Korzyści płynące ze zbudowania połączonej kultury

Podczas pandemii COVID-19, firmy musiały szybko dostosować się do nowej, zdalnej rzeczywistości. Na popularności zaczęły zyskiwać narzędzia do monitorowania pracowników, które, według raportu Gartnera z 2019 roku, były obecne na rynku jeszcze przed pandemią. Miały one za zadanie połączyć zbieranie danych, jak na przykład poprzez pytania o opinię pracowników, z transparentnymi funkcjami monitorującymi - wpływającymi jednak negatywnie na komfort pracowników.

Mimo, że wzrost popularności praktyki zbierania danych pracowników miał miejsce już przed pandemią, przez ostatnie dwa lata zaczął on prawdziwie nabierać tempa. Raport Gartnera z 2021 pierwszego roku wykazał, że 16% pracodawców wykorzystuje technologie monitorujące pracowników na różne sposoby - niektóre z nich śledzą produktywność, inne zaś obserwują zaangażowanie i samopoczucie.

Ten typ danych ma na celu zarówno poprawę kultury pracy, jak i zmierzenie produktywności. Dlatego, podczas rozmowy z pracownikami, zespoły HR powinny skupić się na tym, że zbieranie danych ma na celu zebranie niezbędnych informacji, a nie ich ukaranie. W tym celu, należy omówić, w jaki sposób pozytywnie wpływa ono na efektywność w miejscu pracy.

W jaki sposób możesz więc właściwie wykorzystać zebrane dane? Najlepszym podejściem jest przejrzystość, komunikacja i nastawienie na pracownika.

Opracuj jasny kodeks etyczny i zasady postępowania dotyczące tego, jak Twój zespół HR podchodzi do zbierania, przeglądania i wykorzystywania informacji w interesie zarówno pracowników, jak i całej firmy. Poza tym, uświadom ich, że zbieranie danych ma określony cel - nie jest nim zwiększenie dochodów firmy, ale usprawnienie procesów pracy z korzyścią dla nich.

By poznać poziom zadowolenia i wydajności pracownika, musisz dowiedzieć się więcej o ich zdrowiu, poczuciu bezpieczeństwa i efektywności. Informacje te są często ze sobą powiązane - na przykład, jeśli niektóre zadania zajmują dłużej z powodów technicznych, Twoi pracownicy będą musieli poświęcić więcej czasu na wykonanie zadania, tracąc przy tym głowę. Co jest tego wynikiem? Wypalenie zawodowe.

"Wielka rezygnacja", podczas której ogromna liczba pracowników odeszła z pracy lub zmieniła zawód, rozprzestrzeniła się szybko we wszystkich branżach i sektorach pracy. Jednak zespoły HR zostały szczególnie dotknięte przez tę zmianę kulturową. Sytuacja ta wywarła nadmierną presję na zespoły rekrutacyjne, których codzienne obowiązki stały się znacznie trudniejsze do wykonywania.

Analizując zmiany w zatrudnieniu, portal Indeed odkrył 30.5-procentowy wzrost liczby ofert pracy, jednak dla ofert pracy w HR, wzrosła ona aż o 46.9 procent. Organizacje polegają na HR w zakresie tworzenia środowiska przyjaznego pracownikom, jednak same zespoły HR okazały się jedną z najbardziej zestresowanych i najtrudniejszych do zatrzymania grup.

Niektóre firmy postanowiły nieco "osłodzić" swoje oferty pracy, by przyciągnąć nowych, utalentowanych pracowników HR. Z raportu przygotowanego przez firmę Equiliar wynika, że 53 procent dyrektorów HR z firm Fortune 500 oferuje bonusy finansowe dla nowozatrudnionych. Ta hojność wobec nowych pracowników jest z pewnością uzasadniona danymi. Konkurencyjne polowanie na tych najlepszych i najzdolniejszych będzie owocne dla tych, którzy strategicznie i chłodno podejdą do wykorzystania zasobów ludzkich w celu osiągnięcia długoterminowego sukcesu swojej firmy.

Wyrażenie "zasoby ludzkie" przywodzi na myśl wiele aspektów codziennej pracy - często są to frustrujące części , takie jak próba odpowiedzi na pytania dotyczące opieki zdrowotnej lub 401(k). Jednak COVID pokazał, że dział kadr odgrywa rolę w ochronie pracowników w miejscu pracy i pomaga im poruszać się w bardziej złożonych środowiskach.

