Cara mendapatkan email ketika formulir Google dikirimkan

Tutorial interaktif langkah demi langkah

Google Forms memulai debutnya sebagai add-on untuk Google Sheets, alat spreadsheet online populer dari Google. Dengan dua produk ini, sangat mudah untuk secara otomatis mencatat pengiriman formulir dalam spreadsheet.

Tapi bagaimana jika Anda ingin mendapatkan email ketika formulir Google dikirimkan? Untungnya, otomatisasi ini juga mudah untuk diatur.

Dalam artikel ini, kami akan membahas cara mendapatkan notifikasi email otomatis setiap kali seseorang mengisi formulir Google Anda. Kami juga akan membahas beberapa tindakan lain yang dapat Anda lakukan saat responden menekan tombol kirim.

Mencari alternatif terbaik untuk Google Forms?

Solusi pembuatan formulir berfitur lengkap dari Jotform ramah mobile dan memiliki integrasi terbanyak di industri ini. Gunakan untuk mengumpulkan pembayaran, mengotomatisasi alur kerja, mengumpulkan prospek, dan banyak lagi.

Migrasikan Formulir ke Jotform

atau

Mulai Dari Awal

Dapatkan notifikasi email

Untuk memulai, buka halaman pembuatan formulir di Google Forms, di mana Anda akan melihat tiga tab di bagian atas. Tab default adalah Pertanyaan. Untuk mengatur notifikasi email, klik pada tab Respon.

Di pojok kanan atas bagian respon terdapat dua ikon. Klik ikon tiga titik di sebelah kanan.

Sekarang pilih Dapatkan notifikasi email untuk respon baru dari menu dropdown. Dan selesai. Anda sekarang telah siap menerima notifikasi ke alamat email yang terkait dengan akun Google Anda.

Seperti yang Anda lihat, caranya cukup mudah. Dan jika itu saja yang perlu Anda ketahui, terima kasih telah membaca.

Tetapi jika Anda ingin tahu apa lagi yang dapat Anda lakukan dengan formulir, lanjutkan membaca untuk mengetahui bagaimana Anda dapat memicu tindakan lain saat seseorang mengisi formulir.

Kirim notifikasi email kepada responden Anda

Untuk memberi tahu seorang responden bahwa kiriman Formulir Google mereka telah diterima, mengucapkan terima kasih atas waktu mereka, atau mengirimkan pesan lain, Anda dapat secara otomatis mengirimkan email kepada mereka. Seperti disebutkan di bagian sebelumnya, Anda akan menemukan tiga tab di bilah atas halaman pembuatan formulir di Google Forms. Untuk memberi tahu responden saat kiriman mereka diterima, klik pada tab ketiga: Pengaturan.

Di tab pengaturan, bagian kedua adalah Respon. Klik panah bawah di sebelahnya untuk memperluasnya. Ini akan menampilkan beberapa opsi.

Untuk mengirimkan ringkasan email dari kiriman mereka kepada responden Anda, aktifkan dua opsi teratas di bagian Respon.

Pertama, pastikan pengaturan Kumpulkan alamat email aktif (Anda akan memerlukan alamat email untuk mengirim notifikasi). Kemudian pilih opsi di bawah Kirim responden salinan tanggapan mereka — memilih Ketika diminta, untuk memberi responden pilihan untuk diberi tahu, atau Selalu.

Ekspor ke spreadsheet

Kami telah membahas kemampuan ini di awal artikel ini. Merekam respons formulir dalam spreadsheet online adalah bagian besar dari apa yang membuat Google Forms menjadi populer. Begini cara kerjanya. 

Mulai dari bilah tab di atas lagi, navigasikan ke tab Respon.

Di pojok kanan atas area respon, terdapat dua tombol: tombol menu tiga titik dan ikon hijau yang terlihat seperti spreadsheet. Klik ikon spreadsheet hijau tersebut.

Sebagai default, opsi Buat opsi spreadsheet baru dipilih. Beri nama file sesuai keinginan Anda dan klik Buat.

Sebuah tab baru akan muncul di jendela browser Anda yang memperlihatkan spreadsheet baru yang terhubung ke formulir Anda. Setiap kolom mewakili pertanyaan dalam formulir Anda, dan setiap baris akan menampilkan respon.

Sekarang, setiap perubahan yang Anda buat pada formulir Anda akan otomatis diperbarui di spreadsheet Anda. Pertanyaan yang Anda tambahkan akan ditambahkan ke kanan kolom yang ada. Perubahan pada pertanyaan yang ada, seperti mengganti nama, akan memperbarui tajuk kolom.

Perubahannya tidak akan seketika. Jika spreadsheet Anda tampaknya tidak sinkron, cobalah beralih antara tab formulir Anda atau cukup muat ulang halaman.

Lakukan lebih banyak dengan otomatisasi

Mengirim email memang baik, tetapi apa lagi yang dapat Anda lakukan saat pengunjung menekan tombol kirim?

Misalnya, Anda mungkin ingin secara otomatis membuat janji di kalender. Atau Anda mungkin ingin mengirim email ke sekelompok orang. Mungkin Anda ingin mengirim data formulir Anda ke platform lain, seperti Airtable.

Jika Anda ingin meningkatkan fungsionalitas formulir Anda, Anda dapat menggunakan alat seperti Zapier. Zapier memungkinkan Anda menghubungkan hampir semua alat perangkat lunak di internet dengan alat lainnya, termasuk Google Forms dan Google Sheets. Cukup pilih platform yang ingin Anda hubungkan dan tentukan pemicu serta tindakan untuk otomatisasi Anda. 

Otomatisasi pengiriman formulir yang lebih mudah

Zapier adalah alat yang sangat baik untuk menghubungkan perangkat lunak, tetapi bisa agak rumit di awal pengaturan. Ini juga aplikasi pihak ketiga yang memerlukan paket berbayar jika Anda ingin mengatur lebih dari lima otomatisasi. Jika Anda memilih Google Forms karena gratis, Zapier mungkin bukan pilihan terbaik Anda.

Ada alat formulir lain yang gratis dan memberikan banyak fungsionalitas langsung dari kotaknya: Jotform. Anda dapat melakukan ketiga skenario yang disebutkan pada bagian sebelumnya dengan Jotform — tanpa memerlukan perangkat lunak tambahan.

Jotform memiliki widget yang memungkinkan Anda menambahkan sistem pemesanan janji temu ke dalam formulir. Anda dapat mengirimkan notifikasi email kepada diri sendiri atau beberapa penerima ketika seseorang menyelesaikan formulir (meskipun Anda perlu memiliki paket berbayar untuk mengirim notifikasi ke lebih dari satu penerima). Dan Anda dapat dengan mudah terhubung ke banyak alat lain, seperti Google Sheets, dengan lebih dari 150 integrasi Jotform.

Sebenarnya, Anda bahkan tidak memerlukan integrasi untuk menambahkan hasil formulir Anda ke dalam spreadsheet. Jotform Tables dapat secara otomatis merekam pengiriman dalam basis data spreadsheet yang bekerja lebih seperti Airtable daripada Google Sheets. Anda bisa mengatur, menyortir, dan mengelola pengiriman formulir Anda dalam satu tempat. Coba gratis hari ini.