Cómo los Asistentes Virtuales impulsados por IA pueden automatizar tareas repetitivas y liberar energía mental

Desde una edad temprana, Orville y Wilbur Wright estuvieron cautivados por el vuelo. En 1899, cuando comenzaron a experimentar con la construcción del primer avión, existían otras formas de transporte, incluidos los aviones como los planeadores. Pero los hermanos estaban decididos a añadir potencia al logro de volar. En 1903, Wilbur pilotó el primer vuelo. Fue un momento que cambió el futuro de los viajes de larga distancia, haciéndolos más rápidos y fáciles que nunca.

Al igual que los viajes aéreos, las innovaciones que aceleran los procesos cotidianos a menudo parecen inevitables en retrospectiva. Sin embargo, de antemano, pueden parecer superfluas, especialmente si el statu quo se mantiene bien. Las herramientas de IA como los chatbots y los asistentes virtuales son algunas de las innovaciones más controvertidas de nuestro tiempo. Por un lado, ofrecen nuevas formas de gestionar la jornada laboral. Por otro lado, pueden parecer innecesarias en el mejor de los casos y una amenaza laboral en el peor. Pero argumentaría que pueden ser una fuerza positiva y propulsora: un medio para eliminar o automatizar el trabajo rutinario y reservar su mente para lo realmente importante.

Como CEO de Jotform, siempre estoy buscando formas de automatizar tareas tediosas, manuales pero esenciales. Los chatbots y los asistentes virtuales han sido una adición bienvenida a nuestro arsenal de herramientas de automatización.

He aquí por qué aprovechar el poder de los asistentes virtuales puede ayudar a que su negocio despegue.

Acelerar los flujos de trabajo

En mi nuevo libro, Automate Your Busywork, escribo sobre cómo nuestros días están llenos de flujos de trabajo: una serie de pasos interconectados que producen un resultado específico. Los elementos de nuestra lista de tareas diarias rara vez son tareas aisladas. Más a menudo de lo que parece, tienen múltiples pasos interrelacionados. Tomemos una tarea común: programar una reunión de actualización de estado. En principio, parece un punto único, pero luego tienes que enviar un correo electrónico a tu equipo para confirmar la disponibilidad de todos, lo que inevitablemente lleva a un intercambio de correos entre la mitad de los miembros del equipo, seguido de más rondas de correos de confirmación, hasta que finalmente encuentras un momento para la reunión y envías la invitación del calendario. Y si alguien olvida que tiene un conflicto, el proceso comienza de nuevo.

Un asistente de programación impulsado por IA, por otro lado, puede intervenir y quitarte esta tarea tediosa, dejándote tiempo suficiente para prepararte para la reunión real.

Clara, por ejemplo, es un asistente virtual para programar reuniones. Es tan simple como incluir a Clara en copia de un correo para proponer una reunión, y a partir de ahí, Clara se encarga de todo: programaciones, reprogramaciones, cancelaciones, seguimientos, lo que sea.

Un asistente virtual impulsado por IA puede eliminar la necesidad de que manejes la logística detallada y acelerar todo un flujo de trabajo.

Hacer los flujos de trabajo más efectivos

La primera aspiradora robótica permitió a las personas limpiar sin ensuciarse las manos. La tecnología Bluetooth nos permitió hablar por teléfono o escuchar música sin usar las manos. Del mismo modo, un asistente de IA puede simplificar y facilitar todo un flujo de trabajo, e incluso podría realizar un mejor trabajo.

Según lo informado por Harvard Business Review, la investigación ha encontrado que, lamentablemente, los humanos no producen los mejores resultados en todas las tareas. Los autores explican, 

Deloitte UK descubrió que los centros de contacto atendidos por humanos no solo son más caros de operar, sino que a menudo ofrecen una experiencia al cliente menos consistente que los canales automatizados, e incluso pueden generar experiencias de servicio al cliente negativas.

Los humanos siempre serán necesarios para manejar ciertos trabajos, especialmente aquellos que involucran creatividad, planificación y empatía. Pero para muchas de nuestras tareas manuales y repetitivas, un asistente impulsado por IA puede hacer el trabajo sin margen de error ni distracciones.

Considere la tarea de preparar notas de reunión. Digital Domain, que creó los personajes digitales para las películas de Marvel de Disney, desarrolló a Zoey, una asistente digital para reuniones de Zoom. Activada por la frase “Hey, Zoey”, esta asistente de IA responde preguntas y organiza horarios. HBR explica: “Zoey puede traducir conversaciones en documentos de texto y producir resúmenes de reuniones. También analiza el contenido de la reunión con procesamiento de lenguaje natural, especialmente el análisis de sentimientos, y responde con expresiones faciales y micromovimientos apropiados, como asentimientos y miradas, demostrando su atención y compromiso.”

Desaparece la posibilidad de distraerse y perderse un intercambio esencial de la reunión. Un asistente de IA puede manejar las tareas administrativas y secretariales durante una reunión, permitiéndole concentrarse plenamente en los humanos no artificiales con los que está.

Guardando tu mente para lo realmente importante

En términos generales, la automatización no se trata solo de ahorrar minutos u horas de tu jornada laboral para terminar temprano. Se trata de externalizar las tareas triviales que consumen tiempo y te dejan agotado, y reservar tu mente para tareas que se sienten más significativas para tu organización, tu carrera y tú mismo.

Por ejemplo, cuando comencé Jotform, me encargaba de todo, desde la planificación estratégica hasta el servicio al cliente. Eventualmente, pude contratar profesionales talentosos en servicio al cliente para quitarme parte de esa carga. Hoy en día, hemos incorporado chatbots a nuestro marco de servicio al cliente para que nuestros empleados puedan centrarse en problemas más complejos. Estos chatbots manejan las preguntas comunes para las que ya tenemos respuestas.

Y esto lleva a otro punto: los asistentes de IA y los chatbots no son solo para la alta dirección. Incorporados en toda la organización, pueden ayudar a los empleados de todos los niveles a automatizar sus tareas rutinarias y centrarse en lo importante. Además, he descubierto que alentar a todos los empleados a aprovechar la automatización aumenta el compromiso en toda la empresa.

Existen muchos temores en torno a la IA y algunos de ellos son indudablemente válidos. Pero también puedes aprovecharla, a través de asistentes virtuales y chatbots, para mejorar la experiencia tanto de tus empleados como de tus clientes. Las herramientas de automatización pueden empoderarte a ti y a los miembros de tu equipo para externalizar las tareas triviales y dedicar más tiempo a lo que realmente importa.

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