Cara menggunakan Zoom: Tutorial Zoom yang komprehensif

Alat kolaborasi online dapat meningkatkan hasil bisnis. Ketika perusahaan menyediakan alat kolaborasi yang lebih efektif, terutama untuk pekerja jarak jauh, pekerjaan tim dan produktivitas yang ditingkatkan dapat menghasilkan keuntungan finansial yang signifikan; menurut penelitian Forrester, perusahaan yang disurvei menghemat total $5,3 juta dengan menggunakan teknologi kolaborasi. Tapi itu bukan satu-satunya alasan mengapa perusahaan beralih ke alat ini.

Alat kolaborasi online seperti Zoom dapat membantu meningkatkan produktivitas dan membuat karyawan tetap terhubung. Mereka juga dapat membantu mengurangi biaya perjalanan dengan memungkinkan Anda mengadakan rapat online dengan rekan kerja di lokasi berbeda daripada harus bertemu di satu tempat.

Selama pandemi COVID-19, penggunaan Zoom secara pribadi juga meningkat. Orang-orang menggunakannya untuk mengadakan pesta dansa virtual dan happy hour, menghadiri kelas kebugaran online, dan dalam beberapa kasus, bahkan melanjutkan pernikahan mereka. Ini menjadi cara untuk terhubung dengan keluarga dan teman sambil tetap mempraktikkan protokol jarak sosial.

Meskipun aplikasi pribadi Zoom penting, panduan ini berfokus pada bagaimana perusahaan dan karyawan dapat menggunakannya secara profesional.

Apa itu Zoom?

Bagi mereka yang baru mengenal dunia kolaborasi online, Zoom adalah alat konferensi video yang memungkinkan Anda mengatur panggilan video dan audio, serta menyelenggarakan webinar. Anda dapat melakukan hal-hal seperti berbagi layar dengan peserta rapat lainnya, dan Zoom berfungsi di komputer dan perangkat selular.

Misalnya, Anda dapat menyiapkan ruang rapat virtual dengan tim pemasaran Anda. Desainer grafis Anda dapat membagikan layar mereka dan menampilkan versi terbaru dari logo baru Anda. Peserta yang tidak dapat bergabung dari komputernya dapat menggunakan smartphone mereka sehingga mereka juga dapat memberikan umpan balik.

Zoom juga memiliki fitur papan tulis di layar yang memungkinkan Anda melakukan sesi curah pendapat secara virtual. Anda bisa mendapatkan masukan tentang ide dari tim Anda dan melihatnya secara real time di papan tulis virtual.

Terakhir, Anda dapat merekam sesi Zoom. Anda juga dapat menyalin rekaman sesi, membagikannya dengan anggota tim yang tidak dapat ikutserta dalam rapat, atau memposting rekaman webinar.

Pentingnya Zoom untuk bisnis

Seperti disebutkan sebelumnya, sebelum pandemi virus corona, Zoom sudah digunakan dalam latar bisnis untuk melakukan konferensi video. Platform tersebut memiliki 1,99 juta pengguna pada tahun 2019, dan seiring meningkatnya kekhawatiran tentang pandemi, 2,22 juta pengguna bergabung dengan platform tersebut dalam dua bulan pertama tahun 2020. Banyak profesional sudah sangat mengenal platform ini dan mengetahui bagaimana platform tersebut dapat membantu mereka berkolaborasi dengan rekan kerja.

Ada beberapa alasan bisnis menggunakan Zoom bahkan sebelum COVID-19. Sebagai permulaan, jauh lebih mudah untuk berkolaborasi dengan tim Anda dari jauh saat Anda dapat melakukan hal-hal seperti berbagi layar dan melihat wajah satu sama lain. Pekerja lebih cenderung terlibat dalam rapat karena lebih sulit untuk keluar saat rekan kerja dan manajer Anda dapat melihat Anda.

Selain itu, bisnis telah menyadari bahwa menggunakan alat konferensi video seperti Zoom dapat menghemat banyak uang. Satu perusahaan global menghitung penghematan biaya yang dapat dicapai dengan mengadakan konferensi video daripada menerbangkan seseorang dari kantornya di London ke kantornya di San Francisco dengan biaya $5.584 per orang, per perjalanan.

Zoom untuk tim jarak jauh

Alasan ini, serta banyak alasan lainnya, menjadikan Zoom sebagai alat yang hebat untuk mengadakan rapat dengan tim jarak jauh. Mengingat peningkatan jumlah pekerja jarak jauh, yang tumbuh dari 3,9 juta karyawan pada 2015 menjadi 4,7 juta pada 2020, sebelum COVID-19, secara praktis menjadi suatu keharusan untuk memiliki semacam platform kolaborasi online.

Selama pekerja memiliki akses ke internet dan webcam, mereka dapat bergabung dan berpartisipasi dalam rapat Zoom. Fitur berbagi layar dan presentasi memudahkan mereka untuk mengikuti tanpa harus membuka file terpisah.