Mimo, że niektóre z branż przeszły na pracę zdalną, inne, takie jak przemysł, produkcja, handel detaliczny i transport, wymagają do funkcjonowania pracy stacjonarnej. Pracownicy tych branż byli najbardziej narażeni na zakażenie podczas pracy. W wyniku tego, zespoły HR musiały podjąć działania, aby zapewnić niezbędny poziom bezpieczeństw - w tym ścisłe przestrzeganie zmieniających się wytycznych Occupational Safety and Health Administration (OSHA).

Zespoły HR były odpowiedzialne również za ochronę danych osobistych i medycznych pracowników. Nauczyły się one przestrzegać zarówno przepisów amerykańskiego Departamentu Zdrowia i Usług Społecznych (HHS), jak i amerykańskiej Komisji ds. Równych Szans w Zatrudnieniu (EEOC), dotyczących zgodności ze szczepieniami w połączeniu z ochroną prywatności HIPAA.

W obu przypadkach, działy HR odegrały ważną rolę we wspieraniu i ochronie pracowników. Ich starania pomogły ludziom czuć się bezpiecznie podczas powrotu do pracy, umożliwiły im wykonywanie pracy w efektywny sposób i zbudowały zaufanie do organizacji.

Powtarzającym się motywem dotyczącym miejsca pracy w epoce COVID jest wykorzystanie transformacyjnej technologii cyfrowej. Zarządzanie zasobami ludzkimi jest dla firm obszarem, w który warto inwestować. Jednak jako dział, który często obciążony jest niepotrzebną biurokracją, wdrażanie w nim nowych systemów może być trudne. Głównym celem jest określenie, w jaki sposób wykorzystać technologię, by poprawić odczucia pracowników i ogólną jakość ich pracy.

Porównywalne dziedziny, jak na przykład służba zdrowia, którą również napędza interakcja z innymi, z sukcesem wykorzystują technologie, takie jak sztuczna inteligencja i automatyzacja, w szczególności w czasie pandemii. Technologia pomaga pracownikom podczas kryzysu, takiego jak COVID, bez obniżania jakości usług, wykorzystując zautomatyzowane operacje, aby pomóc wypełnić luki, które wcześniej wymagały interwencji przedstawiciela HR.

Zarządzanie HR również ma szansę na rozwój przy pomocy technologii. Liderzy w tej dziecinie stale szukają sposobów na optymalizację - 40 procent z nich określiło transformację technologiczną jako główny cel na najbliższe 12 miesięcy (według ankiety i raportu Grant Thornton). Tak jak inne dziedziny skorzystały z analityki danych, tak i HR musi lepiej zapoznać się z tematem, aby wykorzystać informacje do lepszego zarządzania zasobami.

W szczególności, liderzy HR powinni znaleźć platformę, która

By zrozumieć, w jaki sposób podejść do kwestii zdrowia i samopoczucia, firmy muszą przeprowadzić ewaluacje swoich starań, aby zrozumieć, które z aspektów dobrego samopoczucia pracowników mogą być pomijane. Równie ważne jest zidentyfikowanie podstawowych czynników, które przyczyniają się do powstawania problemów, takich jak wypalenie zawodowe, wyczerpanie i poczucie niepewności zatrudnienia (wskaźniki, które odnotowały gwałtowny wzrost w czasie trwania pandemii).

Brak równowagi pomiędzy życiem prywatnym a pracą ma znaczny wpływ na pogorszenie się zdrowia. Kategoryzacja wypalenia zawodowego przez WHO jako zjawiska ściśle zawodowego sugeruje, że częścią problemu jest brak oddzielenia czasu pracy od czasu wolnego. Praca zdalna powoduje zatarcie granic między życiem osobistym a zawodowym poprzez przekształcenie miejsca zamieszkania w miejsce pracy.

Liderzy HR są świadomi tych problemów i zdeterminowani, by z nimi walczyć. W ankiecie przeprowadzonej przez Grant Thornton w 2021 roku, grupa liderów wskazała na zdrowie i samopoczucie jako priorytet w nadchodzącym roku - chodzi tutaj w szczególności o zachowanie równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym oraz zaradzenie problemom psychologicznym.

