Lo que debe saber sobre Scrum vs Kanban

La gestión ágil de proyectos o Agile Project Management es una forma flexible de planear y ejecutar el trabajo. A diferencia de métodos rígidos y lineales como el waterfall, la metodología ágil permite que los equipos se adapten rápidamente y entreguen valor de forma incremental. De hecho, según el 15.º State of Agile Report de Digital.ai, más del 90 % de las organizaciones ya utilizan metodologías ágiles en alguna forma, lo que demuestra su amplia adopción.

Dos de los marcos de trabajo ágiles más populares son Scrum y Kanban. Scrum se basa en sprints con duración definida y roles estructurados, mientras que Kanban promueve un flujo de trabajo continuo y la visualización de tareas en curso. Elegir el método correcto dependerá de la cultura de su equipo, las necesidades del proyecto y el estilo de gestión de tareas, incluso hay equipos que combinan ambos.

Ya sea que esté desarrollando software o gestionando tareas de servicio continuas, entender cuándo conviene usar Scrum o Kanban puede ayudarlo a hacer que su equipo sea más eficiente, transparente y adaptable. En esta guía le explicaremos lo básico de cada enfoque, compararemos sus ventajas y lo ayudaremos a decidir cuál se ajusta mejor a su manera de trabajar.

¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

La gestión ágil divide los proyectos en incrementos más pequeños y manejables, lo que permite a los equipos revisar el progreso con frecuencia, recopilar retroalimentación y ajustar los planes según sea necesario. El Manifiesto Ágil destaca “responder al cambio por encima de seguir un plan”, lo que refuerza la necesidad de ser flexibles en entornos cambiantes. Aunque originalmente se diseñó para el desarrollo de software, hoy en día el enfoque ágil se aplica también en áreas como marketing, finanzas y operaciones.

Muchas organizaciones adoptan lo ágil porque acelera la entrega, mejora la satisfacción del cliente y fomenta la colaboración entre equipos. De hecho, un informe de McKinsey de 2021 reveló que las empresas que adoptan una cultura ágil lograron hasta un 30 % de mejora en la satisfacción del cliente y el rendimiento operativo.

Pero elegir el marco ágil adecuado es clave:

• Scrum es estructurado e iterativo, por lo que resulta ideal para el desarrollo de productos.
  Kanban es más fluido, lo que lo hace perfecto para trabajos continuos y tareas orientadas a servicios.

Ambos enfoques siguen los principios ágiles, pero gestionan el flujo de trabajo de formas distintas. A continuación, exploraremos los beneficios particulares de cada uno para ayudarlo a elegir el que mejor se adapte a su equipo.

¿Qué es Scrum?

Scrum es una metodología ágil que se basa en sprints cortos y con duración definida. Cada sprint suele durar entre una y cuatro semanas. Durante ese periodo, un equipo multifuncional entrega un incremento del producto que podría ponerse en producción. Gracias a los ciclos de retroalimentación integrados, el equipo puede refinar constantemente tanto el producto como sus progresos.

Scrum incluye varios roles clave:

• Scrum master: Facilita las actividades del equipo, elimina obstáculos y se asegura de que se sigan los principios de Scrum.
  Product owner (propietario del producto): Administra el product backlog (lista priorizada de tareas) y se asegura de que el equipo se enfoque en generar el mayor valor posible.
  Equipo de desarrollo: Ejecuta las tareas planificadas en el sprint y es responsable, de forma colectiva, de cumplir el objetivo del sprint.
  

También existen eventos específicos dentro del método Scrum:

• Planificación del sprint: El equipo, junto con el product owner, selecciona las tareas del backlog para el próximo sprint y define su estrategia.
• Reuniones diarias (daily stand-ups): Espacios breves donde el equipo comparte avances y señala obstáculos que puedan frenar el trabajo.
• Revisión del sprint: El equipo presenta a las partes interesadas el incremento del producto y recopila retroalimentación.
• Retrospectiva: El equipo reflexiona sobre lo que funcionó, lo que no, y cómo puede mejorar en el siguiente sprint.