Selain itu, Zoom juga dapat membantu tim tetap terhubung selama situasi darurat, saat karyawan tidak dapat masuk ke kantor. Misalnya, tim Anda mungkin dijadwalkan untuk rapat saat terjadi badai salju. Dengan Zoom, Anda semua dapat melakukan konferensi video sehingga Anda dapat melanjutkan proyek tanpa gangguan.

Zoom untuk berbagai profesi

Zoom tidak hanya terbatas pada rapat perusahaan dengan banyak orang. Profesional lain dapat menggunakan Zoom untuk tetap berhubungan dengan klien dan pelanggan mereka tanpa harus bepergian.

Misalnya, Zoom banyak digunakan selama pandemi COVID-19 untuk telehealth. Faktanya, Zoom memiliki platform perawatan kesehatan khusus. Penggunaan telehealth melonjak dari 22 persen pada 2018 menjadi 41 persen pada Maret 2020, memungkinkan para profesional medis untuk merawat pasien mereka bahkan di bawah perintah tinggal di rumah.

Pendidik di semua tingkatan, dari guru prasekolah hingga profesor universitas, juga menggunakan Zoom. Ini adalah cara bagi mereka untuk menawarkan kursus dan tutorial online, terutama pada saat siswa tidak dapat menghadiri kelas secara fisik.

Profesional kebugaran juga memanfaatkan Zoom. Seperti pendidik, mereka menawarkan kelas virtual, dari sesi pelatihan pribadi hingga kelas latihan kelompok yang serupa dengan yang akan mereka adakan di studio mereka.

Bahkan pengacara, yang secara historis lebih lambat mengadopsi teknologi, menggunakan Zoom untuk bertemu klien secara virtual. Pengadilan telah mengadakan sidang virtual menggunakan teknologi juga.

Jelas dari kasus penggunaan profesional ini, serta adopsi Zoom yang meluas untuk penggunaan pribadi, bahwa alat kolaborasi online dan konferensi video seperti ini tidak dapat diabaikan. Saat tenaga kerja menjadi lebih terdistribusi, perusahaan perlu menggunakan alat seperti Zoom untuk menjalankan rapat, menghemat uang, dan meningkatkan produktivitas.

Jika Anda menggunakan Zoom untuk mengikuti kelas olahraga atau berpartisipasi dalam happy hour virtual, Anda mungkin dapat menggunakan peralatan yang sudah Anda miliki, tetapi konferensi video dalam pengaturan profesional adalah masalah yang berbeda. Sebelum Anda mulai menggunakan Zoom untuk bekerja, Anda harus menyiapkan ruang untuk rapat Anda.

Untuk mengubah rumah Anda menjadi kantor, Anda mungkin perlu melakukan beberapa peningkatan. Jika Anda berencana untuk bergabung dengan rapat Zoom di tempat lain, pastikan kondisinya sesuai untuk konferensi video.

Peralatan yang Anda perlukan untuk Zoom

Jika Anda menggunakan Zoom untuk bekerja, kemungkinan besar Anda menggunakan komputer desktop atau laptop, jadi Anda memerlukan koneksi internet broadband atau nirkabel yang stabil. Jika koneksi tidak stabil, video Anda dapat macet, Anda dapat mengalami penundaan audio, atau Anda bahkan dapat dikeluarkan dari panggilan.

Anda memerlukan speaker dan mikrofon, yang terpasang di sebagian besar laptop, sehingga Anda dapat mendengarkan audio dan berbicara selama panggilan Zoom. Untuk mengurangi kebisingan latar belakang, bahkan di laptop, Anda mungkin ingin membeli headset dengan mikrofon internal. Ini akan memudahkan Anda untuk mendengar apa yang sedang terjadi, serta mempersulit suara apa pun seperti mesin pemotong rumput atau gonggongan anjing untuk didengar oleh orang lain yang sedang menelepon.

Karena Anda akan melakukan panggilan video, Anda juga ingin memastikan bahwa Anda memiliki webcam dasar atau webcam definisi tinggi (HD) sehingga Anda dapat terlihat. Zoom juga akan berfungsi dengan kamera HD atau camcorder HD dengan webcam laptop Anda, sehingga Anda hanya perlu membeli webcam eksternal jika laptop Anda tidak memiliki webcam atau sudah tidak berfungsi lagi.

Terakhir, periksa versi sistem operasi di komputer Anda. Zoom akan berfungsi di macOS X dengan macOS 10.7 atau lebih baru, atau sistem operasi Windows 10 Home, Pro, atau Enterprise. Zoom juga akan bekerja pada sistem operasi di bawah ini.

