Comment créer un bon de commande dans Google Forms

L’époque où il fallait modifier les formulaires ligne par ligne dans les logiciels traitements de texte ou où l’on fusionnait et défusionnait des cellules à s’en donner la migraine dans les tableurs est révolue.

Les formulaires de votre entreprise, en particulier ceux qui sont légalement contraignants, tels que les bons de commande, doivent être facilement accessibles, faciles à lire et à utiliser et modernes. Heureusement, il existe de nos jours des outils de génération de formulaires tels que Google Forms, lesquels permettent désormais aux chefs d’entreprise de concevoir rapidement et efficacement des documents numériques sans avoir à reformater des feuilles Excel, à apprendre à utiliser Adobe Acrobat ou, pire encore, à devoir apprendre à rédiger du code complexe.

Google Forms est utile pour les entrepreneurs qui débutent et qui ont besoin de solutions simples et faciles à mettre en œuvre pour faciliter des processus courants. En fait, générer un bon de commande via Google Forms représente un moyen simple de rationaliser l’approvisionnement et les achats, et de créer une base solide pour générer un flux d’approbation des bons de commande automatisé.

Qu’est-ce qu’un formulaire de commande ?

L’acheteur remplit un formulaire de commande pour informer le vendeur des produits qu’il souhaite acheter, la quantité, et les prix souhaités. Une fois que le vendeur a accepté les conditions de vente, il signe le document, ce qui le rend juridiquement contraignant. Le bon de commande fait alors office de contrat indiquant les conditions acceptées par les deux parties.

On peut également considérer les bons de commande comme un document pré-facture, une sorte de devis. Les entreprises les envoient aux vendeurs et aux fournisseurs pour fixer les conditions de la vente avant l’achat, que ce soit pour un achat immédiat ou un achat futur. Lorsque les conditions de la commande sont remplies, le fournisseur envoie une facture.

Avant d’envoyer un bon de commande à un fournisseur, toutes les parties concernées par la commande doivent l’examiner : par exemple, le responsable du service comptable ou du service des achats et, si le prix est particulièrement élevé, le directeur financier.

Un processus d’approbation efficace permet d’éviter les problèmes de trésorerie en garantissant qu’il y a suffisamment d’argent pour les achats nécessaires et en responsabilisant les services sur leurs dépenses. De nombreux logiciels permettent d’automatiser ce processus d’approbation, ce qui permet de limiter le gaspillage du papier et de passer moins de temps à échanger des e-mails sans fin.

La première étape, pour pouvoir envoyer des bons de commande et générer des processus d’approbation, est de créer vos formulaires de commande.

Créer un bon de commande via Google Forms

Pour utiliser Google Forms, vous devez disposer d’un compte Google. Vous pourrez ensuite créer un bon de commande via Google Forms.

Voici les étapes à suivre :

1. Allez sur docs.google.com/forms.
2. Sélectionnez un modèle. Vous n’êtes pas obligé de recourir à un modèle, vous pouvez également créer un formulaire à partir de zéro ; mais vous pouvez trouver des modèles gratuits en ligne qui vous donneront un bon point de départ et vous feront gagner un temps précieux. Google Forms propose également des modèles gratuits que vous pouvez modifier.

3. Créez un formulaire. Si vous ne souhaitez pas utiliser de modèle, il vous suffit de cliquer sur le bouton “+” de Google Forms pour créer un nouveau formulaire vierge.

4. Ajoutez les champs nécessaires. Expérimentez les différents types de questions pour voir lesquels conviennent le mieux par rapport aux informations que vous souhaitez collecter. En général, on utilise dans ce type de formulaire, le plus souvent, les questions à réponse courte et à choix multiple. En effet, vous pouvez utiliser les questions à réponse courte pour les numéros de carte bancaire et l’option à choix multiple pour sélectionner le type de paiement.

Veillez à inclure toutes les informations dont les fournisseurs auront besoin pour identifier les produits ou les matériaux ; et envoyer une facture.

Voici quelques champs courants à inclure :

• Numéro de commande
• Date et lieu de livraison
• Adresses de facturation de votre entreprise et du fournisseur
• Conditions de paiement
• Noms, références et quantités des produits
• Taxes, remises, frais et prix total

5. Personnalisez le formulaire. Vous pouvez ajouter des images aux formulaires Google et modifier couleurs et polices de caractères. Ajoutez le logo de votre entreprise pour donner à votre formulaire un aspect plus professionnel. Vous pouvez cliquer sur l’option de prévisualisation pour voir ce que cela donne au fur et à mesure que vous travaillez.

6. Testez votre formulaire. Envoyez le formulaire à quelques personnes au sein de votre entreprise, en particulier à celles qui participent à l’approbation des bons de commande. Cela vous permettra d’obtenir leurs idées sur la manière de l’améliorer. Efforcez-vous de rendre le processus aussi simple et facile à utiliser que possible : vos fournisseurs vous remercieront !

7. Envoyez votre formulaire. Vous pouvez envoyer un bon de commande Google Forms directement aux approbateurs, puis aux fournisseurs via e-mail ou via un lien de partage.

Jotform & les bons de commande

Exploiter un bon de commande Google Forms peut être pratique pour les petites entreprises car leur format est bien connu des fournisseurs et suffisamment facile à utiliser pour tout le monde. Toutefois, Google Forms manque de fonctionnalités qui pourraient rationaliser davantage votre processus d’achat.

Par exemple, il n’existe pas de moyen simple pour les fournisseurs de signer en ligne avec une e-signature afin d’approuver un bon de commande Google Forms. De plus, obtenir l’aspect souhaité pour votre formulaire peut prendre du temps, un emps que vous pourriez consacrer à d’autres tâches.

Pour accélérer les choses, essayez l’un des nombreux modèles de bon de commande de Jotform. Vous pouvez modifier ces modèles dans le générateur de formulaires et ajouter diverses intégrations qui augmentent la puissance de votre formulaire : vous pouvez joindre joindre des fichiers, ajouter une option de signature électronique ou connecter votre formulaire à d’autres plateformes que vous avez l’habitude d’utiliser.

Lorsque vous avez terminé de créer votre formulaire, vous pouvez le rendre encore plus fonctionnel grâce aux flux de travail Jotform. Dans cette plateforme de flux de travail, vos formulaires de commande deviennent la base d’un processus d’approbation que vous pouvez personnaliser à l’aide d’une interface par glissé-déposé facile d’utilisation. Vous pouvez ajouter des approbateurs, des conditions et des notifications pour mettre en place un processus d’approbation transparent.

La fonction d’attribution de formulaires de Jotform vous permet d’assigner des formulaires aux membres de votre équipe pour déléguer des tâches, tandis qu’exploiter le système de rappels permet de respecter les délais. Vous pouvez superviser chaque étape via l’application Jotform Mobile, sur n’importe quel appareil.

En regroupant tous vos bons de commande sur une même plateforme, vous simplifierez votre processus d’achat, ce qui permettra également d’entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.