İş süreçlerinde dijital dönüşüm ile maliyetleri düşürmenin 3 yolu

İşletme yönetmek pahalıdır. Deyimde söylendiği gibi, "Para kazanmak için para harcamak gerekir." Ancak, yeni teknoloji çözümleri işletmelerin paralarını nasıl harcadıkları konusunda daha akıllıca davranmalarına olanak tanır.

İş maliyetlerini düşürmenin giderek yaygınlaşan yollarından biri, eski, kağıt bazlı süreçleri dijital dönüşüm olarak bilinen bir süreçle online ortama taşımaktır.

Dijital dönüşüm, verimliliği artırarak, kağıt kullanımını azaltarak ve operasyonları kolaylaştırarak maliyetleri düşürmenin harika bir yoludur. Bu e-kitapta, dijitale geçiş yapmanıza yardımcı olacak bazı en iyi uygulamaları paylaşacağız. Ayrıca iş maliyetlerini artırabilecek farklı pazar ve çevresel faktörleri de inceleyeceğiz.

Belirli ekonomik, çevresel ve tüketici faktörleri işletmelerin maruz kaldığı maliyetler üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Bu faktörler büyük ölçüde kontrol edilemez olsa da, işletmenizin maliyet yapısını incelerken bunları tanımak hala önemlidir. Aşağıda işletme maliyetlerine katkıda bulunan bazı dış faktörler bulunmaktadır.

Dış faktörler büyük ölçüde kontrol edilemez olsa da, maliyetleri dahili olarak azaltmak için teknolojiyi kullanmanın birçok yolu vardır. Kuruluşunuzda maliyetleri düşürmenin en iyi yollarından biri, eski süreçleri dijitalleştirmektir. Dijital dönüşüm yoluyla maliyetleri düşürmenin üç farklı yoluna bakalım.

Kağıt süreçlerini dijitalleştirme

Kağıt formların ve süreçlerin dijitalleştirilmesi, kağıt, baskı ve depolama maliyetlerini ortadan kaldırarak anında etki yaratabilir. Kağıt süreçlerini sürdürmek zaman alıcı, verimsiz ve maliyetlidir. McKinsey'e göre, bilgi yoğun süreçlerin dijitalleştirilmesi maliyetleri yüzde 90'a kadar düşürebilir.

Tüm sektörlerde, ister bir restoranda rezervasyon için olsun, ister bir hastanede hasta kabulü için olsun, kağıt formlar yaygın olarak kullanılmaktadır. Dijitalleşmeye en uygun kağıt süreçlerinden biri form doldurma ve bilgi toplama sürecidir. Kuruluşunuzun formlarını dijitalleştirmek, maliyetleri düşürmenin ve müşteri verilerinin güvenliğini artırmanın kolay bir yoludur.

İyi bir online form oluşturucu, girilen verilerin şifrelendiğini garanti ederek kağıt formlara kıyasla daha yüksek güvenlik sağlar. Ayrıca kullanımı kolay olmalı ve mobil bildirimler, veri tabloları, entegrasyonlar ve daha fazlası aracılığıyla verilerinize anında erişim sağlamalıdır.

Dijitale geçilmesi gereken bir diğer önemli süreç ise kayıt tutma. Deloitte'un bir raporuna göre, "Veri kurtarma (DR) amaçlı yedekleme yapılsa bile elektronik kayıt yönetiminin maliyeti, fiziksel kayıt yönetimi maliyetinin beşte birinden daha azdır." Ayrıca, elektronik kayıtlar bütünsel veri yönetimi platformunda saklandığında arama, filtreleme ve raporlama işlemleri de daha kolay yapılabilir.

Kayıtların yönetimini dijitalleştirmeden en yüksek faydayı sağlamak için, sektör lideri güvenlik, güçlü işyeri iş birliği araçları ve e-posta bildirimleri, otomatik raporlama ve takvim seçenekleri dahil olmak üzere iş akışı otomasyon özelliklerine sahip çözümler arayın.

İmza toplama sürecini dijitalleştirmek, maliyetleri düşürmek için bir başka fırsattır. Fiziksel, kağıt sözleşmeler tanıdık gelse de, bunlar için imza toplama süreci genellikle pahalı ve verimsizdir. E-imza çözümleri, kağıtla ilgili maliyetleri azaltarak, teslim sürecini hızlandırarak ve belgelerin durumunu takip etmek için dijital bir denetim izi sağlayarak kuruluşların zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlayabilir. Kalemle atılan imzalara kıyasla, dijital imzalar daha güvenli, daha ekonomik ve toplaması daha kolaydır.