• Windows 8 atau 8.1
• Windows 7
• Windows Vista dengan SP1 atau lebih baru
• Windows XP dengan SP3 atau yang lebih baru
• Ubuntu 12.04 atau lebih tinggi
• Mint 17.1 atau lebih tinggi
• Red Hat Enterprise Linux 6.4 atau lebih tinggi
• Oracle Linux 6.4 atau lebih tinggi
• CentOS 6.4 atau lebih tinggi
• Fedora 21 atau lebih tinggi
• OpenSUSE 13.2 atau lebih tinggi
• ArchLinux (hanya 64-bit)

Anda juga dapat menggunakan Surface PRO 2 atau lebih tinggi yang beroperasi menggunakan Windows 8.1 atau lebih baru. Browser web yang didukung di Windows adalah Internet Explorer 11+, Edge 12+, Firefox 27+, dan Chrome 30+. Di Mac, Anda memerlukan Safari 7+, Firefox 27+, atau Chrome 30+.

Cara mengatur ruang kerja di rumah Anda untuk Zoom

Memiliki peralatan dasar untuk menjalankan Zoom hanyalah salah satu bagian dari penyiapan konferensi video. Ruang kerja di rumah Anda juga harus cocok untuk konferensi video, dan itu mungkin memerlukan sedikit pekerjaan.

Pertama, pastikan Anda berada di area di mana Anda tidak akan terganggu. Tidak harus benar-benar bebas kebisingan (Anda tidak dapat mengontrol anjing menggonggong tetangga Anda, misalnya), tetapi harus di suatu tempat di mana anjing Anda sendiri tidak akan melompat ke Anda, atau teman sekamar Anda tidak akan mulai berbicara dengan Anda dipertengahan konferensi.

Selanjutnya, pertimbangkan latar belakang yang akan dilihat rekan Anda di umpan video. Selama pandemi COVID-19, melihat kamar tidur orang dan bagian belakang sofa mereka menjadi hal yang sangat normal. Namun jika Anda ingin menampilkan citra yang lebih profesional, posisikan diri Anda sedemikian rupa sehingga Anda terlihat berada di depan dinding atau rak buku.

Jika itu tidak memungkinkan, pertimbangkan untuk berinvestasi pada stand layar latar belakang. Ini bisa sesederhana latar belakang fotografer kulit putih dasar atau latar belakang berpola, seperti dinding bata tiruan. Anda bisa mendapatkan layar lipat untuk diletakan di belakang Anda, yang memiliki manfaat tambahan untuk mempartisi ruang kerja Anda untuk privasi.

Anda juga dapat menggunakan latar belakang virtual untuk panggilan Zoom, meski jika Anda menggunakan komputer yang bukan versi terbaru, Anda mungkin memerlukan layar hijau di belakang Anda agar berfungsi dengan baik. Layar hijau akan membantu Zoom mendeteksi perbedaan antara Anda dan latar belakang.

Latar belakang virtual dapat membuat Anda tampak terputus-putus atau menyatu dengan gambar latar belakang, terutama jika Anda memakai warna yang sama atau mirip dengan latar belakang. Ini juga bisa terjadi jika Anda tidak menggunakan pencahayaan yang seragam di ruang kerja Anda, atau jika permukaan latar belakang Anda tidak seragam. Jika Anda harus menggunakan latar belakang virtual, pertahankan agar tetap sederhana dan profesional. Latar belakang virtual Zoom yang ada dapat menjadi inspirasi.

Perhatikan juga pencahayaan di ruang kerja Anda. Jika gelap atau wajah Anda tertutup bayangan, akan sulit bagi peserta lain dalam rapat Zoom Anda untuk melihat ekspresi Anda, yang meniadakan manfaat konferensi video. Idealnya, posisikan diri Anda dalam cahaya alami. Jika itu tidak memungkinkan, pastikan lampu Anda tetap nyala selama konferensi.

Jika Anda melakukan panggilan Zoom di tempat lain selain kantor pusat Anda, pastikan lokasi tersebut adalah lokasi yang bagus untuk konferensi video, di mana Anda dapat mendengar peserta lain dan mereka tidak akan terganggu oleh kebisingan latar belakang.

Setelah Anda memiliki peralatan dasar dan ruang yang sesuai untuk berpartisipasi, Anda akan siap untuk mulai menggunakan Zoom untuk konferensi video terkait pekerjaan.

Salah satu alasan mengapa 200 juta orang mengikuti rapat Zoom setiap hari dalam tiga bulan pertama tahun 2020 adalah karena Zoom cukup mudah digunakan. Kebanyakan orang sudah memiliki perlengkapan dasar yang mereka butuhkan, baik itu laptop dengan webcam atau smartphone. Namun, untuk mengetahui tentang beberapa fitur produk Zoom yang lebih populer dapat membantu Anda memanfaatkannya secara maksimal.

Jika Anda adalah pengguna biasa yang masuk untuk bergabung dengan rapat, Anda tidak perlu mendaftar akun Zoom. Tetapi jika Anda ingin mulai menyelenggarakan rapat Zoom, Anda memerlukan akun. Anda bisa mendapatkan akun gratis dengan mendaftar menggunakan alamat email, akun Google, atau akun Facebook Anda.

