Jotform Teams FAQ

Ja, Jotform Teams ist ein Tool für die Online-Zusammenarbeit. Jeder Benutzer mit Zugriff auf einen Teams-Workspace kann Dokumente teilen und nahtlos mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten. Administratoren können spezifische Teams erstellen und Aufgaben oder Projekte nach Bedarf zuweisen.

Online-Zusammenarbeit bedeutet, das Internet oder einen Online-Bereich zu nutzen, um gemeinsam an einem Projekt oder einer Aufgabe zu arbeiten. Für Teams in Unternehmen bedeutet dies eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen – unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.

Wie der Name schon sagt, ist ein geteilter Online-Workspace eine zentralisierte digitale Plattform, die es ihren Nutzern ermöglicht, auf dieselben Inhalte zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Ein geteilter Online-Workspace kann sowohl von Mitarbeitern des Unternehmens als auch von Nicht-Mitgliedern auf Einladung genutzt werden. Für Teams kann ein gemeinsamer Online-Workspace den Unterschied zwischen zeitaufwendiger, ineffizienter Kommunikation und einem leistungsstarken Online-Bereich ausmachen, in dem Teams zusammenarbeiten und Aufgaben gemeinsam bewältigen können.

Jedes Team kann Jotform Teams nutzen! Das beinhaltet

• HR-Teams
• Gemeinnützige Organisationen
• Marketing- und Werbeagenturen
• Bildungseinrichtungen
• Gesundheitseinrichtungen

Jotform Teams enthält ein Verzeichnis, in dem Benutzer andere Teams durchsuchen und deren Workspaces anzeigen können – ideal, wenn jemand nach einem bestimmten Formular oder einer App sucht, die zu einem anderen Team gehört. Wenn ein Workspace so eingestellt ist, dass dieser im Verzeichnis sichtbar ist, können externe Mitglieder darauf zugreifen und Formulare ausfüllen und Apps anzeigen.

Jotform Teams ist mit allen Jotform-Produkten kompatibel, sodass Sie Assets wie Formulare, Tabellen, Berichte, Genehmigungsabläufe und E-Signatur-Dokumente erstellen können. Sobald Sie Ihr Team erstellt und die Mitglieder eingeladen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen auf der linken Seite Ihres Team-Workspace, um alle Arten von Assets zu sehen, die Sie erstellen können. Folgen Sie dann den Schritten, um die Erstellung Ihrer Elemente abzuschließen.

Sie können ein neues Team über Ihr Jotform-Dashboard oder über die Produktlistennavigation erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Team erstellen klicken. Wenn Sie ein Team erstellen, können Sie den Teammitgliedern verschiedene Rollen zuweisen und steuern, was sie innerhalb des Teams sehen oder tun können.

Bei Jotform Teams ist die Anzahl der Teams nicht begrenzt, Sie können also so viele Teams erstellen, wie Sie für Ihre Organisation benötigen. Wenn Sie andere Teams sehen möchten, die Mitglieder Ihrer Organisation erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Teams in der oberen rechten Ecke Ihres Browsers.

Alle Daten von Jotform Teams sind durch eine 256-Bit-SSL-Verbindung geschützt, und Jotform bietet mehrere Verschlüsselungsmethoden und Spam-Schutz für Formularfelder. Team-Administratoren können den Zugriff auf Formulare und Apps einschränken oder einen Workspace so einstellen, dass er nur für bestimmte Personen innerhalb Ihrer Organisation sichtbar ist.

Ja. Sie können Teammitglieder in Ihren Jotform Teams Workspace einladen, indem Sie einen Link teilen oder Einladungen per E-Mail von Ihrem Online-Dashboard aus versenden. Sie können jedem neuen Mitglied eine Rolle zuweisen, je nachdem, was es anzeigen, bearbeiten oder erstellen soll – zu den Optionen gehören Team Admin, Teammitglied, Betrachter und Ersteller. Server-Administratoren können auch Teams innerhalb der Organisation erstellen, löschen oder bearbeiten.

Sie können Team-Workspaces von Ihrem Jotform Teams Dashboard aus verwalten. Von dort aus können Sie bestehende Formulare von Ihrem persönlichen Konto in Ihre Teams verschieben, das Erscheinungsbild von Team Workspaces anpassen, Ordner erstellen und vieles mehr.

Nur Team Admins können bestehende Formulare in ihr Team verschieben, da sich dadurch die Eigentümerschaft des Formulars ändert. Wenn Sie ein Formular in ein Team verschieben möchten, gehen Sie zu Meine Formulare und wählen Sie in der oberen Leiste oder im Menü Mehr des gewählten Formulars die Option In Team verschieben. Folgen Sie dann den Anweisungen, um die Aktion abzuschließen.

Sie können Ihren Teambereich personalisieren, indem Sie in den Teameinstellungen das Titelbild und das Symbol des Teams ändern. Auf dieser Seite können Sie auch die Datenschutzeinstellungen aktualisieren, Teammitglieder verwalten und das Aktivitätsprotokoll einsehen.

Und wenn Sie in einem Team einen Ordner erstellen möchten, um die Inhalte besser zu ordnen, gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu tun. Sie können die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen auf der linken Seite im Workspace Ihres Teams verwenden. Sie können auch zu Meine Formulare gehen, auf die drei Punkte neben dem Namen Ihres Teams im linken Bereich klicken und Neuen Ordner hinzufügen wählen.

Ja, Sie können Änderungen anhand des detaillierten Aktivitätsprotokolls überwachen. Team-Administratoren können die Aktivitäten nach Datum, Mitgliedern und Aktionen filtern.