Kağıt tabanlı bu ve diğer süreçler için tedarikçileri değerlendirirken, tek hizmet sağlayıcılarına karşı bütünsel çözümlerin avantaj ve dezavantajlarını göz önünde bulundurun. Özelleştirilmiş hizmetlerin avantajları olsa da farklı işlevler için birden fazla çözüm kullanmanız gerektiğinde artan maliyetlere ve karmaşıklığa yol açabilir. Kuruluşunuzun büyüme ve ölçeklendirme çabalarını destekleyecek, yenilikçilik konusunda kanıtlanmış bir geçmişe sahip esnek çözümler arayın.

Dijital dönüşüm ile kağıt kullanımını azaltmak sadece maliyetleriniz için değil, çevre için de faydalıdır. Ortalama bir Amerikalı çalışan yılda 10.000 sayfa ofis kağıdı tüketmektedir. Geleneksel kağıt sistemleri nedeniyle, kağıt hamuru ve kağıt endüstrisi dünyadaki sera gazı emisyonlarının yaklaşık yüzde 5'ini oluşturmakta ve dünyadaki enerjinin yaklaşık yüzde 4'ünü kullanmaktadır. Kuruluşunuzun kağıt kullanımını azaltmanın en hızlı ve kolay yolu, kağıt formları dijitalleştirmektir.

Verimliliği en üst düzeye çıkarma

Dijital dönüşüm ile maliyetleri azaltmanın bir diğer yolu, dijital otomasyon çözümleriyle organizasyonel verimliliği artırmaktır. Otomasyon, gereksiz işleri azaltarak ve iş akışlarını düzenleyerek zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir. Dijital dönüşümün sağlayabileceği en iyi zaman tasarrufu sağlayan çözümlerden bazılarına göz atalım.

Kuruluşunuzun süreçlerini dijitale taşırken teknolojik karmaşıklığı en aza indirmek önemlidir. Tek hizmet sağlayıcılarının yerine sorunsuz entegre olan çok işlevli çözümleri tercih edin. Kağıt formları ve veri yönetimini dijitalleştirebilen, e-imza ve ödemeler alabilen, manuel görevleri ve iş akışlarını otomatikleştirebilen çözümler arayın.

Teknik karmaşıklığı en aza indirme

Farklı tek hizmet sağlayıcıları yerine güçlü, kodlama gerektirmeyen bir platform kullanmak, yenileme, bakım ve eğitim için BT maliyetlerinden tasarruf sağlayacaktır. Ayrıca, siloları ortadan kaldırabilir ve benimsemeyi artırabilir, bu da daha iyi ve daha işbirlikçi karar vermeye yol açar. Teknolojik karmaşıklığı azaltmayı düşünürken göz önünde bulundurmanız gereken diğer seçenekler şunlardır.

Online form oluşturucular, ödeme ağ geçitleri ve e-imza platformları kurumsal verimliliği en üst düzeye çıkarmak için harika çözümlerdir. Ortalama olarak, dijital formlar haftada 11 saat iş tasarrufu sağlar. Kurumsal verimliliği artırmanın yanı sıra, online formlar aynı zamanda kurumsal iş yükünü de azaltır. Daha önce kağıt üzerinde yapılan işlemlerin teknoloji ile kolaylaştırılmasıyla elde edilen verimlilik, işletme giderlerini yüzde 25'e kadar düşürebilir.

Organizasyonel verimliliği en üst düzeye çıkarmanın bir diğer yolu otomatik onay akışlarıdır. En iyi onay akışı çözümleri, e-posta bildirimleri ve e-imza toplama dahil olmak üzere dahili onay süreçlerinin büyük ölçekte otomatikleştirilmesine olanak tanır. Dahili onay süreçlerini online ortama taşımak, gerçek bir dijital dönüşümün ayrılmaz bir parçasıdır. Bunu yapmak her hafta sayısız saat tasarrufu sağlarken, aynı zamanda daha iyi organizasyonu da teşvik eder.

Örneğin, bir onay akışı üzerinden bir etkinlik planlama sürecine bakalım. Bir etkinlik planlayıcısı, bir form aracılığıyla etkinlik alanı talebinde bulunabilir ve bu talep otomatik olarak onay için kurum içi taraflara gönderilebilir. Tüm taraflar etkinlik alanı talebini onaylarsa, form yanıtını gönderen kişiye talebinin onaylandığını bildiren otomatik e-postalar gönderilebilir. Etkinlik alanı onaylanmazsa, onay akışları otomatik olarak bir ret e-postası gönderebilir ve başka bir onay akışı için süreci yeniden başlatabilir.

