Google Formlar güvenli mi?

Sadece 2023 yılının dördüncü çeyreğinde, dünya genelinde yaşanan veri ihlalleri nedeniyle 8 milyondan fazla veri kaydı sızdırıldı. Kurumunuzun hem verilerini hem de itibarını korumak istediğini düşünürsek, bu durum ciddi bir endişe kaynağı.

Birçok kurumun yaptığı gibi, verilerinizi Google Formlar üzerinden topluyorsanız, bu verilerin güvenli olup olmadığını bilmeniz önemlidir. Bu özellikle, kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler (PII) veya kişisel sağlık bilgileri (PHI) toplayan şirketler için geçerlidir.

Peki, Google Formlar ile kullandığınız formlar güvenli mi?

Bu makalede, Google Formlar’ın güvenlik avantajlarını ve olası zayıf yönlerini inceleyerek HIPAA standartlarına uygunluğunu değerlendireceğiz. Ayrıca Google Formlar’ın güvenlik özelliklerini diğer form oluşturucularıyla karşılaştırarak en güvenli seçeneklerin hangileri olduğunu göreceğiz. Son olarak, verilerinizi daha güvenli hale getirmek için bazı ipuçları paylaşacağız.

Google Formlar’a daha iyi bir alternatif mi arıyorsunuz?

Jotform’un kapsamlı form oluşturma çözümü mobil uyumlu olup sektördeki en geniş kapsamlı entegrasyon yelpazesine sahiptir. Ödeme almak, iş akışlarını otomatikleştirmek, potansiyel müşterileri toplamak ve çok daha fazlası için Jotform’u kullanabilirsiniz.

Formlarını Jotform’a Taşı

veya

Sıfırdan Başla

Google’ın güvenlik protokolleri nelerdir?

Google için gizlilik ve güvenlik temel prensiplerdir. Bu nedenle Google, tehditleri proaktif bir şekilde tespit edip önler. Google Workspace uygulamaları (Google Formlar dâhil) aşağıdaki güvenlik katmanlarına sahiptir:

• Gelişmiş şifreleme: Google, verilerinizi HTTPS ve Taşıma Katmanı Güvenliği (TLS) ile korur.
• Proaktif uyarılar: Şüpheli giriş gibi olağan dışı durumlarda Google sizi hemen uyarır.
• Tehdit engelleme: Google, tehlikeli sitelere erişimi engeller. Bu teknoloji Safari ve Firefox gibi diğer tarayıcılar için de geçerlidir.
• Güncellemeler ve yamalar: Google, güvenlik tehditlerini sürekli olarak tespit eder ve yazılımlarını günceller.

Google ayrıca kullanıcılarının verileri sorumlu bir şekilde depolayıp paylaşmasını sağlamak için eğitim kaynakları sunmaktadır.

Google Formlar daha detaylı incelendiğinde güvenli mi?

Google genel olarak son derece güvenli olsa da, Google Formlar aracılığıyla topladığınız veriler ne durumda?

Sprout24 kurucusu Ankit Prakash’a göre, Google Formlar genel anlamda güçlü bir güvenlik altyapısına sahip olduğu söylenebilir:

“HTTPS şifrelemesi kullanırlar, bu sayede iletim halindeki veriler gizli kalır. Google, hassas verileri talep eden formları otomatik olarak tespit edip engellemek gibi proaktif önlemler alır. Ancak, bir Google Formlar’ın güvenliği, yaratıcısının ayarlarına da bağlıdır. Örneğin, bir form herkese açık hale getirilebilir veya belirli kullanıcılarla sınırlandırılabilir.”

Google Workspace’in bir parçası olarak, Google Formlar veri hırsızlığını ve veri ihlallerini önlemek için bir dizi güvenlik özelliğine sahiptir:

• Veri Şifreleme – Aktarımda ve Depolamada Güvence: Google Formlar üzerinden toplanan veriler, ister sadece Google sunucularında saklanıyor olsun ister başka bir kullanıcıya gönderiliyor olsun, daima şifrelenir. Böylece bilgilerinizin kötü niyetli kişilerin eline geçmesi engellenir.
• Güvenli veri depolama: Google Formlar ile elde ettiğiniz veriler, Google’ın yüksek güvenlik standartlarına sahip sunucularında depolanır. Bu sunucular, dünya genelinde tanınan güvenlik protokolleriyle korunur.
• Erişim kontrolü: Formunuzu kimlerin görüntüleyebileceğini siz belirlersiniz. Dilerseniz formu sadece Google hesabıyla oturum açan kişilere erişilebilir hale getirebilirsiniz. Eğer Google Formlar’ı kurumsal bir hesapla kullanıyorsanız, formu sadece kuruluş üyeleriyle sınırlı tutmak da mümkün.
• İki aşamalı kimlik doğrulama: Google hesabınıza giriş yaparken yalnızca şifrenizi değil, ikinci bir doğrulama adımını da tamamlamanız gerekir. Bu genellikle cep telefonunuza gelen bir doğrulama kodudur. Bu yöntem, hesabınıza izinsiz erişim riskini önemli ölçüde azaltır.
• Denetim kayıtları: Hesabınızda şüpheli bir oturum açma faaliyeti fark ederseniz, Google Workspace üzerinden denetim günlüklerini inceleyerek detaylara ulaşabilirsiniz. Bu sayede güvenliği proaktif bir şekilde yönetebilirsiniz.
• Uyum standartları: Google, kullanıcılarının küresel veri koruma düzenlemelerine (örneğin GDPR) uyum sağlamasını kolaylaştıran özellikler sunar. Bu da Google Formlar’ı, özellikle kurumlar için güvenli bir seçenek haline getirir.

Google Formlar’ın sunduğu yerleşik güvenlik önlemlerine ek olarak, siz de ekstra adımlar atarak formlarınızı daha güvenli hale getirebilirsiniz.

Örneğin, formu dolduracak kişilerin Google hesaplarıyla giriş yapmalarını zorunlu tutarak kimlik doğrulaması yapabilirsiniz. Ayrıca, Google Formlar’ın ayarlarında belirli yanıt türlerini kabul edecek kurallar tanımlayarak (örneğin, karakter sınırlamaları veya yalnızca rakam içermesi gibi) yanıtların doğruluğunu kontrol edebilirsiniz. Bazı kullanıcılar, kişi başına sadece bir yanıt kabul ederek hem veri miktarını sınırlıyor hem de güvenliği artırıyor.

Google Formlar, hem varsayılan olarak sunduğu güvenlik özellikleri hem de kullanıcıların ekleyebileceği güvenlik önlemleri sayesinde oldukça sağlam bir yapı sunar. Bu çok katmanlı güvenlik yaklaşımı, hem bireysel kullanıcıların hem de kurumların verilerini koruma konusunda etkili bir çözüm sağlar.

Google Formlar ile ilgili potansiyel güvenlik riskleri nelerdir?

Google Formlar, güvenli bir altyapı sunsa da, herhangi bir yazılım gibi sadece mevcut tehditlere karşı ne kadar hızlı ve etkili yanıt verebildiği kadar güvenlidir. Siber saldırganlar her geçen gün yeni yöntemlerle platformlara sızmaya, veri çalmaya ve çeşitli sorunlar yaratmaya devam ediyor. Özellikle hassas veri toplayan formlar kullanıyorsanız, bu tehditlerin farkında olmanız büyük önem taşır.

Jotform’un güvenlik uzmanı Prakash’ın da belirttiği gibi, “Google Formlar güvenli bir platform sunuyor, ancak bazı riskler var. Kötü niyetli kişiler, kullanıcıların ’google.com’ alan adına duyduğu güveni kötüye kullanarak sahte formlar oluşturabilir.”

Google Formlar’ın kolay kullanılabilir olması bazen dezavantaj haline gelebiliyor. Siber suçlular çok kısa sürede gerçek kurumları taklit eden formlar oluşturabiliyor. Ayrıca form sahipleri paylaşım ayarlarını dikkatli şekilde düzenlemezse, hassas veriler yanlışlıkla herkesin erişimine açılabilir. Google, formlar üzerinden şifre gönderilmemesi konusunda uyarılarda bulunsa da, tüm kullanıcılar bu uyarıları dikkate almıyor ve bu da veri ihlallerine yol açabiliyor.