Scrum es muy popular en el desarrollo de software, especialmente para nuevas funcionalidades. También se ha extendido a áreas creativas como marketing, donde se usa para entregar resultados en ciclos cortos y definidos. Si su equipo se beneficia de roles definidos, seguimiento constante y objetivos a corto plazo, Scrum puede ser una gran opción.

¿Qué es Kanban?

Kanban es otro marco de trabajo basado en metodologías ágiles, pero a diferencia de Scrum, funciona con un flujo de trabajo continuo, no con sprints fijos. Los equipos visualizan y gestionan sus tareas en un tablero Kanban, que normalmente incluye columnas que representan las distintas etapas del progreso. Las tarjetas se van moviendo de izquierda a derecha conforme las tareas avanzan.

Kanban se basa en algunos componentes clave:

• Tablero Kanban: Las columnas visuales (por ejemplo, “Por hacer”, “En progreso” y “Finalizadas”) permiten ver fácilmente cuellos de botella y el estado de las tareas.
• Límites de trabajo en progreso (WIP): Cada columna puede tener un número máximo de tareas. Si la columna está llena, no se puede añadir una nueva tarea hasta que otra se complete.
• Flujo continuo: El trabajo no está ligado a sprints definidos. Tan pronto como el equipo tiene capacidad, pasa a la siguiente tarea prioritaria.

Kanban funciona especialmente bien en entornos donde hay tareas frecuentes e impredecibles. Por ejemplo, un servicio de atención al cliente puede recibir nuevos tickets en cualquier momento, por lo que la flexibilidad para priorizar es fundamental.

A diferencia de Scrum, Kanban no requiere redefinir roles ni adoptar ceremonias estrictas, lo que lo hace más fácil de implementar dentro de progresos ya establecidos.

Diferencias clave entre Kanban y Scrum

A diferencia de Scrum, Kanban se basa en un flujo continuo en lugar de sprints. Ambos enfoques también varían en cuanto a los roles, la planificación y la flexibilidad. Aquí le mostramos una comparación directa para entender mejor sus diferencias:

Flujo de trabajo

• Scrum: Los equipos trabajan en sprints (ciclos cortos e iterativos), durante los cuales se debe completar un número definido de tareas. Si alguna tarea queda pendiente, se traslada al siguiente sprint.
• Kanban: No hay sprints. Las tareas se mueven a través del flujo de trabajo a su propio ritmo. Se van tomando conforme los miembros del equipo tienen capacidad disponible.
  • Ejemplo: Un equipo de desarrollo de software que utiliza Scrum podría trabajar en un sprint de dos semanas para desarrollar una función de inicio de sesión.
    Por otro lado, un equipo de atención al cliente que usa Kanban manejaría cada ticket de soporte conforme llega, sin esperar a un ciclo predefinido.

Planificación

• Scrum: Los equipos realizan reuniones de planificación de sprint para decidir cuántas tareas se completarán durante ese ciclo. Se revisa el backlog (lista de tareas pendientes), y solo se seleccionan ciertos elementos para incluir en el sprint.
• Kanban: La planificación ocurre de forma continua. En lugar de predefinir el trabajo por adelantado, las nuevas tareas se toman del backlog cuando un miembro del equipo está disponible.
  • Ejemplo: Un equipo de marketing de contenidos que utiliza Scrum podría planear un sprint para producir cinco artículos de un blog. En cambio, un equipo de atención al cliente que usa Kanban atendería los tickets conforme van llegando.

Roles

• Scrum: Se requiere un Scrum master para facilitar reuniones y eliminar obstáculos, un product owner para priorizar el trabajo, y un equipo de desarrollo encargado de ejecutar las tareas planificadas.
• Kanban: No se asignan roles específicos. Los equipos pueden autoorganizarse según la carga de trabajo y las habilidades de cada integrante.
  • Ejemplo: En un entorno Scrum, el product owner podría refinar el backlog antes de cada sprint. En un sistema Kanban, cualquier miembro del equipo puede ajustar la prioridad de las tareas conforme sea necesario.

Adaptabilidad

• Scrum: Se desaconsejan cambios a mitad de sprint; nuevas prioridades se abordan en el siguiente ciclo.
• Kanban: Las tareas pueden reordenarse en cualquier momento. Si surge una urgencia, puede colocarse al inicio.
  • Ejemplo: Un equipo Scrum que rediseña un sitio no cambiará el alcance a mitad del sprint. Un equipo DevOps con Kanban puede pausar tareas para resolver un bug urgente.

