Konferanslar gibi iş etkinlikleri söz konusu olduğunda, etkinlik planlayıcılarının konuşmacı katılımı, satıcı yönetimi, mekan koordinasyonu ve daha birçok konuda 101 sorumluluğu vardır. Ancak bazı planlayıcıların gözden kaçırdığı kilit bir alan etkinlik kaydıdır. Bu, basit ve açık bir görev gibi görünebilir, ancak biraz daha fazla düşünce verdiğinizde, kayıtta topladığınız bilgiler etkinlik lojistiği ve pazarlaması için büyük ölçüde yardımcı olabilir.
O halde etkinlik kayıt formunuza en iyi şekilde yararlanmak için hangi soruları eklemelisiniz? Aşağıda, Dink Life Blog’un yaratıcısı Courtney Ordway’den bazı öneriler bulunmaktadır. Ordway, 10 yıldır düğün ve özel etkinlikler sektöründe çalışmakta olup, konferans koordinasyonu, bağış toplama etkinlikleri ve düğün planlaması konusunda deneyime sahiptir.
Etkinlik kaydınızı yapay zeka ile basitleştirin. Jotform’un Yapay Zeka Form Üreticisi ile süreci nasıl kolaylaştırabileceğinizi keşfedin.
1. İletişim bilgileriniz nedir?
Etkinliğiniz için uygun olan ad, soyad, adres gibi temel bilgileri alın. Ordway, “Bu bilgilere, isim etiketleri ve masa kartları üzerinde doğru yazım sağlamak için ihtiyacınız var,” diye açıklıyor. “Ayrıca, bu bilgiler gelecekte katılımcılarla yapılacak kişiselleştirilmiş iletişimlerde, kaydoldukları etkinlik hakkında hatırlatma göndermek veya gelecekteki etkinliklerde iletişim kurmak için yardımcı olacaktır.”
2. Bu etkinliği nereden duydunuz?
Ordway, “Bu soru, pazarlama harcamalarınızın nerede işe yaradığını anlamanıza yardımcı olur,” diyor. Örneğin, birçok katılımcı etkinliğinizi Facebook veya başka bir sosyal medya platformu aracılığıyla öğrenmiş olabilir; diğerleri ise radyo veya kulaktan kulağa duyabilir.
“Bir konferans ya da bağış toplama etkinliği düzenliyor olun, katılımcıların sizi nereden duyduğunu bilmek, bir sonraki seferde hedef kitlenizin daha fazlasına ulaşmanıza yardımcı olabilir,” diye açıklıyor Ordway.
3. Herhangi bir diyet kısıtlamanız var mı?
Eğer yemek sunuyorsanız, katılımcıların diyet kısıtlamalarına dikkat etmeniz gerektiğine işaret ediyor Ordway. Bu alanda her zaman düzenleme gerektiren biri bulunur.
“Birinin fıstık alerjisi olabilir veya vegan ya da pesketaryen olabilir,” diyor Ordway. “Bu durumların farkında olmamak, birinin hastalanmasına ya da hiç yemek yememesine neden olabilir. Sormazsanız, mutfak personeli için stres yaratabilir ve kötü bir misafir deneyimi sunabilirsiniz.”
4. Erişilebilirlik veya konaklama talepleriniz var mı?
Katılımcılarınızdan bazıları tekerlekli sandalye kullanabilir, işitme veya görme engeli olabilir ya da yanlarında bir hizmet hayvanı getirmeleri gerekebilir.
Ordway, “Bir katılımcının ekrana, hoparlörlere veya banyoya daha yakın olması gerekebilir,” diyor. “Durum ne olursa olsun, katılımcılar dikkate alındıklarını hissetmeli ve herkes gibi keyifli bir zaman geçirebilmelidir.”
5. Sosyal medya hesaplarınız nedir?
Ordway, sosyal medya hesaplarını sormanın, onlarla sosyal medya üzerinden bağlantı kurmanıza olanak tanıdığını söylüyor.
