Wie man papierlos wird

Sehr wenige Unternehmen sind komplett papierlos. Obwohl einige begonnen haben, die Prozesse, die Papier benötigen, zu reduzieren, gibt es immer noch Bereiche, in denen Papier nützlich oder sogar notwendig ist. 

Kein Unternehmen funktioniert in einer Blase. Wenn andere Unternehmen oder Kunden mit Papier arbeiten, kann es lange dauern, bis man eine papierlose Unternehmensstruktur einführt, während man gleichzeitig effektiv mit Außenpartnern kommuniziert. Gewisse Industrien nutzen mehr Papier als andere. In Fällen, wo Papierdokumentation die Norm ist, kann das Loswerden von Papier ein langer Prozess sein.

Wo begann die Idee eines papierlosen Büros? Komischerweise war die Idee Ihrer Zeit in Sachen Technologie weit voraus. Es wurde zum ersten Mal in einem Business Week Artikel namens “Das Büro der Zukunft” in 1975 erwähnt. 

Damals existierte die Technologie, umsetzbare Schritte in Richtung eines papierlosen Büros zu machen, noch nicht. Die Idee, persönliche als auch professionelle Geschäfte ohne Papier zu verrichten, war eine Vorhersage der Zukunft, welche durch die Erfindung des Computers entstand. Die Phrase “papierloses Büro” begann als Marketing-Slogan bevor es jemals zur Realität werden konnte. 

Moderne Büros haben die Möglichkeit, viel weniger Papier zu benutzen. Was überraschend ist, ist, dass wir, statistisch gesehen, viel mehr Papier nutzen. Unser Konsum als Gesellschaft ist viel höher, doch ein großer Teil davon ist auch einfach Verschwendung. 

Laut Angaben der U.S. Environmental Protection Agency, werden 45% des Papiers, das in einem Büro verwendet wird, innerhalb eines Tages weggeworfen. Wenn wir die Art, Information zu konsumieren, verändern, können sowohl Unternehmensressourcen gespart werden als auch die Umwelt verbessert werden. 

Ungefähr 80 Prozent aller Unternehmen sagen, dass Sie Ihren Papierkonsum verringern möchten. 

Ein papierloses Umfeld schaffen 

Wenn die meisten Firmen papierlos werden möchten und die Technologie vorhanden ist, warum vermehren sie ihren Papierkonsum? Die kurze Antwort ist, es ist einfacher. 

Ein papierloses Umfeld zu schaffen bedeutet, die Art, wie Ihr Unternehmen geführt wird, in großen und kleinen Aspekten zu ändern. Viele Mitarbeiter und Firmen machen Dinge einfach so, wie sie schon immer gemacht wurden, weil sie dann keinen Versuch, etwas zu ändern, tätigen müssen.  

Es zahlt sich jedoch in einer Hinsicht extrem aus, sich zu einem papierlosen Umfeld zu verpflichten. Sie geben weniger Geld für Papier und Druckutensilien aus. Sie können einiges an Equipment, das Ihr Unternehmen benutzt, loswerden. Sie können Platz sparen und Ihren Workflow optimieren. Sie sparen Zeit beim Erstellen und Organisieren von Dateien. Sie verbessern die Sicherheit Ihrer Dokumentation und haben besseren Zugriff auf nützliche Daten, die Ihre Operationen verbessern können. 

Das Schaffen eines papierlosen Umfeldes bedeutet, sich dazu zu verpflichten, die Prozesse, die Sie momentan nutzen, zu ändern. Es könnte auch wichtig sein, in neue Technologien zu investieren, die den Switch zu digital organisierter machen. 

Der erste Schritt ist zu beurteilen, wie Ihr Unternehmen momentan funktioniert, von oben bis unten. Sie werden vermutlich merken, dass sehr viel Papier eliminiert werden kann, selbst wenn Sie denken, dass Ihr Büro eher einem papierlosem Bürokonzept entspricht. Sobald Sie eine volle Beurteilung Ihres Papierkonsums haben, können Sie eine Strategie erstellen, um Prozesse zu eliminieren, die Papier benötigen. 

Was es bedeutet, zu Hause papierlos zu sein 

Viele Leute kennen die Idee eines papierlosen Arbeitsumfeldes. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, daran zu arbeiten, auch zu Hause papierlos zu sein? 

Wenn Sie Kinder im Schulalter haben, brauchen sie wahrscheinlich viel Papier für Hausaufgaben, selbst wenn einige Schulen sich von Papier entfernen, indem sie Laptops in den Stunden nutzen und Schüler ihre Aufgaben in Onlineportalen einreichen. 

Es gibt Aspekte des Familienlebens, in denen es vielleicht schwieriger ist, Papier komplett loszuwerden. Selbst wenn Sie ein komplett papierloses Zuhause nicht sofort in Realität umsetzen können, gibt es Schritte, die Sie tätigen können, um Papierkonsum noch heute zu minimieren. 

Vorteile eines papierlosen Zuhauses: 

• Weniger Durcheinander. Wenn Sie nicht gerade extrem organisiert sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Papier an den unterschiedlichsten Orten aufbewahren. Sie haben vielleicht Aktenschränke und Boxen alter Steuererklärungen und andere Papierdokumente. Die Chancen stehen gut, dass viele Ihrer Papierdokumente unnötig sind. 
• Weniger Müll. Denken Sie an all die Rechnungen, Flyer, Notizen aus der Schule und sonstige Papiere, die in Ihr Haus kommen. Sie können vieles davon loswerden, indem Sie zu E-Mail oder digitalen Rechnungen wechseln und E-Mail oder Telefonkommunikation von Schulen und anderen Organisationen, an denen Ihre Familie beteiligt ist, anfordern. 
• Bessere Organisation. Sie können E-Mail und Telefon-Erinnerungen zu Ihrem digitalen Kalender hinzufügen und Erinnerungen einrichten, sodass Sie Termine nicht verpassen. Wenn Sie wichtige juristische Dokumente digitalisiert lassen, bedeutet das, dass Sie sie speichern und sichern können, sodass Sie sich niemals Sorgen darüber machen müssen, sie im Fall eines Desasters zu verlieren. Es gibt viele Wege, Ihr Leben mit Ihrem Telefon oder anderen Geräten zu organisieren, die Ihnen Zeit sparen und die altmodischen Methoden, Events und To-do-Listen mit der Hand in einen Kalender oder Tagesplaner zu schreiben, ersetzen. 
• Besser für den Planeten. Selbst wenn Sie nicht extrem daran engagiert sind, die Umwelt zu schützen, ist die Verminderung von Papierkonsum ein unkomplizierter Schritt, den Sie machen können, der Ihnen auch persönlich helfen wird. Falls jede Person in den Vereinigten Staaten sich dazu verpflichten würde, ihren Papierkonsum zu vermindern und zu recyceln, würde es einen deutlichen Unterschied in Abholzung der Wälder und Verringerung des Mülls, den wir auf Mülldeponien bringen, machen. 

