Cómo crear un pedido de compra en Google Forms

Atrás quedaron los días en los que había que editar tediosamente los formularios, línea por línea, combinando celdas difíciles de manejar en plantillas de hojas de cálculo.

Los formularios de tu empresa, especialmente los que son legalmente vinculantes como los pedidos de compra, deben ser fácilmente accesibles, limpios y modernos. Por suerte, los creadores de formularios como Google Forms permiten diseñar documentos digitales de forma rápida y eficaz, sin necesidad de reformatear hojas de Excel, ni aprender Adobe Acrobat para realizar códigos complejos.

Google Forms es muy útil para empresas que están empezando y necesitan soluciones sencillas y flexibles para los procesos rutinarios. De hecho, crear un pedido de compra con Google Forms es una manera de agilizar las compras y ventas, creando una base sólida para tener un flujo de trabajo con las aprobaciones de los pedidos.

¿Qué es un formulario de pedidos?

Un comprador rellena un formulario de pedido de compra para informar a un vendedor de los productos que desea adquirir, incluida la cantidad que solicita y el precio preferido. Una vez que el vendedor acepta las condiciones de venta, firma el documento, convirtiéndolo en un formulario jurídicamente vinculante. El documento de pedido actúa entonces como un registro y un contrato que muestra los términos que ambas partes han acordado.

También se puede pensar en las órdenes de compra como el documento antes de las facturas. Las empresas las envían a los vendedores y proveedores para fijar las condiciones de una venta antes de la compra, tanto si se trata de adquirir productos de inmediato, como si es en el futuro. Cuando se cumplen los términos de la orden de compra, el proveedor envía una factura.

Antes de enviar una orden de compra a un proveedor, varias partes interesadas deben revisarla, como el responsable del departamento de contabilidad o compras y -si el precio es especialmente significativo- el director financiero.

Un proceso de aprobación eficaz evita los problemas de tesorería, ya que garantiza que haya dinero suficiente para las compras necesarias y mantiene a los departamentos responsables de sus gastos. Muchas opciones de software pueden automatizar este proceso de aprobación, ahorrando papel y recuperando el tiempo que podría dedicar a enviar múltiples correos electrónicos.

Pero, por supuesto, antes de aprobar los formularios, hay que crearlos.

Crear una orden de compra de Google Forms

Para empezar a utilizar Google Forms, necesitarás una cuenta de Google. Una vez que tengas una, estarás listo para crear una orden de compra en Google Forms.

Estos son los pasos que debes seguir:

1. Accede a docs.google.com/forms.
2. Selecciona una plantilla. Mientras que esto se trata de un paso opcional -también puedes crear un formulario desde cero-, puedes encontrar plantillas gratuitas en línea que te darán un buen comienzo. Google Forms también ofrece plantillas gratuitas que puedes modificar.

3. Crea un formulario. Si no te interesa utilizar una plantilla, haz clic en el botón En blanco de Google Forms para generar un formulario nuevo y vacío.

4. Añada los campos necesarios. Experimente con la variedad de tipos de pregunta para ver cuáles son los mejores para recopilar información diferente. Es probable que utilice los formatos de respuesta corta y opción múltiple con más frecuencia; por ejemplo, puede utilizar un formato de respuesta corta para los números de tarjeta de crédito y la opción de opción múltiple para seleccionar el tipo de pago.

Asegúrese de incluir todos los datos que los proveedores necesitarán para identificar los productos o materiales y enviar una factura.

Estos son algunos de los campos habituales que debe incluir

• Número de pedido
• Fecha y lugar de entrega
• Direcciones de facturación de su empresa y del proveedor
• Condiciones de pago
• Nombres, números de modelo y cantidades de productos
• Impuestos, descuentos, tasas y precio total

5. Personaliza el formulario. Puedes añadir imágenes a los formularios de Google Forms y cambiar el color y la fuente. Añade el logotipo de tu empresa para dar a tu formulario un aspecto más profesional. Puedes hacer clic en la opción de vista previa para ver cómo queda mientras trabajas.

6. Pruebe su formulario. Envíe el formulario a algunas personas de su empresa, especialmente a las que participan en la aprobación de órdenes de compra, para obtener sus sugerencias sobre cómo mejorarlo. Elimine el mayor número de fricciones posibles con el formulario: sus proveedores se lo agradecerán.

7. Empieza a enviar. Puedes enviar una orden de compra de Google Forms directamente a los aprobadores y, posteriormente, a los proveedores por correo electrónico o mediante un enlace que se puede compartir.

Utilizar Jotform para crear órdenes de compra

Una orden de compra de Google Forms es útil para las pequeñas empresas porque el formato es familiar para los vendedores y lo suficientemente fácil para que cualquiera pueda utilizarlo. Sin embargo, Google Forms carece de funciones que podrían agilizar aún más el proceso de compra. 

Por ejemplo, no existe una forma sencilla de que los vendedores añadan e-firmas para aprobar una orden de compra de Google Forms. Además, puede llevar tiempo conseguir que el formulario tenga exactamente el aspecto que deseas, tiempo que podrías dedicar a otras tareas.

Para agilizar las tareas, prueba una de las muchas plantillas de pedido de compra de Jotform. Puede modificar estas plantillas en el Creador de Formularios y añadir una variedad de integraciones que amplían el poder de su formulario – si desea adjuntar archivos, añadir firmas electrónicas, o conectarse a sus otros programas de gestión del lugar de trabajo.

Cuando termine de construir, lleve la funcionalidad de su formulario un paso más allá con las Aprobaciones de Jotform. En esta plataforma de flujo de trabajo, sus formularios de pedido se convierten en la base de un proceso de aprobación que puede personalizar mediante una interfaz de arrastrar y soltar. Puede añadir aprobadores, condiciones y notificaciones para configurar un proceso de aprobación perfecto.

La función Asignar formularios de Jotform le permite delegar formularios a los miembros del equipo, mientras que los recordatorios y condiciones incorporados mantienen a todo el mundo en el buen camino y a tiempo. Puede supervisar cada paso a través de la aplicación Jotform Mobile Forms en cualquier dispositivo.

Si reúne sus pedidos de compra bajo un mismo marco, simplificará las compras, simplicidad que se traducirá en buenas relaciones con sus proveedores.