5 Vorteile der Prozessabbildung

Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Ihre expandierenden Teams mit immer komplexeren Organisationsstrukturen konfrontiert. Diese zusätzlichen Verantwortlichkeiten und Projekte können schnell lästig – ja sogar erdrückend – werden, wenn der Umfang der Arbeit die Kapazitäten der Mitarbeiter übersteigt oder ihre typischen Arbeitsweisen durcheinanderbringt.

Wenn dies geschieht, kann sich ein Burnout in Ihrem Team einschleichen, insbesondere in kleinen Unternehmen. Die COVID-19-Pandemie hat Burnout zu einem noch größeren Problem gemacht, insbesondere bei Teamleitern. Eine umfassende Studie der Forschungsgruppe Development Dimensions International ergab, dass fast 60 Prozent dieser Führungskräfte angaben, sich am Ende ihres Arbeitstages “ausgelaugt” zu fühlen, was ein Indikator für ernsthafte Probleme bei der Mitarbeiterbindung ist.

Der Einsatz von Prozessabbildungen kurz vor dieser Schwelle ist eine unglaublich hilfreiche Methode, um Abläufe besser zu verwalten und Ihre Mitarbeiter von übermäßiger Arbeitsbelastung und sich wiederholenden Aufgaben zu befreien. Mit Prozessabbildung können Sie nicht nur die alltäglichen Details im Auge behalten, sondern Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht effektiver machen. Hier sind fünf weitere Vorteile von Prozessabbildung.

1. Arbeitsabläufe optimieren

Sich wiederholende Aufgaben fressen viel Zeit, die Sie für die Arbeit an übergeordneten Projekten und Strategien benötigen. Einer der größten Vorteile der Prozessabbildung besteht darin, dass es sich wiederholende Arbeitsabläufe optimiert und Ihren Mitarbeitern Zeit spart.

Prozessabbildungen skizzieren die wesentlichen Prozessaufgaben und erläutern deren Details für Ihre Mitarbeiter. Auf diese Weise werden diese zeitaufwändigen Aktionen in einfache Aufgaben umgewandelt. Dies funktioniert besonders gut bei Prozessen wie der Erstellung von Bestellungen, der Genehmigung von Anträgen auf Freistellung und anderen grundlegenden Aufgaben, die für Ihr Team eine administrative Belastung darstellen können, wenn dringendere Arbeiten anstehen oder Fristen drohen.

2. Best Practices einführen

Prozessabbildungen gehen über die Klärung von Rollen und Aufgaben hinaus. Sie legen den optimalen Ablauf jedes Geschäftsvorgangs fest und erstellen eine Blaupause für die Best Practices, die Sie in der Praxis sehen möchten.

Wenn die Zahl der Projektbeteiligten zunimmt, können Sie auf frühen Versionen Ihrer Prozessabbildungen aufbauen, um komplexere Aufgaben zu bewältigen, die mehr Zeit in Anspruch nehmen. Prozessabbildungen legen einen Standard für Ihre administrativen, universellen Aufgaben fest, den Sie für die Erstellung komplexerer Landkarten verwenden können – ob Sie nun eine Kanban-Tafel mit schwimmenden Bahnen zur Verfolgung des Projektmanagements oder eine Wertstromabbildung zur Steuerung Ihrer Fertigungsbereiche erstellen.

Eine Reihe von Best Practices, die auf Effizienz abzielen, spiegelt eine Kultur der Transparenz wider und schafft einen Standard, an den sich alle Mitarbeiter halten können.

3. Vertriebschancen für Verbesserungen finden

Das ständige Ziel des Prozessmanagements ist es, das Räderwerk des Unternehmens jederzeit am Laufen zu halten, selbst in Zeiten des Stillstands oder unter schwierigen Marktbedingungen. Gleichzeitig möchten Sie weiterhin nach Möglichkeiten suchen, alle Aspekte Ihres Unternehmens zu verbessern und Ineffizienzen zu beseitigen, wann immer dies möglich ist. Einer der Vorteile der Prozessabbildung ist, dass Sie sich dieser Vertriebschancen besonders bewusst werden.