Límites de trabajo en progreso (WIP)

• Scrum: La cantidad de tareas activas se controla de forma natural según el tamaño del sprint, solo se puede incluir cierta cantidad de trabajo en un sprint.
• Kanban: El trabajo se limita de forma activa mediante límites de trabajo en progreso (WIP) establecidos explícitamente por etapa (por ejemplo: “Solo cinco tareas pueden estar en progreso al mismo tiempo”).
  • Ejemplo: En Kanban, un equipo puede limitar la columna “En progreso” a tres tareas para mantener el enfoque y evitar la sobrecarga de trabajo.

Casos de uso

• Scrum: Este enfoque es ideal para trabajos estructurados, orientados a funcionalidades, con una hoja de ruta definida y entregables predecibles.
• Kanban: Es más adecuado para trabajos impredecibles y de alto volumen, como soporte al cliente, DevOps o equipos de servicios.
  • Ejemplo: Un equipo de desarrollo de productos que lanza nuevas funciones para una aplicación podría usar Scrum. En cambio, un equipo legal que revisa contratos podría preferir Kanban por su flexibilidad.

Similitudes clave entre Scrum y Kanban

Aunque sus flujos de trabajo son diferentes, Scrum y Kanban comparten los principios fundamentales del enfoque ágil:

• Enfoque en el valor para el cliente: Ambos buscan entregar valor de forma continua. Scrum lo logra mediante sprints, y Kanban completando tareas tan pronto como sea posible.
• Transparencia: Ambos utilizan tableros visuales. Scrum emplea tableros para gestionar el backlog del sprint; Kanban organiza el trabajo en columnas visibles.
• Mejora continua: Los equipos Scrum hacen retrospectivas al final de cada sprint. Los equipos Kanban analizan métricas como el tiempo de ciclo para detectar ineficiencias.
• Colaboración: Ambos marcos promueven el trabajo en equipo multifuncional y la comunicación abierta.
• Límites de trabajo en progreso (WIP): Scrum impone límites a través de sprints con tiempo definido, mientras que Kanban establece límites de trabajo en progreso para mantener un flujo de trabajo constante.

¿Cómo elegir entre Scrum y Kanban?

Elegir el marco adecuado depende de varios factores como el tipo de flujo de trabajo, el nivel de estructura deseado y la frecuencia con que cambian las prioridades. Aquí le damos algunas pautas según el enfoque de cada uno:

Tipo de proyecto

• Scrum: Ideal si tiene funcionalidades definidas o hitos claros. Cada sprint funciona como un punto de control para medir avances y recibir retroalimentación.
• Kanban: Perfecto para equipos con tareas continuas e impredecibles. Soporte al cliente, operaciones y mantenimiento suelen beneficiarse de Kanban.

Roles y ceremonias del equipo

• Scrum: Requiere un Scrum master y un product owner, además de reuniones diarias y otros eventos. Esta estructura ayuda a mantener alineado al equipo.
• Kanban: No tiene roles formales ni ceremonias obligatorias, por lo que es más fácil de adoptar sin grandes cambios de progreso.

Adaptabilidad

• Scrum: Los sprints fijan metas por un período corto, lo que proporciona un entorno estable para cada iteración.
• Kanban: Permite reordenar prioridades al instante según llegan nuevas tareas, ideal para flujos de trabajo con cambios constantes.

Escalabilidad

• Scrum: Puede escalarse usando marcos como SAFe (scaled agile framework) o LeSS (large-scale Scrum).
• Kanban: Se escala ajustando columnas y límites de WIP o agregando tableros. Ofrece más libertad, aunque con menos guías predefinidas.

Si le cuesta decidir, considere usar una combinación de ambos enfoques, conocida como “Scrumban”. Scrumban fusiona los sprints de Scrum con el flujo flexible de Kanban. Por ejemplo, puede hacer revisiones al final del sprint y, al mismo tiempo, dar seguimiento a las tareas mediante un tablero Kanban. Este enfoque híbrido es útil si valora algunas ceremonias de Scrum pero también gestiona tareas no planificadas que no encajan en ciclos cerrados.

