Ankündigung von Jotform Approvals

Jotform Approvals ist die voll funktionsfähige, funktionsreiche Genehmigungslösung, auf die Sie gewartet haben.

Durch die Verknüpfung von hochleistungsfähiger Workflow-Automatisierung, Datenerfassung, Datenmanagement, Berichterstattung, mobilen Lösungen und erstklassigen Integrationen kann Ihr Unternehmen problemlos von Formularen zu Abläufen übergehen.

Jotform Approvals behebt die häufigsten Probleme bei Workflows durch eine benutzerorientierte Oberfläche, die die Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund stellt und gleichzeitig erweiterte Funktionen bietet. Nutzer können die Aufgaben in ihren Workflows einfach über ein Flussdiagramm ihrer Genehmigungsprozesse einsehen.

Probleme mit der bedingten Logik oder andere Probleme werden durch das Fehlermanagement behoben; der Flow-Generator zeigt Benachrichtigungen an, wenn Probleme einen ordnungsgemäßen Arbeitsablauf verhindern.

In Jotform Approvals können Genehmigende jede wartende Antwort sehen, indem sie auf den Bildschirm Meine Genehmigungen zugreifen. Dort sehen Sie eine Auflistung der mir zugewiesenen Aufgaben und alle genehmigten/abgelehnten Antworten unter Abgeschlossene Genehmigungen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen oder fahren Sie mit dem Mauszeiger über Ihre Aufgabe(n) und klicken Sie dann auf Anzeigen, um Ihre Aufgaben auf der Registerkarte Warten auf mich im Jotform Posteingang zu sehen (Genehmigende erhalten ebenfalls eine Benachrichtigung in ihrem nativen E-Mail-Programm).

Finden Sie Ergebnisse im Posteingang durch eine einfache Suche oder mit Filtern. Bei Bedarf können Sie Anfragen auch archivieren. Mit Posteingang ist es einfach, große Mengen von Genehmigungsanfragen zu verfolgen.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Nutzer von Jotform Approvals profitieren können. Damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie wir einige der häufigsten Probleme angegangen sind und wie Ihre tägliche Arbeit einfacher wird, finden Sie hier einige kurze Highlights.

Vorteile von Jotform Approvals

• Einzigartige, klassenbeste Funktionalität des Formulargenerators

Jotform bietet einen hochentwickelten Formulargenerator, der sich durch Flexibilität und Funktionen wie Anpassung, Zahlungsmöglichkeiten, Widgets und mehr auszeichnet. Wir haben uns vom ersten Tag an auf Formulare konzentriert und jetzt haben wir das gleiche Know-how auf die Workflow-Anforderungen der Nutzer angewendet.

• Vernetzte Plattformfunktionalität

Jotform Approvals arbeitet mit Jotform Posteingang, Jotform Tabellen und Jotform Mobile Formulare zusammen. Wenn Lösungen wie Approvals mit anderen nativen Produkten verknüpft sind, steigt Ihre Produktivität und Sie lösen mehr der Aufgaben (d.h. Bearbeitung von Anfragen, Kommunikation, Verwaltung und Berichterstattung), die mit Genehmigungen einhergehen.

• Die Fähigkeit, die Prozessverantwortung zu verfolgen und zu kontrollieren

Der Verantwortliche für den Prozess hat einen vollständigen Überblick über das Geschehen und ist der letzte Entscheidungsträger für seinen Genehmigungsprozess. Wenn der Prozess an einem bestimmten Punkt blockiert ist (z.B. wenn einer der Genehmiger im Urlaub ist), kann er in den Genehmigungsprozess eingreifen und sicherstellen, dass der Prozess fortgesetzt wird.

• Mobile Funktionalität

Ein Genehmigender kann Genehmigungsanfragen auf jedem Gerät per E-Mail, über die Jotform-App oder auf einem Desktop-Computer einsehen und eine Anfrage genehmigen/ablehnen, egal wo er sich gerade befindet. So wird sichergestellt, dass es keine Hindernisse bei der Arbeit gibt.

• Vereinfachter Benachrichtigungsprozess

Ob Genehmigende oder Einreichende, jeder wird über den Fortschritt informiert, damit keine Aufgabe übersehen wird. Die Genehmigenden können ausstehende Genehmigungen einsehen und darauf reagieren, und die Formularinhaber können jeden Schritt im Jotform Posteingang verfolgen. Darüber hinaus erhalten die Beantworter von Formularen personalisierte E-Mails, wenn ihre Anfragen genehmigt wurden.