İşte dikkat edilmesi gereken bazı güvenlik açıkları:

• Kimlik Avı (Phishing): Siber saldırganlar, Google Formlar sayfasına benzeyen sahte bir Google giriş ekranı oluşturabilir. Kurbanlar bu sayfaya Google hesap bilgilerini girdiklerinde, bu bilgiler saldırganların eline geçer. Böylece formlarınıza erişebilir, veri çalabilir veya spam kampanyaları yürütebilirler.
• Veri hırsızlığı: Sahte formlar kullanılarak, kişisel bilgilerinizi isteyen içerikler oluşturulabilir. Hatta gerçek Google Formlar sayfaları, bir e-ticaret sitesi gibi tasarlanarak kredi kartı bilgileri gibi hassas veriler toplanabilir.
• Veri yönlendirme: Bazı kötü yazılımlar, formlar üzerinden toplanan verileri sizin Google Sheet dosyanıza değil, saldırganın belirlediği bir dosyaya yönlendirebilir. Bu da sizin kontrolünüz dışında veri paylaşımına yol açar.

Bu riskler buzdağının sadece görünen kısmı. Siber tehditler sürekli değişiyor. Bu nedenle, güvenlik açıklarına karşı sürekli önlem alan ve güvenlik protokollerini düzenli olarak güncelleyen form yazılımları kullanmak büyük önem taşıyor.

Google Formlar HIPAA uyumluluğu sağlıyor mu?

Sağlık sektöründe çalışıyorsanız, kullandığınız yazılımların HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) uyumlu olması gerektiğini biliyorsunuzdur. HIPAA, hasta bilgilerini gizli tutmak ve izinsiz paylaşımı önlemek için geliştirilmiş bir yasal düzenlemedir. Tıbbi hizmet veren, ödeme alan ya da sağlık operasyonları yürüten tüm kurumları kapsar.

Peki Google Formlar HIPAA uyumlu mu?

Google Formlar, gerekli ayarlamalar yapıldığında HIPAA uyumluluğu sağlanabilecek güvenlik ve gizlilik seçenekleri sunar. Ancak kutudan çıktığı haliyle, HIPAA standartlarını tam olarak karşılamaz. Yine de bazı adımları izleyerek uyumluluk sağlanabilir.

HIPAA uyumluluğuna yardımcı olan yazılım, güvenliğin çeşitli alanlarında belirtilen kriterleri karşılamalıdır, bunlar şunlardır:

• Veri şifreleme
• Veri yedekleme ve depolama
• Kimlik ve erişim yönetimi
• BAA (İş Ortağı Anlaşması): Google Workspace ile Google Formlar’ı kapsayan resmi bir BAA imzalanmalıdır.

Google Formlar, HIPAA uyumluluk kriterlerini doğrudan karşılamaz; ancak kapsanan bir kuruluşsanız, Google Formlar HIPAA uyumluluğunu etkinleştirmek için çeşitli önlemler alabilirsiniz. Örneğin,

• Paylaşım izinlerini düzenleyerek veri erişimini kontrol altına alın.
• HIPAA ile uyumlu olmayan üçüncü taraf uygulamaları devre dışı bırakın.
• Gizlilik ayarlarını sıkılaştırın.
• Hassas bilgileri şifreleyin.
• Kullanıcı kimlik doğrulaması uygulayın.
• Erişim takibini denetim günlükleriyle sağlayın.
• Google Formlar ve Google Workspace’i kapsayan imzalı bir BAA elde edin.

Bu adımlar tamamlandığında, Google Formlar HIPAA uyumluluğunu destekleyecek hale gelir ve sağlık sektöründeki veri güvenliği ihtiyaçlarını karşılayabilir.

Google Formlar diğer araçlar kadar güvenli mi?

Google Formlar’ın güvenlik özelliklerini değerlendirirken göz önünde bulundurulması gereken bir diğer önemli konu, benzer amaçlarla kullanılan diğer form araçlarıyla kıyaslandığında ne kadar güvenli olduğudur.

Aşağıdaki tabloya göz atarak diğer önde gelen form oluşturanların Google Formlar ile nasıl karşılaştırıldığını görebilirsiniz.

Aşağıdaki tabloya baktığınızda, piyasadaki önde gelen form oluşturma araçlarının Google Formlar ile benzer güvenlik düzeylerine sahip olduğunu göreceksiniz. Google birçok güvenlik kriterini karşılarken, Jotform ve SurveyMonkey gibi diğer anket araçları da benzer şekilde güçlü güvenlik, gizlilik ve mevzuat uyumu özellikleri sunar. Microsoft Forms ve Typeform da güvenlik, gizlilik ve uyumluluk tekliflerinde çok geride değiller.

