Ya sea que seas un planificador de eventos profesional o un entusiasta de la planificación de eventos, probablemente sepas que los formularios son vitales para organizar un evento exitoso, ya que te ayudan a mantenerte organizado al recopilar información esencial de los invitados.
Una de las formas más fáciles de agrupar numerosos formularios de eventos es crear aplicaciones de eventos, las cuales pueden albergar todos tus formularios en un solo lugar y transmitir el aspecto y la sensación de tu evento a tus invitados. Incluso puedes ayudar a los invitados a tener una vista previa del evento incorporando imágenes, documentos y videos en tu aplicación.
A medida que creas aplicaciones de eventos, descubrirás que son herramientas importantes para planear y organizar reuniones increíbles. Para eventos importantes, considera usar estos cuatro formularios en tu aplicación de eventos: un formulario de registro, un formulario de contacto, un formulario de patrocinio y un formulario de retroalimentación.
Pro Tip
aplicación de gestión de eventos de Jotform.
Formularios de registro
Un formulario de registro de eventos permite a los invitados compartir información básica pero importante contigo. La mayoría de los formularios de registro incluyen campos para el nombre y apellido del invitado, el número de acompañantes que llevará y cómo se enteraron del evento.
A medida que creas aplicaciones de eventos, es posible que desees considerar recopilar información adicional con tus formularios de registro. Por ejemplo, si estás organizando una cena, es posible que quieras que el formulario de registro incluya un campo para que los invitados mencionen cualquier alergia alimentaria o restricción dietética. Si tu evento se lleva a cabo durante varios días e incluye viajes, puedes agregar campos para confirmar las salidas y llegadas de vuelos.
También puedes integrar plataformas de pago en línea en tus formularios para aceptar cuotas de registro.
Independientemente de lo que necesites de tus formularios de registro, ten en cuenta que deben ser rápidos y fáciles de completar. Lo último que deseas es que los invitados dejen los formularios incompletos o se frustren con el tiempo que lleva confirmar su asistencia a tu evento.
Formularios de contacto personalizados
Otro aspecto importante de las aplicaciones de eventos es el formulario de contacto. En un formulario de contacto, un invitado completa campos con su nombre, dirección, dirección de correo electrónico y número de teléfono para que puedas contactarlo si es necesario. Aunque el formulario de registro ya puede contener parte de esta información, los formularios de contacto te permiten crear una base de datos simplificada de información esencial a la que puedes referirte en caso de que necesites contactar a un invitado de inmediato.
Los formularios de contacto también son útiles para emergencias. Por ejemplo, si estás organizando un evento para niños, querrás tener la información de contacto actualizada para los padres y tutores. Si el evento es fuera de la ciudad o del país, puedes preguntar a tus invitados a quién deberías contactar en caso de que les suceda algo.
También puedes utilizar la información de los formularios de contacto para enviar actualizaciones por correo electrónico a medida que se acerque el evento o llamar a los invitados para responder preguntas de seguimiento.
Formularios de patrocinio
Un formulario de patrocinio es una excelente herramienta para reunir una lista de posibles patrocinadores para tu evento, que luego puedes reducir a una lista de patrocinadores confirmados. Puedes personalizar los formularios de patrocinio según el propósito, objetivo o temática de tu evento. O bien, puedes crear múltiples formularios de patrocinio si tu evento tiene más de un nivel de patrocinio.
Estos formularios deben facilitar que los dueños de negocios locales y las grandes corporaciones se conecten contigo en detalles como los niveles de patrocinio, logotipos para folletos, textos para el programa del evento y productos de marca para los asistentes.
Para mantenerte organizado, asegúrate de usar una plataforma que te permita reunir información de los formularios de patrocinio en un solo lugar. Por ejemplo, con Jotform Tables, puedes conectar tu formulario de patrocinio a una hoja de cálculo que se actualiza automáticamente a medida que las personas completan el formulario. Luego, puedes organizar la información de varias formas diferentes, lo que simplifica el análisis, te ayuda a establecer fechas de entrega para los patrocinadores y te permite organizar tus registros para futuros eventos.
Formularios de retroalimentación de los invitados
Un formulario de comentarios ofrece a los invitados la oportunidad de comentar sobre su experiencia después de tu evento. Esta es una excelente manera de conocer qué aspectos salieron bien y cuáles necesitan mejoras. Es especialmente útil pedir comentarios si realizas eventos anuales, importantes para una comunidad específica de una organización o entidad sin fines de lucro.
Para fomentar la honestidad, intenta que los formularios de comentarios sean anónimos (e informa a tu audiencia de que lo son). También puedes ofrecer incentivos para completar los formularios de comentarios, como premios donados por patrocinadores, tarjetas de regalo para negocios locales o un artículo gratuito de tu tienda.
Los planificadores de eventos también deberían personalizar el formato de un formulario de comentarios para cada evento. Dedica tiempo a pensar qué formato obtendrá las mejores respuestas.
Por ejemplo, ¿tiene más sentido usar preguntas cerradas, abiertas, o quizás una combinación de ambas? ¿Debería haber un campo para que los invitados incluyan sus nombres, o deben ser anónimos? ¿Qué información necesitas si decides ofrecer un incentivo por completar el formulario?
Aplicaciones de eventos con Jotform
Para crear aplicaciones de eventos, necesitas una herramienta sencilla que aloje múltiples formularios y dé a los invitados una idea de lo que está por venir. Una solución para aplicaciones y formularios es Jotform Apps. Con esta plataforma, puedes crear una aplicación móvil personalizada compatible con dispositivos iOS y Android, que te permite agregar imágenes, documentos y una variedad de otros elementos sin tener que aprender codificación compleja.
Una de las características principales de Jotform Apps es que permite a los usuarios compartir varios formularios de eventos en una sola aplicación. De esta manera, tu aplicación actúa como un lugar central para que los invitados encuentren todos los formularios que necesitan. Después de crear los formularios que necesitas con el Creador de Formularios de Jotform, puedes crear una aplicación desde cero (o usar una plantilla de aplicación para comenzar) e integrar fácilmente tus formularios de eventos.
Con Jotform Apps, puedes personalizar tu aplicación para que coincida con tu marca e incluir widgets que ofrezcan una galería de imágenes, video, seguimiento social, mapas y testimonios. Además, puedes crear una pantalla de inicio personalizada e ícono de la aplicación.
Puedes descargar tu aplicación directamente a un dispositivo móvil o de escritorio usando un enlace o código QR. Los propietarios de aplicaciones pueden controlar quién tiene acceso a sus aplicaciones con permisos públicos, privados o solo para la empresa.
Para mejorar aún más la experiencia, Jotform Apps también incluye una función de notificaciones push, que puede ser invaluable para mantener a los invitados actualizados en tiempo real.
Con notificaciones push, puedes recordar a los asistentes las actividades próximas del evento, enviar actualizaciones de última hora o notificarlos sobre cambios en el horario o anuncios especiales. Por ejemplo, puedes enviar notificaciones para recordar a los invitados sobre sesiones destacadas, dirigirlos a registrarse en momentos específicos o alertarlos sobre ofertas exclusivas durante el evento. Estas notificaciones oportunas ayudan a asegurar que tus invitados tengan toda la información que necesitan al alcance de su mano.
Manejar todas las partes móviles de tu evento es mucho más fácil con las herramientas adecuadas. Con una aplicación de eventos, puedes preparar todo con anticipación, para que puedas centrarte en realizar un evento que tus invitados recordarán.
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