Google Form onay akışı nasıl oluşturulur

Interaktif adım adım eğitim

Bir organizasyonda kararlar nadiren tek bir kişi tarafından alınır, bu yüzden onayların toplanma sürecini olabildiğince verimli hale getirmek önemlidir. İşte burada onay iş akışları devreye girer. Bu yapılandırılmış süreçler, bir organizasyon içindeki önemli karar ve eylemlerin gözden geçirilmesi ve onaylanması için gerekli adımları özetler.

Günümüzün yüksek teknolojiye sahip iş ortamında, onay iş akışları en iyi şekilde süreç otomasyonu yazılımlarıyla yönetilir. Google Forms, kullanıcıların özel formlar oluşturmasına ve gönderimleri yönetmesine imkan tanıyan popüler bir anket ve form oluşturucusudur. Özel bir onay aracı sunmasa da, kullanıcılar Google Forms onay iş akışları oluşturmak için Form Approvals eklentisini kullanabilir.

Google Forms yerine en iyi alternatifi mi arıyorsunuz?

Jotform’un tam özellikli form oluşturma çözümü mobil uyumludur ve sektörde en fazla entegrasyona sahiptir. Ödemeleri toplamak, iş akışlarını otomatikleştirmek, potansiyel müşterileri toplamak ve daha fazlası için kullanın.

Formları Jotform'a Taşı

veya

Sıfırdan Başla

Google Forms onay iş akışı nasıl oluşturulur

Onay iş akışları, satın alma talepleri, bütçe onayları, izin talepleri ve hatta proje önerileri gibi birçok yaygın iş sürecini otomatikleştirebilir. Bir veya daha fazla paydaştan onay gerektiren herhangi bir iş süreci, onay iş akışı otomasyonundan fayda sağlayabilir. Bu tür otomasyon, verimliliği artırabilir, hataları azaltabilir ve yönetimin önemli kararları zamanında alabilmesini sağlar.

Google Form onay iş akışı oluşturmak için temel form oluşturucuyu ve bir eklentiyi kullanmanız gerekecek. İşte bunu yapmanın yolu:

1. Google Drive’ı açın.
2. Ekranın sol üst köşesindeki + Yeni butonuna tıklayın.
3. Yeni bir Google Formu oluşturmak için Google Formlar seçeneğini seçin.
4. Formu, izin talepleri, bütçe önerileri veya ilgililerin incelemesini gerektiren diğer taleplerin onayı için ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin.
5. Formunuza onaylayıcının e-posta adresi için bir alan ekleyin. Aşağıdaki örnekte, bu alana Yönetici E-posta adı verilmiştir.
6. Bu alanı Gerekli butonunu açarak zorunlu hale getirin.

7. Sonraki adımda, ekranın sağ üst köşesindeki üç nokta simgesine tıklayın.
8. Açılır menüden Eklentileri al seçeneğini seçin.

9. Arama çubuğuna “Form Onayları” yazın ve Enter tuşuna basın.

10. formapprovals.com tarafından sunulan Form Onayları eklentisini seçin ve Yükle düğmesine tıklayın.
11. Eklentinin kurulmasını onaylamak için Devam Et ve ardından İzin Ver üzerine tıklayın.
12. Onay akışına dönüştürmek istediğiniz Google Form’a geri dönün.
13. Ayarlar sekmesine tıklayın, ardından Cevaplar sekmesine tıklayın.
14. E-posta adreslerini topla seçeneğini etkinleştirin ve Doğrulandı (kullanıcıları Google’a giriş yapmaları için teşvik eder) veya Yanıtlayan girişi (e-postalarını manuel eklemeleri istenir) seçimini yapın. Form Onayları eklentisi, kullanıcı yanıt gönderdiğinde otomatik olarak bir onay e-postası oluşturur ve gönderir.

