Los 5 mejores programas de software para la mejora de procesos
Cuando piensas en la NASA, probablemente piensas en satélites, cohetes y algunos de los matemáticos, ingenieros y científicos más brillantes del mundo enviando astronautas al espacio.
Sin embargo, en 1999, el Mars Climate Orbiter, que fue diseñado para estudiar Marte y sus condiciones atmosféricas, se desintegró en el cielo debido a un simple error matemático. Al olvidar convertir las unidades de medida imperiales a métricas, los miembros del equipo de la NASA cometieron un error de $125 millones (sin mencionar los 10 meses de viaje desperdiciados hacia y desde Marte).
Aunque tu empresa no tenga el tamaño o el alcance de la NASA, los errores y descuidos tontos aún pueden costarte. Cuando se trata de gestionar tus operaciones, no hay nada tan importante para tus resultados finales como los procesos empresariales efectivos, bien documentados y bien comunicados.
Afortunadamente, el software de mejora de procesos empresariales (BPI) puede ayudar. Al identificar lo que funciona, así como lo que no, puedes reducir las ineficiencias, eliminar la mala calidad del producto y cumplir con las expectativas tanto de los clientes como de cumplimiento.
¿Qué es la mejora de procesos empresariales?
En esencia, la mejora de procesos empresariales (o gestión de procesos empresariales) es una autoevaluación. Es la práctica de analizar tu organización en su conjunto —incluyendo empleados y procesos— en su estado actual para encontrar oportunidades de mejora y crecimiento.
A través de varias metodologías (incluidas Six Sigma, lean management y gestión ágil), BPI te ayuda a obtener una imagen más clara de tus recursos y procesos empresariales existentes para que puedas encontrar maneras de usar mejor lo que ya está disponible, ahorrándote tiempo y esfuerzo.
¿Cuáles son los beneficios de BPI?
Al hacer de la mejora de procesos empresariales parte de tus operaciones diarias, puedes
- Reducir el tiempo que su equipo dedica a completar procesos
- Optimizar la comunicación entre los empleados en esos procesos
- Reducir errores
- Ayudar a cumplir con los requisitos normativos
- Ayudar a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes
¿Cómo implementas BPI?
Aunque pueda sonar complicado, BPI es en realidad bastante simple, especialmente si tienes un software de mejora de procesos implementado. Aquí están los pasos básicos para implementar BPI.
- Define y analiza tus flujos de trabajo y estructuras organizativas actuales. ¿Qué está funcionando? ¿Qué no? No te limites solo a tus propias ideas y preocupaciones, pregunta también a tus gerentes y empleados para obtener su opinión, ya que pueden ver algo que tú no ves.
Una vez que sepas qué necesita mejorar, puedes empezar a idear soluciones.
- Rediseña y reorganiza tus procesos basándote en la información que has recopilado sobre tus operaciones diarias, quizás con alguna nueva tecnología. Crea tableros de gestión de proyectos y hazlos visibles para todos en el equipo. ¿Necesitas desmantelar un sistema completo, o tu sistema actual solo necesita un poco de cariño —tal vez una pequeña reestructuración o reasignación a alguien con más experiencia?
Una vez que identifiques los vacíos, es mucho más fácil averiguar cómo llenarlos.
- Prueba los cambios que has realizado y verifica si se sostienen. ¿Estás preparado para alcanzar tus objetivos y cumplir con tu declaración de misión? Si no, vuelve al paso uno e inténtalo de nuevo.
- Finalmente, una vez que estés satisfecho con tus revisiones, comunica todo a tu personal y otras partes interesadas, pero sigue monitoreando los cambios y recopilando comentarios y datos. Los esfuerzos de BPI más exitosos abordan las necesidades cambiantes de un negocio a medida que crece y evoluciona.
¿Cuáles son los cinco mejores programas de software para la mejora de procesos?
Ahora que ya sabes qué es la mejora de procesos empresariales y por qué es importante, puedes encontrar un software de mejora de procesos que funcione para ti. Aquí tienes cinco de los mejores del mercado.
1. Kissflow Process
Con el software BPI sin código Kissflow, puedes rastrear y gestionar tus flujos de trabajo, asignar diferentes procesos a distintos empleados, y exportar y analizar datos, todo desde un tablero personalizable. Kissflow es fácil de usar y rápido de configurar, y cuenta con más de 10,000 clientes, incluyendo Pepsi, Uber y Motorola.
2. Jotform
A través de la automatización, el creador de formularios en línea sin código Jotform puede ayudarte a mejorar tus procesos empresariales con su biblioteca de plantillas completamente personalizables para formularios, PDFs, tablas y flujos de aprobación. Por tanto, ya sea que necesites mejores informes más detallados o un proceso de aprobación más simplificado y automatizado, Jotform puede ayudarte, especialmente porque se integra con más de 100 aplicaciones de gestión de relaciones con clientes (CRM), gestión de datos y análisis.
3. Process Street
Process Street es un software de mejora de procesos que te permite integrar empleados, configurar nuevos clientes, hacer un seguimiento del progreso de los proyectos y gestionar flujos de trabajo con bastante facilidad, gracias a funciones como la creación de flujos de trabajo drag-and-drop. Además, se integra con Zapier, permitiendo a tus empleados conectarse con más de 1,000 aplicaciones para satisfacer sus necesidades departamentales específicas.
4. ProcessMaker
El software de mejora de procesos de bajo código ProcessMaker puede ayudarte a renovar los flujos de trabajo de tu negocio, ya sea que tu problema sea una mala comunicación interna, procesos de aprobación atascados, o cualquier otra situación. Con sus formularios personalizables, funcionalidad de arrastrar y soltar, y tablero de acuerdos de nivel de servicio (SLA), tú y tu equipo pueden conectarse fácilmente, colaborar de manera más efectiva y reducir errores en todo el ámbito.
5. Nintex
Con la plataforma de gestión de procesos empresariales Nintex, puedes gestionar, automatizar y optimizar tus procesos de negocio utilizando mapeo de procesos y análisis, formularios digitales, aplicaciones móviles, integraciones y más, todo desde un solo lugar. Y no tienes que preocuparte por tener experiencia en programación porque Nintex es una solución completamente sin código.
Con BPI, puedes llevar los procesos existentes de tu empresa de ser suficientes a ser eficientes, reduciendo costos operativos, mejorando el servicio al cliente y creando un producto mejor y de mayor calidad. Encontrar el mejor software de mejora de procesos para ti y tu negocio facilitará mucho el proceso.
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