Vorteile eines papierlosen Homeoffices: 

• Kosteneinsparungen. Papier, Tinte und verschiedene Druckutensilien kosten Geld. Tatsächlich sind Tintenpatronen und Papier einige der höchsten Homeofficekosten. Das Vermindern der Menge an Papier, die Sie nutzen, wird Geld sparen. 
• Weniger Speicher. Wenn Sie Ihre Dateien digitalisieren und andere Maßnahmen tätigen, um Ihren Papierkonsum zu reduzieren, bedeutet das, dass Sie Platz sparen, den Sie sonst für Aktenschränke und Speicher brauchen würden. In einem Homeoffice ist Platz oft limitiert. Das ermöglicht es Ihnen, einen besseren Arbeitsplatz zu erstellen und das Aussehen Ihres Homeoffice zu verbessern. 
• Sauber und organisiert. In einem sauberen, angenehmen, organisierten Homeoffice zu arbeiten verbessert Ihre Produktivität und Stimmung. Wenn Sie Schritte tätigen, um die Menge an Papier zu reduzieren, die Sie benutzen, bedeutet das, dass Sie weniger Durcheinander haben, das Sie ordnen müssen. 
• Verbesserte Effizienz. Mehr Zeit wird dafür verschwendet, Papierdateien zu suchen, als es dauert, sie zu erstellen. Wenn Sie ein digitales oder Cloud Format nutzen, werden Sie die Dokumente, die Sie brauchen, in einem Bruchteil der Zeit finden. 

Was es bedeutet, am Arbeitsplatz papierlos zu arbeiten 

Papierlose Büros nutzen häufig digitale Mittel für die interne und externe Korrespondenz. Notizen können per E-Mail oder über ein Arbeitsportal verschickt werden. Unternehmen können auch über mobile Geräte und cloudbasierte Programme oder interne Plattformen kommunizieren. Mitarbeiter können Geräte zu Besprechungen mitbringen, um sich digital Notizen zu machen. Wenn Unterschriften erforderlich sind, entscheiden sich viele Unternehmen für ausfüllbare PDF-Dateien und elektronische Unterschriften. 

Unternehmen, die mit externen Anbietern oder Partnern zusammenarbeiten, die für ihre Geschäftsprozesse auf Papier angewiesen sind, können diese Informationen mit internen Methoden wie dem Scannen digitalisieren. Wenn möglich, können sie diese Papierkopien recyceln. 

Die papierlosen Möglichkeiten erstrecken sich auch auf die Abteilung Rechnungswesen und Rechnungsprüfung. Viele Unternehmen entscheiden sich heute für die direkte Einzahlung der Löhne und Gehälter sowie für die elektronische Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen.

Ideen für ein papierloses Büro 

Die Schaffung eines papierlosen Büros ist ein langfristiger Prozess. Neue Technologien verbessern die Arbeitsabläufe und ersetzen überholte Modelle. Aber es geht nicht nur darum, die Technologie zu haben, um das Büro papierlos zu machen. Die Mitarbeiter sind möglicherweise zurückhaltend, wenn es darum geht, neue Prozesse zu übernehmen. Um sicherzustellen, dass Ihre Strategie für ein papierloses Büro greift, müssen Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Mitarbeiter zu motivieren. 

Im Folgenden finden Sie einige Ideen, wie Sie eine erfolgreiche Strategie für das papierlose Büro entwickeln können: 

• Schaffen Sie eine büroweite, umweltfreundliche Initiative. Der Umweltschutz ist zwar nicht der einzige Grund für die Umstellung auf papierloses Arbeiten, aber er ist eine gute Sache, in die viele Ihrer Mitarbeiter investieren können. Bewerten Sie Ihre derzeitigen Protokolle in Bezug auf Energieeinsparungen und Recycling und stellen Sie Schulungsmaterial zur Verfügung, damit die Mitarbeiter die Auswirkungen eines verantwortungsvolleren Papierverbrauchs verstehen. Machen Sie Ihre umweltfreundliche Initiative zu einer unternehmensweiten Verpflichtung. 
• Reduzieren Sie die Nutzung von Bürogeräten wie Kopierern und Druckern. Es ist vielleicht nicht praktikabel, den Kopierer abzuschaffen und einfach das Papier zu verbieten. Es wird zweifellos einige Situationen geben, in denen eine gedruckte Kopie eines Dokuments notwendig ist. Aber Sie können einen Zeitplan für die Nutzung von Bürogeräten aufstellen oder die Anzahl der verwendeten Geräte reduzieren. 
• Kommunizieren Sie offen mit den verschiedenen Generationen von Mitarbeitern. Jüngere Generationen (Millennials und Generation Y) sind von Natur aus eher geneigt, papierlos zu arbeiten. Sie sind daran gewöhnt, Informationen über einen Bildschirm zu lesen und zu verbreiten, und sind es gewohnt, die meiste Zeit über Geräte zu benutzen. Angehörige der Generation X können je nach Nutzung der Technologie ebenso gut damit umgehen. Einige Mitglieder der Generation X und der Babyboomer werden jedoch zögern, Papier vollständig abzuschaffen, da sie befürchten, dass ihr Workflow dadurch unterbrochen wird. Sprechen Sie mit ihnen ehrlich über ihre Bedenken und schlagen Sie alternative Lösungen vor, um die Abschaffung von Papier zu unterstützen. 
• Schaffen Sie Faxgeräte ab. Wenn Ihr Unternehmen noch ein Faxgerät verwendet, ist es an der Zeit, es abzuschaffen. Viele Unternehmen haben keine Faxgeräte mehr, und es ist einfach, von Faxen auf E-Mails oder sogar SMS umzusteigen oder über das Internet zu faxen. 
• Entwickeln Sie ein Recycling-Protokoll. Wenn Sie Schritte in Richtung papierloser Prozesse unternehmen, wird die Papiermenge in Ihrem Büro nicht sofort verschwinden. Stellen Sie Recycling-Behälter im Büro auf, damit die Mitarbeiter Gegenstände, die keine privaten oder vertraulichen Informationen enthalten, problemlos recyceln können. 
• Holen Sie sich die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter. Der Erfolg einer jeden Strategie hängt von der Einhaltung der Vorschriften ab. Wenn Sie Initiativen zum papierlosen Arbeiten starten oder weitere Prozesse in Ihre Gesamtstrategie aufnehmen, machen Sie diese für alle Mitarbeiter verbindlich. Einige Mitarbeiter werden sich nur ungern in neue Systeme einarbeiten oder ihre Workflows durch ein neues Verfahren unterbrechen. Wenn Sie die Einführung verpflichtend machen und mit den Mitarbeitern über ihre Bedenken sprechen, stellen Sie sicher, dass es sich nicht um eine gute Idee handelt, die nie umgesetzt wurde. 

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, papierlos zu werden. Ihre Strategie sollte Ihr Büro, Ihre Mitarbeiter und die Prozesse, die die Produktivität vorantreiben, berücksichtigen. In größeren Unternehmen ist es oft hilfreich, die Teammitglieder in die Planungsphase einzubeziehen. Die Mitarbeiter kennen die täglichen Abläufe besser als Außenstehende oder sogar hochrangige Führungskräfte, sodass es hilfreich ist, ihre Gedanken bei der Planung zu berücksichtigen. 

Beginnen Sie damit, Ihren derzeitigen Workflow zu bewerten. Beziehen Sie ein Team von Mitarbeitern in die Bewertung ein. Sie können das Projekt auch auslagern, um eine unvoreingenommene Meinung über Ihren aktuellen Workflow zu erhalten. Vergessen Sie nicht, Ihre Analysen zu nutzen – achten Sie auf die Dinge, die den Kundenservice und die Produktivität beeinträchtigen. 

Sobald Sie verstehen, wie Ihre momentanen Abläufe funktionieren, erstellen Sie eine Liste aller Arten, wie Sie Papier nutzen und überlegen Sie sich Alternativen. 

Die meisten Menschen unterschätzen die Menge an Papier, die sie nutzen. Es ist nicht nur formelle Arbeitsdokumentation. Sie nutzen vielleicht Tagesplaner oder Kalender, Post-its und Notizblöcke. Papierlos zu werden sollte für die meisten Unternehmen kein sofortiger Wechsel sein, da es die Art und Weise, wie Mitarbeiter arbeiten und mit Außenstehenden, die vielleicht noch von Papier abhängen, kollaborieren, einschränken kann. 

Der Prozess, papierlos zu werden 

Falls Ihr Unternehmen älter als ein paar Jahre ist und Sie sich auf traditionelle Papierdokumentation für einen Großteil Ihres Workflows verlassen haben, scheint das Konzept, papierlos zu werden, wahrscheinlich wie eine riesige Sache. 

Das ist vermutlich das größte Hindernis, das Unternehmen davon abhält, sich zu besseren technischen Optionen zu verpflichten. Sie denken darüber nach, was mit Ihren Aufzeichnungen passieren wird. Wie werden Sie Mitarbeiter schulen? Wie viel wird die neue Technologie kosten? Werden ihre Cybersecurity-Risiken größer als die Kosten der Papierproduktion sein? 

Veränderung kann ein sehr unheimlicher Vorschlag sein, da Sie sicherstellen müssen, dass sich die Kapitalrendite auszahlen. Es gibt immer Fragen darüber, wie ein neues System tatsächlich funktionieren wird, vor allem, wenn die momentanen Papierprozesse die Arbeit erledigen. Viele Firmen wollen einfach nicht die Zeit und das Geld investieren, um ein System, das funktioniert, zu ändern, obwohl diese Veränderung Ersparnisse und bessere Effizienz verspricht. 

Wenn Sie in Betracht ziehen, wie man bei der Arbeit papierlos wird, erinnern Sie sich daran, dass Sie nicht jeden Papierprozess sofort loswerden müssen. Wenn Sie versuchen, alle Aufgaben, die Sie brauchen, um komplett papierlos zu werden, auf einmal anzugehen, wird es unmöglich erscheinen. 

Im Büro papierlos zu werden ist wie jede Lifestyle-Veränderung – teilen Sie es in verschiedene Aufgaben auf und legen Sie einen Zeitplan fest, um diese Ziele zu erreichen. Sie müssen auch nicht das gesamte Papier aus Ihrem Büro entfernen. Die Optimierung einiger Prozesse und die Verringerung Ihrer Papierabhängigkeit sind ein klarer Schritt in die richtige Richtung, der Geld spart und die Effizienz steigert. 

Verschiedene Möglichkeiten, papierlos zu werden

Wenn Sie den Prozess in einzelne Schritte untergliedern, wird er viel einfacher zu handhaben. Mit jeder positiven Veränderung, die Ihr Unternehmen vornimmt, wird die Herausforderung leichter zu bewältigen sein. Und in Zukunft können Sie sich für neue digitale Technologien entscheiden, die ohne Papier auskommen. 

Hier sind ein paar papierlose Optionen: 

• Online-Formulare. Anstatt Daten mit Papierformularen zu erfassen, verwenden Sie einen Online-Formulargenerator wie Jotform. Sie können digitale Formulare für die Verwendung mit internen und externen Zielgruppen anpassen. 
• Cloud-Speicher. Dies ist heute wahrscheinlich eine der beliebtesten Optionen, da sie es allen Teammitgliedern ermöglicht, auf dem Laufenden zu bleiben und in Echtzeit über die gleichen Informationen zu verfügen. Es bedeutet auch, dass Ihre digitalen Dateien außerhalb Ihres Büros gespeichert werden. Sie können von überall auf der Welt auf sie zugreifen, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen. 
• Scanner. Wenn Sie viele Unterlagen übertragen müssen oder wenn Sie viel Papier von externen Unternehmen erhalten, sollten Sie einen guten Scanner mieten oder kaufen. Heute gibt es sogar Apps, mit denen einzelne Mitarbeiter bei Bedarf Papierdokumente einscannen und an einem geeigneten Ort speichern können.
• Nutzen Sie Geräte für Besprechungen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Laptops, Tablets und Mobiltelefone für Besprechungen und andere Situationen zu nutzen, in denen sie Notizen machen müssen. Sie können auch von Handouts in Papierform auf digitale Dateien umsteigen, die jedem Teammitglied im Voraus per E-Mail zugeschickt werden. 
• Fördern Sie die Verwendung von Apps für die Erstellung von Notizen. Die meisten Unternehmen verbrauchen sehr viel Papier in Form von Post-it Notizen und Notizblöcken. Es gibt die Theorie, dass Menschen Informationen besser lernen, wenn sie sie mit der Hand schreiben, und wir empfehlen nicht, das Anfertigen von physischen Notizen zu verbieten. Manche Mitarbeiter können sogar besser brainstormen, wenn sie herumkritzeln. Es kann sich lohnen, einen Kompromiss einzugehen, damit die kreativen Prozesse der Mitarbeiter auf Hochtouren laufen können. Andere Mitarbeiter werden die Möglichkeit nutzen, ihre Notizen vollständig zu digitalisieren, indem sie Apps auf ihren Handys oder anderen Geräten verwenden. 
• Umstellung auf elektronische Signaturen. Es gibt keinen rechtlichen Grund mehr, Papierdokumente mit handschriftlichen Unterschriften zu verlangen. Eine elektronische Unterschrift ist rechtsverbindlich. Anstatt Verträge an jede Partei zu faxen oder zu mailen und darauf zu warten, dass sie den Vertrag unterschreibt, einscannt und per E-Mail zurückschickt, oder noch schlimmer, das Dokument auszudrucken, zu unterschreiben und per Post zurückzuschicken, können digitale Dokumente innerhalb weniger Minuten per E-Mail verschickt, ausgefüllt, zurückgeschickt und gespeichert werden. 
• Verwenden Sie elektronische Rechnungen. Die meisten Ihrer Lieferanten bieten Ihnen die Möglichkeit, zu elektronischen Rechnungen zu wechseln. Die Rechnungen können per E-Mail an Ihre Kreditoren- und Steuerabteilung geschickt werden, und die Zahlung kann online erfolgen, sodass Sie keine Papierrechnungen mehr verschicken und keine Schecks mehr ausstellen müssen. 
• Stellen Sie digitale Quittungen aus. Wenn Sie Ihren Kunden im Rahmen Ihres Geschäftsmodells Quittungen ausstellen müssen, ist die Umstellung auf digitale Quittungen eine hervorragende Option. So können Ihr Unternehmen und Ihre Kunden auf einfache Weise alle Belege speichern, ohne Papier zu verschwenden. 