Die Visualisierung von Prozessabbildungen gibt Ihnen einen Überblick über Ihr Unternehmen in Aktion und zeigt Ihnen Lücken in Arbeitsabläufen oder unnötige Wiederholungen auf. In einem administrativen Prozess wie der Budgetgenehmigung können Sie und Ihr Team die Prozessabbildung beispielsweise nutzen, um zu prüfen, ob zu viele Entscheidungsträger die Pipeline behindern und die Genehmigungsprozesse verlangsamen. Aus der Abbildung könnte hervorgehen, dass Sie die Anzahl der Augen für bestimmte Aufgaben oder die Anzahl der Genehmigungen verringern könnten, so dass mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung steht und die Genehmigungsverfahren beschleunigt werden.

Mit Jotform Approvals können Sie zum Beispiel Prozessabbildungen erstellen, die Sie einfach ändern können, wenn Sie die Art und Weise, wie Ihr Team einen Prozess abwickelt, verfeinern möchten. Sie können auch sich wiederholende Aufgaben automatisieren, wie z.B. das Versenden von Benachrichtigungen an die Genehmigenden, um diese weiter zu beschleunigen. Die benutzerfreundlichen und anpassbaren Genehmigungsvorlagen von Jotform Approvals liefern Ihnen Ideen für Verbesserungen und dienen als guter Ausgangspunkt für neue und bessere Arbeitsabläufe, während Sie weitere Möglichkeiten zur Verwendung von Prozesslandkarten entdecken.

4. Weitergabe von Wissen erleichtern

Prozessabbildungen machen den Wissensaustausch einfacher und verbreiteter. Ohne eine Prozessabbildung müssten Sie umfangreiche oder zeitraubende Einführungsveranstaltungen durchführen, um die grundlegenden Verantwortlichkeiten zu erläutern. Aber mit einer Prozessabbildung haben Sie automatisch ein Dokument, das Sie gemeinsam nutzen können und das den Wissensaustausch zum Kinderspiel macht.

Dies gilt insbesondere, wenn Sie Prozesse abteilungsübergreifend übersetzen oder neue Teammitglieder willkommen heißen. Wenn jemand in Ihrem Finanzteam einen Prozess in der Fertigung verstehen muss, macht eine Prozessabbildung mit einer bekannten Symbolsprache – wie Business Process Model and Notation (BPMN) – diese Kommunikation viel einfacher als eine Reihe von Meetings. Prozessabbildungen schaffen Verständnis zwischen Teams, die sonst nicht immer die gleiche Terminologie verwenden, überbrücken die Kluft zwischen ihnen schneller und verbessern ihre Fähigkeit zur Zusammenarbeit.

5. Aufzeichnungen über Ihren Prozess führen

Einer der langfristigen Vorteile der Prozessabbildung besteht darin, dass Sie Ihr Wachstum und Ihre Entwicklung im Prozessmanagement im Laufe der Zeit verfolgen können. Jede Version einer Prozessabbildung ist im Wesentlichen eine Aufzeichnung, die Sie als Referenz aufbewahren. So können Sie das Wachstum und die Entwicklung Ihrer routinemäßigen Geschäftsfunktionen und wichtigen Arbeitsabläufe verfolgen – und die Auswirkungen, die diese auf Ihr Unternehmen haben.

Die Dokumentation Ihrer Prozesse ist auch für die Einhaltung von Vorschriften praktisch. Diese detaillierten Aufzeichnungen für behördliche Überprüfungen bereitzuhalten, ist entscheidend, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Wenn Sie in der Finanzbranche tätig sind oder Ihre Arbeit über die Grenzen Ihres Landes hinausgeht, werden Ihnen Prozessabbildungen, aus denen hervorgeht, dass Sie die internationalen und lokalen Regeln und Vorschriften einhalten, gute Dienste leisten, wenn Sie die Einhaltung der Vorschriften einmal nachweisen müssen. Außerdem halten sie Ihr Team dazu an, sich an diese Vorschriften zu halten.

Diese fünf Vorteile der Prozessabbildung zeigen, wie diese einfachen, aber praktischen Werkzeuge weitreichende und langfristige positive Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Nehmen Sie sich die Zeit, sie bei Ihren täglichen Abläufen einzusetzen, damit Ihre Teams und Ihr Unternehmen erfolgreich sind.

Foto von Yan Krukau