Jotform Approvals bietet eine Fülle von Funktionen, die nur selten von einer Plattform für die Datenerfassung angeboten werden. Von den einfachsten Workflows bis hin zu komplexer bedingter Logik und Genehmigungspfaden – lassen Sie uns einen Blick auf die Möglichkeiten werfen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Jotform Approvals arbeitet mit der leistungsfähigsten Datenerfassungslösung auf dem Markt zusammen. Jotform Approvals wird Ihre Arbeitsweise verändern, indem es Genehmigungen bereitstellt, die eine effiziente und natürliche Erweiterung Ihrer Datenerfassungsbemühungen sind.

Jotform Approvals basiert auf den Anforderungen unserer täglichen Nutzer an den Genehmigungs-Workflow und berücksichtigt gleichzeitig allgemeine Probleme bei der Workflow-Automatisierung. Mit Jotform Approvals behalten Sie die Kontrolle über die von Ihnen erstellten Workflows und geben den Genehmigern den Zugriff und die Sichtbarkeit, die sie benötigen, um die Aufgaben effizient voranzutreiben.

Eines unserer Hauptziele bei der Entwicklung der Software war die Benutzerfreundlichkeit, damit jeder Nutzer, vom Anfänger bis zum Experten, einen effektiven Genehmigungsablauf erstellen kann. Dank der bedingten Logik und der Unterstützung dynamischer Genehmiger können Nutzer mit einem einfachen Drag & Drop-Ersteller fortgeschrittene Arbeitsabläufe erstellen. Automatisierte E-Mails und Warnmeldungen vereinfachen und beschleunigen Ihren Prozess.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass die Meldungen und Aufforderungen auf der Benutzeroberfläche die Genauigkeit Ihres Workflows sowie die Konsistenz der an die Genehmiger und den ursprünglichen Einreicher gesendeten Informationen gewährleisten.

Jotform Approvals hilft Ihnen also, Zeit zu sparen, indem es die Notwendigkeit beseitigt, einen Prozess zu erstellen, der in den meisten Szenarien verwirrend, schwierig und zeitraubend wäre.

Bevor wir uns mit den Funktionen der neuen Plattform befassen, lassen Sie uns zunächst einen Blick darauf werfen, wie Sie auf Jotform Approvals zugreifen können. Auf der Registerkarte Einstellungen des Formulargenerators können Sie auf Jotform Approvals zugreifen, indem Sie in der linken Navigation auf Genehmigungsabläufe klicken.

Von dort aus können Sie entweder einen neuen Genehmigungsfluss erstellen oder einen bestehenden Genehmigungsfluss bearbeiten, deaktivieren oder löschen.

Funktion: Leicht zu bedienender Generator für Genehmigungen

Die Erstellung eines neuen Genehmigungsablaufs mit Jotform Approvals ist einfach. Jeder Genehmigungsablauf beginnt mit einem Formular (es sei denn, es wird separat über den Bildschirm Meine Approvals erstellt).

Wenn Sie auf der Registerkarte Einstellungen des Formulargenerators auf Genehmigungsablauf erstellen klicken, wird ein Genehmigungsablauf in einer neuen Registerkarte mit einer einfachen, einstufigen Genehmigung geöffnet.

Eine weitere Möglichkeit, einen Genehmigungsablauf zu erstellen, ist die Seite Meine Approvals (diese finden Sie im Dropdown-Menü des Approvals-Canvas oben links). Wenn Sie bei Null anfangen, öffnet sich der Approvalsgenerator mit einem Flow, der nur den Startpunkt und einen Platzhalter enthält. Sie werden aufgefordert, eines Ihrer Formulare auszuwählen, um mit der Erstellung eines Workflows zu beginnen.

Unter Meine Approvals können Sie entweder eine einfache einstufige Genehmigung oder eine der Vorlagen für den Genehmigungsprozess auswählen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Wenn Sie Aspekte der Vorlage ändern möchten, können Sie dies im Generator für Approvals tun.

Wenn Sie bereits Formulare in Jotform haben, wird ein Formularauswahlfenster angezeigt, in dem Sie ein Formular für Ihren Genehmigungsprozess auswählen können. Beachten Sie, dass Sie nicht mehrere Genehmigungsprozesse mit demselben Formular verbinden können. Wenn Sie versuchen, ein Formular zu verwenden, das bereits mit einem Genehmigungsprozess verknüpft ist, wird eine Warnmeldung angezeigt.

Sobald Ihr Workflow Canvas geöffnet ist, ziehen Sie ein Element aus dem Menü Elemente auf der linken Seite des Bildschirms oder klicken Sie einfach einmal auf das Element, das Sie hinzufügen möchten.

Möglichkeiten zum Verbinden Ihrer Workflow-Elemente und Links

Um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, bietet Jotform Approvals verschiedene Möglichkeiten für Genehmigungsinhaber, neue Elemente und Links hinzuzufügen und zu verbinden, um Ihren Workflow so zu gestalten, wie Sie es am besten können:

1. Ziehen Sie einen Link aus dem Plus-Symbol am Rand des Elements, um das Element mit einem anderen Element zu verbinden.

