Muchas empresas utilizan el método Kanban para saber qué hacer, en qué orden y durante cuánto tiempo. Aunque cada organización puede aplicar el sistema de manera distinta, todas comparten un principio esencial: dividir el trabajo en etapas dentro de un tablero Kanban. Las tareas suelen representarse como tarjetas que avanzan por columnas, lo que indica su nivel de avance.
Dependiendo de sus necesidades, las empresas adoptan distintos tipos de tableros Kanban. Pero, ¿cómo saber si Kanban es adecuado para su equipo y qué tipo implementar? Aquí es donde entra en juego un poco de matemáticas.
Ya sea que esté determinando los límites de trabajo en progreso (WIP) o decidiendo cuántas filas usar en un tablero Kanban, siempre utilizará números al momento de decidir cómo Kanban funcionará mejor para su empresa. Al mismo tiempo, no querrá abrumar a sus empleados ni a su flujo de trabajo con demasiada información.
Afortunadamente, existen algunas fórmulas Kanban que facilitan el uso de números y el cálculo de la mejor forma de trabajar para su empresa. No se preocupe, es más sencillo de lo que parece.
Desglose de la fórmula Kanban básica
En manufactura, las tarjetas Kanban suelen representar partes específicas de un producto. En estos casos, los equipos utilizan una fórmula sencilla para saber cuándo deben reabastecerse. La idea es realizar pedidos “justo a tiempo” y maximizar la eficiencia.
La fórmula es: N = DT(1+X)/C
Donde:
- N es el número de tarjetas Kanban necesarias antes de hacer un nuevo pedido.
- D es la demanda (por ejemplo, cuántas piezas se usan durante el tiempo de entrega, a veces, por día).
- T es el tiempo de entrega o lead time, es decir, lo que tarda el proceso de producción completo.
- X es el factor de seguridad, a veces conocido como stock extra (por ejemplo, el porcentaje de artículos guardados en caso de escasez de inventario. Una política de seguridad determina qué porcentaje de stock debe mantenerse disponible).
- C es la capacidad de cada contenedor o lote.
Ejemplo de fórmula Kanban
Imagine que trabaja en una empresa de papelería y usa una cartulina especial. No le gustaría saturar la oficina con inventario, pero tampoco quedarse sin existencias. ¿Cómo sabe cuándo pedir más cartulina?
Supongamos que tiene esta información:
- D = 500 cartulinas utilizadas por día
- T = 2 días, el tiempo que tarda en procesarse un pedido una vez que se obtiene más cartulina del proveedor.
- X = 0.20 (20 % de inventario de seguridad)
- C = 100 cartulinas por paquete
Aplicamos la fórmula:
- N = 500 × 2 (1 + 0.20) / 100
- N = 1,000 × 1.20 / 100
- N = 1,200 / 100
- N = 12
Esto significa que cuando le queden 12 paquetes de cartulina, será momento de pedir más.
Cómo calcular el trabajo en progreso con la Ley de Little
Cuanto menos trabajo tenga en progreso, mejor funcionarán sus procesos. Esta es la idea detrás de los límites de trabajo en progreso de Kanban, los cuales permiten a los trabajadores enfocarse en pocas tareas a la vez antes de tomar más trabajo del tablero Kanban.
Pero, ¿cuál debería ser el límite de trabajo en progreso (WIP) y cómo impactará en la tasa de producción? Muchos siguen una fórmula Kanban basada en la fórmula de John Little de 1961. Esta fórmula, conocida como la Ley de Little, muestra la relación entre la cantidad de tareas y cuántas de esas tareas los trabajadores completan en la producción:
WIP = rendimiento × tiempo de ciclo
Donde:
- WIP es la cantidad de tareas en progreso.
- Rendimiento (throughput) es la cantidad de tareas completadas en cierto tiempo.
- Tiempo de ciclo es el tiempo promedio que tarda una tarea en completarse.
Con esta fórmula puede calcular cualquiera de las tres variables si conoce las otras dos. Por ejemplo, puede reorganizar la fórmula para obtener el rendimiento:
Rendimiento = WIP / tiempo de ciclo
Ejemplo de la Ley de Little
Digamos que trabaja en una fábrica de relojes y necesita saber cuántos se pueden fabricar al día. Su meta es producir 200 relojes en una jornada de 8 horas, lo que equivale a 25 relojes por hora. El tiempo de ciclo para fabricar un reloj es de 1 hora.
Aplicamos la fórmula:
WIP = 25 × 1
WIP = 25
Eso significa que debería tener 25 relojes en progreso para cumplir con la meta. Al conocer este número, podrá calcular cuántos trabajadores necesita para tener 25 relojes en producción. Esto puede implicar que necesita cinco trabajadores para cumplir con la demanda. Aunque este ejemplo es sencillo, se puede aplicar a muchos tipos de procesos.
Cómo usar Jotform para tableros Kanban
Jotform Boards is an intuitive task management tool designed to help teams process form responses efficiently. It allows users to convert form responses into actionable tasks, which can be organized and managed collaboratively on a Kanban board. Whether starting from scratch or linking a form to an existing board, users can track task progress, assign responsibilities, define priorities, and communicate through comments, all within Jotform. This seamless integration ensures that tasks never get lost and that all relevant data from the original request is easily accessible without leaving the platform.
Plus, you can fully customize your workflow: edit board groups, add tasks to each card, and choose a custom visual layout. You can also connect multiple forms to a single board to centralize tasks from different sources.
Otras funciones como arrastrar y soltar, colaboración en tiempo real y diseño responsivo le permiten trabajar fácilmente desde cualquier dispositivo. Así, no solo gestiona tareas de manera eficiente, también fortalece el trabajo en equipo al mantener todo en un solo lugar, desde la creación hasta la entrega final.
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