Principales herramientas de gestión de flujos de trabajo
Muchas organizaciones utilizan herramientas de gestión de flujos de trabajo para ayudarles a crear y optimizar sus flujos. Las mejores herramientas de gestión de flujos de trabajo pueden ayudarte a rastrear, controlar y coordinar tus flujos de trabajo, y en algunos casos, automatizar tareas que antes se realizaban manualmente.
Esta herramienta te permite definir flujos de trabajo y establecer reglas para procesos automáticos. También se integra con sistemas empresariales existentes para enrutar tareas.
Dependiendo de tu herramienta de gestión de flujos de trabajo, puedes arrastrar y soltar fácilmente elementos para personalizar tus flujos sin necesidad de saber programar. También puedes crear formularios para recopilar datos y canalizar la información en tus sistemas, usar un motor de flujo de trabajo para tomar decisiones, crear informes y utilizar un portal de autoservicio para hacer solicitudes y gestionar tareas de flujo de trabajo.
Si estás interesado en usar una herramienta de gestión de flujos de trabajo, aquí tienes los diez mejores paquetes de herramientas de gestión de flujos de trabajo:
¿Qué son las herramientas de gestión de flujos de trabajo?
Las herramientas de gestión de flujos de trabajo son soluciones de software diseñadas para ayudar a las organizaciones a crear, rastrear y optimizar sus flujos de trabajo. Un flujo de trabajo es una serie de tareas o procesos que deben completarse de manera estructurada para alcanzar un objetivo específico. Estas herramientas representan los flujos de trabajo visualmente, automatizan tareas repetitivas y garantizan una colaboración fluida entre los miembros del equipo.
Descripción general de las herramientas de gestión de flujos de trabajo
Aunque todas las herramientas de gestión de flujos de trabajo son diferentes, deben incluir algunas, si no todas, de estas características para ayudarte a gestionar tus procesos de negocio más fácilmente.
Integraciones robustas
Si tu sistema de gestión de flujos de trabajo no puede integrarse con otras aplicaciones basadas en la nube, será más ineficaz que no tener uno en absoluto. Integrarse con otros sistemas—desde programas de gestión de proyectos y datos hasta sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y plataformas de intercambio de archivos—garantizará que tus procesos fluyan juntos sin problemas.
Plataforma de bajo código o sin código
Uno de los mayores desafíos para implementar cualquier tipo de flujo de trabajo o proceso de negocio en tu empresa es lograr que todos, independientemente de sus habilidades técnicas o experiencia, estén en la misma sintonía con la tecnología que utilizan tus herramientas de flujo de trabajo. Afortunadamente, los sistemas de bajo código y sin código pueden ayudar con esto al facilitar que cualquiera entienda y use el software.
Flujos de trabajo de aprobación automatizados
Sin un sistema de aprobación adecuado, seguramente has experimentado cuellos de botella en los procesos empresariales, ya sea por una solicitud de permiso perdida o un cheque de reembolso tardío. Sin embargo, a través de un proceso de aprobación automatizado, no solo ahorrarás tiempo y frustración, sino que también aumentarás la productividad, ahorrarás dinero y garantizarás el cumplimiento de los estándares de procesamiento.
Notificaciones
Aunque pueden ser molestas y hacernos sentir que siempre estamos “activos”, las notificaciones y alertas son vitales para las herramientas de flujo de trabajo y quienes las utilizan. Al configurar un sistema de notificaciones, puedes recordarte a ti mismo y a otros sobre plazos próximos o avisar a tus gerentes de una solicitud que necesitan aprobar. Las notificaciones te ayudan a gestionar tus tareas, actuar de inmediato y comunicarte más rápido con tu equipo.
Las 10 principales herramientas de gestión de flujos de trabajo
Ahora que conoces algunas de las características que deben incluir las herramientas de gestión de flujos de trabajo, aquí tienes diez herramientas del mercado que puedes consultar.
1. Integrify
El software de gestión de flujos de trabajo de Integrify puede instalarse en las instalaciones o en la nube. Si eliges una implementación en las instalaciones, funciona con macOS, Windows y Linux.
Usando Integrify, puedes diseñar formularios personalizables, recopilar y analizar datos, enrutar documentos y solicitudes, y compartir paneles con tus colegas, lo que resulta en un sistema de gestión de flujos de trabajo más eficaz. Además, gracias a su portal de autoservicio, los empleados se beneficiarán de tus flujos de trabajo mejorados, al igual que tus clientes y proveedores. El portal ofrece a todos visibilidad en la línea de trabajo: en qué están trabajando los equipos y qué sigue para cada uno.
Integrify utiliza una API abierta para integrarse con aplicaciones empresariales como la planificación de recursos empresariales y los sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM).
2. Jotform
No importa tu industria o departamento — marketing, ventas o TI — el creador de formularios en línea Jotform puede ayudarte a automatizar tus procesos de flujo de trabajo en toda tu organización con una plataforma completamente libre de código. Cuando basas tu flujo de trabajo en los formularios personalizables y potentes de Jotform, es más fácil recopilar información, rastrear datos y facilitar procesos. Por ejemplo, puedes utilizar plantillas de tablas de Jotform Tables para analizar datos y crear hojas de cálculo centralizadas para cada flujo de trabajo.