2. Ziehen Sie mit dem Plus-Symbol am Rand des Elements eine Verknüpfung auf, woraufhin ein Platzhalter auf der Zeichenfläche erscheint. Sie können dann ein beliebiges Element zu dem Platzhalter hinzufügen, indem Sie einfach auf das Element klicken oder es ziehen und ablegen.

3. Ziehen Sie ein neues Element auf das Plus-Symbol zwischen den vorhandenen Elementen auf der Verbindung und legen Sie es dort ab. Das Element wird automatisch den Flow von diesem Punkt aus verbinden.

4. Klicken Sie auf den Link und ziehen Sie ihn, um ihn mit einem anderen Element auf der Zeichenfläche zu verbinden. Klicken Sie auf Ergebnis auswählen, um das Ergebnis für dieses Element festzulegen.

Funktion: Angepasste Ergebnisse

Wie wir bereits erwähnt haben, ist bei Approvals jeder Anwendungsfall anders, und Genehmigungsabläufe müssen editierbar sein. Mit Jotform Approvals können Workflow-Eigentümer je nach Bedarf neue Ergebnisse zu ihrem Genehmigungsablauf hinzufügen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie arbeiten an einer Universität und müssen einen Genehmigungs-Workflow für einen Zuschussantrag einrichten. Es könnte drei (oder mehr) Ergebnisse geben, die auf den Informationen basieren, die Sie benötigen, um einen Zuschuss erfolgreich zu genehmigen oder abzulehnen.

Um benutzerdefinierte Ergebnisse zu erstellen, klicken Sie auf das Approvalselement und wählen dann das Zahnradsymbol, um das Menü Approvalseigenschaften zu öffnen. Über den Link Neues Ergebnis hinzufügen können Sie so viele Ergebnisse erstellen, wie Sie möchten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie den gewünschten Ergebniswert bestätigen.

Auf der Grundlage der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Ergebnisse können Sie entscheiden, wie der Genehmigende reagieren soll (z. B. eine E-Mail an den Antragsteller mit der Bitte um genauere Informationen).

Eine weitere nützliche Funktion für benutzerdefinierte Ergebnisse ist die Anforderung weiterer Informationen. Im Gegensatz zu einer einfachen Genehmigungs- oder Ablehnungsfunktion ermöglicht diese Funktion, die sich im erweiterten Menü Genehmigungseigenschaften befindet, dem Genehmigenden, die Übermittlung an den Antragsteller zurückzusenden, damit dieser sie bearbeiten kann.

 

Wenn ein Genehmigender weitere Informationen von einem Antragsteller benötigt, kann er auf diese Funktion im Jotform Posteingang zugreifen. Klicken Sie einfach auf die vertikale Ellipse “Mehr” am oberen Rand des Bildschirms, wenn Sie die Antwort ansehen und wählen Sie Antworten.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem der Genehmigende seine Nachricht verfassen und an den Antragsteller senden kann. Wenn der Antragsteller den Antrag erneut einreicht, erhält der Genehmigende die Antwort erneut und kann sie direkt im Posteingang weiter bearbeiten, indem er auf den Link Antwort bearbeiten klickt.

Funktion: E-Mail-Anpassung

E-Mails sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Genehmigungs-Workflows; Benachrichtigungen helfen dabei, die zu erledigende Arbeit voranzutreiben. Aber nicht jede E-Mail-Nachricht hat den gleichen Zweck, und manchmal müssen Sie Ihre anpassen.

In Jotform Approvals können Eigentümer verschiedene E-Mails innerhalb des Workflows konfigurieren. Zunächst können Sie das Kernelement E-Mail senden anpassen, das Sie zu Ihrem Workflow hinzufügen. Mit diesem Element können Besitzer an jedem Punkt des Workflows eine E-Mail an eine beliebige Person senden. Sie können dieses Element über das Menü Elemente auf der linken Seite Ihres Canvas aufrufen. Sobald Sie dieses Element zu Ihrem Workflow hinzugefügt haben, klicken Sie darauf und wählen Sie das Briefumschlagsymbol.

Genehmigungsinhaber können den E-Mail-Betreff und den E-Mail-Inhalt anpassen und Formularfelder verwenden, um sowohl den E-Mail-Betreff als auch den E-Mail-Inhalt auszufüllen. 

Eigentümer können auch den Absendernamen und die Antwort-E-Mail ändern sowie die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben oder, für zusätzliche Flexibilität, E-Mail-Adressen aus dem Formular auswählen.