Üretkenliği artırın ve çalışanları güçlendirin

Dijital dönüşümle maliyetleri düşürmenin son bir yolu da çalışanlarınızı kodlama gerektirmeyen çözümleri kullanmaları için yetkilendirmektir. Kodlama gerektirmeyen çözümler, herhangi bir kod kullanmadan farklı çözümler oluşturulmasına olanak tanıyan uygulamalardır. Kullanımı kolay, sürükle-bırak arayüzleri farklı çözümlerin oluşturulmasını herkes için erişilebilir kılar.

Bu teknoloji, kuruluşların zaman, para ve BT kaynaklarından tasarruf etmesini sağlıyor. Bu faydalarla birlikte, kodlama gerektirmeyen çözümlerin son yıllarda yükselişte olması şaşırtıcı değil. Gartner'a göre, 2024 yılına kadar teknoloji ürün ve hizmetlerinin yüzde 80'i teknoloji profesyoneli olmayan kişiler tarafından oluşturulacak.

Zamandan ve paradan tasarruf etmenin yanı sıra, kodlama gerektirmeyen çözümler çalışanların işlerini daha fazla sahiplenmelerini sağlar. Belirli görevleri otomatik olarak bir geliştirme ekibine yönlendirmek yerine, çalışanlar kendi çözümlerini oluşturup tasarlayabilir.

Çalışanlarını güçlendiren kültüre sahip kuruluşlar, performans hedeflerini aşma konusunda 1,3 kat daha başarılı olduklarını bildiriyor. Ayrıca, çalışanlara özerklik tanımak morali yükseltiyor ve çalışanların yüzde 32'sinin işlerine bağlı olmadığı bir piyasada, onların işlerine daha fazla bağlı kalmalarını sağlayarak paha biçilemez bir değer yaratıyor.

Üretkenliği ve özerkliği artırmanın yanı sıra, kodlama gerektirmeyen çözümler çalışanların gereksiz işlerini azaltarak zamandan tasarruf sağlar. Onay akışları sıkıcı idari görevlere harcanan zamanı önemli ölçüde azaltabilir. Sürükle-bırak çözüm oluşturma özelliği, haftada ortalama 17 saatten fazla bakım işine zaman harcayan geliştiricilerin gereksiz iş yükünü de azaltır.

Otomasyon teknolojisi, çalışanların yüzde 77'sinin rutin görevleri tamamlamak için daha kolay seçenekler beklediği yeni bir işyeri standardı haline geldi. Veri yönetimi ve otomasyon için bütünsel çözümler, operasyonlarınızın tüm yönlerinde zamandan tasarruf etmenizi ve çalışanlarınızı daha mutlu tutmanızı sağlar.

Sıkıcı görevlerin otomatikleştirilmesi, yeni ve yenilikçi projeler üzerinde çalışmak için daha fazla zaman kazandırır. Çalışanlarınızın rutin işlerini otomatikleştirmelerine izin vermek, zaman ve para tasarrufunun yanı sıra başka birçok fayda da sağlar.

Kodlama gerektirmeyen araçların büyük zaman tasarrufu sağlamasının bir yolu otomatik rapor oluşturma yöntemidir. Veri tablolarıyla entegre olan rapor oluşturma çözümleri, anında ve otomatik raporlama yapılmasını sağlayabilir. Anında rapor oluşturma, hızlı kararlar almak ve önemli paydaşlarla iletişim kurmak için paha biçilmez bir araç olabilir. Örneğin, sağlık hizmeti sağlayıcısı One to One Health, manuel olarak saatler sürebilecek bir işlemi saniyeler içinde tamamlamak için kodlama gerektirmeyen otomatik rapor oluşturma yöntemini kullanıyor.

Dijitalleşme

Dijital dönüşüm, kuruluşunuzda büyümeyi ve uzun vadeli refahı kolaylaştırmanın harika bir yoludur. Sadece organizasyonel maliyetleri düşürmekle kalmaz, aynı zamanda verimliliği artırır, veri güvenliğini geliştirir ve çalışanları güçlendirir. Son yıllarda kodlama gerektirmeyen yazılım çözümlerinin yükselişi ve her geçen gün daha fazla şirketin kağıttan uzaklaşmasıyla bir şey netlik kazandı: Dijitale geçmek tek yol.