Apa yang perlu diketahui sebelum menjadwalkan rapat

Sebelum Anda menjadwalkan apa pun, penting untuk mengetahui perbedaan antara rapat Zoom dan webinar Zoom. Mereka adalah dua platform terpisah. Yang pertama adalah opsi gratis, sedangkan yang terakhir adalah add-on berbayar untuk paket langganan Zoom Pro.

Dalam rapat Zoom, semua peserta dapat membagikan layar mereka dan mengaktifkan video dan audio mereka. Namun, webinar Zoom seperti ruang kuliah virtual tempat peserta menonton dan mendengarkan presenter. Presenter adalah satu-satunya yang dapat berbagi audio, video, atau layar.

Cara mengatur rapat

Anda dapat menjadwalkan rapat melalui desktop Zoom atau aplikasi seluler, portal web Zoom, atau integrasi Zoom Jotform.

Jika Anda menjadwalkan rapat melalui Zoom, masuk, klik Jadwalkan, dan pilih tanggal dan waktu rapat Anda, serta pengaturan seperti apakah peserta dapat melakukan panggilan dengan telepon mereka. Anda juga dapat mengatur kata sandi rapat dan mengaktifkan rapat untuk direkam secara otomatis.

Setelah membuat rapat, Anda harus mengundang peserta. Saat Anda masuk, buka tab Rapat, lalu pilih rapat yang mana yang ingin Anda kirim undangannya. Tambahkan rapat ke kalender Anda jika Anda menggunakan Kalender Google, Kalender Yahoo, atau Kalender Outlook, lalu undang peserta seperti yang Anda lakukan dengan rapat lainnya.

Alternatifnya, Anda dapat menyalin informasi rapat secara manual dan mengirimkannya melalui email ke peserta. Klik teks yang bertuliskan “Salin undangan”, lalu tempelkan ke email.

Anda juga dapat meminta peserta rapat untuk RSVP. Jika Anda menggunakan akun Zoom berbayar, Anda dapat meminta mereka untuk wajib mendaftar untuk ikutserta dalam rapat. Anda juga dapat meminta RSVP saat mengirim undangan menggunakan aplikasi kalender.

Anda dapat memotong beberapa langkah ini jika menggunakan integrasi Jotform-Zoom untuk menjadwalkan rapat. Cukup buat formulir janji temu atau sesuaikan template Jotform, dan saat responden mengisi formulir Anda, rapat akan dibuat secara otomatis di Zoom. Anda juga dapat menggunakan integrasi untuk menambahkan peserta ke rapat yang sudah ada.

Menggunakan rekaman rapat

Setelah merekam rapat, Anda mungkin ingin membagikannya dengan rekan kerja yang tidak dapat hadir. Anda dapat memangkas bagian rekaman yang tidak perlu, seperti awal rapat saat semua orang menanyakan hal-hal seperti, “Apakah Joe sudah datang?”

Meskipun Zoom tidak menyertakan alat pengeditan videonya sendiri, Zoom merekam dalam format MP4 dan M4A. Anda dapat mengedit file dalam format ini di software pengeditan video apa pun yang Anda inginkan, termasuk ScreenFlow, Camtasia, dan iMovie.

Mengubah latar belakang virtual Anda

Seperti disebutkan di bagian sebelumnya, Anda atau peserta rapat lainnya mungkin ingin mengubah latar belakang layar Anda. Ini bisa karena hanya ingin mencoba-coba atau jika Anda tidak ingin menunjukkan ruang pribadi Anda.

Untuk mengatur latar belakang virtual pada Zoom, yang akan menyembunyikan latar belakang Anda yang sebenarnya, klik opsi Pengaturan. Kemudian, klik Latar Belakang Virtual. Dari layar ini, Anda dapat memilih latar belakang yang dimuat sebelumnya atau mengunggah sendiri dengan mengeklik +Tambahkan Gambar dan memilih salah satu dari komputer Anda.

Menyelenggarakan webinar

Selain rapat rutin, Anda juga dapat menyelenggarakan webinar di Zoom. Untuk melakukannya, Anda harus memiliki paket Zoom berbayar dan membeli add-on webinar untuk 100 peserta atau lebih.

Menyiapkan webinar Zoom mirip dengan menyiapkan rapat Zoom. Anda dapat menjadwalkan webinar yang memerlukan pendaftaran jika diinginkan, dan Anda dapat mengundang hingga 100 panelis untuk berpartisipasi dalam webinar tersebut. Meskipun Anda tidak mewajibkan peserta untuk mendaftar, mereka tetap harus memasukkan nama dan alamat email mereka saat mengikuti webinar.

Jika Anda memutuskan untuk meminta pendaftaran, Zoom memungkinkan Anda menyetujui pendaftar secara manual sebelum mereka menerima rincian tentang cara bergabung. Zoom juga memungkinkan Anda menyetujui pendaftaran secara otomatis, tetapi jika Anda mengenakan biaya untuk webinar dan pelatihan online, Anda sebaiknya menggunakan opsi manual untuk memastikan Anda telah menerima pembayaran dari peserta sebelum mendaftarkan mereka.