In Jotform Approvals kann der Besitzer des Flows auch E-Mails für Genehmigungsanfragen und Erinnerungs-E-Mails anpassen. Je nachdem, wer Ihre Genehmiger sind, können die E-Mails mit den Genehmigungsanfragen so viele oder so wenige Informationen enthalten, wie Sie möchten. Sie können auf dieses Feld im allgemeinen Abschnitt der Genehmigungseigenschaften zugreifen.

Nur eine bestimmte Person kann eine Anfrage genehmigen, es sei denn, der Formulareigentümer hat ihr die Möglichkeit gegeben, die Genehmigung neu zuzuweisen.

Genehmigungserinnerungs-E-Mails sind hilfreich, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitsablauf nicht ins Stocken gerät. Sie können bis zu drei Erinnerungen versenden und die Kadenz auf eine Stunde, einen Tag, eine Woche oder einen Monat nach Zuweisung einer Genehmigung festlegen. Sie können die Erinnerungs-E-Mail auch so anpassen, dass sie gerade genug Informationen enthält, um Ihren Genehmiger zum Weitermachen anzuregen.

Schließlich können die Eigentümer eine Datei an jede ihrer E-Mails anhängen und/oder ihren eigenen SMTP-Server anstelle des Servers von Jotform verwenden.

Funktion: Bedingte Logik

Wir haben bereits über die Möglichkeit der bedingten Verzweigung in Jotform Approvals gesprochen. Die bedingte Logik ist die Kraft unter der Haube Ihres automatisierten Workflows. Indem Sie die Bedingungen, die im Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens häufig auftreten, proaktiv festlegen, machen Sie den Prozess für alle Beteiligten effizienter – für die Genehmigenden, die Antragsteller und für Sie selbst als Eigentümer des Workflows.

Während Sie mit bedingten Verzweigungen mehrere Workflow-Pfade in Abhängigkeit von Bedingungen und Formulardaten erstellen können, können Sie mit der Wenn-Dann-Bedingung zwei vordefinierte Verzweigungen (wahr/falsch) auf der Grundlage der erfassten Daten erstellen. Klicken Sie auf das Element und dann auf das Zahnradsymbol auf der rechten Seite, um Ihre Wenn-Dann-Bedingung zu konfigurieren.

Besitzer eines Genehmigungsflows können ein Feld aus dem Formular auswählen und den Status für dieses Feld bestimmen, um eine “Wenn”-Anweisung zu erstellen. Anhand des folgenden Beispiels habe ich eine einfache wenn-dann-Bedingung erstellt, die nach einem bestimmten Wert in einer E-Mail sucht. 

Eigentümer können eine weitere “Wenn”-Anweisung hinzufügen, indem Sie auf das Symbol + drücken. Wenn es mehr als eine “Wenn”-Anweisung gibt, können die Besitzer wählen, ob alle oder nur eine der Regeln übereinstimmen sollen.

Funktion: Sequentielle und parallele Genehmigungen

Jotform Approvals ist so konzipiert, dass sowohl komplexe, mehrstufige Genehmigungen als auch einfache, einstufige Genehmigungsabläufe möglich sind. Formulareigentümer können sequenzielle Genehmigungen erstellen, indem sie einfach neue Genehmigungselemente zu ihren Abläufen hinzufügen.

Für parallele Genehmigungen, bei denen zwei oder mehr Genehmigende einen Schritt abschließen müssen, bevor sie den Ablauf fortsetzen, können Eigentümer Zweige verschiedener Genehmigungselemente über das Element Zweige zusammenführen zusammenführen. Dadurch werden getrennte Zweige zu einem Pfad zusammengeführt.

Funktion: Gruppengenehmigungen

Wenn Sie Genehmigungen von einem Team benötigen, können Sie diesen Prozess mit Gruppengenehmigungen optimieren. Anstatt mehrere Zweige für einzelne Genehmigende zu erstellen, können Sie mehrere Genehmigende zu einem Genehmigungselement hinzufügen. Dann können Sie die Abschlussregel festlegen, mit der der Workflow beendet wird, z. B. dass die Mehrheit Ihres Teams antworten muss.

Wenn Sie einen Jotform Enterprise Tarif nutzen, können Sie den Genehmigungsprozess mit Team Approvals noch effizienter gestalten. Fügen Sie einfach das Element Team Approval zu Ihrem Genehmigungsablauf hinzu und wählen Sie dann Ihr Team aus einer Dropdown-Liste im Eigenschaftenmenü aus.

Mit Jotform Posteingang und Jotform Tabellen können Sie auch die Antworten aller Beteiligten überprüfen und die Kontrolle über eine Genehmigung übernehmen.

Gruppenfreigaben eignen sich hervorragend für Situationen, in denen mehrere Kollegen mitreden müssen, z. B. bei der Prüfung von Anträgen oder der Beurteilung von Risiken.

