Las notas adhesivas coloridas son adorables, pero seamos honestos: No son la forma más efectiva de gestionar datos personales o empresariales.
Afortunadamente, el concepto de espacio de trabajo y las muchas plataformas que se han desarrollado en torno a él hacen que sea más fácil que nunca gestionar datos y compartirlos entre usuarios y dispositivos. Estas plataformas ofrecen mucho más que la simple toma de notas. Los líderes del mercado como Notion son herramientas de colaboración en equipo robustas y multifacéticas.
A diferencia de algunos de sus conocidos competidores, Notion no es simplemente una colección de carpetas con notas — es una solución de espacio de trabajo todo en uno. Al igual que el popular híbrido de hoja de cálculo y base de datos Airtable, Notion permite a los usuarios crear tablas, que son básicamente bases de datos avanzadas con la apariencia y sensación de una hoja de cálculo.
Esta es una característica poderosa: el modelo híbrido de hoja de cálculo y base de datos ha sido tan exitoso que Microsoft y Google lanzaron recientemente sus propias versiones: Microsoft Lists y Google Tables. Aunque Notion no se centra únicamente en bases de datos, sus tablas ofrecen una funcionalidad similar a Airtable, Microsoft Lists y Google Tables. Por ejemplo, las tablas tienen “propiedades” que son básicamente campos de base de datos. Las propiedades pueden adjuntarse a notas y documentos y compartirse entre ellos.
Sin embargo, Notion no se limita a las tablas. Los usuarios pueden captar, almacenar y visualizar notas y otra información en una variedad de formatos, incluidos tableros, listas y galerías. Estos formatos, llamados “vistas,” ayudan a organizar la información rápidamente. Los usuarios pueden personalizar la configuración para cada vista, incluyendo filtros, etiquetas y ordenamiento, eliminando menús voluminosos y la sobrecarga de datos.
No cabe duda de que Notion es una herramienta poderosa para aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo, pero no es la única disponible. Aprende más sobre seis alternativas a Notion que podrían funcionar para ti.
1. Jotform Tables
La entrada más reciente en el mercado es Jotform Tables. Más que una herramienta de toma de notas, Jotform Tables ofrece a los usuarios un espacio de trabajo todo en uno. Si has creado un formulario en Jotform, puedes ver, buscar y filtrar las respuestas en Jotform Tables. También puedes enviar mensajes directamente desde una tabla y ver archivos subidos.
Las configuraciones de acceso personalizables permiten la colaboración. Una vista de calendario facilita el seguimiento de citas, mientras que una vista de informe ofrece representaciones visuales de los datos. La capacidad de conectar una tabla a un formulario u otra tabla significa que no tienes que salir de tu espacio de trabajo, incluso cuando necesitas datos adicionales.
2. Evernote
Evernote fue el pionero: la primera empresa en crear una solución de toma de notas entre dispositivos que ganó una amplia popularidad. Fundada en 2004, Evernote presumía de ayudar a los usuarios a “recordarlo todo.” Ha pasado por varias transformaciones a lo largo de los años, pero la versión actual permite a los usuarios tomar notas en varios formatos, incluyendo texto, bocetos, PDFs, fotos, videos e incluso recortes web para capturar cualquier pensamiento sobre la marcha.
A diferencia de Notion, no intenta ser una herramienta de espacio de trabajo todo en uno ni ofrece herramientas de base de datos. En cambio, Evernote sigue centrado en ayudar a los usuarios a organizar sus pensamientos y mantener sus archivos en un solo lugar.
3. Coda
Coda es una robusta herramienta de colaboración en el lugar de trabajo que incluye la mayoría de las funciones avanzadas que ofrece Notion, además de una creciente colección de plantillas que facilitan a los usuarios crear proyectos más rápido y aumentar su productividad. También ofrece útiles herramientas de automatización e integración fácil con aplicaciones populares como Slack, Google Calendar y GitHub.
Como todas las plataformas poderosas, tiene una curva de aprendizaje. Puede tomar tiempo que los usuarios se familiaricen con la amplia variedad de opciones y funciones que Coda ofrece.
4. Quip
Quip es la plataforma de productividad de Salesforce. Aunque no es tan robusta como algunas de las alternativas, tiene una gran ventaja en colaboración y comunicación. En Quip, es fácil compartir documentos con miembros del equipo, añadir comentarios, enviar respuestas en línea, revisar el historial del documento y más.
Es ideal para anotar ideas y planes de trabajo, y facilita la importación de tu agenda desde servicios conocidos como Gmail, Yahoo, Hotmail, Microsoft Outlook, Google, e iCloud para que puedas compartir tus pensamientos con tus colegas y amigos.
Además, Quip permite que las notas sean documentos, hojas de cálculo o chats de equipo, los cuales pueden organizarse en carpetas. No tiene las características avanzadas de base de datos de algunas de las otras herramientas, pero la ventaja es que es fácil de aprender y usar.
5. Slite
Slite es un poco como una combinación de Notion y la popular plataforma de comunicación en el lugar de trabajo, Slack. La apariencia y sensación de la plataforma se parece más a Slack, donde los documentos se ordenan en canales. Los canales pueden ser públicos o privados, y los usuarios pueden almacenar múltiples documentos en cada canal. Slite también ofrece herramientas de toma de notas más simplificadas y sencillas que las de Notion.
Sus herramientas de edición tienen una sensación familiar y son fáciles de usar. Los documentos pueden compartirse, y todas las partes pueden trabajar colaborativamente en el documento al mismo tiempo en un sistema fácil de usar y colaborativo.
6. Asana
Asana fue creada como una herramienta de gestión de flujo de trabajo en lugar de una aplicación de toma de notas o base de datos, aunque ofrece muchas de esas características. Organiza todo, desde tareas básicas hasta objetivos empresariales generales, para que cada miembro del equipo pueda entender sus responsabilidades y prioridades.
Asana ofrece varias maneras de visualizar los flujos de trabajo, también llamadas “vistas”, que incluyen listas, tableros Kanban, diagramas de Gantt y calendarios. Los usuarios pueden compartir documentos entre sí o guardarlos en tableros de proyectos comunes.
No es tu bloc de notas promedio
El reciente cambio hacia el trabajo remoto ha acelerado la demanda de herramientas de toma de notas, colaboración y espacios de trabajo más avanzadas. Además de Notion, hay varias opciones con características robustas que facilitan la creación, organización y compartición de información. Además, la fácil personalización permite a cada usuario construir una herramienta que se adapte a sus necesidades únicas. Con tantas alternativas a Notion, la adecuada para ti está a solo unos clics de distancia.
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