FAQ Jotform Teams

Oui, Jotform Teams est un outil de collaboration en ligne. Chaque utilisateur ayant accès à un espace de travail Teams peut partager des documents et collaborer de manière transparente avec les autres membres de l'équipe. Les administrateurs peuvent créer des équipes spécifiques et attribuer des tâches ou des projets selon les besoins.

La collaboration en ligne consiste à utiliser Internet ou un espace en ligne pour travailler ensemble sur un projet ou une tâche partagés. Pour les équipes organisationnelles, cela signifie une meilleure communication et collaboration au sein de votre entreprise, peu importe où se trouvent vos employés.

Comme son nom l'indique, un espace de travail collaboraif en ligne partagé est une plateforme numérique centralisée qui permet à ses utilisateurs d'accéder et de modifier le même contenu. Un espace de travail en ligne partagé peut être utilisé par les employés de l'entreprise et les non-membres sur invitation. Pour les équipes, un espace de travail collaboratif en ligne peut faire la différence en termes d'efficacité grâce notamment à une communication optimisée.

N'importe quelle équipe peut utiliser Jotform Teams ! Par exemple :

• Équipes RH
• À but non lucratif
• Agences marketing & publicité
• Établissements d'enseignement
• Établissements de santé

Jotform Teams comprend un répertoire dans lequel les utilisateurs peuvent explorer d'autres équipes et afficher leurs espaces de travail, ce qui est idéal lorsque quelqu'un recherche un formulaire ou une application particulière appartenant à une autre équipe. Si un espace de travail est défini pour être visible dans l'annuaire, les non-membres peuvent y accéder, remplir des formulaires et afficher des applications.

Jotform Teams est compatible avec tous les produits Jotform, vous pouvez donc créer des actifs tels que des formulaires, des tableaux, des rapports, des flux d'approbation et des documents de signature électronique. Une fois que vous avez créé votre équipe et invité des membres, cliquez sur le bouton Créer sur le côté gauche de l'espace de travail de votre équipe pour voir tous les types de ressources que vous pouvez créer. Suivez ensuite les étapes pour terminer la création de vos éléments.

Vous pouvez créer une nouvelle équipe depuis votre tableau de bord Jotform ou depuis la navigation de la liste des produits en cliquant sur le bouton Créer une Team. Lors de la création d'une équipe, vous pouvez attribuer différents rôles aux membres de l'équipe et contrôler ce qu'ils peuvent voir ou faire au sein de l'équipe.

Jotform Teams ne limite pas le nombre d'équipes dont vous disposez, vous pouvez donc en créer autant que nécessaire pour votre organisation. Si vous souhaitez découvrir d'autres équipes créées par des membres de votre organisation, cliquez sur le bouton Teams dans l'angle supérieur droit de votre navigateur.

Toutes les données de Jotform Teams sont protégées par une connexion SSL 256 bits, et Jotform propose plusieurs méthodes de chiffrement et champs de formulaire anti-spam. Les administrateurs Teams peuvent restreindre l'accès aux formulaires et aux applications ou définir un espace de travail pour qu'il ne soit visible que par certaines personnes de votre organisation.

Oui. Vous pouvez inviter des membres de votre équipe dans votre espace de travail Jotform Teams en partageant un lien ou en envoyant des invitations par e-mail depuis votre tableau de bord en ligne. Vous pourrez attribuer un rôle à chaque nouveau membre, en fonction de ce que vous souhaitez qu'il puisse afficher, modifier ou créer. Par exemple : administrateur d'équipe, contributeur, lecteur et créateur. Les administrateurs de serveur peuvent également créer, supprimer ou modifier n'importe quelle équipe au sein de l'organisation.

Vous pouvez gérer les espaces de travail d'équipe à partir de votre tableau de bord Jotform Teams. À partir de là, vous pouvez déplacer des formulaires existants de votre compte personnel vers vos équipes, personnaliser l'apparence des espaces de travail d'équipe, créer des dossiers, etc.

Seuls les administrateurs d'équipe peuvent déplacer un formulaire existant vers leur équipe, car cela signifie que la propriété du formulaire va changer. Pour déplacer un formulaire vers une équipe, accédez à Mes formulaires et sélectionnez Déplacer vers l'équipe dans le panneau supérieur ou dans le menu Plus du formulaire de votre choix. Suivez ensuite les instructions pour terminer.

Vous pouvez personnaliser votre espace collaboratif en accédant aux paramètres de l'équipe et en modifiant l'image et l'icône de couverture de l'équipe. Vous pouvez également mettre à jour les paramètres de confidentialité, gérer les membres de l'équipe et afficher le journal d'activité à partir de cette page.

Et si vous souhaitez créer des dossiers au sein d'une équipe pour mieux organiser les informations, il existe deux façons de procéder. Vous pouvez utiliser le bouton Créer un nouveau dossier sur le panneau de gauche dans votre espace de travail d'équipe. Vous pouvez également accéder à Mes formulaires, cliquer sur les trois points à côté du nom de votre équipe dans le panneau de gauche et sélectionner Ajouter un nouveau dossier.

Oui, vous pouvez surveiller les modifications à l'aide du journal d'activité détaillé. Les administrateurs d'équipe peuvent filtrer les activités par date, membres et actions.