Funktion: Genehmigen/Ablehnen ohne Anmeldung

Wir haben aus dem Feedback von Nutzern gelernt, dass es Fälle geben kann, in denen Ihre Genehmiger entweder keinen Zugang zu Jotform haben oder sich nicht für ein Jotform-Konto anmelden und dieses verwalten möchten. Genehmigende können Anfragen in Jotform Approvals auch dann genehmigen/ablehnen, wenn sie kein Jotform-Konto haben.

Anstatt alle Personen innerhalb des Workflows zu zwingen, sich bei Jotform anzumelden, kann der Eigentümer des Workflows die Option Anmeldung für Genehmiger erforderlich in den Genehmigungseigenschaften deaktivieren. Auf diese Weise können die Genehmigenden Anträge genehmigen/ablehnen, ohne sich bei Jotform anzumelden.

Die Genehmigenden erhalten eine E-Mail in ihrem nativen E-Mail-Client mit den Optionen zum Genehmigen oder Ablehnen oder anderen Optionen (im Falle mehrerer Ergebnisse).

Nach ihrer Auswahl werden die Genehmigenden aufgefordert, sich in ihr Konto einzuloggen, um die Antwort im Jotform Posteingang zu sehen. Wenn der Genehmigende kein Jotform-Konto hat, wird er zu einer Ansicht für die Antwort weitergeleitet, in der er die Aufgabe erledigen kann.

Funktion: Dynamische Genehmiger

Jotform Approvals macht es Ihnen leicht, den richtigen Genehmiger für einen bestimmten Workflow auszuwählen. Nachdem Sie auf Ihr Genehmigungselement geklickt haben, klicken Sie auf das Zahnradsymbol, das auf der rechten Seite erscheint. In den Genehmigungseigenschaften können Sie eine E-Mail-Adresse in das Feld Genehmiger eingeben, um Ihren Genehmiger festzulegen.

Genehmigungsinhaber können auch ein E-Mail-Feld im Formular auswählen, um einen Genehmiger zuzuweisen. Auf diese Weise wird die Person, deren E-Mail-Adresse der Antragsteller eingibt (z. B. die E-Mail-Adresse eines Managers), zum Genehmiger für diesen Vorgang. Zur Erinnerung: Sie können nicht mehr als einen Genehmigenden zuweisen.

Funktion: Jotform Tabellen

Was ist besser für die Erstellung eines Genehmigungs-Workflows als großartige Funktionalität? Wenn Ihr Genehmigungs-Workflow Teil einer größeren Lösung ist!

Jotform Approvals ist ein erstklassiges Angebot, das nahtlos mit Jotform Tabellen zusammenarbeitet und Ihnen eine zentrale Anlaufstelle für die Datenerfassung, die Erstellung von Genehmigungs-Workflows und die Verwaltung von Genehmigungen und Daten bietet.

Wir wissen, dass Genehmigungen nicht isoliert betrachtet werden können. Wir wissen auch, dass die Wahrscheinlichkeit von Fehlern im Prozess umso größer ist, je mehr Lösungen Sie zusammenfügen müssen, um Ihre Aufgaben zu erfüllen.

Durch die Synchronisierung von Jotform Approvals mit Jotform Tabellen helfen wir Ihnen, die Probleme bei der Organisation, Verwaltung und Zusammenarbeit zu lösen, die mit Genehmigungsworkflows einhergehen (d.h. Nachverfolgung des Genehmigungsprozesses, Unterstützung der Eigentümer bei der Bearbeitung und Verwaltung eingehender Anfragen, Sicherstellung von Maßnahmen durch einfache Benachrichtigungstools, Speicherung einer Datenbank mit vergangenen und aktuellen Genehmigungsanfragen und mehr).

Funktion: Hilfreiche Kleinigkeiten

Jotform Approvals ist vollgepackt mit der Art von Funktionen und Möglichkeiten, die Sie von einer marktführenden Lösung erwarten. Wir haben die meisten Funktionen aufgelistet, aber hier sind ein paar zusätzliche durchdachte Aspekte von Approvals, die Ihnen helfen werden, Ihren neuen Arbeitsablauf leichter zu navigieren.