Cuando se trata de procesos de flujo de trabajo de aprobación, las plantillas de flujo de trabajo de Jotform Workflows permiten a ti y a tu equipo procesar rápidamente formularios a través de varios niveles de aprobación, incluidos solicitudes de permiso, presupuestos o autorizaciones de gastos de viaje.
3. HighGear
Otro producto de software de gestión de flujos de trabajo que ofrece la opción de implementación en las instalaciones o en la nube es HighGear. Este software te permite crear formularios y automatizar procesos, además de generar informes y rastrear el tiempo dedicado a los flujos de trabajo.
Los flujos de trabajo están codificados por colores, y puedes ver las tareas en el panel de HighGear. La herramienta se integra con aplicaciones como Oracle, Microsoft Active Directory, Google Maps, Salesforce, HubSpot y Symantec VIP.
4. Nintex
El siguiente en la lista que ofrece tanto una implementación en las instalaciones como basada en la nube es Nintex. Este producto utiliza una interfaz de arrastrar y soltar para construir flujos de trabajo y mapear procesos, y puede generar documentos y crear formularios personalizados. Nintex usa APIs para conectarse con otras aplicaciones empresariales como recursos humanos, TI y paquetes de software CRM.
5. ProcessMaker
Si buscas un producto de software de gestión de flujos de trabajo de código abierto, no busques más allá de ProcessMaker. Ofrece una interfaz de arrastrar y soltar para crear flujos de trabajo. ProcessMaker también incluye un generador de documentos para crear recibos electrónicos, cartas, confirmaciones, facturas y contratos.
ProcessMaker ofrece acceso sin conexión, por lo que puedes llenar formularios móviles y subirlos después de volver a estar en línea. También hay un panel que muestra cómo están funcionando los procesos y los empleados. El software está completamente basado en la nube, por lo que no tienes que instalarlo en tus propios ordenadores o servidores.
6. Orchestly
Otra plataforma de software de gestión de flujos de trabajo completamente basada en la nube es Orchestly. Este producto está orientado a ayudarte a automatizar, gestionar y optimizar tus procesos empresariales y monitorizar flujos de trabajo diarios.
Orchestly utiliza una interfaz de arrastrar y soltar para configurar flujos de trabajo y los monitoriza utilizando planos comunes. También permite a los usuarios acceder a aplicaciones de terceros como widgets y adjuntar archivos a los flujos de trabajo. Puedes integrar el software con otras aplicaciones usando APIs o construir tus propias extensiones.
7. Wrike
Si deseas un producto de software de gestión de proyectos que también maneje la gestión de flujos de trabajo, Wrike puede valer la pena considerar. Te permite aplicar flujos de trabajo a diferentes equipos, carpetas y proyectos, y puede instalarse en las instalaciones o utilizarse como un producto de suscripción basado en la nube.
Necesitarás conocer algo de código al usar Wrike, y el programa no viene con APIs que te permitan integrarlo con software de terceros de manera predeterminada.
8. Asana
Otro paquete de gestión de proyectos que incluye gestión de flujos de trabajo es Asana, que te permite configurar flujos de trabajo dentro del software. Solo un servicio basado en la nube, incluye integraciones de terceros con una variedad de programas, incluidos Salesforce, Adobe Creative Cloud, Slack, Dropbox y Jotform. Aunque no es un producto sin código, puedes construir flujos de trabajo utilizando sus capacidades de arrastrar y soltar.
9. Kissflow
Más de 10,000 empresas utilizan Kissflow, una solución confiable y de bajo código para construir y gestionar flujos de trabajo, todo desde una sola base de datos. La solución ofrece una interfaz simple, numerosas integraciones y características de arrastrar y soltar, para que puedas crear un sistema de flujo de trabajo conveniente y fácil de usar que funcione para toda tu organización.
10. Hive
La herramienta de flujo de trabajo Hive te ayuda a gestionar tus proyectos y tareas, flujos de trabajo de aprobación y equipos en su conjunto con hojas de tiempo, videoconferencias interactivas y notas colaborativas y compartición de documentos. Y dado que se integra con más de 1,000 aplicaciones —incluyendo Marketo, Zoom y Zendesk— tendrás todo lo que necesitas para apoyar a cada uno de tus departamentos.
¿Cómo elijo?
La mejor herramienta de gestión de flujos de trabajo para tu organización depende de cómo deseas implementarla, con qué deseas integrarla y los flujos de trabajo que planeas automatizar. Antes de elegir un producto, considera cuánto tiempo deseas dedicar a programar, qué características absolutamente necesitas y si ya estás utilizando un sistema de gestión de proyectos que adoras y deseas extender con una herramienta de gestión de flujos de trabajo.
Foto de Redmind Studio en Unsplash
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