Ankieta przeprowadzona wśród liderów HR przez Grant Thornton w 2021 roku wskazała na zdrowie psychiczne i równowagę pomiędzy życiem prywatnym a pracą jako główny priorytet w nadchodzącym roku.

Na samym początku, może wydawać się, że stres w miejscu pracy jest powodowany głównie przez nieodpowiednie zarządzanie. Problem ten sięga jednak znacznie głębiej - aż do sposobu, w jaki firmy i zespoły HR funkcjonują oraz wykorzystują technologię do usprawnienia komunikacji.

Jako główne źródła stresu w miejscu pracy, WHO wskazuje na nieodpowiednią politykę oraz słabą komunikację. By z tym walczyć, firmy muszą w szybki i efektywny sposób zaimplementować rozwiązania technologiczne umożliwiające łatwy dostęp do zasad i protokołów, a także narzędzia automatyzacji, dzięki którym pracownicy będą na bieżąco informowani o nowych praktykach, planach i narzędziach.

Mimo, że temat samopoczucia jest mniej popularny niż temat zdrowia, jest on tak samo ważny i nierzadko trudniejszy do określenia. Samopoczucie jest zazwyczaj związane z ogólnymi odczuciami dotyczącymi pracy - kluczowym jest więc stworzenie pozytywnego, elastycznego środowiska.

By wdrożyć praktyki mające na celu poprawienie samopoczucia pracowników, firmy muszą zadbać o "spójność kulturową" - czyli po prostu o zdrowe relacje i interakcje pomiędzy pracownikami. Każda organizacja ma możliwość - a w niektórych przypadkach obowiązek - zachęcania do współpracy i wspierania współpracowników.

W erze pracy zdalnej, jest to jeszcze bardziej niezbędne. Badania przeprowadzone przez Upwork w 2021 roku wykazały, że pracownicy zdalni mają silną potrzebę interakcji z innymi pracownikami, a wielu z nich nawet dążyło do alternatywnych, hybrydowych form pracy, zanim ich biura zostały ponownie otwarte.

Dla działów HR, kluczem nie jest zmuszanie ludzi do socjalizacji, ale pozwolenie na to, by zaistniała ona naturalnie. Stwórz kulturę, w której pracownicy nie czują się przesadnie obciążeni i nadmiernie kontrolowani przez menedżerów, by mogli otworzyć się na interakcję z innymi działami. Journal of Management and Organization wspomina, że świetnym punktem początkowym może być stworzenie własnego podręcznika dotyczącego kultury w organizacji, który można następnie przekazać pracownikom jako kodeks postępowania.

Podczas rozważań dotyczących sposobów na umożliwienie interakcji społecznych, staraj się myśleć nie tylko o wirtualnych "happy hours". Zamiast tego, organizacje powinny zastanowić się nad wykorzystaniem technologii, które zastąpią istniejące sieci wewnętrzne przyjaznymi mobilnie portalami wspierającymi i łączącymi pracowników. Pomyśl o stworzeniu prywatnej, firmowej aplikacji, aby dać pracownikom możliwość komunikowania się bez przeszkód ze strony kierownictwa.

Branża zdrowotna i wellness sama w sobie przeżywa boom, obejmując rynek aplikacji, usług i produktów o wartości ponad 1,5 biliona dolarów. Nie trzeba dodawać, że firmom nie brakuje opcji, jeżeli chodzi o wybór narzędzi dla swoich pracowników.

W badaniach dotyczących zdrowia psychicznego po pandemii COVID-19, EY przedstawiło szeroki zestaw rozwiązań mających na celu poprawę zdrowia i samopoczucia w miejscu pracy. Aplikacje mindfulness, terapeutyczne chatboty i usługi telezdrowotne zapewniają rozwiązania oparte na technologii, dobrze wpasowujące się w realia zarówno pracy zdalnej, jak i stacjonarnej. Oprócz tego, narzędzia HR, takie jak mechanizmy opiniowania, ułatwiają komunikację pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, pozwalając na szybsze rozwiązywanie problemów.

