Automatización de adquisiciones: Procesos principales para automatizar

Si todavía completas manualmente procesos empresariales como órdenes de compra, aprobaciones de facturas y aprobaciones de contratos, tu empresa está perdiendo valiosas oportunidades de automatización. Probablemente también estés ralentizando tus procesos de adquisición, reduciendo la productividad en general.

La automatización de adquisiciones puede ayudar, y es tan fácil de implementar que no hay razón para no automatizar estos procesos repetitivos y que consumen tiempo. Tu equipo de adquisiciones tendrá más tiempo para dedicar a actividades más importantes, y toda tu empresa se beneficiará.

Entendiendo la automatización de adquisiciones

La automatización de adquisiciones se refiere a utilizar tecnología para reducir las tareas manuales y facilitar un proceso de adquisición rápido. Con la automatización de procesos, puedes simplificar tareas como el proceso de aprobación de contratos, evitando cuellos de botella y liberando al personal para concentrarse en las tareas más detalladas que requieren sus habilidades de toma de decisiones y un toque humano.

Cuando automatizas tu proceso de adquisiciones, eliminas algunas de las tareas manuales que consumen tiempo al personal. De hecho, la automatización de adquisiciones puede ofrecer muchos beneficios. No solo agiliza tu flujo de trabajo, sino que también mejora la precisión y ayuda a reducir o eliminar errores en la entrada de datos y otros procesos manuales. Tu sistema de adquisiciones funcionará de manera más fluida y eficiente.

Principales procesos que puedes automatizar

Tu sistema de adquisiciones probablemente esté lleno de tareas repetitivas que puedes automatizar. Simplificar estas tareas con software de automatización resultará en un procesamiento más rápido y sencillo.

1. Órdenes de compra

Tu empresa podría ver cientos o miles de órdenes de compra cada trimestre, por lo que automatizarlas puede ahorrar tiempo valioso. Las plantillas de solicitud de compra y formulario de orden de compra de producto de Jotform ayudan a digitalizar este proceso.

Puedes personalizar cada plantilla para satisfacer tus necesidades y luego compartir los formularios en tu sitio web o en un correo electrónico. El personal puede completar los formularios digitalmente, brindando a los aprobadores acceso a la información que necesitan para realizar la aprobación en un formato claro y fácil de leer.

2. Gestión de proveedores

Utilizar plantillas para recopilar información de proveedores y suministradores es otra forma de automatizar tu proceso de adquisiciones. Los formularios de registro de proveedores, configuración de nuevos proveedores, y contacto simple de proveedores de Jotform son ideales para empresas que contratan con muchos proveedores cada año.

Estos formularios eliminan la necesidad de que tu personal realice la entrada de datos. Puedes proporcionarlos a nuevos proveedores en tu sitio web o a través de un correo electrónico, y una vez que el proveedor complete el formulario, esa información puede integrarse en una hoja de cálculo o cargarse en tu sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM). No hay que preocuparse por la entrada de datos, y te asegurarás de que tu empresa recopile rápidamente toda la información esencial para configurar nuevos proveedores.

3. Aprobación de facturas

Tratar con copias en papel de las facturas es un proceso propenso a errores y que consume tiempo. Con las plantillas de Jotform, puedes convertir tu proceso de aprobación de facturas en una operación en línea.

Las plantillas como el formulario de autorización de pago y el formulario de recibo de pago reducen el tiempo necesario para aprobar facturas. Con toda la información relevante disponible en línea, no hay necesidad de buscar la factura correcta ni tratar con procesos de aprobación en papel. Puedes emitir recibos de pago digitalmente y asegurarte de pagar las facturas puntualmente.

4. Aprobaciones de contratos

Jotform también puede ayudarte a simplificar el proceso de firmar y aprobar contratos. Con una amplia selección de plantillas de contratos que incluye un formulario de acuerdo de ventas, un formulario de términos y condiciones, y más, puedes acelerar el proceso de creación y aprobación de contratos.

Simplemente envía un enlace al formulario de contrato a los contratistas con los que trabajarás. Ellos pueden completar el contrato digitalmente, y recibirás el documento final de inmediato. Con Jotform Sign, puedes recopilar firmas electrónicas en los contratos con solo unos clics.

Y con Jotform Approvals, incluso puedes configurar flujos de trabajo de aprobación automatizados agregando aprobadores, lógica condicional y más. Este proceso de aprobación más rápido puede ayudar a que los proyectos sigan avanzando y cumplan con el calendario.

5. Gestión de inventarios

La gestión de inventarios es una tarea que consume mucho tiempo, especialmente si tu personal aún realiza el inventario con lápiz y papel. Usar un formulario digital de inventario de existencias o un formulario de lista de verificación de inventario te ayuda a digitalizar el proceso, ahorrando tiempo al personal. Puedes prellenar estos formularios con cada uno de tus tipos de artículos, facilitando la toma de inventario.

Estos formularios digitales también pueden aumentar la precisión, ya que eliminan la posibilidad de errores tipográficos en los nombres o números de productos. Al colocar este formulario en una página interna de tu sitio web, tu personal puede completarlo, y sus datos se integrarán automáticamente en una hoja de cálculo. Luego, podrás gestionar y ordenar el inventario de manera eficiente.

Implementación de la automatización de adquisiciones en tu empresa

No necesitas invertir en software costoso para automatizar tus procesos de adquisiciones. Jotform es una plataforma altamente versátil que puede simplificar muchas de las tareas que te cuestan tiempo y esfuerzo innecesarios. Invertir solo un poco de tiempo en configurar estos procesos automatizados puede agilizar tus operaciones y hacer que tus flujos de trabajo sean más eficientes.

Foto por Cup of Couple