Cara Membatasi Pendaftaran Acara di Google Forms

Tutorial interaktif langkah demi langkah

Perencanaan dan pengelolaan acara memerlukan sentuhan seni dan banyak kerja keras — terutama saat mendaftarkan peserta. Menyederhanakan proses pendaftaran dan memastikan pencatatan yang akurat adalah kunci keberhasilan acara apa pun. Di sinilah solusi otomatisasi seperti formulir pendaftaran acara online berperan.

Google Forms adalah salah satu pembuat formulir online paling populer dan merupakan pilihan yang sangat baik untuk membuat dan menghosting formulir pendaftaran acara. Tetapi bagaimana jika Anda perlu membatasi jumlah orang yang dapat hadir? Apakah mungkin membuat batas pendaftaran acara di Google Forms? Berikut adalah semua yang perlu Anda ketahui tentang cara dan alasan untuk membatasi pendaftaran acara di Google Forms.

Mencari alternatif terbaik untuk Google Forms?

Solusi pembuatan formulir lengkap Jotform ramah seluler dan memiliki integrasi terbanyak di industri. Gunakan untuk mengumpulkan pembayaran, mengotomatisasi alur kerja, mengumpulkan prospek, dan banyak lagi.

Migrasikan Formulir ke Jotform

atau

Mulai Dari Awal

Mengapa Anda Memerlukan Batas Pendaftaran Acara di Google Form

Formulir online membantu mengotomatisasi proses pendaftaran dengan mengumpulkan informasi dan pembayaran peserta. Ini menyelamatkan perencana acara dari memasukkan data secara manual dan memproses pembayaran, sehingga mereka dapat fokus pada logistik, promosi, dan tugas penting acara lainnya.

Namun, Anda perlu membatasi jumlah pengiriman pada formulir pendaftaran Anda untuk menghindari overbooking acara Anda. Anda tidak ingin harus menolak peserta setelah mereka mendaftar online.

Inilah alasan mengapa menetapkan batas pendaftaran acara di Google Form itu penting:

• Kepatuhan: Banyak acara harus memenuhi persyaratan hukum atau regulasi, seperti peraturan kode kebakaran, yang membatasi jumlah peserta. Menetapkan batas pengiriman formulir membantu Anda mematuhi peraturan ini.
• Manajemen kapasitas: Tempat acara hanya memiliki begitu banyak ruang dan sumber daya untuk menampung peserta. Dengan menetapkan batas pendaftaran, Anda memastikan bahwa Anda tidak melebihi kapasitas tempat, yang akan membantu Anda memastikan pengalaman yang aman dan nyaman bagi peserta.
• Manajemen sumber daya: Batas pendaftaran acara di Google Form juga membantu Anda merencanakan aspek logistik seperti tempat duduk, katering, dan kebutuhan staf. Batas pendaftaran memastikan Anda memiliki sumber daya untuk menampung jumlah peserta yang diharapkan tanpa melebihi anggaran Anda.
• Eksklusivitas: Batas pengiriman dapat menciptakan rasa urgensi dan eksklusivitas untuk acara dengan permintaan tinggi, meningkatkan penjualan tiket atau tingkat pendaftaran.

Cara Menerapkan Batas Pendaftaran Acara di Google Form

Saat ini Google menawarkan dua metode untuk menetapkan batas tanggapan. Metode pertama hanya membatasi jumlah tanggapan yang dapat diajukan setiap orang. Berikut cara melakukannya:

1. Buka Google Forms dan pilih formulir yang ingin Anda edit.
2. Klik tab Pengaturan.
3. Klik panah dropdown Tanggapan untuk mengakses lebih banyak opsi.
4. Cari opsi Batasi ke 1 tanggapan dan aktifkan. Opsi ini mengharuskan responden untuk masuk ke akun Google mereka dan membatasi setiap akun Google untuk satu tanggapan pada formulir.

Namun, metode ini tidak menetapkan batas keseluruhan pada pengiriman.

Metode lain untuk menetapkan batas pendaftaran acara di Google Forms adalah dengan menghentikan penerimaan tanggapan di Google Form. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Buka Google Forms dan pilih formulir yang ingin Anda edit.
2. Klik tab Tanggapan. Perhatikan opsi untuk Menerima tanggapan dan apakah opsi tersebut dalam keadaan aktif atau tidak.
3. Untuk menghentikan penerimaan tanggapan, klik tombol toggle Menerima tanggapan untuk mematikan opsi tersebut.
4. Sekarang, setiap responden yang mencoba mengirimkan pendaftaran acara akan menerima pesan bahwa formulir tidak menerima tanggapan.

Sayangnya, ada masalah dengan opsi ini. Dibutuhkan manajer acara untuk mematikan tanggapan secara manual, yang bisa memungkinkan terlalu banyak orang untuk mendaftar meskipun acara sudah melewati kapasitas.

Satu-satunya opsi untuk menetapkan batas pendaftaran acara otomatis di Google Form adalah dengan add-ons pihak ketiga seperti formLimiter. Namun, add-ons ini bisa sulit untuk diterapkan dan tidak dapat diandalkan jika pengembangnya tidak memperbaruinya secara teratur. Jadi, mari kita lihat alternatif yang lebih praktis dan efisien.

Bebas dari Batasan Google Forms dengan Jotform

Meskipun Google Forms gratis dan mudah digunakan, ada beberapa keterbatasan yang dapat menyulitkan Anda dalam mengatur sistem yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Untungnya, ada banyak alternatif di pasar.

Jotform adalah pembuat formulir online gratis yang tangguh dan ramah pengguna, menawarkan berbagai fitur bermanfaat dan opsi kustomisasi. Jotform memungkinkan pengguna untuk membuat formulir yang serbaguna dan sangat disesuaikan untuk hampir semua tujuan, mulai dari survei dan pendaftaran acara hingga umpan balik dan formulir pesanan. Ini menawarkan antarmuka drag-and-drop yang mulus, berbagai integrasi, dan analitik yang kuat.

Yang membedakan Jotform dari Google Forms adalah kemampuan bagi pengguna untuk menetapkan batas pendaftaran acara langsung di dalam platform, tanpa perlu menggunakan add-ons atau plug-in.

Cara Menambahkan Batas Pendaftaran Acara di Jotform

Jotform memudahkan untuk menetapkan batas pendaftaran acara langsung di platform. Berikut cara melakukannya:

1. Buka Jotform Form Builder.
2. Klik pada tab Pengaturan di bagian atas halaman.

3. Buka Status Formulir.

4. Pilih opsi Nonaktifkan pada batas pengiriman.

Setelah menetapkan jumlah pengiriman yang akan Anda terima, formulir akan otomatis ditutup setelah batas tersebut tercapai. Sesederhana itu.

Formulir pendaftaran acara membantu Anda menyederhanakan perencanaan dan pengelolaan acara; mengotomatisasi pengumpulan data, pemrosesan pembayaran, dan komunikasi; serta memastikan proses yang lebih lancar bagi penyelenggara dan peserta. Namun, tidak semua pembuat formulir online memiliki kemampuan yang sama.

Pilihan kustomisasi yang luas dari Jotform memungkinkan pengguna menetapkan batas pada pengiriman formulir — termasuk pendaftaran acara. Ikuti langkah-langkah yang diuraikan di atas untuk memastikan proses pendaftaran acara bebas kesalahan.

Foto oleh Ilya Pavlov di Unsplash