Cómo usar códigos QR para la planificación de eventos

Los códigos QR son una forma fácil de compartir información básica como detalles de contacto o menús de restaurantes. Sin embargo, como puedes vincular estos códigos a cualquier sitio web, existen muchas otras formas creativas de utilizarlos.

Cuando los códigos QR dirigen a las personas a las herramientas adecuadas, pueden ser una potente forma de ayudar a gestionar tareas complejas como la planificación de eventos y el marketing. Aprendamos cómo funcionan.

Cómo funcionan los códigos QR

Los códigos QR funcionan de manera similar a los códigos de barras que ves en las tiendas de comestibles o en cualquier otro lugar donde compres.

Los códigos de barras convierten números y letras en una imagen compuesta por simples barras verticales de diferentes anchuras. Luego puedes usar un escáner de códigos de barras para leer la información incrustada en el código.

Un ingeniero inventó el código QR como una forma de almacenar mucha más información que un código de barras. Los códigos QR no requieren software o equipos especiales para escanearlos: en su lugar, puedes usar un smartphone. Su accesibilidad los ha hecho extremadamente populares y se han convertido en una manera ideal de compartir información fácilmente.

Entonces, ¿cómo se traduce esto en ayudarte con la planificación de eventos? Pues bien, la planificación de eventos es un proceso complejo. Para coordinar todo lo necesario para planificar un evento, necesitas una manera rápida y sencilla de compartir información con los miembros del equipo, asistentes, proveedores y otros.

Puedes usar códigos QR para eventos para compartir información sobre tu evento a través de enlaces, por supuesto. Pero también puedes usarlos para recopilar información vinculándolos a formularios en línea. Los formularios son excelentes herramientas de colaboración porque automatizan la comunicación y te ayudan a recopilar datos de una gran audiencia en un solo lugar.

Formas de usar códigos QR en el proceso de planificación de eventos

Hay muchas maneras creativas e ingeniosas de usar los códigos QR durante cada fase de tu evento. Vamos a explorar algunas situaciones donde los códigos QR pueden ser útiles:

• Subastas benéficas: Muchos eventos de recaudación de fondos incluyen subastas silenciosas, donde los asistentes pujan por artículos donados. Los negocios locales suelen estar encantados de donar un artículo o un servicio a una subasta para aumentar la conciencia sobre su negocio. En lugar de usar un portapapeles y papel para recopilar las pujas en una subasta silenciosa, puedes colocar un código QR junto a los artículos que enlace a un formulario de pujas.
• Fiestas de cumpleaños: Puedes enviar invitaciones a fiestas de cumpleaños con códigos QR que enlacen a una página de confirmación de asistencia (RSVP).
• Festivales: Una forma probada de promover festivales es colocando carteles en lugares públicos de reunión, como cafeterías locales. Puedes añadir un código QR para permitir que las personas compren entradas o obtengan más información directamente desde el cartel.
• Bodas: Puedes incluir códigos QR en las invitaciones de boda que enlacen a una página de confirmación de asistencia (RSVP) donde tus invitados puedan ingresar sus detalles y preferencias alimentarias. Incluso puedes personalizar el código para que coincida con el estilo de tu boda usando diferentes colores o incrustando imágenes en ellos.
• Conciertos: Coloca códigos QR en tus carteles para ofrecer a las personas una forma rápida de comprar entradas.
• Comidas compartidas: Los códigos QR también pueden ayudarte a coordinar eventos informales como barbacoas en el jardín y comidas compartidas. Envía a tus amigos un código QR que los dirija a un formulario de registro donde puedan indicar qué van a llevar.
• Fiestas de oficina: Coloca códigos QR en la sala de descanso, el baño y otros lugares comunes de reunión para asegurarte de que las personas sepan sobre un próximo evento.

Uso de códigos QR para la planificación de eventos

Hay muchas cosas que pueden salir mal cuando estás planificando un evento. A veces las cosas cambian en el último momento. Puedes usar códigos QR para ofrecer una forma de fácil acceso para que las personas interactúen entre sí y actualicen la información, de manera que puedas ajustarte cuando algo no salga según lo planeado.

Aquí tienes algunos ejemplos de cómo puedes usarlos:

• Coordinación de voluntarios: Puedes configurar un formulario que permita a las personas inscribirse como voluntarios para tu evento. Luego puedes publicar un código QR con un enlace al formulario de voluntarios donde se reúnan tus voluntarios.
• Planificación: Puedes usar formularios en línea para planificar cada aspecto de tu evento. Por ejemplo, puedes utilizarlos para que las personas se comprometan a traer comida, ayudar a montar, ayudar a desmantelar, atender puestos, y mucho más. Puedes imprimir el código QR en pegatinas para colocarlo en un lugar central o agregarlo a las invitaciones enviadas por correo.
• Solicitudes de alimentos y proveedores: Si deseas invitar a proveedores locales y camiones de comida a tu evento, puedes enviar correos electrónicos y correo físico con tu código QR adjunto. Aunque pueden seguir un enlace desde un correo electrónico, es posible que estén demasiado ocupados en ese momento si están trabajando o lo que sea. Así que puedes incluir un código QR que puedan seguir desde su teléfono más tarde.
• Marketing: Los materiales de marketing son un lugar ideal para usar códigos QR para compartir acceso a formularios de inscripción e información.