“İnsanları takip edebilir ve fotoğraflarda etiketleyebilirsiniz, tabii fotoğraflarını çekmek ve paylaşmak için izinlerini aldıysanız,” diyor. “Bunu kayıt formunda da sorabilirsiniz. Bu hem gelecek yılki etkinlik tanıtımında kullanılacak slayt gösterileri hem de sosyal medya için geçerlidir.”
Pro Tip
Etkinlik kayıt formlarınızı ve anketlerinizi Jotform ile ücretsiz olarak oluşturun ve özelleştirin!
6. Etkinliğin en çok hangi kısmını dört gözle bekliyorsunuz?
Katılımcılar ağırlıklı olarak belirli bir konuşmacıyı mı dinlemek için geliyor? Katılmak istedikleri benzersiz bir etkinlik var mı? Öğrenmek istedikleri belirli bir şey var mı?
Ordway, “Bu soru, kitlenin ilgisini neyin çektiğini daha iyi anlamanızı sağlar ve gelecekteki etkinlikleri planlamak için bu yanıtları kullanabilirsiniz” diyor.
7. Acil durumda ulaşılması gereken kişilerinizin bilgileri nelerdir?
Ordway, “Bu gerçekten çok günlük etkinlikler için daha geçerli,” diyor. “Herhangi bir şey olması ihtimaline karşı özellikle uzak mesafelerden etkinliğe gelen insanlar için hazırlıklı olmak istersiniz.”
8. Ödeme bilgileriniz nelerdir?
Tabii ki, etkinlik için ödeme almanın bir yoluna ihtiyacınız var. Kredi kartı, banka kartı, PayPal gibi farklı tercihler olduğundan, birden fazla ödeme seçeneği sunmayı unutmayın.
9. Hangi oturumlara kayıt olmak istersiniz?
Ordway, “Lojistik açıdan yardımcı olması için katılımcıların hangi oturumları izlemeyi planladıklarını görebilirsiniz,” diyor. “Örneğin, belirli bir konuşmacının çok fazla kaydı varsa, onları daha büyük bir odaya yerleştirerek yeterli yiyecek ve içecek sağladığınızdan emin olabilirsiniz.”
10. Sizi e-posta listemize eklememiz için izniniz var mı?
Ordway, “Katılımcıları e-posta listenize eklemeden önce her zaman onların rızasını almalısınız,” diyor. “Bu, size gelecekte geri bildirim almak ve etkinlik promosyonları yapmak için yasal ve psikolojik bir esneklik sağlar.”
11. Kendiniz hakkında bize daha fazla bilgi verebilir misiniz?
Ordway, katılımcılara cinsiyet, yaş aralığı, coğrafi konum gibi kendileri hakkında ek tanımlayıcı bilgiler verme seçeneği sunmanın da faydalı olduğunu söylüyor. Bu bilgiler, gelecekteki etkinlikler için hedef kitlenizi daha iyi şekilde tanımlamanıza yardımcı olabilir.
Jotform ile geri bildirimleri toplayın ve düzenleyin
Seçtiğiniz etkinlik kayıt soruları ne olursa olsun, en az iki hedeften birini gerçekleştirmelidir: etkinliğin yürütülmesini desteklemek (lojistik veya catering yardımı gibi) veya hedef kitleniz hakkında daha fazla bilgi edinmenizi sağlamak.
Jotform’un Form Oluşturucu kullanarak cevaplarınıza ihtiyaç duyduğunuz soruları sorun. Sıfırdan özelleştirilebilir bir etkinlik kayıt formu oluşturabilir veya çok çeşitli form alanları içeren birçok ilgili şablon ile başlayabilirsiniz.
Kaydı bilgilerini toplamayı, takip etmeyi ve düzenlemeyi Jotform Tablolarına otomatikleştirebilirsiniz. Bugün bir etkinlik kayıt tablosu şablonu ile başlayın.
Yorum Gönder: