Acabas de terminar tu nuevo video promocional, darle los toques finales a ese e-book o completar el primer borrador de tu presentación en PowerPoint. Pero cuando intentas enviar el archivo por correo electrónico a tu equipo, recibes un mensaje que dice que el archivo es demasiado grande.
Este escenario es demasiado común.
Enviar archivos grandes por correo electrónico puede ser un desafío y resultar frustrante. Gmail limita el tamaño de archivo a 25 MB, lo que significa que muchos archivos de fotos y videos, e incluso documentos grandes con muchas imágenes, no cabrán. Muchas otras plataformas de correo electrónico tienen límites de tamaño de archivo iguales o similares, pero incluso archivos básicos pueden superar sorprendentemente rápido ese límite de 25 MB.
Si necesitas subir y enviar archivos grandes, quizás necesites ser un poco creativo, pero hay muchas soluciones que pueden ayudarte.
Crea archivos ZIP
Puedes comprimir archivos grandes en archivos ZIP para limitar el espacio que ocupan. Crear archivos comprimidos no es difícil y toma solo unos segundos. Ten en cuenta que tu destinatario necesitará saber cómo descomprimir los archivos para acceder a los documentos.
Este método de compresión de archivos es útil para documentos, pero no funcionará con archivos JPEG o MP3, que ya están comprimidos. El software de compresión de archivos — como 7-Zip — puede comprimir todos los archivos que tengas en una carpeta con una sola acción, ahorrándote tiempo y esfuerzo. Está disponible para sistemas operativos Windows, Mac y Linux.
Usa almacenamiento en la nube
Los servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive pueden almacenar archivos grandes y permitirte compartirlos con otras personas. Google Drive te permite agregar archivos a una carpeta y luego compartir esos archivos individuales o la carpeta completa con otros. También puedes crear un enlace de descarga y, eligiendo tus permisos, dar a otros permiso para ver o editar el archivo.
Con una suscripción a Dropbox, puedes enviar archivos grandes, incluidos archivos de video y documentos con muchas gráficas. Dropbox permite a cualquier destinatario ver y descargar el archivo, por lo que no tienes que preocuparte por el sistema operativo, la compatibilidad del dispositivo o si lo estás enviando a un iPhone o un teléfono Android. Con Dropbox, puedes subir archivos y crear un enlace compartible para enviar a todos los destinatarios por correo electrónico.
Dropbox Spaces también te permite compartir un proyecto completo de archivos grandes. Esto es ideal cuando trabajas con clientes o socios y necesitas compartir múltiples documentos grandes. Tanto Dropbox como Dropbox Spaces te permiten controlar las acciones que los destinatarios pueden realizar, incluyendo limitar comentarios, descargas y ediciones. La protección con contraseña también está disponible si necesitas un nivel adicional de seguridad.
Usa Jotform
Jotform también ofrece una solución para enviar archivos grandes. Puedes usar Jotform para crear un formulario de carga de archivos en tu sitio web. Luego, puedes cambiar el límite de tamaño de carga de archivos individuales a hasta 1 GB.
Jotform también te permite establecer el número máximo de archivos que aceptarás por envío, ayudando a garantizar un proceso de carga fluido para el usuario. Es mejor si limitas los envíos a 25 archivos cada uno. Si permites la carga de múltiples archivos, entonces el límite de tamaño de archivo será de 100 MB cada uno.
Después de crear un formulario de carga de archivos en tu sitio web, puedes compartir fácilmente ese enlace con cualquiera que necesite subir archivos a tu formulario. No hay que preocuparse por los límites de tamaño de carga de archivos por correo electrónico ni por trabajar con programas de terceros.
Regístrate en servicios de intercambio de archivos
Si necesitas enviar archivos grandes con frecuencia, considera registrarte en un servicio gratuito de intercambio de archivos como Securely Send. Securely Send es fácil de usar y te permite enviar archivos de hasta 2 GB de tamaño. Puedes subir y compartir archivos de manera segura directamente a través del sitio web, e incluso hay una opción para proteger con contraseña tu correo electrónico y solicitar un acuse de recibo para que sepas que tu archivo llegó de manera segura.
Puedes enviar hasta tres correos electrónicos al mes sin registrarte para una cuenta. También puedes registrarte en un plan Básico, Estándar o Premium. El plan Básico te permite enviar hasta 20 mensajes al mes con un límite de tamaño de archivo de 1 GB. Al actualizar al plan Estándar, obtienes 50 mensajes al mes y un tamaño de archivo de hasta 2 GB.
La opción adecuada para transferir archivos
La forma correcta de enviar archivos grandes dependerá en parte del tipo de archivos con los que trabajes y de los métodos con los que te sientas más cómodo. Los equipos con conocimientos de tecnología pueden fácilmente crear archivos ZIP o usar un programa de intercambio y almacenamiento de archivos como Google Docs. Pero si necesitas recibir archivos de otros, Jotform puede simplificar ese proceso para que no tengan que preocuparse por pasos adicionales. Cada una de estas soluciones tiene sus usos. Necesitarás considerar qué es lo más importante para ti para encontrar la opción adecuada.
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