuah platform obrolan. “Kesederhanaannya menjadikannya pilihan favorit banyak orang,” katanya, “dan desain sederhana ini datang dengan manfaat yang tak tertandingi bahwa tidak ada hambatan bagi pengguna yang paham teknologi.”

Hemat Biaya

Google Forms tidak memerlukan biaya apa pun — selama Anda mendaftar untuk akun Google. “Google Forms gratis, menjadikannya sempurna untuk bisnis kecil dengan anggaran terbatas,” kata Rhealyn Mugri, pendiri The Digital Projects, sebuah agensi SEO untuk bisnis kecil. “Ketika bekerja dengan pengusaha lokal, aspek tanpa biaya berarti lebih banyak sumber daya dapat dialokasikan ke area lain, seperti otomatisasi pemasaran atau layanan SEO. Ini memungkinkan kampanye yang komprehensif tanpa beban finansial.”

Opsi Kustomisasi

Google Forms memungkinkan Anda untuk mengustomisasi sebuah formulir dengan menyesuaikan skema warna, struktur, dan konten. Pilihan kustomisasi tidak terlalu luas, tetapi bagi banyak pengguna, itu sudah cukup. “Dasar-dasarnya mencakup apa yang dibutuhkan oleh tim kecil kami,” kata Michael Dinich, penasihat keuangan dan pendiri Wealth of Geeks, sebuah situs web keuangan pribadi. 

“Google Forms dapat diadaptasi dalam situasi unik di mana organisasi merancang formulir kustom mereka untuk memenuhi persyaratan spesifik,” tambah Clarke. “Anda juga memiliki kontrol atas jenis pertanyaan, dapat menambahkan logika kondisional yang mengubah formulir berdasarkan jawaban, dan dapat menata dengan gambar dan merek. Tingkat kustomisasi ini membuat Google Forms serbaguna, dan dapat digunakan dalam segala hal mulai dari jajak pendapat sederhana hingga survei rumit dengan berbagai jalur.”

Integrasi dengan Google Workspace

Jika organisasi Anda menggunakan Google Workspace, Anda beruntung — Google Forms terintegrasi dengan mulus ke seluruh ekosistem Google. Ini juga dikembangkan khusus sebagai aplikasi pendamping untuk Google Sheets.

“Respon Google Form dapat secara otomatis ditulis ke Google Sheet sehingga Anda dapat memprosesnya dan membagikan hasilnya dengan orang lain tanpa harus menyalin data secara manual,” kata Clarke. “Ini dapat membuat segalanya lebih efisien, karena Anda dapat melalui proses lebih cepat dan menambahkan sesuatu secara langsung ketika waktu sangat penting.”

Berbagi dengan Mudah

Setelah Anda membuat formulir Anda, membagikannya dengan orang lain sangat mudah. Anda memiliki opsi untuk mengirimkan formulir melalui email, berbagi dengan tautan, menyematkan formulir di situs web, atau membagikannya melalui media sosial. Plus, responden formulir Anda dapat menggunakan Google Forms di desktop, laptop, tablet, dan ponsel. “Google Forms mudah diakses dari perangkat apa pun dengan konektivitas internet,” kata Mugri.

Pengiriman Tak Terbatas

Tidak ada batasan khusus pada jumlah formulir atau pengiriman yang dapat Anda lakukan dengan Google Forms. Satu-satunya batasan adalah batas 5 juta sel di Google Sheet yang sesuai dengan respon formulir.

“Dengan Google Forms, kami dapat membuat jumlah formulir yang tidak terbatas dan mengumpulkan respons tanpa batas,” kata Cameron Lee, CEO ACCURL, produsen mesin. “Fitur ini sangat bermanfaat bagi organisasi besar seperti ACCURL, di mana kami perlu menangani berbagai survei dan formulir secara bersamaan. Ini memungkinkan kami untuk mengumpulkan data yang luas dari karyawan, klien, dan mitra tanpa khawatir tentang biaya tambahan atau batasan.”

Kelemahan Google Forms

Meskipun Google Forms memiliki kelebihannya, ini bukan pilihan terbaik untuk semua orang atau semua kasus penggunaan. Di bawah ini, kami mengulas beberapa kekurangan Google Forms.

Pilihan Desain Terbatas

Walaupun Google Forms memiliki beberapa opsi kustomisasi, menunya tidak sebanding dengan beragam pilihan yang ditawarkan oleh pembuat formulir lainnya.

“Google Forms hanya menawarkan fitur desain dasar, yang dapat membuat formulir terlihat generik dan kurang selaras dengan identitas merek kami,” kata Lee. “Kustomisasi lanjutan sangat krusial bagi kami untuk mempertahankan tampilan yang profesional dan kohesif di seluruh komunikasi kami, dan kurangnya opsi ini berarti kami terkadang perlu mencari pembuat formulir alternatif yang menawarkan kemampuan desain yang lebih canggih.”

Persyaratan Akun Google

Untuk membuat formulir, kuesioner, survei, kuis, atau polling, Anda harus mendaftar untuk akun Google. Namun, kabar baiknya adalah responden formulir Anda tidak memerlukan akun Google untuk mengisi formulir Anda.

Kurangnya Alat Analitik yang Kuat

Jika Anda mencari cara untuk menganalisis data yang Anda kumpulkan di Google Forms, Anda hanya memiliki beberapa opsi dasar. “Google tidak menawarkan fitur analitik atau pelaporan lanjutan secara native di dalam solusi form mereka,” kata Clarke.