• Vergrößern/Verkleinern: Mit den Schaltflächen unten links auf dem Bildschirm können Sie die Ansicht vergrößern und verkleinern bzw. den Inhalt an den Bildschirm anpassen. Wenn Sie einen Mac verwenden, können Sie auch die CMD-Taste drücken und durch Scrollen die Größe anpassen. Wenn Sie einen PC benutzen, drücken Sie die STRG-Taste und blättern Sie.
• Rückgängig und Wiederherstellen: Die Erstellung von Workflows kann manchmal schwierig sein. Keine Sorge, Genehmigungsinhaber können Aktionen in der Ansicht schnell rückgängig machen oder wiederherstellen, indem Sie auf die Schaltflächen Rückgängig und Wiederherstellen in der oberen linken Ecke des Bildschirms klicken. Wenn Sie einen Mac verwenden, können Sie CMD + Z zum Rückgängigmachen und CMD + Shift + Z zum Wiederherstellen verwenden (für PCs drücken Sie Strg + Z zum Rückgängigmachen und Strg + Y zum Wiederherstellen).

Die Erstellung von Genehmigungs-Workflows kann für Neulinge und erfahrene Profis gleichermaßen entmutigend sein. Für uns bei Jotform ist es wichtig, nützliche Produkte zu liefern, die Sie erfolgreich nutzen können.

Obwohl wir während der Entwicklung von Jotform Approvals eine Ahnung davon hatten, halfen uns unsere Nutzerinterviews dabei, herauszufinden, in welchen Branchen Genehmigungs-Workflows stark genutzt werden und wie sie eingesetzt werden. Indem wir mit unseren Anwendern gesprochen und die von ihnen erstellten Workflows visualisiert haben, haben wir Jotform Approvals leichter zugänglich gemacht.

Unser Team hat eine unglaubliche Menge an kostenlosen Workflow-Vorlagen (mehr als 110) erstellt, die nach Branchen und Anwendungsfällen kategorisiert sind – von der Genehmigung von Rechnungen bis hin zur Genehmigung neuer Mitarbeiter -, um Ihnen zu helfen, Ihren Genehmigungsprozess in Gang zu bringen. Das Beste daran ist, dass Sie diese Vorlagen so verwenden können, wie sie sind, oder sie speichern und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Hier finden Sie einige hilfreiche Vorlagen:

• Genehmigung von Urlaubsanträgen
• Genehmigungsverfahren für neue Mitarbeiter
• Genehmigung von Finanzhilfen
• Genehmigung von Änderungsanträgen
• Genehmigung von Bestellanforderungen
• Genehmigung des Budgets
• Genehmigung von Kilometergelderstattungen
• Medizinische Vorabgenehmigung
• Genehmigungsprozess für das Hinzufügen/Abbrechen von Kursen

Um diese Designs zu verwenden oder viele weitere zu entdecken, werfen Sie einen Blick in unsere umfangreiche Bibliothek mit Genehmigungsvorlagen – eine der besten in der Branche!

Die Fachleute von heute brauchen die Flexibilität, um zu arbeiten, wann, wo und auf welchem Gerät sie wollen. Jotform Approvals ermöglicht es Genehmigern, so zu arbeiten, wie es für sie am produktivsten ist. Genehmiger können die Jotform Mobile App verwenden, um Genehmigungsanfragen zu bearbeiten und unterwegs zu genehmigen oder abzulehnen. Und die Workflow-Besitzer können mit der mobilen App den Fortschritt des Workflows verfolgen.

Zusammen mit Jotform Tabellen und Posteingang bieten Ihnen Mobile Formulare und Jotform Approvals eine unvergleichliche Plattform für Ihre Anforderungen an Datenerfassung, Verwaltung, Workflow und Zusammenarbeit.

Genehmigungs-Workflows gibt es in allen Formen und Größen, Fähigkeiten und Komplexitäten. Wir haben Jotform Approvals so entwickelt, dass es die robustesten Workflows in großem Umfang bewältigen kann, aber dennoch einfache Genehmigungen in einem Schritt ermöglicht. Sie können sofort loslegen, aber wir wissen, dass es Fälle gibt, in denen Sie mehr Anleitung benötigen.

Egal, ob Sie wissen möchten, wie Sie einen Genehmigungs-Workflow einrichten, wie Sie Ihre Genehmigungsprozesse verfolgen oder wie Sie eine bedingte Verzweigung einrichten, wir haben alles für Sie.

Unsere Support-Anleitungen helfen Ihnen bei der Beantwortung wichtiger Fragen und bei der Entdeckung der Feinheiten, die Sie wissen müssen, um einen effektiven Workflow für Ihr Unternehmen zu erstellen. In Fällen, in denen mehr als eine Person Genehmigungs-Workflows erstellt, können Sie diese Leitfäden auch als Anleitung für die Erstellung von Workflows verwenden.

