Google Formlar ile satın alma emri nasıl oluşturulur?

Adım adım etkileşimli kılavuz

Formları kelime işlemcilerde satır satır düzenleme ya da e-tablo şablonlarında karmaşık hücreleri birleştirip ayırma günleri geride kaldı.

Şirketinizin formları özellikle satın alma talep formları gibi yasal geçerliliği olan belgelerinizin hem kolayca erişilebilir, hem de modern görünümlü olması gerekir. Neyse ki, Google Formlar gibi form oluşturucular, Excel sayfalarını yeniden biçimlendirmeye, Adobe Acrobat öğrenmeye veya karmaşık kodlama ustası olmaya gerek kalmadan, kullanıcıların dijital belgeleri hızlı ve pratik bir şekilde tasarlamasına olanak tanıyor.

Google Formlar, özellikle iş hayatına yeni atılan girişimciler için ideal bir başlangıç sunar. Hafif ve esnek çözüm arayanlar için, temel iş süreçlerini yönetmenin etkili bir yoludur. Örneğin, Google Formlar ile bir satın alma talep formu oluşturmak, satın alma ve tedarik süreçlerinizi kolaylaştırarak onay mekanizmaları kurmanız için sağlam bir temel oluşturur.

Google Formlar’a daha iyi bir alternatif mi arıyorsunuz?

Jotform’un kapsamlı form oluşturma çözümü mobil uyumlu olup, sektördeki en geniş entegrasyon yelpazesine sahiptir. Ödeme almak, iş akışlarını otomatikleştirmek, potansiyel müşterileri toplamak ve çok daha fazlası için Jotform’u kullanabilirsiniz.

Formlarını Jotform’a Taşı

veya

Sıfırdan Başla

Satın alma formu nedir?

Satın alma formu, bir alıcının, satıcıya hangi ürünleri ne kadar miktarda ve hangi fiyatla satın almak istediğini bildirdiği resmi bir belgedir. Satıcı satış şartlarını kabul ettiğinde belgeyi imzalayarak yasal olarak bağlayıcı hale getirir. Satın alma formu daha sonra her iki tarafın da üzerinde anlaştığı şartları gösteren bir kayıt ve sözleşme olarak işlev görür.

Satın alma talep işlemini faturaların öncülleri olarak da düşünebilirsiniz. İşletmeler, ürünleri doğrudan veya gelecekte satın almadan önce satış şartlarını belirlemek için bunları satıcılara ve tedarikçilere gönderir. Siparişin şartları yerine getirildiğinde satıcı bir fatura gönderir.

Bir tedarikçiye satın alma talebinde bulunmadan önce, formun şirket içinde birkaç yetkili tarafından incelenmesi gerekir. Bu kişiler arasında genellikle muhasebe veya satın alma departmanı yöneticisi yer alır. Eğer söz konusu alım yüksek maliyetliyse, finans direktörünün (CFO) onayı da alınmalıdır.

Etkili bir onay süreci, nakit akışı sorunlarını önlemeye yardımcı olur. Böylece şirketin gerekli alımlar için yeterli bütçesi olup olmadığı önceden kontrol edilir ve departmanların harcamalarından sorumlu olmaları sağlanır. Günümüzde bu süreci otomatikleştiren pek çok yazılım çözümü mevcut. Bu araçlar sayesinde hem kağıt israfı önlenir hem de onlarca e-posta gönderip yanıt beklemek yerine ciddi zaman tasarrufu sağlanır.

Tabii tüm bu onay süreçlerine geçmeden önce yapılması gereken temel adım satın alma formunu oluşturmak.

Google Formlar’da satın alma formu oluşturun

Google Formlar ile başlamadan önce, bir Google hesabınızın olması gerekir. Hesabınızı oluşturduktan sonra, Google Formlar’da satın alma talep formunuzu oluşturmaya hazırsınız.

Satın alma formunuz için:

1. docs.google.com/forms adresine gidin.
2. Bir şablon seçin. Bu isteğe bağlı bir adım olsa da — bir formu sıfırdan da oluşturabilirsiniz — iyi bir başlangıç ​​yapmanız için online ücretsiz şablonlar bulabilirsiniz. Google Formlar istediğiniz gibi değiştirebileceğiniz ücretsiz şablonlar sunar.