“Google Forms dapat mengekspor data ke Google Sheets untuk analisis lebih lanjut tetapi kekurangan fitur pelaporan dan visualisasi in-depth secara native,” tambah Clarke. “Ini, oleh karena itu, biasanya memerlukan penggunaan alat lain karena pada dasarnya tidak ada kemampuan untuk menganalisis keseluruhan set hasil yang dihasilkan. Ini dapat membuatnya sedikit sulit atau menjengkelkan untuk bekerja dengannya dan dengan demikian meningkatkan waktu untuk mendapatkan wawasan.”

Kekhawatiran Keamanan dan Privasi

Jika Anda menangani informasi yang sangat sensitif dan aman melalui formulir Anda yang perlu Anda rahasiakan, Anda mungkin ingin menjelajahi fitur keamanan dan privasi khusus dari Google Forms. Meskipun ekosistem Google secara keseluruhan aman, ada beberapa kejadian Google Forms digunakan dalam penipuan phishing.

Kurangnya Logika Kondisional Lanjutan

Google Forms menawarkan logika kondisional dasar yang memungkinkan Anda mengarahkan responden ke bagian formulir berbeda tergantung pada jawaban mereka atas pertanyaan. Namun, belum menawarkan logika kondisional untuk menampilkan atau menyembunyikan pertanyaan tertentu menurut jawaban sebelumnya atau kontrol lebih mendetail di tingkat pertanyaan.

Memerlukan Koneksi Internet

Jika Anda atau responden formulir Anda ingin menggunakan Google Forms, Anda memerlukan koneksi internet. “Google Forms memerlukan akses internet yang andal, yang dapat menjadi kendala dalam operasi lapangan,” kata Mugri.

“Saya mengalami masalah selama proyek SEO lokal di lokasi terpencil dengan konektivitas yang tidak stabil, menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman formulir,” katanya. “Kurangnya fungsi offline dapat menghambat kelancaran alur kerja dalam skenario semacam itu.”

Pembatasan Pengunggahan Berkas

Responden formulir dapat mengunggah berkas ke Google Forms secara gratis, yang merupakan keuntungan, tetapi ada beberapa pembatasan yang perlu diperhatikan. “Fitur pengunggahan berkas memerlukan pengguna untuk memiliki akun Google agar dapat mengunggah berkas,” kata Lee.

“Ini bisa menjadi penghalang bagi pelamar eksternal atau responden yang tidak memiliki akun Google,” katanya. “Pembatasan ukuran berkas dapat membatasi, terutama ketika kami perlu mengumpulkan berkas besar, seperti proposal proyek rinci atau dokumen teknis dari kandidat dan mitra.”

Jotform: Alternatif Google Forms

Setelah menelusuri kelebihan dan kekurangan Google Forms, Anda mungkin bertanya-tanya apakah ada alternatif Google Forms yang sebanding. Jotform adalah pembuat formulir yang memiliki semua keunggulan Google Forms — dan lebih banyak lagi — tanpa kelemahan yang sama. Lihatlah:

• Opsi kustomisasi lanjutan: Jotform dilengkapi dengan ribuan template yang dapat Anda gunakan sebagai dasar untuk formulir, survei, kuesioner, kuis, atau polling Anda — atau Anda dapat membuat desain sendiri dari awal. Jotform memungkinkan pemakaian CSS untuk pengguna yang ingin mencapai tujuan desain tertentu, seperti menyesuaikan dengan merek perusahaan mereka.
• Fitur formulir lanjutan: Widget Jotform, fungsi tanda tangan elektronik, logika kondisional di tingkat pertanyaan, pengunggahan berkas, bidang formulir lanjutan, dan masih banyak lagi membantu Anda melakukan lebih banyak dengan formulir Anda. Plus, Anda dapat mengisi terlebih dahulu formulir, membangun formulir responsif, dan menyelesaikan tugas-tugas lanjutan lainnya.
• Integrasi pihak ketiga: Seperti Google Forms, Jotform terintegrasi dengan aplikasi Google seperti Google Sheets dan Google Drive. Namun, ini juga memiliki integrasi dengan lebih dari 240 aplikasi pihak ketiga lainnya, termasuk pemroses pembayaran seperti PayPal, alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) seperti Salesforce, dan alat produktivitas seperti Slack.
• Fungsi analitik lanjutan: Dengan Jotform, Anda memiliki akses ke Jotform Report Builder, yang memungkinkan Anda membuat laporan visual kustom sendiri untuk menganalisis dan menyajikan data formulir Anda.
• Opsi keamanan tingkat perusahaan: Seperti Google Forms, Jotform mematuhi GDPR dan peraturan privasi lainnya untuk meningkatkan keamanan formulir. Jotform juga memiliki sertifikasi PCI-DSS Level 1 untuk pengumpulan pembayaran yang aman dan menawarkan fitur kepatuhan HIPAA untuk menjaga kerahasiaan informasi kesehatan yang dilindungi (PHI).

Alasan lain yang baik untuk mencoba Jotform: Ini memiliki rating 4,7 dari 5 di G2 dan masuk dalam daftar perusahaan perangkat lunak terbaik G2 untuk 2024. Jika Anda sudah memiliki formulir di Google Forms, Anda dapat mengimpornya dengan mudah ke Jotform dan mulai dengan formulir berikutnya hari ini.

Foto oleh Good Faces di Unsplash