Zoom memang menyertakan cara untuk mengumpulkan pembayaran di platform. Namun, Anda harus menggunakan PayPal jika melakukan ini.

Jika Anda lebih suka menggunakan gateway pembayaran lain, Anda dapat menyiapkan formulir pendaftaran Jotform, yang akan terintegrasi dengan lebih dari 30 gateway pembayaran utama, selain PayPal. Kemudian atur integrasi Zoom untuk mendaftarkan peserta melalui formulir Anda. (Integrasi hanya akan menambahkan pendaftar ke webinar yang sudah ada; tidak dapat membuat webinar baru.)

Anda dapat melakukan banyak hal dengan Zoom Meeting dan Zoom Webinar — ini hanyalah beberapa fitur yang dimiliki kedua platform. Saat Anda semakin nyaman menggunakannya, Anda akan dapat menyelami lebih banyak fitur.

Akan ada saatnya Anda tidak dapat bergabung dengan panggilan Zoom dari laptop atau komputer desktop Anda. Untungnya, Anda dapat menggunakan perangkat seluler Anda untuk mengakses Zoom. Total unduhan aplikasi seluler Zoom meningkat 1.330 persen pada Maret 2020 karena pemerintah mengeluarkan perintah tinggal di rumah karena pandemi COVID-19.

Anda dapat menggunakan Zoom di perangkat iOS, Android, atau BlackBerry, selama Anda mengunduh aplikasi yang sesuai. Setelah mengunduh aplikasi, gunakan informasi masuk yang sama dengan yang Anda gunakan untuk masuk ke portal web atau aplikasi desktop untuk menjadwalkan dan bergabung dalam rapat. Anda juga dapat bergabung dengan rapat tanpa masuk ke akun Anda.

Saat Anda bergabung dalam rapat di ponsel Anda, klik tautan yang dikirimkan penyelenggara rapat kepada Anda. Ini secara otomatis akan membuka aplikasi seluler. Dari sana, bergabunglah dengan rapat seperti yang Anda lakukan dari desktop.

Aplikasi seluler Zoom memiliki beberapa fungsi yang sangat berguna untuk perangkat seluler. Anda dapat membagikan gambar atau PDF dari layanan penyimpanan cloud seperti Google Drive atau Dropbox, yang tidak dapat Anda lakukan dari aplikasi web atau desktop. Anda juga dapat menghubungi nomor secara otomatis dengan satu sentuhan untuk bergabung dalam rapat.

Sebagian besar kontrol di aplikasi seluler Zoom mencerminkan kontrol di aplikasi desktop. Namun, karena keterbatasan perangkat seluler, Anda tidak dapat menyimpan rekaman rapat secara lokal, meluncurkan polling, atau streaming rapat Anda secara langsung di Facebook atau layanan streaming lainnya.

Namun, terkadang Anda mungkin tidak memiliki akses ke perangkat seluler, atau Anda mungkin kesulitan bergabung ke panggilan melalui perangkat Anda. Dalam kasus tersebut, jika penyelenggara rapat telah mengaktifkan konferensi telepon, Anda dapat menghubungi panggilan konferensi dan berpartisipasi dalam bagian audio rapat.

Sementara penggunaan Zoom telah tumbuh dengan cepat, begitu juga masalah privasi dan keamanan tentang platform ini. Selain insiden “Zoombombing” yang terkenal, di mana pengguna yang tidak diundang mengganggu rapat, peneliti keamanan telah mencatat bahwa Zoom memiliki beberapa kelemahan keamanan yang dapat membuat pengguna rentan terhadap peretas. Hingga saat ini, lebih dari 500.000 kredensial masuk Zoom telah diposting untuk dijual oleh penjahat dunia maya.

Dalam hal itu, Zoom seperti banyak alat online lainnya. Saat Anda mendaftar untuk layanan online dan mulai menggunakannya, Anda berisiko mengungkapkan informasi pribadi Anda atau komunikasi Anda dicegat. Tetapi ada beberapa cara untuk mengamankan rapat Anda.

Masalah enkripsi zoom

Salah satu masalah keamanan dan privasi yang terungkap saat penggunaan Zoom melonjak adalah kurangnya enkripsi Zoom. Zoom mengklaim bahwa selama semua orang yang bergabung dalam rapat menggunakan audio komputer mereka dan bukan telepon untuk melakukan panggilan, rapat tersebut diamankan dengan enkripsi end-to-end.

Namun, peneliti keamanan mencatat bahwa apa yang disebut Zoom sebagai “enkripsi end-to-end” sebenarnya adalah enkripsi transportasi. Jenis enkripsi ini hanya menjaga kerahasiaan data dari siapa pun yang masuk ke jaringan Wi-Fi Anda — tetapi Zoom sebagai perusahaan masih dapat melihat konten rapat Anda.

