Bei der Bestandsverwaltung geht es darum, wie Sie den Bestand Ihrer Produkte verwalten und verfolgen, einschließlich dessen, was Sie für die Produktion oder die Vorbereitung des Verkaufs erwerben. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der erst endet, wenn das Inventar verkauft, reduziert, gespendet oder einfach als Verlust deklariert und abtransportiert wird. Aus diesem Grund ist dies eine weitere der Fähigkeiten, die wie Buchhaltung oder Personalbeschaffung zu den Kernaufgaben eines Unternehmens gehören – und die Sie vom ersten Moment an verbessern müssen.
In diesem Artikel werden einige grundlegende Fragen zur Bestandsverwaltung beantwortet und die Tools vorgestellt, die diesen Prozess erleichtern. Wenn Sie tiefer in die Materie einsteigen möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zur Bestandsverwaltung.
Ist Bestandsmanagement dasselbe wie Lieferkettenmanagement?
Nicht ganz. Die beiden Begriffe überschneiden sich zwar, aber beim Lieferkettenmanagement geht es eher um die Beschaffung und den Kauf von Beständen. Die Bestandsverwaltung bezieht sich speziell darauf, wann sich der Bestand in Ihrem Besitz befindet.
Wenn Sie an einen großen Hersteller von Autos, Flugzeugen, Haushaltsgeräten und anderen großen Gegenständen denken, können Sie sich leicht vorstellen, dass allein die Beschaffung der für den Betrieb erforderlichen Bestände ein riesiges Unterfangen ist. Das ist die Aufgabe eines Supply Chain Managers. Sobald das Unternehmen über die Materialien verfügt, sind die Lagerverwalter dafür verantwortlich, sie zu lagern und zu liefern, damit sie je nach Bedarf eingesetzt werden können.
Die Verwaltung des Warenbestands ist ein entscheidender Faktor für die effektive Führung eines Unternehmens mit einem greifbaren Produkt – sei es ein Bauunternehmer auf einer Baustelle oder ein Restaurantbesitzer, der seine Küche für den Ansturm auf das Abendessen auffüllt. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie den Überblick über alles behalten, was Sie für Ihr Geschäft benötigen, wenn Sie Ihre Arbeit jeden Tag erledigen wollen, aber es hilft Ihnen auch, Maßstäbe zu setzen und Ihre Effizienz zu beurteilen. Und auf einer grundlegenderen Ebene brauchen Sie sie, um Ihre Rentabilität zu ermitteln und eine genaue Steuererklärung abzugeben.
Warum brauchen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) einen Bestandsverwaltungsprozess?
Bestandsmanagement und Unternehmensstrategie sind eng miteinander verbunden. In den frühen 1970er Jahren entwickelten japanische Hersteller das „Just-in-Time“-Bestandsmanagement, bei dem es darum ging, die Bestandskosten niedrig zu halten, indem man immer genug, aber nicht zu viel vorrätig hatte. Toyota hat dies unter der Leitung des legendären Wirtschaftsingenieurs Taiichi Ohno im Rahmen des Toyota-Produktionssystems (TPS) institutionalisiert. Das TPS ist nach wie vor ein weit verbreitetes Modell für ständige Verbesserung und Abfallreduzierung.
Obwohl große Unternehmen wie Toyota offensichtlich mit weitaus komplizierteren Herausforderungen bei der Bestandsverwaltung konfrontiert sind als kleine und mittlere Unternehmen (und über die entsprechenden Spezialisten und ausgefeilte Software verfügen, die ihnen dabei helfen können), stehen kleine und mittlere Unternehmen dennoch unter demselben Druck. Sie müssen schwierige Entscheidungen darüber treffen, wie viel Vorrat oder Rohmaterial sie in ihrem Lager halten sollen und dabei alle damit verbundenen Kosten und Risiken berücksichtigen, wenn sie zu viel oder zu wenig kaufen – und hier kommt ein zuverlässiger Prozess ins Spiel.
Wenn Sie ein Unternehmen haben, das eine Bestandsaufnahme benötigt, haben Sie wahrscheinlich bereits ein Bestandsverwaltungssystem. Aber selbst wenn es gut funktioniert, gibt es einige einfach zu bedienende technische Hilfsmittel, die den Zeitaufwand für die Bestandsverwaltung drastisch reduzieren, die Effizienz steigern und die Kosten senken können.
Wie kann Jotform bei der Bestandsverwaltung helfen?
Die Inventarverwaltung wird zu Recht unter den betriebswirtschaftlichen Fachgebieten aufgeführt. Aber auf einer sehr grundlegenden Ebene geht es nur um drei Aktivitäten: Sortieren, Zählen und Verfolgen. Jotform Inventarvorlagen sind hilfreiche Tools, um den Sprung von der Inventarerfassung mit Stift und Papier zur digitalen Erfassung zu schaffen. Sie können die Vorlagen schnell an Ihr Unternehmen anpassen und sie sind sogar nützlich für die Verwaltung von Inventar zu Hause oder außerhalb der Arbeit. Alle Daten werden sicher in Ihrem Jotform-Konto gespeichert, so dass Sie von jedem Ort mit einer Internetverbindung darauf zugreifen können.
Sie können Ihre benutzerdefinierten Vorlagen auch in ausgefeilte PDFs umwandeln, die einfach heruntergeladen, gedruckt oder auf jedem Gerät angezeigt werden können, und ein E-Signatur-Widget ermöglicht es Ihnen, Ihren Abzeichnungsprozess beizubehalten. Und mit den Jotform Barcode-Scanner-Widgets können Sie einen Barcode mit Ihrer Smartphone-Kamera scannen und an eine Inventarvorlage senden.
Wie Sie wissen, ist es schlecht, wenn Sie einen Bestand haben, den Sie nicht verkaufen können, aber es ist genauso schlecht, wenn Sie mehr Produkte verkaufen, als Sie tatsächlich haben. Es könnte sogar noch schlimmer sein, da Sie nun einem verärgerten Kunden Geld zurückerstatten müssen! Wenn Sie jedoch das Jotform Inventar-Widget verwenden, können Sie verhindern, dass Kunden einen Artikel in den Warenkorb legen, der nicht mehr vorrätig ist. Das ist besonders nützlich, wenn Sie nur einen begrenzten Bestand haben oder Tickets für eine Veranstaltung mit einer bestimmten Anzahl von Plätzen verkaufen.
Ein altes schottisches Sprichwort besagt: „Man mästet keine Lämmer, indem man sie wiegt.“ Ähnlich verhält es sich mit der Bestandsaufnahme: Wenn Sie es gut machen, wird es Ihren Umsatz nicht steigern, aber wenn Sie es schlecht machen, wird es Ihrem Geschäft schaden. Mit den Jotform-Vorlagen und -Widgets können Sie ganz einfach einen hochmodernen Inventarverwaltungsprozess einrichten – ohne dafür ein Studium absolvieren oder einen Spezialisten einstellen zu müssen. Oder einen Viehbestand füttern zu müssen.
Foto von: Kaboompics.com
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