¿Alguna vez has visto Bar Rescue? Cada episodio trata sobre un bar que fue el lugar más popular de la ciudad pero que ahora está en declive y no puede entender por qué hasta que la estrella del programa, Jon Taffer, examina detenidamente sus prácticas estándar. Podrías decir que Taffer realiza un análisis de flujo de trabajo, lo cual inevitablemente salva el negocio.
Cualquier negocio puede beneficiarse de un análisis de flujo de trabajo, que identifica formas de agilizar y mejorar los procedimientos y procesos diarios del negocio.
Un análisis de flujo de trabajo exhaustivo podría revelar dónde podrías automatizar tareas repetitivas, eliminar pasos innecesarios en tu flujo de trabajo actual o reasignar tareas a diferentes empleados. Como resultado, puedes corregir las ineficiencias, vacíos y cuellos de botella que impiden el flujo fluido del negocio.
Una vez que has realizado el análisis, es hora de aplicar lo que aprendiste para hacer que tus flujos de trabajo sean más eficientes. Esto se conoce como optimización del flujo de trabajo, cuyo objetivo es crear un entorno operativo fluido donde las tareas se completen sin demoras evitables.
El éxito en la optimización del flujo de trabajo significa que puedes cumplir con las demandas de las partes interesadas internas y los clientes sin repetir tareas o posponer fechas límite debido a tiempos de demora significativos.
Para mejorar tus propios flujos de trabajo, considera estos cinco consejos para optimizar el flujo de trabajo.
5 consejos para optimizar el flujo de trabajo
- Establece objetivos para tus flujos de trabajo
- Considera usar software de gestión de flujos de trabajo
- Usa la automatización donde sea posible
- Crea procesos estandarizados
- Documenta tus flujos de trabajo optimizados
Establece objetivos para tus flujos de trabajo
Considera usar software de gestión de flujos de trabajo
Usa la automatización donde sea posible
Crea procesos estandarizados
Documenta tus flujos de trabajo optimizados
Antes de poder optimizar tus flujos de trabajo, necesitas saber cómo deseas que se desempeñen y qué objetivos deben alcanzar. Después de analizar tus flujos de trabajo, puedes establecer objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos) para avanzar en tu negocio.
Por ejemplo, podrías descubrir que toma un promedio de 30 días para que los empleados sean reembolsados por gastos. Tu objetivo SMART para un flujo de trabajo de aprobación de reembolsos de gastos podría ser que todos los reembolsos de gastos sean aprobados y procesados dentro de los 14 días, comenzando el próximo mes cuando implementes tu flujo de trabajo optimizado.
Tu análisis de flujo de trabajo probablemente descubrirá tareas que pueden automatizarse y determinará dónde dentro de tus procesos actuales las tareas se pierden entre las grietas. Por ejemplo, tu proceso de reembolso de gastos de empleados podría requerir que un gerente envíe por correo electrónico un informe de gastos aprobado al departamento de nómina, donde se pierde en su bandeja de entrada.
El software de gestión de flujos de trabajo podría enviar recordatorios a la persona responsable de ingresar los gastos en el sistema de nómina y sumar el monto al cheque de pago del empleado.
Cuando estás analizando muchos procesos comerciales repetitivos, como los reembolsos de gastos de empleados, encontrarás lugares donde la automatización puede ayudar. Por ejemplo, podrías aprobar automáticamente ciertos gastos recurrentes de empleados, como las facturas mensuales de teléfono móvil, si no superan un monto límite establecido.
La automatización puede hacer una gran diferencia en muchos otros flujos de trabajo, como cuando estás creando contratos y enviando facturas. Este tipo de automatización puede crear documentos para ti y enviarlos con mínima intervención manual, así como enviar recordatorios a las partes para firmar el contrato o realizar un pago, respectivamente.
Un objetivo importante de la optimización de flujos de trabajo es reducir el tiempo que se tarda en completar tareas recurrentes. Con la automatización, el software realiza las tareas tediosas, permitiendo que tus empleados se dediquen al trabajo que solo los humanos pueden realizar.
La optimización del flujo de trabajo es una excelente manera de estandarizar los procesos que estás considerando añadir a tu flujo de trabajo. Esto te permite examinar cómo deberían funcionar las cosas, de modo que, desde el principio, tendrás controles en su lugar para mantener todo en movimiento.
Tu proceso de reembolso de gastos podría seguir siendo informal — es decir, un gerente aprueba el informe de gastos de un empleado, y alguien en contabilidad les emite un cheque.
Esta es una gran oportunidad para crear un informe de gastos estandarizado para los empleados y designar a la persona a quien el gerente del empleado necesita enviar el informe de gastos aprobado. Esto asegura que la persona correcta reciba el informe y pueda procesarlo de inmediato.
Una vez que hayas terminado la optimización del flujo de trabajo, querrás documentar minuciosamente tus flujos de trabajo. Esto te proporcionará un buen punto de partida para futuros análisis de flujo de trabajo. La documentación actualizará a los empleados actuales sobre los flujos de trabajo y proporcionará una base lógica para capacitar a nuevos empleados.
Siempre habrá espacio para optimizar los flujos de trabajo a medida que tu negocio crezca, los procesos cambien y la tecnología evolucione. Al prestar atención a tus flujos de trabajo, constantemente encontrarás nuevas formas de liberar tu tiempo para enfocarte en iniciativas estratégicas en lugar de en procesos que se pueden automatizar en gran medida. El análisis y la optimización de flujos de trabajo regulares te permitirán mantener tu negocio prosperando, sin la necesidad de llamar a Jon Taffer para que te diga qué hacer.
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