Perubahan pada aplikasi untuk melindungi privasi

Baru-baru ini, Zoom mendapat kecaman karena aplikasi selulernya berbagi data dengan Facebook. Zoom menggunakan kit pengembangan perangkat lunak (SDK) Facebook untuk membuat fitur “masuk dengan Facebook” untuk aplikasi iOS-nya.

Namun, SDK Facebook kemudian mengumpulkan informasi tentang perangkat yang digunakan untuk mengakses Zoom, seperti sistem operasi perangkat, zona waktu, operator nirkabel, dan jumlah ruang disk. Untungnya, Zoom mengonfigurasi ulang SDK dalam pembaruan untuk aplikasi iOS-nya, dan siapa pun yang memperbarui aplikasi setelah 27 Maret 2020 dilindungi.

Gugatan pemegang saham menyoroti kerentanan keamanan

Masalah privasi Zoom sangat mengkhawatirkan pemegang saham sehingga pada 7 April, mereka mengajukan gugatan di pengadilan federal di San Francisco, mengutip masalah berbagi data Facebook, protokol enkripsi, dan masalah lainnya.

Namun, Zoom telah mengambil langkah-langkah untuk melindungi data pengguna, serta mengatasi masalah berbagi data dengan Facebook. Ini memperkenalkan kondisi “pembekuan fitur” sehingga karyawannya dapat fokus pada perlindungan data daripada merilis fitur baru. Zoom juga menyiapkan laporan bagi pengguna untuk merinci apa yang dirilis sebagai tanggapan atas permintaan penegak hukum.

Mencegah Zoombomb

Mungkin masalah privasi paling terkenal untuk Zoom adalah praktik yang dikenal sebagai Zoombombing. Ini adalah saat tamu rapat yang tidak diundang memasuki ruang rapat virtual dan mengganggunya dengan konten yang tidak pantas, tidak seperti penghancur pesta. Zoombombing menjadi perhatian sehingga FBI mengeluarkan pemberitahuan tentang risikonya.

Dalam hal ini, kemudahan penggunaan Zoom juga dapat menjadikannya target penyimpangan. Untuk membantu mencegah tamu yang tidak diinginkan, diusulkan untuk hanya membagi ID rapat unik rapat Zoom dengan orang yang ingin Anda ikuti. Jangan memposting tautan di forum publik, bahkan grup Facebook yang menurut Anda bersifat pribadi. Anda juga dapat mengatur kata sandi yang hanya akan diterima oleh undangan rapat.

Zoombombing bahkan lebih menjadi perhatian untuk telemedicine. Peraturan Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) mengharuskan informasi pasien dilindungi. (Kita akan membahas ini lebih lanjut di bab selanjutnya.)

Pada akhirnya, terlepas dari masalah privasi dan keamanan, Zoom mengambil langkah-langkah untuk melindungi data pengguna dengan lebih baik. Seperti layanan online lainnya, Anda sebaiknya berhati-hati dengan apa dan berapa banyak yang Anda bagikan di panggilan Zoom.

Mengingat masalah privasi dan keamanan terkait Zoom, tampaknya tidak masuk akal untuk menggunakannya untuk pengobatan jarak jauh. Meskipun Departemen Kesehatan dan Kantor Layanan Kemanusiaan untuk Hak Sipil (OCR) telah melonggarkan penegakan Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA), penyedia layanan kesehatan masih dapat terkena pelanggaran privasi ketika mereka menggunakan aplikasi konferensi video seperti Zoom.

Terlepas dari kekhawatiran ini, Zoom memiliki produk terpisah yang sesuai dengan HIPAA: Zoom for Healthcare. Bagi penyedia yang ingin menggunakan Zoom untuk melakukan kunjungan telemedicine, ada baiknya menyelidiki apakah solusi ini sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kepatuhan HIPAA untuk pengobatan jarak jauh

Kepatuhan HIPAA adalah masalah besar bagi penyedia layanan kesehatan. Pelanggaran dapat mengakibatkan denda yang besar, mulai dari $100 per pelanggaran untuk sesuatu yang tidak dapat diketahui penyedia sebelumnya hingga $50.000 per pelanggaran jika penyedia dengan sengaja lalai melindungi privasi pasien. Masalah Zoom kemungkinan akan berkisar antara $1.000 hingga $50.000 per rentang pelanggaran, karena penyedia dapat diharapkan mengetahui risiko privasi.

Oleh karena itu, penting bahwa setiap layanan konferensi video yang digunakan oleh penyedia layanan kesehatan untuk melakukan janji temu pengobatan jarak jauh harus sesuai dengan HIPAA. Itu berarti bahwa layanan yang mereka gunakan harus melindungi informasi kesehatan pribadi (PHI) dan masuk ke dalam perjanjian asosiasi bisnis (BAA) yang mewajibkan layanan untuk memikul tanggung jawab jika pelanggaran privasi terjadi di pihak mereka.