Co jest więc najlepszym z wymienionych rozwiązań? W tym samym raporcie, EY podkreśla, że kluczem do rozwiązania problemu samopoczucia pracowników po pandemii jest budowanie odporności psychicznej pracowników - udostępniając im zasoby pozwalające na utrzymanie siebie, współpracowników i rodziny, a także tworząc środowisko wspierające zdrowie psychiczne.

Kluczem do rozwiązania problemu samopoczucia pracowników po pandemii jest budowanie odporności psychicznej pracowników - udostępniając im zasoby pozwalające na utrzymanie siebie, współpracowników i rodziny, a także tworząc środowisko wspierające zdrowie psychiczne.

By rozwiązywać te problemy w sposób proaktywny i kompleksowy, zespoły HR powinny wykorzystać technologię w celu spełniania długoterminowych potrzeb pracowników, z wykorzystaniem narzędzi, takich jak ankiety i systemy komunikacyjne. Dodatkowo, liderzy HR mogą korzystać z tych samych technologii do planowania kontaktu z pracownikami w okresach, które mogą powodować jeszcze większy stres, taki jak kampanie, wprowadzanie nowych produktów oraz świąteczne wyprzedaże.

Uproszczenie procesów HR jest kluczowe dla usprawnienia zdrowia i samopoczucia, a narzędzia, które mogą w tym pomóc są dostępne dla firm za darmo w Internecie. Odpowiednia platforma dostarczy zarówno podstawowe funkcje, jak i zaawansowane możliwości usprawniające wykonywanie codziennych zadań. Automatyzacja procesów przy pomocy bezkodowych formularzy przeznaczonych do zbierania informacji poprzez ankiety lub rejestrowania pracowników na szkolenia znacznie ulepszy doświadczenia pracowników.

Specjalne narzędzia dla HR-u, takie jak niektóre kreatory aplikacji i szablony, pomagają skonsolidować wszystkie aspekty programów zdrowotnych, umożliwiając łatwy dostęp. Inne zaś korzystają z automatyzacji, by uprościć formularze HR i przekształcić dokumenty w procesy, by zapewnić stabilność i powtarzalność przetwarzania danych. Po zebraniu przy pomocy tych narzędzi informacji od usatysfakcjonowanych pracowników, potrzebny Ci będzie także sposób na zebranie danych w jedno miejsce, przekształcenie ich w czytelny format i wygenerowanie raportów.

Jeśli pracownicy czują, że nie są produktywni, tracą satysfakcję z pracy i zaczynają szukać nowych wyzwań w innym miejscu (jak pokazała "Wielka rezygnacja"). Z drugiej strony, inwestowanie w narzędzia zwiększające produktywność i uproszczenie procesów HR skutkuje bardziej zadowolonymi pracownikami, prowadząc do pozytywnych wyników Twojej firmy.

Wiele działów HR ma problem z usprawnieniem metod wsparcia pracowników. Potencjalne rozwiązania zależą od dostępnej technologii, a także definicji tego, w jaki sposób działy kadr mogą obsługiwać pracowników. Połączenie najlepszych praktyk w zakresie tych dwóch aspektów pozwoli organizacjom nie tylko spełnić potrzeby pracowników, ale także zwiększyć efektywność wykonywanej przez nich pracy.

Mniej nowoczesne systemy HR mogą sprawiać wrażenie ograniczonych przestarzałą metodologią, negatywnie wpływającą na każdego z pracowników i powodującą frustrację i nieefektywność. Firmy muszą dokonać znaczących inwestycji w cyfryzację HR, aby poprawić doświadczenie pracowników i odpowiedzieć na obawy tych, którzy czują się zaniedbani przez ich działy kadr.

Obawy te nie są niczym nowym;

Raport Gartnera z 2020 roku, odnoszący się do informacji zebranych od szerokiej grupy liderów HR, wspomina, że 77 procent pracowników spodziewa się możliwości łatwego wykonywania rutynowych zadań, a 69 procent spodziewa się wdrożenia bardziej inteligentnych systemów.

77% pracowników spodziewa się otrzymania możliwości wykonywania rutynowych zadań w prostszy sposób.

69% pracowników spodziewa się bardziej zaawansowanych technologii pomagających im w pracy.

Podobnie, 73 procent liderów zgadza się, że "wdrożenie nowych technologii HR prowadzi do zapewnienia lepszych doświadczeń".

