Die 5 größten Herausforderungen bei der Beschaffung - und wie Sie sie meistern

Die Beschaffung, die früher als reine Verwaltungsfunktion angesehen wurde, wird immer mehr als integraler Bestandteil der Unternehmensleistung erkannt – eine Funktion, die das Potenzial hat, sich erheblich auf das Endergebnis auszuwirken.

Die Beschaffung (d.h. die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen) kann jedoch nur dann den erwarteten Nutzen bringen, wenn sie mit effizienten, gut durchdachten Prozessen verbunden ist und alle Mitarbeiter des Unternehmens auf die gleichen Ziele hinarbeiten.

Das ist natürlich nicht immer der Fall. Nachfolgend finden Sie fünf häufige Probleme bei der Beschaffung, die der Unternehmensleistung im Wege stehen können. Je mehr Sie darüber wissen, desto besser sind Sie in der Lage, Probleme zu erkennen und zu lösen, wenn sie auftreten.

1. Mangel an interner Kommunikation

Beschaffungsteams haben eine einzigartige Position in Unternehmen – die Funktion ist nicht speziell mit einer Abteilung verbunden und hat auch keinen offenen Zugang zu den Daten der einzelnen Abteilungen.

Außerdem stammen die Ausgabendaten oft aus mehr als einem System und lassen sich nur schwer zusammenfassen. Wenn das Beschaffungsteam Einkäufe in einem Silo tätigt, ohne Input und wichtige Datenpunkte aus den einzelnen Teams, kann es keine effektiven Ausgabenentscheidungen treffen, die dem Unternehmen als Ganzes zugute kommen.

Beschaffungsteams erbringen den größten Nutzen, wenn sie mit allen relevanten Interessengruppen zusammenarbeiten und Einblick in die Ausgaben in allen Bereichen haben. Beziehungen sind entscheidend. Bauen Sie Beziehungen zu internen Partnern auf, um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern, und arbeiten Sie daran, die Bedürfnisse der Beteiligten im Laufe der Zeit gut zu verstehen.

2. Umgehung der Beschaffung

In allen Unternehmen kommt es zu einem gewissen Grad zu einer Umgehung der Beschaffung – wenn Mitarbeiter einen Artikel kaufen, ohne einen Standardprozess zu durchlaufen. Meistens bestellt jemand Artikel online oder in einem Einzelhandelsgeschäft und sendet dann eine Spesenabrechnung.

Unternehmen, in denen die Umgehung der Beschaffung zur Gewohnheit geworden ist, verlieren Rabatte bei Großbestellungen. Diese Praxis kann sich auch negativ auf die Beziehungen zu den Lieferanten auswirken und sogar rechtliche Probleme mit sich bringen (z.B. die Anmeldung für einen Online-Service ohne Prüfung und Genehmigung).

Wenn es zu einer Umgehung kommt, sollten Sie die Vertriebschance nutzen, um die Gründe dafür zu analysieren. Es könnte sich um ein Personalproblem, mangelnde Kenntnisse oder ineffiziente Prozesse handeln, die alle lösbar sind.

3. Schwierige Auftragsverfolgung

Lieferverträge können komplex sein, mit unterschiedlichen Bedingungen, unterschiedlichen Laufzeiten, mehreren Zeitplänen und Änderungen.

Viele Unternehmen versuchen, Verträge manuell zu verfolgen, was viel Raum für Fehler lässt. Wichtige Informationen sind oft schwer zu finden, wenn sie benötigt werden. Geplante Preiserhöhungen können übersehen werden. Compliance-Probleme können übersehen werden.

Eine Möglichkeit, diese Probleme zu vermeiden, ist die Einführung eines digitalen Vertragsmanagementsystems. Diese Art von System bietet einen zentralen, sicheren Ort für Verträge und macht die Beschaffung effizienter und genauer. Es trägt auch dazu bei, die Konsistenz von Verträgen zu wahren und kann sogar Teile des Vertrags-Workflows automatisieren – zum Beispiel durch die automatische Weiterleitung von Genehmigungen und Online-Unterschriften und das Versenden von Benachrichtigungen bei Vertragsverlängerungen und -ausläufen.

4. Schlechte Lieferantenbeziehungen

Zu viele Unternehmen übersehen, wie wichtig gute Lieferantenbeziehungen sind. Bei der Beschaffung geht es nicht nur darum, die richtigen Lieferanten zu finden und mit ihnen Verträge abzuschließen. Es geht auch darum, eine langfristige Partnerschaft zu pflegen, die Ihrem Unternehmen zu Wachstum verhilft.

Wenn Lieferanten beispielsweise nicht pünktlich bezahlt werden, schlechte Leistungen erbringen oder Compliance-Anforderungen vernachlässigen, sinkt Ihre Gesamtproduktivität und Sie laufen Gefahr, dass Ihr Geschäft ernsthaft gestört wird.

Beide Partner profitieren von der Pflege einer starken Beziehung. Lieferanten, die sich wertgeschätzt fühlen, nehmen sich die Zeit, Ihr Geschäft kennenzulernen und können Ihnen möglicherweise helfen, Einsparungen zu erzielen, nützliche Produkte einzuführen und in Notfällen schneller zu reagieren. Sie wiederum profitieren davon, einen verlässlichen Geschäftspartner zu haben, mit dem man gut zusammenarbeiten kann.

5. Mangel an Technologie

Unternehmen tun sich oft schwer damit, ihr Zögern bei der Anwendung neuer technologischer Hilfsmittel für die Beschaffungsfunktion zu überwinden. Aber die traditionellen Methoden zur Datenerfassung, zur Gewinnung von Erkenntnissen und zur Abwicklung wichtiger Arbeitsabläufe sind ineffizient und behindern die Bemühungen um eine Vergrößerung. Veraltete, manuelle Systeme sind nicht geeignet, die Ergebnisse zu liefern, die Beschaffungsteams benötigen, um ein geschätzter strategischer Partner zu werden.

Alle Geschäftsbereiche unterliegen der digitalen Transformation, und das Beschaffungswesen sollte nicht anders sein. Die Modernisierung von Systemen und Prozessen kann dazu beitragen, Schmerzpunkte zu beseitigen, Einsparungen zu maximieren, Risiken zu verringern und die Effizienz sowohl für Unternehmen als auch für ihre Lieferanten zu verbessern. Neue Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden es den Teams außerdem ermöglichen, bessere, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Damit Ihr Unternehmen die besten Chancen hat, mit neuen Technologien erfolgreich zu sein, sollten Sie zunächst eine ehrliche Bewertung der derzeitigen Arbeitsweise Ihrer Beschaffungsfunktion vornehmen – und der Bereiche, in denen sie sich verbessern muss, um das Unternehmen besser zu unterstützen.