Bei Geschäftsevents wie Konferenzen haben Eventplaner 101 Verantwortlichkeiten in Bezug auf Rednerakquise, Lieferantenmanagement, Koordination des Veranstaltungsortes und mehr. Aber ein wesentlicher Bereich, in dem einige Planer den Ball fallen lassen, ist die Veranstaltungsregistrierung. Es mag wie eine einfache, unkomplizierte Aufgabe erscheinen, aber wenn man ein wenig mehr darüber nachdenkt, kann die bei der Registrierung gesammelte Information immens bei der Logistik und dem Marketing der Veranstaltung helfen.
Welche Fragen sollten Sie also in Ihr Anmeldeformular für Veranstaltungen aufnehmen, um das Beste daraus zu machen? Unten finden Sie einige Vorschläge von Courtney Ordway, der Schöpferin des Dink Life Blogs. Ordway hat 10 Jahre Erfahrung in der Hochzeits- und Eventbranche und war in der Konferenzkoordination, bei Fundraising-Veranstaltungen und in der Hochzeitsplanung tätig.
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1. Wie lauten Ihre Kontaktdaten?
Erfassen Sie die Grundlagen, darunter Vorname, Nachname, Adresse und was immer sonst für Ihr Event sinnvoll ist. “Sie benötigen diese Details für die korrekte Schreibweise auf Namensschildern und Tischkarten”, erklärt Ordway. “Zusätzlich helfen diese Details, um künftige Kommunikationen mit den Teilnehmern zu personalisieren, wie zum Beispiel beim Versenden von Erinnerungen zu dem Event, für das sie sich registriert haben, und eventuell auch für zukünftige Veranstaltungen.”
2. Wie haben Sie von dieser Veranstaltung erfahren?
“Diese Frage hilft Ihnen herauszufinden, wo Ihr Marketingbudget wirkt”, sagt Ordway. Zum Beispiel haben viele Teilnehmer möglicherweise über Facebook oder eine andere Social-Media-Plattform von Ihrer Veranstaltung erfahren, andere könnten es im Radio oder durch Mundpropaganda gehört haben.
“Egal, ob Sie eine Konferenz oder eine Spendenaktion veranstalten, zu wissen, woher die Teilnehmer von Ihnen erfahren, kann Ihnen helfen, bei der nächsten Veranstaltung mehr von Ihrer Zielgruppe zu erreichen”, erklärt Ordway.
3. Haben Sie spezielle Ernährungsbedürfnisse?
Ordway merkt an, dass Sie, wenn Sie Speisen zur Verfügung stellen, auf die Ernährungsbedürfnisse der Teilnehmer achten sollten. Fast immer gibt es jemanden, der in diesem Bereich Anpassungen benötigt.
“Jemand könnte eine Erdnussallergie haben oder Veganer oder Pescetarier sein,” sagt Ordway. “Unkenntnis dieser Aspekte könnte dazu führen, dass jemand krank wird oder gar nichts isst. Wenn Sie nicht fragen, könnten Sie Stress für das Küchenpersonal verursachen und ein schlechtes Gasterlebnis bieten.”
4. Haben Sie spezielle Bedürfnisse in Bezug auf Barrierefreiheit oder Unterbringung?
Einige Ihrer Teilnehmer könnten Rollstühle nutzen, Hör- oder Sehbehinderungen haben oder ein Assistenztier mitbringen müssen.
“Ein Teilnehmer muss vielleicht näher am Bildschirm, den Lautsprechern oder den sanitären Einrichtungen sitzen”, sagt Ordway. “Egal um was es geht, Teilnehmer müssen sich berücksichtigt fühlen und in der Lage sein, eine angenehme Zeit zu verbringen — genauso wie alle anderen.”
5. Wie lauten Ihre Social-Media-Handles?
Ordway sagt, das Fragen nach Social-Media-Handles ermöglicht es Ihnen, über soziale Netzwerke mit ihnen in Kontakt zu treten.
“Sie können Personen folgen und sie in Fotos markieren, damit sie sich einbezogen fühlen — vorausgesetzt, Sie haben ihre Erlaubnis, ihr Foto zu machen und zu posten,” erklärt sie. “Das können Sie auch auf dem Anmeldeformular erfragen. Das gilt sowohl für Diashows zur Bewerbung des nächsten Jahres als auch für Social Media.”
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6. Auf welchen Teil der Veranstaltung freuen Sie sich am meisten?
Kommen die Teilnehmer hauptsächlich, um einen bestimmten Redner zu hören? Gibt es eine einzigartige Aktivität, an der sie teilnehmen möchten? Gibt es etwas Spezielles, das sie lernen möchten?
“Diese Frage hilft Ihnen, ein tieferes Verständnis dafür zu bekommen, was das Publikum anzieht”, sagt Ordway, “und Sie können die Antworten dazu nutzen, um zukünftige Veranstaltungen zu planen.”
7. Wie lauten Ihre Notfallkontaktdaten?
“Dies ist wirklich eher anwendbar für mehrtägige Veranstaltungen,” sagt Ordway. “Für den Fall, dass etwas passiert, wollen Sie vorbereitet sein, besonders für Personen, die von weit her zu der Veranstaltung reisen.”
8. Wie lauten Ihre Zahlungsinformationen?
Natürlich benötigen Sie eine Möglichkeit, Zahlungen für die Veranstaltung zu sammeln. Stellen Sie sicher, dass Sie mehrere Zahlungsmöglichkeiten anbieten, da Menschen unterschiedliche bevorzugte Methoden haben, wie Kreditkarte, Debitkarte, PayPal usw.
9. Für welche Sitzungen möchten Sie sich anmelden?
“Um bei der Logistik zu helfen, können Sie sehen, welche Sitzungen die Teilnehmer planen zu besuchen”, sagt Ordway. “Wenn zum Beispiel ein bestimmter Redner viele Anmeldungen hat, können Sie ihn in einen größeren Raum verlegen und sicherstellen, dass genug Essen und Getränke vorhanden sind.”
10. Haben wir Ihre Erlaubnis, Sie in unsere E-Mail-Liste aufzunehmen?
“Sie sollten immer die Zustimmung der Teilnehmer einholen, bevor Sie sie in Ihre E-Mail-Liste aufnehmen,” sagt Ordway. “Dies gibt Ihnen rechtliche und psychologische Flexibilität, um in Zukunft für Rückmeldungen und Veranstaltungswerbung Kontakt aufzunehmen.”
11. Können Sie uns mehr über sich erzählen?
Ordway sagt, es ist auch hilfreich, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, zusätzliche persönliche Angaben über sich selbst preiszugeben, wie Geschlecht, Altersgruppe, geografische Lage usw. Diese Informationen können Ihnen helfen, Ihre Zielgruppe für zukünftige Veranstaltungen zu verfeinern.
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Welche Fragen zur Veranstaltungsregistrierung Sie auch immer wählen, sie sollten mindestens eines von zwei Zielen erreichen: die Durchführung der Veranstaltung unterstützen (wie bei der Logistik oder beim Catering) oder Ihnen mehr Informationen über Ihre Zielgruppe geben.
Stellen Sie die Fragen, auf die Sie Antworten benötigen, mit Jotforms Form Builder. Sie können ein anpassbares Anmeldeformular für Veranstaltungen von Grund auf erstellen oder mit einer der zahlreichen relevanten Vorlagen beginnen — komplett mit einer Vielzahl von Formularfeldern.
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