Zoom menawarkan kepatuhan HIPAA

Penyedia layanan kesehatan yang ingin menggunakan Zoom dapat mendaftar untuk paket yang sesuai dengan HIPAA. Zoom for Healthcare menyertakan fitur enkripsi yang melindungi informasi kesehatan pribadi. Paket ini memungkinkan Anda menggunakan video dan audio untuk melakukan kunjungan pengobatan jarak jauh seperti konferensi video lainnya. Zoom akan memberikan BAA.

Setelah BAA ditandatangani, beberapa fitur penting diaktifkan di akun Anda. Pertama, endpoint pihak ketiga akan dienkripsi untuk melindungi data yang dikirimkan. Perekaman cloud akan dinonaktifkan sehingga rekaman kunjungan pengobatan jarak jauh tidak akan diunggah ke layanan cloud. Obrolan juga akan dienkripsi, jika Anda memilih untuk menggunakan fungsi obrolan.

Beberapa fitur obrolan terenkripsi yang dapat membantu melindungi informasi kesehatan pribadi termasuk mengenkripsi pesan teks serta mengizinkan pesan untuk dipertukarkan secara offline hanya setelah bertukar kunci privasi. Obrolan terenkripsi juga mencegah Anda menggunakan tangkapan layar atau mengirim gambar.

Zoom for Healthcare adalah satu-satunya paket Zoom yang sesuai dengan HIPAA. Jika Anda memilih paket ini, Anda tidak perlu khawatir akan dimintai pertanggungjawaban oleh OCR atas pelanggaran apa pun di pihak Zoom.

Sekarang setelah Anda siap menggunakan Zoom, Anda perlu mencari tahu paket mana yang paling cocok untuk Anda. Zoom menawarkan segalanya mulai dari paket dasar gratis hingga paket Enterprise yang ditujukan untuk bisnis besar. Pilihlah paket berdasarkan apa yang Anda butuhkan.

Menggunakan Zoom versi gratis

Jika Anda hanya menggunakan Zoom untuk alasan pribadi, versi gratisnya mungkin memiliki semua yang Anda butuhkan, dan banyak lagi. Akun gratis — tersedia dalam paket Dasar — ​​memungkinkan Anda mengadakan rapat dengan tiga hingga 100 peserta selama 40 menit.

Selama pandemi COVID-19, Zoom meningkatkan durasi waktu yang diizinkan untuk rapat berdasarkan paket gratis, tetapi tampaknya paket gratis kembali ke batas waktu 40 menit, kecuali untuk sekolah K–12 di negara tertentu.

Akun Zoom gratis memungkinkan Anda mengadakan konferensi video HD dan suara HD, dengan tampilan speaker aktif dan tampilan galeri (yang menyerupai kredit pembukaan The Brady Bunch). Anda dapat menggunakan latar belakang virtual, berbagi desktop, dan menggunakan ID rapat pribadi.

Selain itu, paket Dasar gratis memungkinkan Anda membuat ruang kerja kelompok sehingga tim dapat berpisah dan mendiskusikan topik terpisah. Anda juga dapat merekam rapat, menggunakan fitur papan tulis, dan menggunakan Zoom di platform pilihan Anda; Mac, Windows, Linux, iOS, dan Android semuanya didukung.

Kapan harus memilih paket berbayar

Jika Anda membutuhkan lebih dari apa yang ditawarkan paket gratis, seperti kemampuan untuk menambah lebih banyak peserta atau mengadakan rapat lebih lama, Anda mungkin ingin menyelidiki paket Zoom berbayar. Paket berharga dari per bulan, per host, bukan per pengguna. Ini berarti Anda tidak perlu membayar lisensi individual jika Anda hanya ingin beberapa orang di perusahaan Anda menjadi host.

Zoom Pro

Paket Zoom Pro, ditujukan untuk tim kecil, mendukung hingga sembilan host per paket dan mulai dari $14,99 per bulan, per host. Ini mencakup semua fitur paket Dasar; plus, rapat Anda dapat berlangsung hingga 24 jam. Anda masih dibatasi hingga 100 peserta per rapat, tetapi Anda dapat membeli add-on Rapat Besar untuk menampung hingga 1.000 peserta.

Paket Pro juga memungkinkan Anda mengelola pengguna, termasuk membuat peran pemilik dan admin untuk mengelola akun. Kontrol admin mencakup kemampuan untuk menghidupkan dan mematikan fitur seperti perekaman, enkripsi, dan obrolan.

Pengguna Pro dapat menjalankan laporan tentang berapa banyak pengguna yang hadir dalam rapat mereka, berapa lama rapat berlangsung, dan metrik lainnya. Mereka dapat menugaskan seseorang untuk menjadwalkan rapat bagi mereka dan menyiapkan ID rapat khusus. Selain itu, paket Pro memungkinkan Anda menggunakan rekaman awan MP4 atau MP4A 1 GB.