Co ważniejsze, usprawnienie procesu jest kwestią zarówno podejścia, jak i technologii. W tym samym raporcie Gartnera, wskazano na innowacyjne, zorientowane na pracownika podejście do HR-u, w którym pracownicy są postrzegani jako konsumenci usług "na żądanie".

Mimo, że może to pozornie stworzyć dodatkowe bariery pomiędzy HR-em a pracownikami, przy prawidłowym wdrożeniu, jest to dużo lepsze rozwiązanie. Twoi pracownicy działu kadr czerpią korzyści z bardziej wyrafinowanego technicznie podejścia, pozwalającego im skoncentrować się na często występujących problemach. Pracownicy zaś mogą cieszyć się z szybkiego i efektywnego rozwiązywania sporów.

Kluczową kwestią jest znalezienie platformy, która odpowiada potrzebom Twojej firmy. By mieć namacalny wpływ na życie Twoich pracowników, musisz mieć dostęp do zestawu narzędzi upraszczającego procesy HR i zarządzanie codziennymi zadaniami.

Niezbędne narzędzia ułatwiające dostęp do zasobów HR, takie jak pojedyncze logowanie (SSO), integracje, generowanie PDF-ów, formularze i inne dokumenty, pozwalają firmą uprościć i przyśpieszyć procesy HR - dając pracownikom większą kontrolę nad dostępnymi dla nich zasobami.

Jeszcze bardziej pomocnymi mogą okazać się zautomatyzowane procesy, upraszczające zadania umożliwiając przetwarzanie wniosków i odpowiadanie na nie w kilka sekund. Dzięki pomocy ze strony odpowiednich narzędzi, HR przestaje być smutną koniecznością, stając się w zamian systemem wsparcia pracowników.

Dla firm z większymi możliwościami chcących wdrożyć bardziej ustrukturyzowane podejście, interesującym może okazać się system HCM (zarządzania kapitałem ludzkim). System HCM to zestaw praktyk w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, zapewniający określone kompetencje w trzech kluczowych obszarach:

Poza tradycyjnymi narzędziami i platformami HR, HCM odgrywa większą, bardziej strategiczną rolę w definiowaniu celów i trajektorii wydajności, ostatecznie doprowadzając do długoterminowego utrzymania dobrego samopoczucia każdego z pracowników.

Jak zauważyła analityczka Gartnera Helen Poitevin, podczas wdrażania HCM, systemy te mogą pomóc organizacjom "zwiększyć różnorodność i poprawić integrację oraz zwiększyć zaangażowanie pracowników - rozumiany jako stopień, w jakim pracownicy czują się wspierani przez swoje organizacje".

W dłuższej perspektywie, celem HCM jest maksymalne wykorzystanie zasobów ludzkich oraz skupienie się na mocnych stronach pracowników i utorowanie im drogi do rozwoju zawodowego, co powinno doprowadzić do zwiększenia ich zaangażowania i wydajności. Na najwyższym poziomie, może umożliwić to Twojej firmie przekształcenie siły roboczej w niezwykle wydajną i dochodową grupę specjalistów.

Od kiedy lockdowny covidowe wstrząsnęły światem w marcu 2020 roku, wszyscy, od prezesów po pracowników, zmagali się z problemem uzgodnienia, a nawet określenia idealnego momentu powrotu do pracy stacjonarnej. Z czasem zdaliśmy sobie sprawę, że te dwie opcje nie są jedynym możliwym rozwiązaniem.

Termin "praca hybrydowa", odnoszący się do pracy częściowo zdalnej, a częściowo stacjonarnej, stał się najpierw sloganem, a następnie szeroko rozpowszechnioną praktyką. Aktualnie, firmy podejmują ważne decyzje dotyczące przyszłości biur w świecie, w którym ludzie są bardziej niż kiedykolwiek świadomi swojego osobistego bezpieczeństwa.

W swoim raporcie dotyczącym zdrowia psychicznego po pandemii COVID-19, EY zauważył intrygującą i prawdopodobną prognozę: biurowa praca, jaką znaliśmy dotychczas, nie będzie już obowiązkowa, ale celowa. Zebrania pracowników we wspólnym miejscu pracy będą przeznaczone głównie do zadań, których wykonanie w warunkach zdalnych byłoby nieefektywne.

