Google Forms est un outil simple et polyvalent, apprécié notamment parce qu’il fait partie des solutions gratuites de Google.
Mais malgré sa popularité, il présente également certaines limites. À ses débuts, Google Forms répondait à un besoin encore mal défini : il n’existait alors que peu d’outils similaires, et les attentes des utilisateurs étaient modestes. Mais aujourd’hui, les usages ont évolué, contrairement à Google Forms, qui n’a que peu innové au fil des années.
Avec le temps, les attentes ont évolué, mais Google n’a pas fait grand-chose pour faire progresser ses formulaires ou innover dans ce domaine. C’est sans doute la raison pour laquelle il n’existe toujours pas de moyen direct de restreindre les dates que les utilisateurs peuvent sélectionner dans un champ de type date.
Heureusement, avec un peu d’ingéniosité, il est possible de contourner cette limite. Voici quelques astuces, racontées à travers une petite histoire.
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Nettoyage de la plage
Il existe une portion de plage au bord du lac Scoggins que tout le monde affectionne lorsque les températures montent. Mais à la fin de l’été, elle est souvent méconnaissable.
Chaque année, Bill, Linda et Sheryl forment donc un comité chargé d’organiser une opération de nettoyage, peu après la fête du Travail. Ils rassemblent un groupe de bénévoles pour remettre la plage en état. En général, une journée suffit. Mais cette année-là, la plage avait été particulièrement endommagée par une forte affluence de campeurs.
Les membres du comité ont estimé qu’il leur faudrait deux ou trois jours pour tout nettoyer. Or, il est déjà difficile de motiver des gens à venir une journée entière. Ils savaient que très peu de personnes accepteraient de venir les trois jours.
Ils ont donc décidé de laisser aux bénévoles la liberté de choisir leur(s) jour(s) de participation, tout en recueillant ces informations à l’avance pour savoir à quoi s’attendre. Pour cela, ils ont créé un formulaire.
La liste déroulante
Le comité a d’abord tenté d’ajouter un champ de date au formulaire.
Mais Bill a vite compris qu’il ne pouvait pas restreindre la sélection aux trois journées prévues pour le nettoyage. En ajoutant un calendrier, les utilisateurs pouvaient choisir n’importe quelle date, ce qui risquait d’induire des erreurs.
Il a donc remplacé le champ date par un liste déroulante, dans laquelle les participants pouvaient choisir le jour où ils souhaitaient venir.
C’était simple à mettre en place, et tout le monde pensait le formulaire prêt. Mais en le prévisualisant, Sheryl a identifié un autre problème.
Même si la plupart des gens ne viendraient probablement qu’un seul jour, certains pourraient vouloir s’engager pour deux ou trois. Le menu déroulant, lui, ne permettait qu’un seul choix.
Les cases à cocher
La liste déroulante n’était donc pas la bonne solution. Retour à la case départ.
Après quelques clics et discussions, le comité s’est rendu compte qu’il n’avait en réalité pas besoin d’une liste déroulante. Il pouvait utiliser des cases à cocher. Il suffisait de changer le type de champ : les options existantes ont été conservées automatiquement.
Une fois le formulaire finalisé, Bill, Linda et Sheryl l’ont envoyé à tous les bénévoles par email. Le nettoyage s’est déroulé sans accroc, et tout le monde a apprécié ce moment de mobilisation communautaire.
L’événement a eu un tel succès que le refuge animalier du comté a contacté le comité. Il cherchait de l’aide pour coordonner les efforts de bénévolat durant la prochaine saison des chatons.
De mars à octobre, des centaines de chatons sont apportés chaque semaine au refuge — d’où le nom de « saison des chatons ». Le refuge avait besoin de bénévoles pour la prise en charge, l’accueil et les adoptions, trois jours par semaine, pendant toute la saison.
Le comité a accepté d’aider, mais a rapidement compris que créer un formulaire Google, comme pour le nettoyage de la plage, ne suffirait pas. Il leur fallait un outil plus puissant, capable de contrôler réellement les dates de participation des bénévoles. C’est alors que Linda a découvert Jotform.
Jotform, la meilleure solution pour fixer des options de dates
Linda a effectué quelques recherches en ligne et comparé différents outils de création de formulaires. Elle s’est rendu compte que la version gratuite de Jotform offrait plus de fonctionnalités que toutes les autres qu’elle avait testées.
Mieux encore, elle a trouvé exactement ce dont le comité avait besoin : les champs de type date dans Jotform disposent d’une option de limitation de date intégrée. Et en prime, elle a découvert les Tableaux Jotform, un outil de gestion collaboratif proche d’un tableur avancé, semblable à Airtable, idéal pour coordonner et suivre les engagements des bénévoles.
Linda a présenté Jotform au reste de l’équipe, qui a rapidement validé la solution. Grâce à Jotform, le comité était désormais prêt et serein pour affronter la saison des chatons.
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