Jotform Approvals Hilfestellungen

• Was ist Jotform Approvals?
• Wie man einen Genehmigungsflow in Jotform erstellt
• Wie man ein Genehmigungselement in Jotform Approvals einrichtet
• Wie man Elemente in einem Jotform Genehmigungsflow hinzufügt und verbindet
• Wie man mehrstufige Genehmigungen in Jotform Approvals erstellt
• Wie man mit Jotform Approvals eine Gruppengenehmigung anfordert
• Wie man das Element Genehmigen & Unterschreiben in Jotform Approvals einrichtet
• Wie man das Berichtselement Genehmigung senden einrichtet
• Wie man ein Sende-Email-Element in Jotform Approvals einrichtet
• Wie man ein Wenn-Dann Bedingung Element in Jotform Approvals einrichtet
• Wie man ein Element für bedingte Verzweigungen mit Jotform Approvals einrichtet
• Wie können Sie Ihren Genehmigungs-Workflow freigeben oder veröffentlichen?
• Wie verfolgen Sie den Genehmigungsprozess in Jotform-Tabellen?
• Wie erledigen die Genehmigenden ihre Aufgaben?

Die Entwicklung von Jotform Approvals hat fast drei Jahre gedauert, vom Konzept bis zur Veröffentlichung des Produkts. Nach der Analyse von Zehntausenden von Formularen und ausführlichen Nutzerbefragungen, um die Prioritäten zu verstehen und zu kategorisieren, haben wir interne Workshops bei Jotform abgehalten, um die besten Möglichkeiten zu finden, diese Prioritäten zu nutzen und Jotform zu einem umfassenderen, ganzheitlichen Produkt für unsere Nutzer zu machen.

Zu den wichtigsten Nutzeranfragen gehörten Funktionen wie bedingte Pfade, das Zusammenführen von Daten aus mehreren Formularen, Benachrichtigungsauslöser und das Hinzufügen von Teammitgliedern zu Genehmigungsprozessen. Infolgedessen wurde ein Genehmigungs-Workflow zur obersten Priorität und zum besten Mittel, um unsere Benutzer zu unterstützen und das Ökosystem von Jotform aufzuwerten.

Im Rahmen von Nutzerinterviews entdeckten wir mehrere Faktoren, die uns bei der Entwicklung eines praktikablen Workflow-Produkts halfen. Dazu gehörten u. a. die Art der Genehmigungen, die Art der E-Mail- und Benachrichtigungsfunktionen und die von den Nutzern benötigten Genehmigungsfunktionen, wie z. B. die Funktion “Weitere Informationen anfordern”.

Erstellung eines benutzerfreundlichen Genehmigungs-Workflow-Produkts

Als es an der Zeit war, das eigentliche Produkt zu entwickeln, wussten wir, dass es von entscheidender Bedeutung sein würde, für Jotform Approvals eine Nutzererfahrung zu bieten, die dem gleichen Standard entspricht wie unser Formulargenerator. Daher haben wir uns bemüht, den Workflow-Besitzern die Möglichkeit zu geben, jederzeit Änderungen in ihren Genehmigungsabläufen vorzunehmen, sogar in den Genehmigungsabläufen, in denen Anfragen in Bearbeitung sind.

Um zu verhindern, dass Workflows bei laufenden Anfragen unterbrochen werden, haben wir einen Warnmechanismus im Formulargenerator implementiert und zeigen das Problem in Jotform Approvals, Posteingang, Jotform Tabellen und Jotform Mobile Formulare an, damit der Nutzer die Anfrage abbrechen oder neu beginnen kann.

Der Workflow Canvas ist frei von Einschränkungen. Dies erhöht die Nutzerfreundlichkeit und bedeutet, dass es für Genehmigungsinhaber einfacher ist, ihren Workflow so zu gestalten, wie es ihnen am besten passt, sei es durch das Zeichnen von Links, das Hinzufügen neuer Elemente oder das Verbinden von Elementen.

Jotform Approvals: Von unseren Nutzern, für unsere Nutzer

Seit 2020 haben Tausende von Kunden Jotform Approvals getestet und verwendet.

Dank Ihrer Zeit, Mühe und Zusammenarbeit haben wir drei wichtige Erkenntnisse gewonnen, die uns bei der Entwicklung des Produkts geholfen haben:

• Stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichen für die Genehmigung flexibel entscheiden können, ob sie von den Genehmigenden verlangen wollen, dass sie sich bei der Schnittstelle anmelden, um eine Aufgabe zu erledigen. In der Praxis haben manche Genehmiger keine große Anzahl von Aufgaben oder sie haben ihre Anmeldedaten vergessen.
• Erlauben Sie den Besitzern, Kommentare für die Genehmigenden zu aktivieren. Besonders in Fällen, in denen eine Anfrage abgelehnt wird, ist es hilfreich, dem Antragsteller etwas Kontext zu geben.
• Zu guter Letzt: Unsere Kunden sind sehr beschäftigt! Wenn Sie bis hierher gekommen sind, haben Sie wahrscheinlich das meiste gelernt, was Sie wissen müssen. Wenn Sie jedoch wenig Zeit haben, sehen Sie sich dieses kurze Video an, in dem die Grundlagen von Jotform Approvals gezeigt werden.

