Die Verarbeitung und Verwaltung von Unterlagen und Dokumenten ist ein Schlüsselelement für den Betrieb jeder Behörde. Abteilungen benötigen einen definierten, effizienten und genauen Prozess für die Aktenverwaltung, um Datenverluste, Betriebsfehler und andere potenzielle Probleme zu vermeiden. Der Aufbau eines soliden Aktenverwaltungsprozesses beginnt mit einem hochwertigen, modernisierten Aktenverwaltungsansatz.
Was ist Record Management?
Das Record Management bezieht sich auf ein System, das die Erstellung, Verwendung, Aufbewahrung und eventuelle Entsorgung von Akten überwacht. In früheren Jahrzehnten beinhaltete das Record Management das Ausfüllen von Papierkopien von Dokumenten, die Eingabe von Schlüsselinformationen aus den Dokumenten in eine Datenbank oder Tabellenkalkulation, die Aufbewahrung der Dokumente in einem Aktenschrank oder einem anderen physischen Speicherort und die anschließende Vernichtung der Dokumente, wenn sie nicht mehr benötigt wurden.
Heutzutage ist die Verwaltung von Unterlagen ein elektronischer Prozess geworden. Die Unterlagen werden digital aufbewahrt, oft in der Cloud und es besteht keine Notwendigkeit mehr für die physische Aufbewahrung von Unterlagen.
Was sind die Vorteile des elektronischen Record Management?
Elektronische Aktenverwaltungssysteme bieten weitere Vorteile, die viele Abteilungen dazu veranlasst haben, sie einzuführen. Hier nur einige davon.
Effizienz
Wenn Sie Aufzeichnungen digital erfassen, können diese Informationen automatisch in Tabellen und Datenbanken eingespeist werden, so dass Ihre Mitarbeiter die Informationen nicht mehr manuell eingeben müssen. Sie müssen sich nicht mehr um das Scannen von Dokumenten kümmern und können die Aufzeichnungen automatisch speichern. Das gesamte System ist effizienter als die Arbeit mit Papierdokumenten. Und da sich Ihre Mitarbeiter nicht auf sich wiederholende Aufgaben konzentrieren müssen, haben sie mehr Zeit für andere, wichtigere Aufgaben, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Mit vielen Systemen für digitale Akten können Sie individuelle Arbeitsabläufe erstellen und bestimmten Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. So können Sie z.B. jemanden aus Ihrem Finanzteam mit der Prüfung und Genehmigung von Rechnungen beauftragen, oder ein Mitarbeiter der Personalabteilung muss Stundenzettel prüfen und genehmigen. Wenn Sie diese Aufgaben digital zuweisen, werden die Mitarbeiter benachrichtigt, wenn ein Dokument ihre Aufmerksamkeit erfordert, was Zeit spart und es ihnen ermöglicht, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.
Erhöhte Genauigkeit
Da durch die digitale Aktenverwaltung die Notwendigkeit entfällt, dass Teammitglieder Informationen aus Dokumenten verarbeiten und manuell erfassen, können menschliche Fehler vermieden werden. Ihre Daten sind daher genauer.
Professionalität
Wenn Sie Kunden und Lieferanten digitale Unterlagen oder Rechnungen vorlegen, zeigt dies, dass Ihre Abteilung mit der modernen Technologie Schritt hält. Dies kann einen guten Eindruck bei Kunden und Lieferanten hinterlassen und sie dazu ermutigen, Ihre Abteilung als vertrauenswürdiger und professioneller anzusehen.
Verbesserte Suchfunktionen
Wenn Ihre Daten digital erfasst sind, ist es einfacher, die einzelnen Datensätze zu finden, die Sie benötigen. Viele Datenverwaltungssysteme ermöglichen es Ihnen, Datensätze nach Schlüsselwörtern, Kundennamen, Datum und anderen Kriterien zu suchen, so dass Sie einen bestimmten Datensatz leichter finden können. Dies ist ein großer Vorteil, wenn Sie eine Rechnung, einen Vertrag oder eine andere Art von Datensatz überprüfen müssen – Sie verschwenden keine Zeit mit der Suche nach Papierunterlagen in einem Aktenschrank.
Geringerer Bedarf an physischer Lagerung
Der Unterhalt von physischem Raum ist teuer. Die Umstellung auf ein digitales Aktenverwaltungssystem kann bedeuten, dass Sie keine Lagerräume mehr anmieten müssen oder dass Sie Ihren Aktenlagerraum in ein dringend benötigtes Büro oder einen anderen Raum umwandeln können.
Erhöhte Sicherheit Ihrer Unterlagen
Überschwemmungen, Brände und andere potenzielle Katastrophen können die Sicherheit Ihrer physischen Unterlagen gefährden. Die digitale Speicherung der Unterlagen kann dazu beitragen, dieses Risiko zu beseitigen. Wenn Sie sich für ein Aktenverwaltungssystem mit fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen entscheiden, können Sie Ihre Unterlagen besser schützen, als wenn Sie mit physischen Kopien arbeiten.
Viele Record Managementsysteme ermöglichen es Ihnen auch, Ihren Mitarbeitern selektiv Zugriff auf Ihre Akten zu gewähren. Diese Funktion ist ideal, wenn Sie mit sensiblen Informationen arbeiten und die Anzahl der Mitarbeiter, die auf diese Informationen zugreifen können, begrenzen möchten.
Was kann den Übergang zum digitalen Record Management erleichtern?
Der Umstieg auf das digitale Record Management kann eine hervorragende Möglichkeit sein, die Produktivität Ihrer Abteilung zu steigern, Zeit zu sparen, die Genauigkeit der Dokumente zu erhöhen und vieles mehr. Jotform Enterprise ist eine äußerst vielseitige Plattform, die diesen Übergangsprozess erleichtern kann.
Mit Jotform Enterprise können Sie eine ganze Reihe von programmierfreien Lösungen und administrativen Kontrollen nutzen – von Formularen und Tabellen bis hin zu Apps und Genehmigungsworkflows. Mehr als 300 Integrationen mit Anwendungen von Drittanbietern bedeuten, dass Jotform Enterprise leicht zu einem Element Ihres täglichen Workflows werden kann. Sie können Apps erstellen und Ihre Arbeitsabläufe an die spezifischen Anforderungen Ihrer Abteilung anpassen.
Wenn Sie bereits Formulare mit Jotform erstellt haben, können Sie diese Formulare migrieren – Sie brauchen sie nicht neu zu erstellen. Sie profitieren von einer Sicherheit, die den höchsten Industriestandards entspricht, einschließlich Datenbanken mit 256-Bit-SSL-Verschlüsselung und Zahlungstransaktionen, die den Anforderungen des PCI DSS Level I entsprechen. Außerdem steht Ihnen ein spezielles Supportteam zur Verfügung, das Ihnen bei der Umstellung auf die digitale Aktenverwaltung zur Seite steht und Sie umfassend unterstützt.
Foto von Gustavo Fring
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