7 der effektivsten Tools zur Verwaltung von Meetings

Die Arbeit hat sich in den letzten Monaten dramatisch verändert. Mit dem Ausbruch von COVID-19 waren die Fachleute gezwungen, sofort anzupassen, wo und wie sie arbeiten, einschließlich der Tools, die sie verwenden.

Eine der offensichtlichsten Veränderungen im Berufsleben der Menschen ist der Rückgang des persönlichen Kontakts mit anderen Menschen. Da Konferenzräume und Whiteboards nur noch in vorübergehend geschlossenen Bürogebäuden zu finden sind, finden die meisten Aufgaben – und Teambesprechungen – bei den Mitarbeitern zu Hause statt.

Damit die Menschen in dieser “neuen Normalität” effizient arbeiten können, sind digitale Tools zur Verwaltung von Meetings für die Verbindung und Zusammenarbeit unerlässlich. Hier finden Sie einige der besten Software-Tools für die Verwaltung von Meetings, die Sie für Ihre virtuellen Zusammenkünfte nutzen können.

1. Jotform

Mit Jotform kann jeder schnell individuelle Online-Formulare erstellen. Und dank der Drag & Drop-Benutzeroberfläche müssen Sie keine Programmierkenntnisse haben, um Ihr Formular zu erstellen.

Das Tool geht weit über die Erstellung einfacher Formulare hinaus. Jotform verfügt über eine API mit funktionsreichen Widgets, mit denen Sie Termine und Besprechungen planen können. Sie können auch Berechnungen und bedingte Logik in Ihre Formulare einbauen. Darüber hinaus können Sie Berichte erstellen und Zahlungen entgegennehmen. Auch mobile und HIPAA-freundliche Formulare sind verfügbar.

Jotform lässt sich mit Tools wie Asana, Google Kalender, Google Drive und Trello integrieren. Es gibt einen kostenlosen Starter-Plan sowie Bronze-, Silber- und Gold-Pläne. Die Preise beginnen bei $34 pro Monat.

2. HubSpot Meetings

Das HubSpot-Tool zur Planung von Besprechungen bietet Nutzern einen personalisierten Buchungslink, den sie per E-Mail weitergeben können, um Personen einzuladen, ihre Verfügbarkeit zu prüfen und Zeit zu buchen. Wenn jemand eine Besprechung anberaumt, wird diese automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt und an das CRM übertragen.

Das Meetings-Tool lässt sich sowohl in Ihren Kalender (Google Kalender, Outlook) als auch in HubSpot CRM (immer kostenlos) integrieren, so dass die Einrichtung von Meetings mit Kunden, Interessenten oder Leads ein müheloser Prozess ist.

HubSpot Meetings ist Teil des HubSpot All-In-One WordPress-Plugins. Wenn Sie dieses Plugin zu Ihrer WordPress-Website hinzufügen, erhalten Sie Zugang zu den kostenlosen CRM-, Marketing-, Vertriebs- und Kundendienst-Tools von HubSpot sowie zur HubSpot Academy – einer kostenlosen Online-Schulungsressource.

Preis: Kostenlos

3. WebEx

Webex wurde 1995 gegründet und 2007 von Cisco übernommen. Webex ist die erste Adresse in der Welt des Meeting-Managements. Meetings, die über Webex abgehalten werden, sind leicht zugänglich und die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen. Außerdem ist Webex für Großunternehmen konzipiert und wird von einem Internet-Infrastruktur-Magnaten unterstützt.

Dieses funktionsreiche, Cloud-basierte Collaboration-Tool verfügt über alle Meeting-Tools, die Sie erwarten, z. B. Terminplanung, Audio über Call-in oder VOIP und Videokonferenzen. Mit Webex können Sie Meetings aufzeichnen und haben Tools, die Ihnen helfen, den Ablauf von Meetings in Echtzeit zu verwalten, wie z. B. Bildschirmfreigabe, Meeting-Notizen, Chat, Dateifreigabe, Abstimmungen und Fragen sowie Follow-up- und Breakout-Meetings.

Es gibt eine kostenlose Version für den privaten Gebrauch. Der Meet-Plan ist für $14,50 pro Monat und Host erhältlich. Wenden Sie sich an einen Vertriebsmitarbeiter, um die Preise für Unternehmen zu erfahren.

4. Lucid Meetings

Lucid Meetings verfügt über viele der gleichen Funktionen wie Webex und darüber hinaus über einige weitere, die es von anderer Software abheben. Um die Kalenderintegration zu erleichtern, können Sie mit Lucid Meetings eine Liste mit vorgeschlagenen Terminen versenden, aus der die Teilnehmer auswählen können, welcher Termin für sie am besten geeignet ist.

Die integrierte Agenda hilft Ihnen bei der Vorbereitung von Meetings und ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, ohne dass Sie diese herunterladen müssen. Meetingaufzeichnungen werden archiviert und können in verschiedenen Formaten exportiert werden.

Eines der attraktivsten Dinge an Lucid Meetings ist sein Preis. Neben einer kostenlosen Testversion ist ein Business Flex-Tarif für $12,50 pro Host und Monat erhältlich und der Business-Tarif mit festem Tarif kostet $249 pro Monat und wird jährlich abgerechnet.

5. Trello

Trello ist eine unterhaltsame, intuitive Projektmanagement-App. Trello lässt sich am besten als Kanban-Board-App beschreiben, eine Kategorie, die traditionell für die Nachverfolgung von Arbeiten verwendet wird, während sie Phasen und Gruppen von Personen durchlaufen. Wenn Sie schon einmal gesehen haben, wie die Wand eines Meetingraums mit Haftnotizen bedeckt war, die sich im Laufe der Tage und Projektbesprechungen von Spalte zu Spalte bewegten – Trello ist die digitale Version davon.

Trello zeichnet sich durch seine Nutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit aus, Projekttafeln mit externen Mitarbeitern zu teilen. Dadurch eignet sich Trello hervorragend für die Verwaltung von Remote-Teams und die Durchführung produktiverer Meetings. Was Trello an Funktionen fehlt, macht es mit Integrationen wieder wett, so dass es sich hervorragend dazu eignet, die vorhandenen Funktionen mit anderen integrationsstarken Anwendungen zu kombinieren.

Die Preise sind attraktiv, vor allem der immer kostenlose Plan. Wenn Sie mehr Teamfunktionen und Power-Ups benötigen, als der kostenlose Plan bietet, gibt es kostenpflichtige Pläne ab $5 pro Nutzer und Monat und einen Enterprise-Plan ab $17,50 pro Nutzer und Monat für mindestens 50 Nutzer. Je mehr Nutzer, desto niedriger ist der monatliche Preis.

6. Stratsys Meetings

Wenn es jemals eine Lösung für die Verwaltung von Meetings gab, die versucht hat, Ihnen alles unter einem Dach zu bieten, dann ist es Stratsys Meetings. Stratsys bietet ein All-in-One-Produkt, das Ihnen bei der Aufgabenverwaltung, der Entscheidungsfindung, der Dokumentenverwaltung und vielem mehr helfen kann.

Sie können eine Tagesordnung erstellen, die für alle Teilnehmer freigegeben und bearbeitet werden kann. Die Nutzer können Zusammenfassungen vor dem Meeting an die Teammitglieder senden. Tools für Notizen und Aktionspunkte sind in die Anwendung integriert. Teilnehmer, die für einen Aktionspunkt verantwortlich sind, werden sofort benachrichtigt, sobald der Punkt erstellt und zugewiesen wurde.

Stratsys erstellt To-Do-Listen für Organisatoren, sobald alle Tagesordnungspunkte zusammengestellt sind. Anschließend erhalten die Teammitglieder Erinnerungshinweise und Push-Benachrichtigungen, bis sie die Aufgaben erledigt haben. Stratsys stellt sich selbst als eine Anwendung dar, die Ihnen bei allem helfen kann, was mit Ihren wiederkehrenden Meetings zusammenhängt. Sie können sich mit dem Vertriebsteam in Verbindung setzen und eine Demo buchen, um mehr über Ihre individuellen Preise zu erfahren.

7. Less Meeting

Niemand mag es, wenn sich virtuelle Meetings oder Webinare in die Länge ziehen. Less Meeting versucht, die Effektivität von Meetings mit einer einzigartigen Funktion zu erhöhen: der Verfolgung der Meetingdauer. Durch die Festlegung einer Meetingdauer erhält jeder Punkt auf der Tagesordnung ein Zeitlimit.

Wenn das Meeting beginnt, hält Sie der Timer am unteren Rand der Tagesordnung auf dem Laufenden. Wird die Meetingdauer um bis zu fünf Minuten überschritten, wird der Timer gelb, bei mehr als fünf Minuten wird er rot.

Das Tool bietet Echtzeit-Zusammenarbeit und Tastenkombinationen für die Protokollerstellung. Sie können Protokolle, Aktionen und Entscheidungen sofort mit der Gruppe teilen, wenn das Meeting beendet ist. Dank automatischer Nachfassaktionen müssen Sie die Teilnehmer nicht mehr kontaktieren, um zu sehen, ob sie ihre Aufgaben erledigt haben.

Sie können Less Meeting 14 Tage lang kostenlos testen. Danach wird das Produkt in Paketen verkauft und kostet ab $10 pro Monat.

Für jede Aufgabe gibt es ein passendes Tool

Die richtige Meeting-Software kann Ihnen dabei helfen, Meetings so abzuhalten, dass sie das bringen, was Sie wollen. Sie machen sich die Technologie zunutze, um Ihre größten Probleme mit Webkonferenzen zu lösen und unproduktive Meetings zu verhindern.

Foto von fauxels