7 alternativas a Microsoft Lists
En julio del 2020, Microsoft lanzó un nuevo producto llamado Lists, presentado como la alternativa a herramientas digitales como Asana y Airtable, las cuales ayudan a los usuarios a llevar registro de su información y organizar su trabajo. Como parte de Microsoft 365, Lists se integra fácilmente con otras herramientas populares como Outlook y Teams, ofreciendo una alternativa fácil de usar y sin necesidad de programación a las hojas de cálculo para la gestión de base de datos.
La hoja de cálculo tradicional está diseñada para ser una herramienta de datos numéricos, centrada en procesar números y realizar cálculos. Pero las hojas de cálculo no son tan adecuadas para tareas como gestionar flujos de trabajo, simplificar la colaboración y automatizar procesos complejos. Es por eso que en la última década, compañías innovadoras se han movido en esa dirección y han creado híbridos entre hojas de cálculo y base de datos fáciles de usar.
Estas nuevas plataformas ofrecen un formato parecido, similar al de una hoja de cálculo, pero con numerosas funciones de base de datos y una interfaz de usuario mejorada. Por ejemplo, en plataformas híbridas, las celdas están categorizadas en tipos (como casillas de verificación, número telefónico y listas desplegables), codificación por color y archivos adjuntos de referencia, como imágenes. Tienen incluso sólidas herramientas de colaboración que no están disponibles en las hojas de cálculo tradicionales.
Todas las principales alternativas a Microsoft Lists ofrecen funciones similares, como visualizaciones personalizadas, capacidad de asignar y monitorear tareas y colaboración eficiente. A pesar de que Microsoft se enfoca en la fácil integración de Lists con otros productos de Microsoft 365, todos estos competidores cuentan con una API robusta y se integran con servicios populares de Microsoft y otras herramientas similares.
Siga leyendo para conocer más sobre las similitudes y funciones de estas siete alternativas a Microsoft Lists.
1. Jotform Tablas
Consejo Profesional
Recolecte y gestione tareas en un solo espacio de trabajo todo en uno gratuito con Jotform Tablas, y disfrute de una forma más fácil de colaborar en línea con su equipo.
La gran alternativa es Jotform Tablas, la cual transforma el híbrido de hoja de cálculo y base de datos en un espacio de trabajo todo en uno. Los datos que recopila a través de sus formularios en línea llenan las tablas y las puede visualizar como hojas de cálculo, calendarios, reportes y más. Con Jotform Tablas, puede incluso acceder a archivos subidos, como videos y fotos.
Las potentes funciones de búsqueda y filtros, así como acceso personalizado y configuración de uso compartido, le permiten organizar y gestionar sus datos y colaborar con otros. Puede configurar sus tablas para realizar cálculos matemáticos complejos y conectar una tabla con otra o con un formulario.
Con más de 300 plantillas gratuitas disponibles, Jotform Tablas es ideal para la gestión de proyectos, contrataciones, gestión de inventario, registro de problemas de TI, presupuestos y más.
2. Airtable
Airtable fue la primera compañía en crear una solución híbrida entre hoja de cálculo y base de datos que ganó popularidad rápidamente. Fundada en 2012, Airtable ofrece un sistema híbrido de base de datos y hojas de cálculo para la gestión de proyectos y la colaboración.
Se centra en el concepto de una hoja de cálculo y base de datos, pero también ofrece otras opciones de gestión de flujos de trabajo, como vistas Kanban. Además, Airtable tiene funciones de facturación, presupuesto y gestión de recursos, las cuales facilitan a las empresas trabajar con clientes y a los equipos de proyectos operar dentro de organizaciones más grandes.
3. Seatable
Al igual que Microsoft Lists, SeaTable combina una hoja de cálculo y una base de datos, pero su principal ventaja es la flexibilidad de implementación. Puede usar SeaTable en la nube o alojarlo en sus propios servidores, lo que le da control total sobre los datos y lo hace ideal para equipos que prefieren o necesitan opciones locales.
Los usuarios pueden organizar su trabajo con diferentes vistas, como Kanban, calendario, galería y más, y perfeccionar la información aplicando filtros, ordenando o agrupando datos. SeaTable también admite automatizaciones, scripts en JavaScript o Python y ofrece una API para integraciones. Además, permite importar datos desde Excel o CSV, lo que facilita comenzar a usar la plataforma. Gracias a estas funciones, SeaTable es ideal para el seguimiento de proyectos, la gestión de flujos de trabajo y la colaboración en equipo.
4. Asana
Asana fue creada como una herramienta de gestión de flujos de trabajo, en lugar de un híbrido entre hoja de cálculo y base de datos; sin embargo, ofrece muchas de las mismas funciones. Organiza todo, desde tareas básicas hasta los objetivos generales de la empresa, de manera que todos los miembros del equipo puedan entender sus responsabilidades y prioridades.
Asana ofrece varias formas de visualizar los flujos de trabajo (llamadas vistas) que incluyen listas, tableros Kanban, diagramas de Gantt y calendarios. Los usuarios pueden organizar las tareas en proyectos más grandes, y una función de arrastrar y soltar les permite mover y adaptar fácilmente las acciones.
La principal desventaja de Asana es la falta de funciones de gestión financiera, como presupuesto, facturación y cobros. Tampoco ofrece funciones de generación de reportes avanzadas, convirtiéndose en una mejor opción para equipos pequeños con proyectos internos, en lugar de para empresas más grandes o para la gestión de proyectos con clientes.
5. monday.com
monday.com ofrece funciones similares a Asana con visualizaciones y flujos ligeramente distintos. En monday.com se les llama elementos a las tareas, los cuales los usuarios pueden visualizar todo el tiempo con una pequeña barra de progreso para cada uno. Además, pueden ampliar o reducir elementos en la vista de cronograma (diagrama de Gantt) o moverlos con la función de arrastrar y soltar en una vista Kanban. Los usuarios pueden elegir qué tipo de visualización prefieren, una herramienta útil para los administradores, ya que les permite llevar un registro de todo en un solo lugar.
6. ClickUp
La interfaz de ClickUp es un poco distinta a la de las otras plataformas, ya que se enfoca en metas y objetivos. Los objetivos son el resultado final deseado y las metas trazan el camino para alcanzarlo, incluyendo los avances de los equipos y las metas individuales que contribuyen al objetivo general. Los líderes de equipo también pueden establecer hitos, una función que permite agrupar las tareas.
ClickUp tiene la intención de ser una plataforma todo en uno, ofreciendo funciones que van más allá de un híbrido entre hoja de cálculo y base de datos, como listas de tareas, tomar notas, gestión de proyectos, hojas de cálculo, calendarios, recordatorios, seguimiento de metas y tiempos, así como capturas de pantalla y grabación de video. Si bien ClickUp ofrece una variedad de funciones, no es tan fácil de usar como otras alternativas.
7. Zoho Projects
Zoho Projects incluye todas las funciones principales de las otras plataformas, con un fuerte enfoque en la comunicación y colaboración. La plataforma incluye tableros de mensajes interactivos, flujos de notificaciones, salas de chat donde los empleados pueden conversar sobre sus proyectos y la función de Páginas que permite a los usuarios crear una intranet.
Más que una hoja de cálculo
Los principales híbridos entre hoja de cálculo y base de datos ofrecen herramientas sólidas y fáciles de usar que facilitan ser más productivo y eficiente. Con múltiples opciones de precios, incluidas algunas versiones gratuitas (como Jotform), no hay razón para no empezar hoy mismo con una de estas plataformas que potencian la productividad.
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