Güvenlik uzmanı Prakash bu konuda şöyle diyor: “Google Formlar, temel güvenlik özellikleri açısından birçok rakibiyle aynı seviyede. Ancak, özel anket çözümleri veya kurumsal düzeydeki form araçları, daha gelişmiş güvenlik özellikleri sunabilir. Örneğin, veri yerleşim seçenekleri, detaylı erişim kontrolleri veya sektöre özel uyumluluk sertifikaları gibi. Bu nedenle hangi form aracını kullanacağınızı belirlerken, ihtiyacınız olan güvenlik ve uyumluluk düzeyini iyi analiz etmeniz gerekir.”

Google Formlar’da verilerinizi güvende tutmanın bazı yolları nelerdir?

Veri güvenliği sadece kullanılan yazılıma değil, aynı zamanda bu yazılımı nasıl kullandığınıza da bağlıdır. Google Formlar gibi bir platformda hassas bilgiler topluyorsanız veya verilerin yalnızca doğru kişilerin eline geçmesini istiyorsanız, uygulayabileceğiniz çeşitli güvenlik stratejileri bulunuyor. İşte verilerinizi daha iyi korumanıza yardımcı olacak bazı önemli adımlar:

1. Güçlü ve benzersiz şifreler kullanın

Temel gibi görünse de, güçlü bir şifre kullanmak veri güvenliğinde çok kritik bir rol oynar. Google Formlar’a erişmek için kullandığınız Google hesabınızın şifresi, içeriklerinize yönelik ilk savunma hattıdır. Kolay tahmin edilebilir bir şifre, kötü niyetli kişilerin hesabınıza erişmesini oldukça kolaylaştırır.

Güçlü bir şifre şunları içermelidir:

• Hem büyük hem küçük harfler
• En az bir rakam
• En az bir özel karakter

Adınız, doğum tarihiniz gibi tahmin edilmesi kolay bilgilerden uzak durun. Ayrıca, şifrenizi birkaç ayda bir yenileyin ve aynı şifreyi farklı platformlarda kullanmaktan kaçının. Bu alışkanlık, Google Formlar verilerinizin güvenliğini büyük ölçüde artıracaktır.

2. İki adımlı doğrulama (Two-step verification) kullanın

Google Formlar’a ekstra bir güvenlik katmanı eklemek istiyorsanız, iki aşamalı doğrulama harika bir çözümdür. Bu sistem, kullanıcıların forma erişmeden önce iki kimlik doğrulama adımını geçmelerini gerektirir — örneğin şifre ve Google tarafından sağlanan özel bir kod.

Nasıl etkinleştirilir?

• Google hesabınızda Security sekmesine gidin
• “How you sign in to Google” başlığı altında “Two-Step Verification”ı seçin
• Get Started seçeneğine tıklayın ve yönergeleri izleyerek kurulumu tamamlayın.

Bu özellik aktif hale geldiğinde, her oturum açma işleminde hem şifrenizi hem de doğrulama kodunuzu girmeniz gerekir.

3. Şifre yöneticisi kullanın

Şifre yöneticileri, tüm şifrelerinizi güvenli bir şekilde oluşturmanızı ve saklamanızı sağlar. Bu araçlar, rastgele, uzun ve karmaşık şifreler üretebilir; böylece her platform için farklı ve güçlü şifreler kullanabilirsiniz. Aynı zamanda şifreleri sizin yerinize otomatik olarak doldurarak zaman kazandırır.

Popüler şifre yöneticileri:

• LastPass
• Bitwarden
• 1Password
• Dashlane

Bazıları ücretsiz planlar sunarken, daha gelişmiş özellikler için ücretli seçenekler de mevcuttur. Seçim yaparken sundukları güvenlik teknolojilerini (örneğin şifreleme, biyometrik doğrulama, iki faktörlü kimlik doğrulama) mutlaka değerlendirin.

4. Güvenli ağlar üzerinden bağlantı kurun

Kablosuz ya da kablolu olsun, bağlandığınız ağın güvenlik düzeyi, verilerinizin güvenliği kadar önemlidir. Güvenli olmayan bir ağ üzerinden Google Formlar kullanmak, verilerinizi riske atabilir.

Güvenli bir ağ şunları içermelidir:

• Güçlü bir şifre
• Güvenlik duvarı
• Antivirüs ve zararlı yazılım koruması
• Şifreli veri aktarımı (VPN tercih edilebilir)

Ev ya da ofis dışındaki ortamlarda (örneğin kütüphane, kafe gibi) bu ağların güvenliğini kontrol etmeden hassas verilerle çalışmaktan kaçının.