Wie man zu Hause papierlos wird 

Ein großer Vorteil des papierlosen Zuhauses besteht darin, dass es Ihnen hilft, unnötiges Durcheinander zu beseitigen und Ihr Haus besser zu organisieren. Papier ist eines der größten Hindernisse für die Organisation zu Hause – von einer Flut von Junk-Mail bis hin zu all den verschiedenen Papieren, die Kinder aus der Schule und Erwachsene von der Arbeit mitbringen. 

Ähnlich wie bei der Umstellung auf papierloses Arbeiten im Büro sollten Sie sich eine Strategie überlegen, wie Sie mit all dem Papier, das Sie haben, umgehen. Es mag Dinge geben, die Sie gerne in Papierform aufbewahren möchten, und das ist auch gut so. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten muss kein Alles-oder-Nichts-Vorschlag sein. Schon die Verringerung der Papiermenge, die Sie anhäufen und verwenden, ist ein Schritt in die richtige Richtung. 

Tipps für papierloses Arbeiten zu Hause: 

• Streichen Sie sich aus Verteilerlisten. Gehen Sie zur FTC und melden Sie sich von den Mailinglisten ab, die Ihren Briefkasten mit so viel Müll füllen. Sie können auch einen Dienst in Anspruch nehmen, um die Menge an Papier, die täglich in Ihrem Briefkasten landet, zu reduzieren. 
• Legen Sie eine Zeit zum Aufräumen fest. Die meisten von uns haben Akten oder Kisten mit Akten zu Hause. Vielleicht haben Sie auch Stapel von Papier, die Sie in Schränke und Schubladen geschoben haben. Wo auch immer sich Ihre Unordnung befindet, legen Sie eine Zeit fest, in der Sie sie durchgehen und ausmisten. Sie müssen nicht alles an einem Tag erledigen. Nehmen Sie sich jeden Tag 20 Minuten Zeit, um durchzugehen, was Sie können. Wenn Sie das jeden Tag tun, werden Sie schließlich alle überflüssigen Papiere ausrangieren. 
• Scannen Sie Dokumente. Digitale Dateien ermöglichen es Ihnen, eine große Menge an Informationen zu speichern, ohne physischen Platz zu beanspruchen. Sie können Ihre wichtigen Dokumente in einer anderen Datei sichern, sodass Sie nie befürchten müssen, sie ganz zu verlieren. Wenn Sie keinen Scanner haben, können Sie auch mit Ihrem Handy Fotos machen und diese auf Ihrem Computer oder einem digitalen Laufwerk speichern. 
• Kataloge abbestellen. Kataloge verbrauchen viel Papier und Platz. Wahrscheinlich brauchen Sie sie auch gar nicht, weil Sie die gleichen Produkte auch online auf der Website des Geschäfts sehen können. 
• Melden Sie sich für die elektronische Rechnungsstellung an. Die meisten Kreditkarten- und Nebenkostenunternehmen bieten elektronische Rechnungen an. Dann können Sie Ihre Rechnung per E-Mail erhalten und online bezahlen. 
• Recyceln. Finden Sie heraus, was Sie recyceln können und was nicht, und machen Sie es sich zur Gewohnheit, alles zu recyceln, was möglich ist. 
• Gehen Sie alle Post sofort durch. Gewöhnen Sie sich nicht an, die Post auf den Tisch zu legen, um sie später durchzusehen. Nehmen Sie sich stattdessen ein paar Minuten Zeit, um die Post durchzusehen, sobald sie bei Ihnen ankommt, und sortieren Sie Junk-Post aus und geben Sie den Dingen, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen, Priorität. 
• Wechseln Sie zu digitalen Abonnements. Wenn Sie einen E-Reader haben, können Sie wahrscheinlich auf die meisten Ihrer Lieblingszeitschriften digital zugreifen. So erhalten Sie immer noch den gleichen Inhalt, müssen aber keine physischen Zeitschriften mehr entsorgen, nachdem Sie sie gelesen haben. 

Empfohlene Schritte, um papierlos zu werden

Wenn Sie daran interessiert sind, zu Hause, am Arbeitsplatz oder in beiden Bereichen papierlos zu arbeiten, sollten Sie zunächst feststellen, wo Sie am meisten Papier verwenden und akkumulieren. Die meisten Unternehmen und Personen werden nicht in der Lage sein, Papier über Nacht vollständig abzuschaffen. Wenn Sie sich aber an die einzelnen Schritte halten, können Sie sich angewöhnen, weniger Papier zu verwenden. Sie werden Geld sparen und effizienter sein. 

Jedes Unternehmen und jeder Haushalt ist zwar anders, doch hier sind einige allgemeine Schritte, die Ihnen einen Überblick darüber geben, wie Sie Ihre eigene Strategie entwerfen können: 

1. Beginnen Sie mit einer umfassenden Bewertung. Einen Prozess, den Sie nicht verstehen, können Sie nicht verbessern. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen führen, ein großes Unternehmen leiten oder versuchen, Ihren Fünf-Personen-Haushalt zu organisieren, beginnen Sie damit, jeden Bereich Ihrer Organisation zu untersuchen und zu notieren, wie Papier verwendet wird. 
2. Entwickeln Sie eine Strategie zur Verbesserung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Strategie angehen können. Sie können sich dafür entscheiden, zunächst kleine Änderungen vorzunehmen, wie z.B. die Umstellung auf digitale Zeitschriften oder die Umstellung auf elektronische Rechnungen. Sie können sich auf Bereiche konzentrieren, in denen die Rationalisierung des Prozesses den Kundenservice und die Organisation verbessert. Wen Sie versuchen, dem Finanzvorstand oder anderen Finanzmitarbeitern die Idee der papierlosen Umstellung zu verkaufen, ist es am besten, die Rentabilität der papierlosen Umstellung aufzuzeigen, da dies die Kosten und den Schulungsaufwand rechtfertigt. 
3. Holen Sie Ihre Mitarbeiter an Board. Die Umstellung von Prozessen kann für Mitarbeiter entmutigend sein, da sie eine Umschulung erfordert. Es ist wichtig, dass Sie die Umstellung auf papierloses Arbeiten gründlich erklären und Schulungsmaterial bereitstellen, damit die Mitarbeiter verstehen, was für das Unternehmen, die Umwelt und sie selbst auf dem Spiel steht. 
4. Machen Sie jede neue Initiative zur Pflicht. Ein Problem, mit dem viele Unternehmen bei der Einführung eines neuen Systems konfrontiert werden, ist, dass es nicht von allen Mitarbeitern genutzt wird. Wenn Sie z.B. in Softwarelösungen zur Verwaltung Ihrer Dokumentation investieren, werden Sie nicht den besten ROI aus dieser Investition erzielen, wenn Ihre Mitarbeiter die Software nicht in vollem Umfang nutzen. Neue Prozesse können nicht nur als Option angeboten werden. Sie müssen zu unternehmensweiten Protokollen werden, wenn Sie ihre Vorteile voll ausschöpfen wollen. 
5. Analysieren Sie Ihre Ergebnisse. Wenn Sie sich zu diesen Änderungen verpflichten, sollten Sie Berichte erstellen und analysieren, wie gut Ihre Initiativen das Funktionieren Ihres Unternehmens insgesamt verbessern. Ihre Erfolge werden Sie dazu inspirieren, noch bessere Initiativen zu starten, und wenn Sie sehen, wo Sie sich verbessern können, können Sie den Prozess optimieren und die Produktivität steigern. 

Es gibt zahlreiche Gründe, papierlos zu werden und die Nachteile sind minimal. Wenn Sie sich darauf konzentrieren, Ihren Papierverbrauch zu minimieren und nicht das Ideal zu verfolgen, Papier komplett abzuschaffen, gibt es keinen wirklichen Nachteil. 

Wenn Ihre Mitarbeiter besser mit handgeschriebenen Notizen arbeiten, sollten Sie ihnen die Möglichkeit geben, ihre eigenen Vorlieben zu berücksichtigen. Wenn Sie einen großen Kalender in der Küche bevorzugen, um Ihren Terminkalender zu Hause aufzubewahren, können Sie das tun. Sie müssen sich nicht für jede mögliche papierlose Alternative entscheiden. Wenn Sie sich für die Maßnahmen entscheiden, die für Ihr Unternehmen, Ihren Haushalt und Ihre Produktivität am sinnvollsten sind, können Sie einen positiven Schritt in Richtung Papierlosigkeit machen. 

Die Bedeutung, papierlos zu werden 

Die Umwelt spielt bei der Umstellung zu papierlos sicherlich eine Rolle. Nach Angaben der EPA ist die Papierindustrie in den USA der zweitgrößte Energieverbraucher des Landes. Sie trägt nicht nur zur Abholzung der Wälder bei, sondern setzt während des Produktionsprozesses auch Schadstoffe in die Umwelt frei. Hinzu kommen die Nebeneffekte des Papierverbrauchs. Der Transport von Papierprodukten zum Markt erfordert Treibstoff und auch die Verwendung von Tintenpatronen und anderen Druckgeräten hat Auswirkungen auf die Umwelt. 

Themen bezüglich der Umwelt sollten uns allen ein Anliegen sein, aber die Umstellung auf ein papierloses Büro kann Ihnen auch helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Technologie verbessert die Geschwindigkeit, mit der wir Informationen konsumieren und verbreiten können, rapide. Papieroptionen veralten schnell. Wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt, ist es wichtig, produktivere Kommunikationsmittel einzusetzen. 

Gründe, papierlos zu werden 

Warum sollten Sie papierlos werden? 

• Es ist umweltfreundlicher. Jedes Unternehmen und jede Person kann den Energieverbrauch senken, indem es die Art und Weise, wie es Papier verwendet, ein wenig ändert. 
• Umweltfreundlichkeit ist ein Verkaufsargument. Sie können die Tatsache, dass Ihr Unternehmen grüne Initiativen ergreift und papierlos arbeitet, als Teil Ihrer Marketingstrategie bewerben. 
• Es verbessert die Produktivität. Digitale Lösungen ermöglichen einen optimierten Workflow, der die Produktivität erhöht. Dokumente können einfach geteilt und aktualisiert werden, ohne dass Informationen, die in Papierform vorliegen, übertragen werden müssen.  
• Es verbessert den Kundenservice. Durch den verbesserten Zugang zu Informationen können Ihre Kundendienstmitarbeiter einfach und schnell auf Kundendaten zugreifen und Probleme lösen. 
• Es reduziert die Kosten für Büromaterial. Ein geringerer Papierverbrauch bedeutet, dass Sie weniger Druck- und Utensilien-Kosten haben. 
• Es reduziert die Suchzeit. Papierdokumente sind oft schwer auffindbar und es wird mehr Zeit damit verwendet, sie zu finden, als die Informationen zu nutzen, wenn sie einmal gefunden sind. Digitale Lösungen bedeuten, dass Ihre Mitarbeiter auf ihrem Computer oder Gerät Zugriff auf alle benötigten Dokumente haben. 
• Es schützt Dokumente im Fall einer Katastrophe. Papierkopien müssen physisch aufbewahrt werden, entweder vor Ort oder anderswo. Im Falle eines Brandes, Raubes oder einer Naturkatastrophe wären diese Dokumente für immer verloren. In der Cloud gespeicherte oder auf andere Weise gesicherte Dokumente sind geschützt, egal, was in Ihrem Büro oder an Ihrem Speicherort passiert. 
• Es ist sicherer. Viele Menschen machen sich Sorgen um die Cybersecurity, wenn sie den Umstieg auf digitale Unterlagen erwägen. Natürlich muss Ihr Unternehmen ein solides Sicherheitsprotokoll verwenden, aber die Wahrheit ist, dass Sie mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem bessere Zugriffsprotokolle zum Schutz Ihrer Daten festlegen können. 
• Es verbessert die Büroorganisation und reduziert Unordnung. Die Umstellung auf papierlose Lösungen ermöglicht es Ihnen, Dateien loszuwerden, die wertvollen Platz verbrauchen und Geld kosten. Es bedeutet auch, dass es im Büro weniger Unordnung gibt. 

Vorteile papierlos zu werden 

Die Vorteile papierloser Büroabläufe erstrecken sich auf alle Bereiche der Produktivität und Organisation in Ihrem Unternehmen. Wir haben bereits ausführlich über die Gründe für eine papierlose Arbeitsweise, die Arbeitsabläufe im Büro und die Produktivität gesprochen. Nun werden wir einige aktuelle Statistiken besprechen, um Kosteneinsparungen und andere Vorteile des papierlosen Büros aufzuzeigen: 

• Über 50% der Bürofläche wird für Akten und Speicher verwendet. Die Umstellung auf einen papierlosen Workflow bedeutet, dass Sie doppelt so viel Platz haben werden, den Sie produktiver nutzen können. 
• Papierlose Büros sparen $80 pro Mitarbeiter pro Jahr. Das hört sich vielleicht nicht nach viel an, aber es kann sich summieren. 
• Es kostet ungefähr $20, ein Dokument abzulegen. In diesem Betrag ist die Zeit mit eingerechnet, die ein Mitarbeiter dafür benötigt, ein Dokument durch seinen Lebenszyklus hinweg abzulegen und wiederzufinden. 
• Falsch abgelegte Dokumente kosten Unternehmen Zeit. Laut Gartner kosten verlorene und fehlende Dokumente Unternehmen vier Wochen pro Jahr. 
• Mehr als 70% der Unternehmen würden im Falle eines katastrophalen Dokumentenverlustes in Konkurs gehen. Digitale Optionen, um Dokumente zu speichern und zu sichern sind Papierdokumentation überlegen, da Überflutungen, Feuer und Tornados Ihre Datenbank nicht auslöschen können, wenn sie in der Cloud ist. 

Es gab noch nie eine bessere Zeit als jetzt, um sich dazu zu verpflichten, seinen Papierkonsum zu reduzieren. Papierlose Bürolösungen gibt es im Übermaß und es gibt viele großartige Alternativen zu traditionellen Ablegemethoden, die Ihnen dabei helfen können, Daten zu erfassen und zu verstehen. 

Ein anderer toller Vorteil einiger der digitalen Lösungen ist, dass Sie Querverweise und Berichte zu verschiedenen Aspekten der gesammelten Information erstellen können, um ein umfassenderes Bild des Zustands Ihres Unternehmens als Ganzes und verschiedener Aspekte Ihrer Leistung zu erhalten. Wenn Sie zum Beispiel Informationen über Jotform erfassen, können Sie Ihre Eingaben in verschiedenen Formaten anzeigen und schnell auf Analysen und Berichte zugreifen. Der Versuch, dieses Level der Analyse mit Papierdokumentation zu erreichen, würde viele Stunden intensiver Personalarbeit bedeuten. 

Es gibt Lösungen, alle Aspekte Ihres Unternehmens unterzubringen, die Sie digitalisieren möchten. Wenn Sie aufhören möchten, Post-it Notizen und Notizblöcke zu verwenden, gibt es eine Vielzahl an Apps, die Sie auf Ihrem Tablet oder Mobilgerät verwenden können, mit denen Sie Notizen machen können oder sogar Notizen zu Ihren Firmen-Handouts hinzufügen können. Wenn Sie all Ihre Kundendaten digitalisieren möchten, gibt es viele großartig bewertete Dokumentmanagementsysteme, aus denen Sie auswählen können. 

Momentan gibt es Technologie, um papierlose Lösungen für jede einzelne Aufgabe zu finden. Obwohl wir es nicht empfehlen, Papier komplett loszuwerden, können Sie ganz einfach papierlose Bürotools nutzen, um sich langsam in diese Richtung zu bewegen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. 

Papierlose Apps 

Es gibt Apps für papierlose Arbeitsplätze für jedes Gerät. Einige davon sind kostenlos und können als firmenweite Initiativen eingeführt werden. Es gibt auch einige großartige Apps, die Sie zur Nutzung in Ihrem Unternehmen erwerben können. 

• Google Drive. Diese kostenlose App ermöglicht es Ihnen, alle möglichen Dateiformate auf Ihrem Drive oder dem Drive eines Unternehmens zu speichern und mit anderen zu teilen. 
• Dropbox. Dropbox hat sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Optionen, je nachdem, wie viel Speicherplatz Sie brauchen. Sie können die App auf jedes Gerät hochladen, um auf Ihre Dokumente von überall aus zugreifen zu können und Sie können anderen erlauben, auf Ihre Dropbox-Ordner zuzugreifen oder Dateien via Dropbox zu senden. 
• Evernote. Diese App ermöglicht es Ihnen, alle möglichen Arten von Notizen, von Rechnungen bis hin zu handgeschrieben Kritzeleien, zu speichern. 
• Kindle. Sie können jeden E-Reader wählen, aber Kindle ist ein gutes Beispiel. Es ermöglicht Ihnen, Bücher oder sogar eine volle Bibliothek auf ein praktisches Gerät hochzuladen und Sie können Ihre Magazin-Abonnements auf digital umstellen und auf dem E-Reader lesen. 
• Adobe Reader und EchoSign. Mit Adobe’s Apps können Sie mit PDFs arbeiten, Notizen darauf machen und sogar Unterschriften zu wichtigen Verträgen und Dokumentation hinzufügen. 
• CamCard. Mit dieser App können Sie das Meiste aus Ihren Networking-Events holen, indem Sie alle Visitenkarten, die Sie sammeln, digital speichern und benutzen können. 
• Mobile Handykamera. Egal, welchen Handyanbieter Sie nutzen, Sie haben vermutlich eine ziemlich gute Kamera. Sie können klare Fotos von jedem Dokument machen, das Sie speichern wollen und sie auf Ihren Computer hochladen oder sich selbst per E-Mail senden. 

Papierlose Tools und Technologien

Die meisten digitalen Tools und Software, die Sie täglich benutzen, sind dafür ausgerichtet, Ihr Unternehmen von Papier zu digitalisieren. Da Dokumente nicht mehr auf einer Schreibmaschine erstellt werden, existieren sie schon zu Beginn digital. Sogar Menschen, die am Bau arbeiten, können tolle Software finden, um Entwürfe, die ebenfalls oft mit Computer Software erstellt werden, zu verwalten und zu organisieren. 

Hier sind ein paar Beispiele papierloser Technologie, die Sie nutzen können, um in der digitalen Welt Fuß zu fassen: 

• Scanner. Scanner sind keine große Investition mehr, solange Sie keinen Scanner für Massenscans kaufen. Sie können ganz einfach Scanning-Apps für jedes Gerät finden, das Sie nutzen, einschließlich Ihres Mobiltelefons. Viele Drucker kommen bereits mit einer Scanfunktion, um Papierdokumente sicher in ein digitales Format zu verwandeln. 
• Cloud Speicher. Es gibt viele verschiedene Cloudspeicheroptionen. Sie können Dateien auf Dropbox speichern oder ein Content-Management-System nutzen. 
• Papierlose Büro-Software. Es gibt eine Vielzahl von großartiger Dokumentenverwaltungssoftware, die eine Menge Vorteile mit sich bringen. Viele Systeme ermöglichen es Ihnen, Zugriff je nach Mitarbeitererlaubnis zu setzen, um Ihre Informationen sicher zu halten. Sie können auch mit einem System arbeiten, mit dem Sie Dokumente einfacher finden und das extensive Cybersecurity-Funktionen bietet, um Ihre Informationen zu schützen. 
• Ausfüllbare PDFs. Sowohl Adobe als auch Jotform machen fantastische Produkte, um Sie ins papierlose Zeitalter zu katapultieren. Mit ausfüllbaren Formularen können Sie Dokumentation erstellen, Feedback von anderen Aktionären einholen und sogar E-Signaturen für wichtige Rechtsdokumente erfassen. 

Papierlose Software

Papierlose Softwarelösungen sind weit verbreitet. Aus dieser Auswahl die richtige Software für Ihr Unternehmen zu wählen, braucht eine Menge Recherche und ein gutes Verständnis darüber, welche Verbesserungen Sie im Workflow Ihres Unternehmens anstellen möchten. Sie sollten auch genau aufpassen, wie der Softwareverkäufer seinen Kundenservice macht, denn großartiges Training und 24/7 Support sind wichtig. 

Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem wählen, stellen Sie sicher, ein paar wichtige Personen in Ihrem Unternehmen zu wählen, die die Führung übernehmen können, wenn es darum geht, das System zu erlernen und mit Ihrem Verkäufer zu kommunizieren. Diese Personen werden die lokalen Experten und sind für Mitarbeiter eine tolle Anlaufstelle bei Problemen und um Ressourcen zu finden, um die Software besser zu verstehen. 

Es gibt Unternehmen, die sich in gewissen Industrien spezialisieren. Obwohl das eine exzellente Option sein kann, finden Sie möglicherweise auch ein großartiges System, das ein bisschen allgemeiner, oder ein Querdenker unter den Systemen ist. Sie sollten sicherstellen, dass das System, das Sie wählen, von ähnlichen Unternehmen benutzt wurde oder für Ihren Nutzen angepasst werden kann. 

Hier sind ein paar Dokumentmanagementsysteme, die Sie in Erwägung ziehen können: 

• Microsoft SharePoint. Dieses System hat einen tollen Ruf und eine lange Geschichte mit bekannten Unternehmen. Es kann auch gut in die meisten Standardprogramme integriert werden. 
• OnlyOffice Ascensio System. Dieses System ist sowohl als Cloud-basiertes Format als auch als interne Software verfügbar. Es kann gut mit Standardprogrammen integriert werden und ist unter IT-Experten sehr beliebt. 
• Adobe Document Cloud Storage. Das ist ein großartiges System, wenn Sie primär mit Adobe Produkten arbeiten, aber es kann nicht gut mit anderen beliebten Dateitypen integriert werden. 

Wenn Sie all diese Vorteile, Tools, Tipps und Statistiken durchgelesen haben, sind Sie an einem Punkt angekommen, wo Sie Ihre papierlose Strategie klar entwickeln können. Wie bei jedem Businessplan sollten Sie mit Ihren Zielen beginnen. Es sollte mehr als ein Ziel geben. Angemessene Ziele für ein papierloses Büro sind unter anderem gesteigerte Produktivität, verbesserter Kundenservice, effizientere Dokumentenverwaltung und niedrigere Kosten für Büroutensilien. 

Beginnen Sie Ihre Liste an Zielen und setzen Sie dann Prioritäten. Wenn Sie zuerst daran arbeiten möchten, Ihren Workflow zu verbessern, da es mit Produktivität und Kundenservice zu tun hat, sollten Sie sich auf Bereiche konzentrieren, wo Papierdokumentation unnötig Zeit kostet oder Verbesserungen im internen Speicher durchführen, die schnelleren Zugriff für Mitarbeiter ermöglichen. 

Wenn Sie Ihr Unternehmen noch nicht beurteilt haben, um zu sehen, wie Ihre Workflows in allen Funktionen und Abteilungen aussehen, müssen Sie dies als Nächstes tun. Auf diese Weise  können Sie Ihre derzeitigen Prozesse mit Papier ermitteln und sehen, wo sie verbessert werden können. 

Papierlose Strategie 

Ihre Strategie wird individuell auf Ihre Ziele, Ihre Branche und Ihr Geschäftsmodell angepasst sein. Es ist wichtig, dass Sie Ihre eigenen Mitarbeiter und deren Arbeitsweise berücksichtigen, denn sie müssen sich zu diesem Prozess verpflichten, damit er erfolgreich ist. 

Nachdem Sie Ihr Unternehmen bewertet und Ihre Ziele festgelegt haben, wählen Sie die Arten von Änderungen aus, die Sie vornehmen möchten. Dazu könnte die Umstellung auf eine Dokumentenmanagement-Software gehören. Sie können aber auch kleinere Änderungen vornehmen, wie zum Beispiel die Umstellung auf eine digitale Rechenstellung oder die Aufstellung von Recycling-Containern in Ihrem Büro. 

Welche Änderungen Sie auch immer vornehmen, sie müssen universell sein und vom gesamten Unternehmen befolgt werden. 

Richtlinien für papierlose Büros 

Wenn Sie möchten, dass sich das gesamte Unternehmen zum papierlosen Arbeiten verpflichtet, müssen Sie die Mitarbeiter zur Teilnahme verpflichten. Sie können mit papierlosen Richtlinien beginnen. Wenn Sie schon dabei sind, sollten Sie Ihre Unternehmensrichtlinien digital zur Verfügung stellen, anstatt den Mitarbeitern ein gedrucktes Exemplar auszuhändigen. 

Die Richtlinie sollte den allgemeinen Zweck der Umstellung des Unternehmens auf papierloses Arbeiten und Ihre Verpflichtung zur Umstellung auf papierloses Arbeiten enthalten. In der Richtlinie werden keine konkreten Prozesse aufgeführt, aber es sollte erklärt werden, was das Unternehmen als die wichtigsten Aspekte eines papierlosen Büros ansieht. 

Papierloser Workflow 

Ihr papierloser Workflow ist ein wichtiger Aspekt bei der Planung und Einführung neuer Prozesse. Wenn Sie ein wettbewerbsfähiges Unternehmen sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie bereits viele papierlose Prozesse eingeführt haben, einfach weil die Technologie für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Unabhängig davon, wo Sie sich auf Ihrem Weg zur Papierlosigkeit befinden, haben Sie bereits einen Workflow. Einen papierlosen Workflow zu erstellen, bedeutet einfach, dass Sie Ihren aktuellen Workflow beibehalten, aber dort, wo Sie in der Vergangenheit Papier verwendet haben, papierlose Prozesse einführen. 

Die Dokumentation des aktuellen Workflows kann Ihnen dabei helfen, mehr Stellen zu erkennen, an denen Sie Änderungen vornehmen können. Ihr Workflow ist nicht in Stein gemeißelt. Er sollte ein lebendiges Dokument sein, das im Zuge von Verbesserungen bearbeitet werden kann. Auch die Mitarbeiter können von einem dokumentierten Workflow profitieren, da er ihnen hilft, ihre Verantwortlichkeiten zu verstehen und bei der Schulung zu unterstützen. 

Papierlose Dokumente 

Papierlose Dokumente werden mehr und mehr zur Norm für Ihr Unternehmen. Papierlose Dokumente bieten eine Menge Komfort und sind viel einfacher zu organisieren als Papier. 

Viele der von Ihnen erstellten Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Sie können per E-Mail verschickt oder auf eine digitale Plattform hochgeladen werden. 

Es gibt viele Tools, die Sie bei der digitalen Aufbewahrung von Papierdokumenten unterstützen. In den Fällen, in denen Sie Papierdokumente digitalisieren müssen, können einige sofort recycelt werden. Alle Dokumente mit sensiblen oder vertraulichen Informationen sollten vernichtet werden, damit die Informationen nicht mehr zugänglich sind. 

Wenn kein Scanner zur Verfügung steht, können Sie auch Bilder zur Erstellung von Dokumenten verwenden. Sie können diese Bilddateien in Ihr Content-Management-System hochladen. Es gibt viele Tools, die Sie bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer papierlosen Dokumentation unterstützen. 