Spotlight Industrie

Wir haben festgestellt, dass zwar viele Branchen Genehmigungs-Workflows verwenden, Jotform Approvals jedoch nur für bestimmte Branchen geeignet ist.

Im Bereich der Personalabteilung benötigte einer unserer Kunden beispielsweise ein Genehmigungswerkzeug, das Änderungen des Stellenstatus automatisiert – wenn jemand eingestellt oder gekündigt wird oder die Abteilung wechselt. Diese Prozesse erfordern mehrere, oft aufeinanderfolgende Genehmigungen. 

Mit Funktionen wie dynamischen Genehmigern und bedingten Elementen ermöglicht Jotform Approvals unseren Kunden aus der Personalabteilung, auf einfache Weise Workflows zu erstellen, die Anfragen an den entsprechenden Vorgesetzten weiterleiten. In vielen Fällen bedeutet dies, dass umständliche papierbasierte Prozesse ersetzt werden und Sie Zeit gewinnen, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Im Bildungswesen benötigen Technologiemanager und Verwaltungsangestellte Genehmigungstools, die automatisierte Spesenabrechnungen und Kaufanträge für arbeitsbezogene Artikel oder berufliche Weiterbildung wie Konferenzen ermöglichen. Sie benötigen fehlerfreie Genehmigungsabläufe, die nicht abbrechen und es ihnen ermöglichen, die Genehmigenden anzustupsen und andere zu benachrichtigen, wenn diese vergessen haben, eine Genehmigung auszufüllen. Sie brauchen auch die Möglichkeit, E-Mail-Adressen für neue Mitarbeiter einzugeben.

Da Bildungseinrichtungen oft über begrenzte Budgets verfügen, ist es wichtig, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Funktionen wie parallele Genehmigungen mit Zusammenführung von Zweigstellen ermöglichen es unseren Kunden aus dem Bildungswesen, Workflows zu erstellen, in denen alle Genehmigenden den eingereichten Antrag gleichzeitig einsehen können, und alle Genehmigenden müssen den Schritt abschließen, bevor die Genehmigung oder Ablehnung weitergeht.

Wie jedes Produkt, das wir auf den Weg bringen, ist auch Jotform Approvals letztendlich ein Beweis für unsere unglaublichen Entwicklungs- und UX-Teams sowie für unsere Kunden und ihre Bereitschaft, ihre Zeit, Gedanken und Ideen zu teilen, um ein besseres Produkt zu schaffen.

Und es hört hier nicht auf. ? Mit der Hilfe unserer Nutzer wird Jotform Approvals sich weiter entwickeln, bis es eine unvergleichliche Funktionsflexibilität bietet.

Fazit 

Ein benutzerfreundlicher und flexibler Genehmigungs-Workflow ist unerlässlich, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und sicherzustellen, dass Anfragen und Aufgaben effizient bearbeitet werden. Wenn die Arbeit, die erledigt werden muss, ins Stocken gerät, weil jemand eine Anfrage nicht kennt, vergisst, sie zu bearbeiten, oder die Bearbeitung verzögert, leidet das gesamte Unternehmen.

Mit Jotform Approvals können Sie Workflows erstellen, mit denen Sie Aufgaben einfach, schnell und effizient bearbeiten können, so dass das Projektmanagement für Sie und Ihr Team ein Kinderspiel wird.

Jotform Approvals zeichnet sich durch die Verbindung mit einem systemeigenen, funktionsreichen Formulargenerator und einer Tabellenlösung aus, die organisatorische, kollaborative und mobile Funktionen zur Unterstützung Ihres gesamten Workflows bietet. Dieses System ermöglicht ein schnelleres Arbeiten und genauere Ergebnisse, als wenn Sie eine Lösung an eine andere anhängen müssten, um Ihre täglichen Aufgaben zu erledigen.

Jotform Approvals bietet spezielle Funktionen für Genehmigungsabläufe wie flexible Benachrichtigungen, Neuzuweisung, bedingte Logik, benutzerdefinierte Ergebnisse, dynamische Genehmiger, parallele Genehmigungen und mehr. Und das Beste ist, dass es auch für Neueinsteiger leicht zugänglich und einfach zu bedienen ist.

Sie profitieren von Vorteilen wie vereinfachten Prozessen mit automatischen E-Mails, konsistenten Informationen und Genehmigungen in Echtzeit, wenn Sie aus der Ferne oder von unterwegs arbeiten. Wenn Sie es noch nicht getan haben, automatisieren Sie noch heute Ihren Genehmigungsprozess mit Jotform Approvals!

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