Jak wcześniej wspomniano, socjalizacja jest ważną motywacją dla wielu pracowników, więc pełna izolacja pracowników nie ma zbyt wielkich szans na zostanie nową normą - a poza tym, koniec końców negatywnie wpływa na zdrowie. Kluczowym tutaj będzie sprecyzowanie kiedy i dlaczego praca stacjonarna jest konieczna.

Zdrowie i bezpieczeństwo pracowników ma więc kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu - to od tych czynników zależy wydajność. Jeśli pracodawcy nie zainwestują w dobre samopoczucie swoich pracowników, mogą pojawić się problemy z utrzymaniem tych najbardziej wydajnych, co spowoduje utratę potencjalnej przewagi nad konkurencją.

Jak wygląda miejsce pracy z przyszłości?

Oprócz pytania "gdzie", omówionego w poprzedniej sekcji, miejsca pracy w nieprawdopodobnym tempie rozwinęły się pod względem sposobu funkcjonowania, w szczególności, jeżeli chodzi o dekonstrukcję typowych hierarchii. Eksperci są zgodni - kluczowym krokiem dla liderów HR-u, według Gartnera, jest zredukowanie złożoności organizacyjnej, poprzez przejście na zwinne modele operacyjne, elastyczne sposoby na przydzielanie zasobów i przydzielanie zadań w zależności od umiejętności, a nie ról. Takie podejście spowoduje porzucenie przestarzałych, biurokratycznych metod na rzecz uproszczonej myśli pracy, odzwierciedlającej doświadczenia nowoczesnych pracowników po przetrwaniu pandemii.

Możliwości, które daje efektywne miejsce pracy, przygotowane dzięki staraniom HR-u, to więcej niż tylko marzenia - to zwiększające przychody cele, do których dążyć powinny wszystkie firmy. Raport McKinsey'a “The new possible: How HR can help build the organization of the future”, opisuje dlaczego szczęśliwi, zdrowi pracownicy to fundament prosperującej kulturowo i finansowo firmy.

W raporcie, autorzy zaznaczają, że: "Kultura pracy jest podstawą sukcesu finansowego. Firmy wykazujące się najlepszą kulturą (według McKinsey's Organizational Health Index) mogą pochwalić się o 60 procent wyższym zwrotem dla akcjonariuszy, niż firmy z środka rankingu i o 200 procent wyższym, niż firmy z dolnej jego części.

W dalszej części raportu, dane podkreślają ten punkt poprzez wskazanie organizacji, w których HR ma bezpośredni, pozytywny wpływ na operacje firmy. Dzięki wdrożeniu kultury, w której pracownik stoi na pierwszym miejscu, firmy o 30% częściej zgłaszają osiągnięcie zamierzonych celów.

Informacje te są wyraźnym wskaźnikiem zmiany kulturowej w sposobie organizacji miejsca pracy. Transformacji tej przewodzą zespoły HR, a poprzez właściwe wdrożenie wymienionych technologii i metod zarządzania pracownikami, firmy mogą udowodnić, że są gotowe na przyjęcie nowych norm pracy.

Z zewnątrz, celem HR-u może wydawać się być zarządzanie informacjami o pracownikach i szczegółami ich benefitów. Jak jednak pokazał COVID, potencjalnie może być to o wiele więcej - zasobem dla osób o słabej reputacji, platformą do podnoszenia na duchu i narzędziem do nawiązywania kontaktów. HR nie może być lekceważony przez szanujące się firmy.

Technologia HR jest kluczowa w budowaniu nowoczesnej, połączonej kultury pracy. Automatyzacja i usługi wspierające pracowników są niezbędne w nowoczesnym miejscu pracy, w szczególności ze względu na drastyczny sposób, w jaki zmieniło się to, jak pracujemy. Dzięki tym rozwiązaniom, Twoje zespoły mogą w łatwiejszy sposób wchodzić ze sobą w interakcję, uzyskiwać wsparcie i wykorzystać je do osiągnięcia lepszych wyników i większej satysfakcji z pracy.

Kultura połączona oznacza więcej, niż zburzenie kilku barier i usprawnienie technologii - to holistyczne podejście do osiągnięcia sukcesu organizacyjnego i, w efekcie, sukcesu Twoich pracowników i firmy.