3. Bir form oluşturun. Eğer şablon kullanmayı düşünmüyorsanız, Google Formlar’da yeni, boş bir form oluşturmak için Boş butonuna tıklamanız yeterli.

4. Gerekli alanları ekleyin. Farklı bilgilerin toplanmasında hangi soru türlerinin daha iyi olduğunu görmek için çeşitli soru türlerini test edin. Kısa cevap ve çoktan seçmeli soru tiplerini muhtemelen çok sık kullanacaksınız — örneğin, kredi kartı numaraları için kısa cevap formatını ve ödeme türünü seçmek için çoktan seçmeli seçeneğini kullanabilirsiniz. 

Tedarikçilerin ürünleri veya malzemeleri tanımlayıp fatura göndermeleri için ihtiyaç duyacakları tüm bilgileri eklediğinizden emin olun.

Satın alma formunda bulunması gereken temel alanlar:

• Sipariş numarası
• Teslimat tarihi ve yeri
• Şirketiniz ve tedarikçinin fatura adresleri
• Ödeme koşulları
• Ürünlerin isimleri, model numaraları ve miktarları
• Vergiler, indirimler, ücretler ve toplam fiyat

5. Formu özelleştirin. Google Formlar’a resim ekleyebilir, renk ve yazı tipini değiştirebilirsiniz. Formunuza daha profesyonel bir görünüm kazandırmak için şirket logonuzu ekleyin. Çalışırken formun nasıl göründüğünü görmek için önizleme seçeneğine tıklayabilirsiniz.

6. Formunuzu test edin. Formu şirket içinde özellikle satın alma onayıyla ilgilenen birkaç kişiye gönderin ve geri bildirim isteyin. Formu doldurma sürecini mümkün olduğunca basitleştirin — bu hem iç ekiplerin hem de tedarikçilerinizin işini kolaylaştıracaktır.

7. Göndermeye başlayın. Google Formlar üzerinden oluşturduğunuz sipariş formunu doğrudan onay verecek kişilere ve daha sonra tedarikçilere e-posta veya paylaşılabilir bir bağlantı olarak gönderebilirsiniz.

Satın alma formu oluşturmak için Jotform’u kullanın

Google Formlar ile hazırlanan satın alma formları, özellikle küçük işletmeler için oldukça kullanışlıdır çünkü formatı tedarikçiler tarafından kolayca anlaşılır ve herkesin rahatlıkla doldurabileceği kadar basittir.
Ancak, satın alma sürecinizi daha da kolaylaştırabilecek bazı özellikler Google Formlar’da mevcut değil.

Örneğin, tedarikçilerin Google Formlar üzerinden gelen siparişi onaylaması için doğrudan elektronik imza eklemesi mümkün değil. Ayrıca, formunuzun istediğiniz şekilde görünmesi için harcadığınız ekstra zaman başka işler için kullanılabilir.

İşleri hızlandırmak için Jotform’un hazır satın alma şablonlarından birini deneyin. Bu şablonları Form Oluşturucu üzerinden kolayca düzenleyebilir, formunuza dosya yükleme alanı, elektronik imza gibi öğeler ya da iş akışınızı kolaylaştıran diğer araçlarla entegrasyonlar ekleyebilirsiniz.

Form oluşturma işleminizi tamamladığınızda, formunuzun işlevselliğini Jotform İş Akışları ile bir adım ileriye taşıyın. Bu platform sayesinde, oluşturduğunuz satın alma formunu sürükle-bırak yöntemiyle tamamen size özel bir onay sürecine dönüştürebilirsiniz. Onaylama adımı ekleyebilir, koşullar tanımlayabilir ve bildirimler ayarlayarak süreci otomatik hale getirebilirsiniz.

Jotform’un Form Atama özelliği, formları ekip üyelerine kolayca yönlendirebilir; yerleşik hatırlatıcılar ve koşullarla herkesin zamanında ve sorumluluğunu bilerek ilerlemesini sağlayabilirsiniz. Üstelik tüm süreci, Jotform Mobil Formlar uygulamasıyla dilediğiniz cihazdan takip edebilirsiniz.

Satın alma siparişlerinizi tek bir çatı altında toplamak, satın almayı sadeştirecek — bu sadelik, tedarikçilerinizle iyi ilişkiler kurmanızı sağlayacaktır.