Einer der größten Vorteile der papierlosen Verwaltung ist die Tatsache, dass die papierlose Dokumentenverwaltung effizienter ist. Unabhängig davon, ob Sie eine kostenlose Software oder ein Dokumentenmanagementsystem verwenden, sind digitale Unterlagen einfacher zu speichern, zu finden und zu verwenden. 

Die Aufgabe, ein papierloses Bürosystem einzurichten, mag überwältigend erscheinen, spart aber auf lange Sicht Zeit. Außerdem wird das Arbeitsumfeld insgesamt verbessert, da ein Teil des Stresses, der durch mangelnde Organisation und verlorene Dokumente entsteht, entfällt. 

Papierlose Dokumentenverwaltung – Best Practices

Ein wichtiger Antrieb für die Einführung eines papierlosen Managementsystems ist ein besserer Zugriff auf Ihre Unterlagen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre papierlose Dokumentenablage vorausschauend planen und gemäß der Best Practices verwalten. 

Hier finden Sie einige Best Practices, mit denen Sie den Zugriff auf Ihre digitalen Dateien noch weiter verbessern können: 

• Benennen Sie Dateien genau und einheitlich. Digitale Dateien können genauso leicht verloren gehen wie Papierdateien, wenn Sie nicht darauf achten, wie Sie sie benennen. Legen Sie Protokolle fest, wie Dateien benannt werden. Die Dateinamen können den Kundennamen enthalten, oder die Dateien können projektbezogen in einer Kundendatei abgelegt werden. Sie können auch das Datum inkludieren. 
• Rollenbasierter Zugriff. Nicht jeder in Ihrem Unternehmen sollte Zugriff auf alle Arten von Dateien haben. Sie sollten einen rollenbasierten Zugriff entwickeln, der es den Mitarbeitern erlaubt, nur auf die Informationen zuzugreifen, die für ihre Aufgaben relevant sind. 
• Mitarbeiterprotokolle. Mit einem Dokumentenmanagementsystem, das die Dateiaktivitäten protokolliert, können Sie feststellen, welche Mitarbeiter wann mit Dateien arbeiten. Dies ist auch ein hervorragendes Instrument, um zu überprüfen, wer Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat und wann diese Änderungen vorgenommen wurden. 
• Vernichten oder recyceln Sie Papierdokumente. Wenn Sie Papierakten digitalisieren, gibt es keinen Grund, die Papierkopien aufzubewahren, sobald die digitalen Dokumente erstellt wurden. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, diese Dateien sofort zu vernichten oder zu recyceln, damit sie nicht weiter aufbewahrt oder versehentlich erneut gescannt werden. 
• Räumen Sie Unterlagen nach einem Zeitplan aus. Je nach Branche gibt es möglicherweise eine gesetzliche Vorschrift, wie lange Sie Kundenakten aufbewahren müssen. Steuerunterlagen müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Nach Ablauf dieses Zeitraums sollten Sie alle Unterlagen aus Ihrem System löschen, auch die digitalen, um Platz für neue Unterlagen zu schaffen. 

Papierlose Systeme

Ihr papierloses System kann aufwendig oder einfach sein und Sie können es ganz einfach mit den grundlegenden Programmen auf Ihrem Computer einrichten. Die Größe Ihres Unternehmens und Ihre Branche bestimmen den Grad der Komplexität des Anbieter, den Sie für Ihre digitale Dateiablage oder Dokumentenmanagement auswählen. 

In einem kleineren Unternehmen kann das Ablagesystem so einfach wie gemeinsam genutzte Laufwerke mit einer festgelegten Art der Benennung von Dokumenten sein, sodass jeder Mitarbeiter auf das zugreifen kann, was er braucht, um die Kundendateien aktuell zu halten. 

Für größere und mittlere Unternehmen können Dokumentenverwaltungssysteme eine bessere Methode sein, um die gesamte Dokumentation zu organisieren. 

Es gibt eine Reihe an Unternehmen für die Verwaltung von Dokumenteninhalten, die bei allen Aspekten des Prozesses helfen können, von der Schulung bis zum Zugriff der Mitarbeiter und der Sicherheit. Für diejenigen, die sich Sorgen um die Cybersecurity machen, es stimmt, dass Sie bewährte Verfahren zur Datensicherheit befolgen müssen. Was Sie vielleicht nicht wissen, ist, dass fast 75 Prozent der Sicherheitsbedrohungen durch Insider-Bedrohungen verursacht werden. Dazu gehören sowohl die Nachlässigkeit der Mitarbeiter als auch böswillige Absichten. Ihre Daten sind in einem Speichersystem mit Sicherheitsfunktionen wie Benutzerprotokollen und eingeschränkten Zugriff viel sicherer. 

Papierloser Speicher und Backup 

Auch wenn Sie keine Papierakten mehr in Lagern aufbewahren oder große Teile Ihres Büros mit Papierkram belegen müssen, benötigt Ihr papierloses Büro dennoch Speicherplatz – und zwar in digitaler Form. Die digitale Dokumentation erfordert ein robustes Protokoll für die Speicherung und Daten-Backup. Verlorene Dokumente können Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld kosten. 

Wenn Sie in einem vollständig digitalen Umfeld arbeiten, müssen Sie auf jedes Ereignis vorbereitet sein, das Ihre Daten gefährden könnte. Bei einem Systemausfall könnten Dateien auf Ihrem Server verloren gehen. In der Regel legen die meisten Unternehmen einen Zeitplan fest, um ihre gesamte Arbeit einmal pro Tag zu sichern. Auf diese Weise können sie auf den Großteil ihrer Unterlagen zugreifen, während unternehmensweit nur ein paar Dinge bis hin zu einem Tag Arbeit verloren gehen. Bei größeren Unternehmen werden die Backups oft sehr viel häufiger durchgeführt, da der Verlust von Daten selbst innerhalb weniger Stunden sehr kostspielig sein kann. 

Kleinere Unternehmen entscheiden sich vielleicht für USB-Sticks oder externe Hard-Drives, um ihre Backups zu speichern. Dies kann eine ausgezeichnete Option sein. Denken Sie dran, das Speichermedium an einen anderen Ort zu bringen. Eine gespeichertes Backup neben dem Computer zu haben, nützt nicht viel, wenn das Büro bei einem Brand abbrennt. 

Eine effektivere Methode ist die Cloud-Speicherung. Sie können das Backup in Dropbox oder einer anderen Cloud-Speicheroption sichern, sodass das Backup leicht zugänglich ist, egal, was an Ihrem echten Standort passiert. 

Größere Unternehmen arbeiten häufig mit Anbietern von Datenspeichern zusammen, die ihre Standorte überwachen und Backups und Datenspeicher je nach Anforderungen des Unternehmens bereitstellen können. Diese Unternehmen sind oft auf die Wiederherstellung von Daten spezialisiert und können bei der Überwachung Ihres Servers auf Bedrohungen helfen. Je nach Größe des Unternehmens kann ein internes IT-Team mit dem externen Anbieter zusammenarbeiten, um die Speicher- und Datennutzungsfunktionen zu stärken und vor Angriffen zu schützen.