5. Google Formları doldururken dikkatli olun

Kötü niyetli kişiler, Google Formlar kullanarak sahte anketlerle kişisel bilgilerinizi çalmaya çalışabilir. Bu tür kimlik avı (phishing) girişimlerinde dikkatli olmak çok önemlidir.

Şu soruları kendinize sorun:

• Formu gönderen kişi tanıdığınız biri mi?
• Gerçekten bu formu almayı bekliyor muydunuz?
• E-posta adresi güvenilir bir alan adına mı ait?

Bu sorulara “hayır” yanıtı veriyorsanız, formu doldurmadan önce ek bir teyit alın. Kaynağın size ait olduğunu doğrulamak için doğrudan e-posta dışında bir kanaldan (telefon, mesaj vb.) iletişime geçin.

Eğer şüpheli bir formla karşılaşırsanız:

• E-postadaki “Kötüye Kullanımı Bildir” (Report Abuse) seçeneğini kullanarak Google’a ihbar edin
• E-postayı spam olarak işaretleyin ve silin.

6. Google Formlarınıza erişimi kısıtlayın

Google Form’unuzu alıcılarla paylaşırken, formunuzu kimlerin görüntüleyip etkileşimde bulunabileceğini kısıtlayarak verilerinizi daha iyi koruyabilirsiniz. Bunu yapmanın bir yolu, formu doldururken kullanıcıların Google’a giriş yapmalarını istemek, bu sayede her zaman cevaplayanların kim olduğunu görebilmektir. Bunu yapmanın bir başka yolu, kullanıcılardan forma erişmeden önce bir şifre istemektir.

Google Formlar’da bir formu görmek için şifre isteme seçeneği yerleşik olarak bulunmasa da, basit bir çözüm yolu vardır. Formu iki bölüme ayırabilir ve Yanıt Doğrulama özelliğini kullanarak şifre talep edebilirsiniz. Formun ilk bölümündeki soru, şifreyi sormak olacaktır ve cevap, form için belirlediğiniz şifre olmalıdır. 

Kullanıcı bu şifreyi girdikten sonra, Google Yanıt Doğrulama özelliği aracılığıyla doğrulama yapacak ve formun diğer sorularını içeren ikinci bölüme erişim sağlayacaktır.

Bu veri güvenliği ipuçlarını Google Formlarda kullanabileceğiniz gibi, bunların birçoğu diğer veri toplama araçları için de geçerlidir. Veri güvenliğinin sürekli bir görev olduğunu unutmayın. Bilgilerinizin risk altında olmadığını garanti altına almak için güvenlik önlemlerinizi sürekli güncellemeniz gereklidir.

Ayrıca her zaman birden fazla güvenlik katmanı kullanmak önemlidir. Bu şekilde, bir güvenlik yöntemi tehlikeye girse bile, diğer katmanlar verilerinizi güvende tutabilir.

Jotform’u mükemmel bir Google Formlar alternatifi yapan nedir

Formlar aracılığıyla kişisel kimlik bilgileri, sağlık verileri, kredi kartı bilgileri veya başka türde veriler topluyorsanız, güvenlik konusunda endişelenmeniz oldukça doğal. Sonuçta, kurumunuzun veri ihlali haberlerinin bir parçası olmasını istemezsiniz.

Ancak, güvenlik sadece veri toplama işleminin önemli bir parçasıdır. Form verilerini toplamak için en faydalı araçlar, verileri toplamak, depolamak, yönetmek ve analiz etmek için bir dizi özelliğe sahip olanlardır.

Jotform’un harika bir Google Formlar alternatifi olduğunu söyleyebiliriz. Jotform, sadece Google Formlar ile aynı güvenlik seviyesini sunmakla kalmaz, aynı zamanda çok daha fazla özellik de sunar. Jotform’u kullanarak verilerinizi güvenli bir şekilde toplamakla kalmaz, aynı zamanda şunları da yapabilirsiniz:

• Verileri Jotform Tablolar ile yönetip analiz edebilirsiniz
• Verilerden Jotform Rapor Oluşturucu ile raporlar oluşturabilirsiniz
• Jotform Onaylar ile otomatik iş akışları oluşturabilirsiniz
• Jotform İmza ile elektronik imzalar toplayabilirsiniz
• Jotform Uygulamalar ile veri toplama mobil uygulamaları oluşturabilirsiniz

Şimdi ücretsiz deneyin!

Fotoğraf: Vlada Karpovich