Zoom Bisnis

Usaha kecil dan menengah mungkin ingin menggunakan Zoom Bisnis. Paket ini mulai dari $19,99 per bulan, per host, dengan minimal 10 host. Ini mencakup semua fitur paket Dasar dan Pro, dan memungkinkan Anda menyertakan hingga 300 peserta dalam rapat Anda. Add-on Rapat Besar juga tersedia untuk dibeli.

Dengan paket Bisnis, Anda tidak hanya dapat menyesuaikan ID rapat Anda, tetapi Anda juga dapat membuat URL cantik untuk ruang rapat Zoom Anda. Anda dapat menggunakan domain email perusahaan untuk menambahkan pengguna, dan Anda dapat menyesuaikan merek di ruang rapat dan ruang tunggu.

Selain fitur pelaporan dasar, dasbor admin untuk paket Bisnis mengumpulkan semua informasi yang dapat Anda akses dengan akun Pro. Fitur ini memungkinkan Anda melihat penggunaan untuk semua pengguna di seluruh akun di satu tempat. Dan Anda tidak hanya mendapatkan rekaman cloud, tetapi Anda juga mendapatkan transkrip rekaman cloud.

Terakhir, Zoom Bisnis menyertakan dukungan telepon khusus. Ini bisa sangat berguna jika Anda menggunakan integrasi alat pembelajaran interoperabilitas (LTI) untuk sistem manajemen pembelajaran untuk menjalankan kelas virtual, atau jika Anda telah memutuskan untuk menginstal Zoom di tempat, opsi yang hanya disertakan dengan paket Bisnis.

Zoom Enterprise

Untuk perusahaan besar yang ingin menggunakan Zoom, paket Enterprise akan memenuhi semua kebutuhannya. Selain semua fitur yang disertakan dengan paket Dasar, Pro, dan Bisnis, Zoom Enterprise memungkinkan Anda mengadakan rapat dengan maksimal 500 peserta, atau lebih dengan add-on Rapat Besar. Mulai dari $19,99 per bulan, per host, dengan minimal 100 host.

Selain dapat merekam dan menyalin rapat, Anda mendapatkan penyimpanan cloud tanpa batas dengan Zoom Enterprise. Anda juga dapat memanfaatkan fitur Executive Business Review, yang memberi Anda wawasan terperinci tentang ROI yang Anda peroleh dari platform dan peta jalan untuk produk tersebut. Terakhir, Zoom memberi Anda manajer kesuksesan pelanggan khusus untuk dukungan produk.

Semua paket berbayar memungkinkan Anda menambahkan fitur seperti webinar, paket audio yang memungkinkan Anda menelepon atau menambahkan nomor bebas pulsa, dan penyimpanan cloud tambahan. Zoom juga menawarkan paket Zoom Phone yang memungkinkan Anda melakukan panggilan aman dari komputer.

Saat Anda memilih paket Zoom, penting untuk mencatat fitur mana yang benar-benar Anda perlukan, lalu coba temukan paket yang paling sesuai untuk Anda. Paket Dasar sangat bermanfaat, tetapi jika Anda berencana menggunakan Zoom untuk bisnis Anda, paket berbayar dapat membantu memproyeksikan citra yang lebih profesional saat Anda mengadakan konferensi video dengan klien.

Baik jika Anda menggunakannya untuk pekerjaan atau alasan pribadi, Zoom berguna untuk menjalankan rapat virtual dan konferensi video. Setelah pandemi COVID-19 melanda, baik perusahaan maupun individu tertarik padanya karena kemudahan penggunaannya.

Jika Anda belum mulai menggunakan Zoom, Anda mungkin akan melakukannya dalam waktu dekat. Menyiapkan akun itu mudah. Ada peralatan dasar yang Anda perlukan, tetapi cukup standar. Untuk memastikan Anda tampil terbaik di depan kamera, ada beberapa trik dan tip yang dapat Anda gunakan, termasuk menggunakan latar belakang virtual untuk menyembunyikan sekeliling Anda jika Anda tidak ingin peserta lain melihat rumah atau ruang kerja Anda.

Meskipun Zoom memiliki beberapa masalah keamanan, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk melindungi rapat Anda, seperti hanya memberikan URL rapat kepada orang yang ingin Anda hadiri dan menyetel kata sandi untuk ruang rapat Anda. Paket Zoom for Healthcare cukup aman untuk digunakan untuk pengobatan jarak jauh.

Paket Dasar Zoom gratis menawarkan banyak hal. Namun jika tidak memenuhi kebutuhan Anda, ada berbagai paket yang dapat Anda gunakan untuk perusahaan Anda.

Seiring dengan berkembangnya penggunaan Zoom, mengetahui cara menggunakan fitur-fiturnya akan membantu Anda menjalankan rapat dengan lebih baik. Jika Anda meluangkan waktu untuk menyiapkannya sekarang, bergabung dan menjadwalkan rapat akan jauh lebih mudah di masa mendatang.