Dropbox es una de las herramientas de colaboración más popular en el mercado. Le permite guardar documentos esenciales, darle seguimiento a proyectos, agregar notas, asignar tareas, y mucho más.
Cuando fue creada en el año 2007, Dropbox era meramente solo una herramienta utilizada para compartir archivos. A lo largo de los años, se ha convertido en una herramienta que rivaliza con Box o Google Drive en versatilidad y funcionalidad.
En esta publicación, le enseñaremos acerca de algunas funcionalidades clave de Dropbox así como compartir ejemplos de cómo puede utilizar el software para ser más productivo.
Entendiendo las funcionalidades de Dropbox
En ambas versiones, pagada y gratuita, Dropbox llama la atención a ambos, empresas e individuos.
Cuando se escoge un plan, es importante tomar en cuenta las funcionalidades que necesitará. Por ejemplo, si está trabajando con archivos grandes de video, podría ir por el plan más alto de 3TB o más para asegurarse de que posee suficiente capacidad de almacenamiento.
Una vez se haya registrado podrá configurar el espacio para su equipo, invitar miembros a unirse, y descargar la app de Dropbox en su computadora o en su dispositivo móvil.
En su forma más simple, puede utilizar Dropbox para descargar, compartir, almacenar, y solicitar archivos de dos tipos de usuarios, aquellos que utilizan Dropbox y los que no.
Una muy buena idea, es configurar las apps móviles y de escritorio para que almacenen al instante los archivos locales directamente a su cuenta de Dropbox. Si está viajando sin su computadora o en la eventualidad de que su computadora tenga un percance y no funcione, siempre tendrá una versión actualizada en la nube.
Además, puede utilizar la funcionalidad de actividad principal cuando necesite rastrear si los documentos han sido compartidos, añadir notas, compartir capturas de pantalla, asignar tareas a los miembros del equipo, o fijar plazos para entregas importantes.
Puede también utilizar Dropbox Paper — una de sus funcionalidades más nuevas — como su principal centro de documentos o la “única fuente de la verdad” para su organización. Es similar a Google Drive en el sentido de que los archivos pueden ser compartidos o puede trabajar en ellos en el uso del mismo software. Por ejemplo, puede crear documentos maestros, compartirlos con todos los accionistas, e instruirlos a compartir todas las actualizaciones al documento correcto. Esto hace más fácil para todos el saber dónde se encuentra un proyecto o una tarea.
Integraciones
Otro aspecto genial de Dropbox es que puede integrarse sin dificultad con muchas otras apps de software, incluyendo Slack, Zapier, Gmail, y Jotform.
Por ejemplo, puede utilizar los formularios de Jotform para enviar al instante los archivos a su cuenta de Dropbox.
Tres casos de uso de Dropbox
Hay innumerables maneras de utilizar Dropbox en el trabajo así cómo en nuestra vida personal. Vamos a compartir tres ejemplos a continuación:
Trabaje fuera de línea y minimice distracciones
Si es un escritor, un editor de videos, u otro profesional creativo, sabrá lo importante que es tener grandes bloques de tiempo ininterrumpido disponible para tener las cosas hechas.
Dropbox tiene una funcionalidad genial que le permite trabajar fuera de línea. Puede escoger qué archivo quiere hacer disponible cuando no se encuentre conectado al Wifi y distraído con correos electrónicos, notificaciones de slack, y redes sociales. Dropbox también le permite acceder a todos sus archivos abiertos en todos sus dispositivos conectados cuando está fuera de línea.
Gestione proyectos de diseño
Dropbox también puede ser una herramienta genial para gestionar proyectos visuales de principio a fin, tal cómo rediseño de página web. Por ejemplo, puede cargar esquemas, colaborar en la construcción del sitio, y guardar gráficos de diseño en un solo folder.
Cuando esté listo para compartir la versión final, puede utilizar la funcionalidad de exhibición para mostrar su trabajo en una manera visual y de una manera más atrayente.
Salve los archivos importantes de su equipo
A veces pasan cosas, sucede que perdemos o borramos accidentalmente documentos. Y dependiendo del plan que ha escogido, Dropbox puede recuperar archivos entre 30 a 120 días.
Además, si tiene Dropbox IOS o la App Android, también puede utilizar esta funcionalidad para salvar sus fotografías en su teléfono inteligente automáticamente.
Finalmente, Dropbox tiene una funcionalidad importante llamada eliminación remota. Si alguno de sus dispositivos es robado o se le pierde, puede automáticamente borrar Dropbox de ese dispositivo utilizando otra computadora.
En suma, si es un emprendedor autónomo o un gerente medio en una compañía de 5,000 empleados, Dropbox posee funcionalidades que pueden hacerle más productivo.
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