كيفية إضافة توقيع إلكتروني إلى نماذج Google

سواء كنت بحاجة إلى نماذج عبر الإنترنت لشركتك المحاسبية أو غير الربحية أو شركة تخطيط الحفلات، فإنها وسيلة سهلة ومريحة لجمع البيانات القيمة والمعلومات لتحسين عملك أو تنظيم فعالية.

بفضل تطوير التوقيعات الإلكترونية، يمكنها أن تحل محل العملية البطيئة والمكلفة والمسيئة للبيئة لطباعة وإرسال النماذج الورقية الفعلية لتوقيعها. المنصات التي يحتوي منشئ النماذج لديها على خصائص التوقيع الإلكتروني يجعل الأمر أسهل من أي وقت مضى للأشخاص لتوقيع العقود والمستندات، وإنشاء مسارات العمل للموافقة، والتعاون في المشاريع.

للأسف، لا تتيح جميع منصات النماذج الاونلاين وظيفة التوقيع الإلكتروني – بما في ذلك نماذج Google المعروفة والمستخدمة على نطاق واسع.

ومع ذلك، هناك بعض الطرق للقيام بذلك. إليك كيفية إضافة توقيع إلكتروني إلى نموذج وبدء جمع التواقيع الإلكترونية باستخدام نماذج Google.

كيفية إضافة توقيع إلكتروني إلى نماذج Google

نظرًا لأن نماذج Google لا تقدم ميزة توقيع إلكتروني مدمجة، يجب عليك أولاً تنزيل التوقيع كإضافة. بينما قد لا تجعل هذه الإضافة للتوقيع الإلكتروني صفة قانونية، إلا أنها يمكن أن تعمل للمناسبات غير الرسمية مثل استمارة رحلة ميدانية للصف أو استطلاع رأي بسيط للموظفين.

فيما يلي كيفية تضمين توقيع إلكتروني في استمارة نماذج Google باستخدام إضافة التوقيع الشهيرة.

1. انتقل إلى صفحة نماذج Google الرئيسية وحدد الاستمارة التي ترغب في إضافة توقيع إلكتروني إليها.
2. انقر على النقاط الثلاث العمودية في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة واختر الإضافات.
3. اكتب “Signature” في مربع البحث عن التطبيقات، ثم حدده عندما يظهر وقم بتثبيته. ملاحظة: سترى مجموعة متنوعة من الخيارات الأخرى لإضافات التوقيع بالإضافة إلى Adobe Sign.
4. لكي تعمل خاصية إضافة التوقيع بعد تثبيتها، تحتاج إلى إنشاء جدول بيانات لجمع وتخزين ردود الاستمارة الخاصة بك. قم بتفعيل هذا عن طريق اختيار أيقونة الجدول الأخضر تحت علامة تبويب “الردود“.
5. ثم، في نافذة “الإعدادات“، انتقل إلى “الردود” وقم بتعطيل كلا الخيارين المدرجين تحت “يتطلب تسجيل الدخول“. بذلك ستتيح للمستجيبين خارج منظمتك الرد على الاستمارة الخاصة بك وإزالة الخيار الذي يقتصر على “استجابة واحدة لكل شخص”.
6. بعد ذلك، يمكنك البدء في إضافة حقول التوقيع الإلكتروني. للقيام بذلك، قم بتحديد أيقونة “قطعة اللغز” من أعلى الصفحة وافتح إضافة التوقيع.
7. من القائمة المنسدلة، قم يتحديد “توقيعات متعددة (جديدة)” أو “اضافة توقيع فردي” إذا كنت بحاجة إلى توقيع واحد فقط.
8. قم بإلغاء تحديد “حماية روابط المشاهدة للتواقيع المستقبلة” لكس تتمكن من عرض تواقيعك.
9. بعد ذلك، من القائمة التي تظهر عند الضغط على إضافة التوقيع، حدد “رابط اختبار” لمعاينة استمارتك. يجب أن تظهر لك زر “عرض صفحة التوقيع” باللون الأخضر إذا كان كل شيء يعمل بشكل صحيح. هذا هو نفس الزر الذي سيحتاج المستجيبون إلى النقر عليه لإكمال عملية التوقيع الإلكتروني – والتي ستوجههم إلى صفحة منفصلة لتوقيع الاستمارة.
10. وأخيرًا، بمجرد التأكد من أن الرابط الخاص بك يعمل، انقر فوق الزر “الحصول على الرابط” من مربع إضافة التوقيع لنسخ رابط الاستمارة الخاص بك ومشاركته مع المستجيبين الخاصين بك. ملاحظة: مشاركة استمارتك عبر هذا الرابط هي الطريقة الوحيدة التي يمكن للمستجيبين من خلالها توقيع استمارتك عبر نماذج Google. لن تعمل وظيفة التوقيع الإلكتروني إذا قمت بمشاركة الاستمارة بالطريقة التي عادة ما تشارك بها استمارة نماذج Google مع الآخرين.

هذه العملية المعقدة وغير السهلة في التثبيت والإعداد – لكن أكبر مشكلة في توقيع الاستمارة عبر نماذج Google هي أنها لا تعتبر بشكل فعلي توقيعًا إلكترونيًا قانونيًا. فان نماذج Google لا تؤكد هوية الشخص الذي يوقع الوثيقة بأي شكل معنوي ولا تضمن للمستخدمين الضمانات القانونية أو حماية البيانات.

إذا لم تتلق أي تأكيد يحدد كيفية إنشاء التوقيع، أو حتى نص أو رسوم بيانية مضافة إلى السجل الموقع للدليل على أنه تم توقيعه بواسطة توقيع إلكتروني – فقد تعرض نفسك للتواقيع الإلكترونية الاحتيالية، أو لإلغاء الاتفاقيات من قبل الأطراف، أو الاسباب الزائفة من الموقعين بأنهم لم يفهموا ما كانوا يوقعون عليه.

على عكس نماذج Google، تقدم انظمة التوقيع الإلكتروني مثل Docusign و Acrobat Sign، على سبيل المثال، شهادة أمان تتضمن معلومات قابلة للتتبع – من قام بتوقيع الوثيقة، ومتى قام بتوقيعها، وأين قام بتوقيعها – والتي تشمل في كثير من الأحيان عنوان IP للموقع. هذه الانظمة تتماشى مع كل من قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (قانون E-Sign) وقانون المعاملات الإلكترونية الموحدة (UETA)، مما يمكن أن يساعد في التحقق من التواقيع الإلكترونية المشكوك فيها إذا كانت هناك أي مشكلات تتعلق بالوثيقة الموقعة.

بدائل نماذج Google

قد لا تكون نماذج Google الخيار الأمثل بالنسبة لك إذا كنت بحاجة إلى توقيعات إلكترونية قانونية على نماذجك عبر الإنترنت. كما أنها محدودة إلى حد ما في تصميم النماذج وخيارات التخصيص، مثل الألوان المتاحة والخطوط والقوالب الجاهزة. للحصول على أداة تتناسب بشكل أفضل مع احتياجاتك في إنشاء النماذج عبر الإنترنت والتوقيعات الإلكترونية، فكر في الاستثمار في انظمة التوقيع الإلكتروني الشهيرة مثل Docusign، وAcrobat Sign، وPandaDoc، أو Jotform Sign.

تتميز كل هذه الخيارات الأربعة بمفهومية تامة وسهولة الاستخدام، وتتكامل مع تطبيقات طرف ثالث قوية بحيث يمكنك إنشاء وتوقيع ومشاركة الوثائق الإلكترونية بسرعة.

دعنا نلقي نظرة أقرب على Jotform Sign وكيف يمكنك استخدامه بسهولة لجمع وتخزين التوقيعات الإلكترونية القانونية بأمان.

كيفية إضافة توقيع إلكتروني باستخدام Jotform Sign

مثل نماذج Google، فإن منصة التوقيع الإلكتروني Jotform Sign سهلة الاستخدام ولا تحتاج الي أي أكواد. ومع ذلك، فإنها تتضمن أيضًا مجموعة متنوعة واسعة من الميزات الإضافية وخيارات التكامل وأدوات التخصيص التي قد تجعلها الخيار الأفضل لمؤسستك.

باستخدام Jotform Sign، ليس لديك فقط اختيار من بين أكثر من ٦٠٠ قالب توقيع إلكتروني جاهز للتخصيص والتوقيع والمشاركة مع الزملاء والعملاء، ولكن يمكنك أيضًا استخدامها لغرض:

• توجيه سير العمل للموافقة تلقائيًا.
• التعاون والتواصل مع الزملاء والموظفين، سواء كانوا يعملون في الموقع أو عن بُعد.
• جمع الردود المتعددة في وقت واحد.
• إنشاء تقارير قابلة للتنفيذ وتعتمد على البيانات.
• إنشاء سجل مراجعة بحيث تكون دائمًا في السيطرة الكاملة على عملية التوقيع – من البداية إلى النهاية.
• بناء تطبيقات وجداول ومتاجر إلكترونية.

على الرغم من أن نماذج Google مجهزة بشكل جيد للتعامل مع إنشاء النماذج الأساسية وجمع البيانات، إلا أنك بحاجة إلى حل أقوى للمجموعات الكبيرة من المستجيبين والعمليات المعقدة – مثل Jotform Sign. هذه المنصة القوية لديها جميع الأدوات التي تحتاجها لجمع التوقيعات الإلكترونية القانونية التي ستوفر لمؤسستك الوقت والمال والجهد.

بمنحك صلاحية الأداة المناسبة مثل Jotform Sign، أنت جاهز لتحويل كيفية التعامل مع الوثائق، مما يجعل العملية آمنة وفعالة ومهنية. الآن، لا تتردد؛ حان الوقت لاتخاذ إجراء وإرسال مستندك للتوقيع.