Cuando no puede decidir: “Scrumban”

¿Aún no sabe cuál metodología aplicar con su equipo? No se preocupe: existe un enfoque híbrido llamado Scrumban, que combina lo mejor de Scrum y Kanban. De hecho, muchas plataformas de software para flujos de trabajo ya lo utilizan, aunque no lo mencionen de forma explícita.

Scrumban combina la visualización continua de Kanban con la estructura organizada de Scrum para aumentar la adaptabilidad y ayudar a los equipos a mejorar sus progresos. Se ejecutan proyectos en sprints cortos mientras se utiliza un tablero Kanban para mostrar el estado de las tareas y fomentar la comunicación.

En resumen, la elección entre Kanban y Scrum depende de las necesidades de su flujo de trabajo. Scrum es ideal para equipos que desarrollan productos nuevos, mientras que Kanban funciona mejor para proyectos repetitivos o continuos. No obstante, Scrumban permite adoptar lo mejor de ambos enfoques y utilizarlos de manera flexible según el tipo de proyecto.

Cómo sacarle más provecho a lo ágil

Ya sea que elija Kanban, Scrum o incluso una combinación de ambos, hay muchas formas de aprovechar al máximo el enfoque ágil:

• Automatice y haga seguimiento: Utilice herramientas como Jotform Boards para visualizar y gestionar tareas en tiempo real. Ya sea que trabaje con Scrum o Kanban, Jotform Boards le ofrece una plataforma flexible para monitorear el progreso, agilizar los flujos de trabajo y asegurar la colaboración del equipo. Además, puede integrarlo con sus herramientas ágiles actuales para mantener la eficiencia y garantizar una entrega continua de valor.
• Fomente la retroalimentación: Invite a las partes interesadas a revisar nuevas funciones y, cuando sea apropiado, a participar en reuniones diarias o revisiones de sprint. La retroalimentación temprana ayuda a evitar retrabajos costosos.
• Mida el desempeño: Los equipos Scrum suelen usar métricas como la velocidad o gráficas de quemado (burn-down). Los equipos Kanban monitorean el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo. Estos datos le ayudan a detectar ineficiencias y optimizar progresos.

• Simplifique la comunicación: Una herramienta para crear formularios como Jotform le permite reunir requerimientos, hacer encuestas y recopilar comentarios de retrospectivas en un solo lugar.
• Diseñe su flujo de trabajo: Ya sea que haya elegido entre Kanban o Scrum, puede explorar Jotform Workflows como solución de gestión de proyectos. Esta plataforma intuitiva facilita la gestión de tareas. Puede asignar trabajos a miembros del equipo, recibir notificaciones automáticas sobre el estado de cada tarea y aplicar lógica condicional para crear flujos de trabajo robustos a partir de formularios.
• Utilice integraciones: Los formularios personalizables de Jotform se integran directamente con herramientas compatibles con Kanban y Scrum, como Trello, Asana y Zapier, lo que le permite conectar fácilmente con plataformas como Jira.

Encuentre el enfoque ideal para su equipo

Elegir entre Kanban y Scrum no se trata de tomar partido. Al final, ambos enfoques nacen de los mismos principios ágiles. La mejor opción dependerá del flujo de trabajo y las necesidades específicas de su equipo. Si prefiere intervalos fijos y objetivos definidos, Scrum puede ayudarlo a mantener el rumbo. Sus sprints estructurados, roles bien establecidos y ceremonias regulares son ideales para equipos que prosperan con hitos claros. Pero si la adaptabilidad es esencial, Kanban le permite hacer ajustes en tiempo real. Su flujo continuo, límites de WIP y flexibilidad lo hacen perfecto para equipos que gestionan cargas de trabajo impredecibles. Algunos equipos incluso combinan ambos enfoques con Scrumban, logrando un equilibrio entre estructura y flexibilidad.

Independientemente del marco que elija, el éxito radica en alinearlo con las necesidades del equipo, fomentar la colaboración y mantener la apertura al cambio. Experimente, recopile retroalimentación e itere. El enfoque ágil se trata de mejora continua, así que continúe aprendiendo, refinando y evolucionando. Así, su equipo logrará resultados significativos de manera constante.