Uso de códigos QR en eventos

Si estás planeando un evento pequeño, esto podría ser excesivo. Pero un evento más grande definitivamente puede usar códigos QR para mejorar la experiencia de tus visitantes. Aquí tienes algunas ideas sobre cómo usarlos:

• Coloca códigos QR cerca de la entrada de tu evento que dirijan a los asistentes a un mapa con las ubicaciones de los vendedores de comida, escenarios, juegos y otros puntos de interés.
• Usa códigos QR para actividades divertidas como búsquedas del tesoro. Esconde pistas en cada código QR para ayudar a los participantes a encontrar el siguiente código y reunir partes de un mensaje. La primera persona en obtener el mensaje completo podría ganar un premio.
• Si estás organizando un evento en un lugar histórico o notable, usa códigos QR para ofrecer visitas guiadas. Puedes colocar los códigos en estacas a lo largo de los caminos o en objetos para proporcionar más información. Solo asegúrate de saber dónde están todos para poder quitarlos cuando tu evento termine.

Uso de códigos QR después de un evento

Los códigos QR también pueden ser útiles después de tu evento. Aquí hay algunas formas en que los códigos QR pueden ayudarte:

• Distribución de premios: Si tu evento tiene una rifa o ofrece premios, puedes usar códigos QR para facilitar la coordinación de las entregas. En lugar de acarrear un montón de premios en el evento, puedes simplemente dar a los ganadores una tarjeta con un código QR que incluya instrucciones sobre cómo reclamar su premio.
• Recopilar comentarios: Muchos eventos se realizan anualmente. Los formularios de comentarios son una excelente manera de descubrir qué les gustó a las personas de tu evento y qué puedes mejorar. Puedes dejar códigos QR cerca de la salida de tu evento para facilitar que los asistentes compartan sus opiniones.
• Construir tu lista de correos electrónicos: Coloca códigos QR alrededor de tu evento invitando a las personas a inscribirse en una lista de correos electrónicos. De esta manera, podrás informarles con anticipación sobre el próximo evento y usar la lista con fines de marketing.

Cómo crear un código QR para tu evento: Paso a paso

Dado que ya estás creando formularios para tu evento, ¿no sería bueno poder crear un código QR directamente desde tu herramienta de formularios? Afortunadamente, Jotform te permite hacer justamente eso.

Jotform es una herramienta de formularios en línea fácil de usar y versátil con un amplio conjunto de características. Puedes usar todas las funciones de forma gratuita. Solo necesitarás actualizar a un plan de pago de Jotform cuando requieras un límite mayor en formularios o envíos.

Usar Jotform para crear códigos QR para formularios de registro de eventos es una decisión obvia. Comenzar es simple:

1. Primero, regístrate en Jotform si aún no lo has hecho.
2. Después, selecciona una plantilla que te gustaría usar.
3. Haz clic en Usar plantilla.

Si has encontrado la plantilla de formulario ideal, ¡genial! Si no, no te preocupes. Jotform ofrece miles de plantillas de formularios, y puedes personalizarlas para adaptarlas a tus necesidades. Volveremos a eso en un momento.

Una vez que hayas personalizado tu formulario, puedes crear un código QR a partir de él. Aquí te explicamos cómo:

1. Haz clic en la pestaña Publicar en el Constructor de Formularios de Jotform.
2. Selecciona Compartir rápido en el menú de la izquierda.
3. Desplázate hacia abajo hasta Compartir formulario.
4. Haz clic en el icono de código QR.
   

Desde allí, obtendrás un código QR que puedes descargar y añadir a folletos u otros materiales impresos. También verás un enlace para compartir el código y un fragmento que puedes usar para incrustar el código QR en tu sitio web.

Aún más plantillas

Jotform facilita la creación de formularios, y su amplia colección de plantillas lo hace aún más fácil. Ofrece más de 400 plantillas de formularios de registro de eventos para ayudar a dar inicio a tu proyecto de planificación de eventos.

Incluso si no encuentras una plantilla perfecta entre las opciones, Jotform hace increíblemente fácil adaptar las plantillas para satisfacer tus necesidades. Puedes usar una plantilla como punto de partida para construir tu formulario perfecto y luego compartirlo a través de un código QR en unos pocos clics.

¡Diviértete experimentando con todo lo que puedes hacer con los códigos QR, y que todos tus eventos sean un gran éxito!

Foto de Brett Wharton en Unsplash