Cómo configurar un flujo de trabajo para la aprobación de facturas

El mundo empresarial es una red interconectada de organizaciones. En muchos aspectos, los productos y servicios valiosos que las empresas ofrecen —tanto a los clientes como entre ellas— son lo que mantiene a las industrias en funcionamiento. Y pagar las facturas a tiempo es fundamental para estas relaciones.

Por eso, los flujos de trabajo para la aprobación de facturas son tan importantes. Considéralos como procesos organizados y consistentes para validar y pagar facturas, sin importar quién las envía, quién es responsable de validarlas o cuántas facturas recibe tu empresa a diario.

Para configurar un flujo de trabajo para la aprobación de facturas, solo necesitas entender qué es, cómo funciona y qué herramientas lo hacen lo más eficiente posible.

¿Qué es un flujo de trabajo para la aprobación de facturas?

Un flujo de trabajo para la aprobación de facturas es un proceso que las empresas siguen para autorizar el pago de una factura. Piensa en él como una lista de verificación para determinar si una factura es válida. Dependiendo del tamaño de tu organización, este proceso puede ser realizado por un especialista o requerir de todo un departamento de contabilidad.

El flujo de trabajo generalmente comienza cuando un proveedor envía una factura. Luego, alguien revisa la factura para asegurar su exactitud, lo que incluye verificar los servicios facturados, la información necesaria para el procesamiento y la cantidad solicitada. Después de que todo esté en orden, alguien aprueba la factura y la persona adecuada procesa el pago.

Cómo diseñar un flujo de trabajo para la aprobación de facturas

Los flujos de trabajo para la aprobación de facturas varían en cada organización, pero todos tienen ciertos pasos en común.

1. Crea una base de datos para recibir facturas

El flujo de trabajo ideal para la aprobación de facturas comenzará con todas las facturas ingresando a una cola. Esto facilita su seguimiento y procesamiento en lotes. Aquí hay dos formas de lograrlo:

1. Designa una dirección de correo electrónico para recibir facturas — y solo facturas, nada más. (¡Esto es clave!)
2. Crea un formulario de envío de facturas que agregue automáticamente los envíos a una cola para revisión.

2. Enumera las condiciones de aprobación

Para procesar una factura, tu equipo debe determinar si es válida. Las condiciones variarán dependiendo de la organización y el tipo de productos o servicios que un proveedor esté suministrando. Aquí hay algunas preguntas básicas que podría hacerse alguien que revisa la factura:

1. ¿La agencia de facturación entregó el producto o prestó el servicio?
2. ¿Hubo problemas con el producto o el trabajo que justifiquen un nuevo pedido o un descuento?
3. ¿La factura incluye toda la información necesaria para el procesamiento, como dónde enviar el pago?
4. ¿El monto de la factura se alinea con los precios establecidos?

3. Delinea la jerarquía de aprobación

La mayoría de las organizaciones tienen tomadores de decisiones específicos responsables de validar las facturas. Por ejemplo, el presidente de una organización pequeña puede involucrarse en cada proyecto y, por lo tanto, aprobar o rechazar todas las facturas.

En organizaciones más grandes con numerosos departamentos y cientos, si no miles, de empleados, los jefes de departamento u otros gerentes probablemente sean los tomadores de decisiones para las facturas específicas de sus unidades. Haz una lista de las personas encargadas de aprobar facturas y especifica de qué tipos de facturas son responsables.

4. Delinea las rutas del flujo de trabajo

Puedes estructurar cada condición del paso dos como un elemento de acción en una lista de verificación. Estructura la lista de verificación para confirmar la información básica (como la información necesaria para el pago) y aumenta gradualmente la complejidad. Así es como se mapea un flujo de trabajo de aprobación lógico tipo si-entonces.

• Si la factura incluye una cuenta bancaria para remitir el pago, entonces pásala al siguiente elemento de la lista.
• Si falta esta información en la factura, entonces responde al remitente para informarle que necesita proporcionar más información.

Esto también ayuda a mapear la jerarquía de aprobación en un flujo de trabajo. Por ejemplo, si la factura es de un diseñador gráfico, entonces envíala al director de arte para validarla.

Una vez que todos los elementos del flujo de trabajo estén en su lugar, eliminarás la incertidumbre sobre cómo procesar las facturas, y tu equipo podrá realizar las tareas de aprobación más rápido.

Cómo configurar un flujo de trabajo para la aprobación de facturas en Jotform

Jotform no solo simplifica los procesos de facturación con formularios en línea, también puedes usar el software de flujo de trabajo de aprobación de Jotform para diseñar robustos flujos de trabajo para la aprobación de facturas.

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Una forma de lograr esto es añadir tareas de aprobación a tus formularios de facturación y designar aprobadores específicos.

Este tipo de flujo de trabajo para la aprobación de facturas puede funcionar así:

1. Recibir la factura de un proveedor.
2. El tomador de decisiones recibe un correo electrónico automatizado con un enlace a la factura.
3. El tomador de decisiones puede aprobar o rechazar la factura desde un menú desplegable.
4. Si el tomador de decisiones aprueba la factura, el contador recibe un correo electrónico automatizado notificándole que debe pagar la factura.

Configurar esto no es tan complicado como parece. Así es como hacerlo:

1. Crea un formulario de factura para los proveedores

Utiliza una plantilla de factura o crea una factura desde cero en JotForm. Diseñala a tu gusto y crea campos para recopilar toda la información que necesitarás para procesar una factura. Informa a los proveedores que deben enviar todas las solicitudes de pago a través de este formulario.

2. Crea el flujo de aprobación

En el Generador de Formularios, sigue estos pasos:

• Haz clic en Editar formulario a la derecha del formulario de factura.
• Haz clic en Configuración en la parte superior de la página.
• En el menú de la izquierda, haz clic en Flujos de Aprobación.
• Haz clic en el botón Crear un Flujo de Aprobación.
• Esto te llevará al Constructor de Aprobaciones. Haz clic en el ícono de engranaje junto a la tarea de aprobación e ingresa la dirección de correo electrónico del aprobador.
• Si deseas personalizar el correo electrónico que va automáticamente al aprobador, haz clic en el botón Editar junto a Personalizar Correo de Solicitud de Aprobación. Puedes personalizar el texto, cambiar la dirección de correo electrónico de respuesta e incluso agregar archivos adjuntos al correo.
• Puedes personalizar aún más tu flujo de aprobación haciendo clic en la pestaña Avanzado en la parte superior del cuadro de diálogo Configuración. Allí, puedes habilitar comentarios, permitir que el aprobador reasigne la tarea a otra persona, establecer una fecha de vencimiento para la aprobación, enviar correos de recordatorio, y más.

3. Establecer condiciones

Si tu proceso de aprobación de facturas es complicado, o deseas usar el mismo formulario de factura para todas las compras, puedes añadir elementos de flujo de trabajo, como condiciones if-else y ramificación condicional, para dirigir el flujo de trabajo. También puedes habilitar aprobaciones dinámicas para asignar aprobadores según la dirección de correo electrónico que se ingrese en un campo específico de tu formulario.

Agiliza tu flujo de trabajo para la aprobación de facturas

La gestión de facturas es un proceso fundamental para la mayoría de las empresas, pero no tiene por qué ser complicado o tedioso. Jotform facilita la automatización de los flujos de trabajo para la aprobación de facturas, para que puedas centrarte en otras áreas de tu organización.