15. Ardından, üst menüdeki yeni bulmaca parçası simgesine tıklayın, Form Onayları eklentisini seçin ve açın.
16. Ekranın sağ alt köşesinde yeni bir alt menü açılacak. Yeni bir açılır menü oluşturmak için gölgeli artı işareti simgesine tıklayarak Dinamik alıcı ekle seçeneğini seçin.

17. Soru başlığını seç metnine tıklayın ve ardından sonraki açılır menüden onaylayıcıyı belirleyen soruyu seçin. Bu durumda, formu çalışanın yöneticisine yönlendirmek istediğinizden, açılır menüden Yönetici E-posta seçeneğini seçin.
18. Kaydet butonuna tıklayın. Artık birisi bu formu doldurduğunda, onay talebi için Yönetici E-posta alanına girilen e-posta adresine otomatik olarak bir mesaj gönderecektir.

Yönetici, e-posta içindeki bir butona tıklayarak talebi onaylayabilir veya reddedebilir. Formu gönderen kişi, yöneticinin kararı hakkında otomatik olarak bir e-posta bildirimi alacaktır.

Jotform İş Akışları: Google Forms onay iş akışlarına güçlü bir alternatif

Google Forms, piyasada bulunan birçok ücretsiz çevrimiçi form oluşturucudan sadece biridir. Jotform, kişiselleştirilmiş, profesyonel görünümlü anketler, testler ve onay talep formları oluşturmak isteyen kullanıcılar için daha fazla işlevsellik sağlar. Kurulumu ve kullanımı kolaydır — kodlama bilgisi gerekmez — ve Google Forms ve diğer form oluşturuculardan daha derinlemesine tasarım özelleştirme seçenekleri sunar. Ayrıca onayları otomatikleştirmek için özel bir araç sunar.

Jotform’u Google Forms’tan onay iş akışları açısından ayıran özellikler şunlardır:

• Koşullu mantık: Basit onay iş akışları oluşturmak için, Jotform kullanıcıları her gün kullandıkları formlara koşullu mantık ekleyebilirler. Jotform’un koşullu mantık özellikleri, uygun paydaşlara otomatik olarak yönlendirilen bildirim e-postalarını ve onay taleplerini tetikleyebilir. Yanıtlar, Jotform Tablolarında kaydedilir.
• Çalışma akışı şablonları: Kullanıcılar, Jotform Çalışma Akışları aracılığıyla onay süreçleri oluşturabilirler. Bu araç, kullanıcıların sağlam onay süreçleri oluşturmalarına yardımcı olacak şekilde tasarlanmıştır. Kullanıcılar, ihtiyaçlarına uygun hale getirebilecekleri çalışma akışı şablonlarını da sunar, böylece sıfırdan süreç oluşturmalarına gerek kalmaz.
• Grup Onayları: Bu özellik, kullanıcıların talepleri aynı adımda onaylamalarına veya reddetmelerine olanak tanır, böylece işlemleri tek tek yapmak yerine topluca gerçekleştirebilirler.
• Çok kademeli onay süreçleri: Jotform Çalışma Akışları ile kullanıcılar, yöneticilerin kararlarını hiyerarşideki daha üst düzey iletişimlere hızla iletebileceği çok kademeli onay süreçleri de oluşturabilirler.

Verimli onay süreçleri tasarlamak, iş süreçlerini kolaylaştırmak ve üretkenliği yüksek seviyede tutmak için kritiktir. Google Forms onay süreçleri temel onay süreçleri için oluşturulabilirken, çok fazla manuel kurulum gerektirir. Diğer yandan, Jotform Çalışma Akışları, daha kapsamlı özelleştirme sunar ve kurulumu daha kolaydır. Kullanımı kolay form oluşturucusu, koşullu mantığı ve proje yönetim araçları ile entegrasyonları sayesinde Jotform, her departmanda onay sürecini verimlilik artırımları için düzenler.

Fotoğraf: Karolina Grabowska