Wie man ClickUp benutzt: Der vollständige Leitfaden

Einer der Hauptgründe, warum Teams aller Größenordnungen ClickUp verwenden, ist, dass es ein hervorragendes Projektmanagement-Tool ist.

Die manuelle Verwaltung aller an einem Projekt beteiligten Personen kann eine Herausforderung sein, wenn Sie an einem langwierigen, komplexen oder vielschichtigen Projekt mit vielen Abhängigkeiten und beweglichen Teilen arbeiten. Man verliert leicht den Überblick über Aufgaben, vergisst Fristen und schätzt die Zeit falsch ein, die für bestimmte Schritte benötigt wird.

Mit der richtigen Projektmanagement-Software ist es jedoch möglich, die Projektziele zu erreichen. ClickUp ist auch nicht nur für Unternehmen gedacht. ClickUp unterstützt auch gemeinnützige Teams bei der Erfüllung ihrer Aufgaben.

“ClickUp hat viele Funktionen, die anfangs überwältigend sein können”, sagt Kerry Campion, SEO Content Marketer und Texterin bei God Save the SERP, einer Agentur für SaaS-Unternehmen. “Fangen Sie klein an und versuchen Sie, nicht gleich alle Funktionen zu nutzen.”  

In diesem Kapitel werden drei der wichtigsten Funktionen vorgestellt, die ClickUp zu einer führenden Projektmanagement-Anwendung machen.

1. Workflows

Ein Workflow ist eine Abfolge von Prozessen, die in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen müssen, um einen Teil eines Projekts abzuschließen. In vielen komplexen Projekten finden mehrere Workflows gleichzeitig statt, an denen verschiedene Teams oder Abteilungen beteiligt sind. Mit ClickUp können Sie die Workflow-Funktion der Software nutzen, um Workflows zu erstellen, die auf die Anforderungen Ihres Projekts abgestimmt sind. Und voila, Sie haben das perfekte Projektmanagement-Tool.

Mit ClickUp können Teams jeden Schritt ihrer Projekte mit Hilfe von Workflows nachverfolgen, die auf verschiedene Weise konfiguriert werden können – z.B. in der Listen-, Gantt-, Board-, Box- oder Kalenderansicht – um wichtige Informationen anzuzeigen. Sie können einen Workflow sogar mit einer der anpassbaren Ansichten von ClickUp anpassen.

Mit ClickUp-Workflows können Sie auch die Arbeit automatisieren, so dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht mehr manuell an Aufgaben und Fristen erinnern müssen. Sie geben an, welche Aktionen innerhalb von ClickUp automatisierte Sequenzen auslösen und die Software sorgt dafür, dass das Projekt reibungslos weiterläuft. Solche Aktionen können z.B. verpasste Termine oder die Übermittlung von Dokumenten sein.

Eine weitere Möglichkeit, Workflows zu visualisieren, ist die neue Whiteboard-Funktion von ClickUp. “Es hilft dabei, einen Prozess von A bis Z zu erstellen und dann [die Elemente] in Aufgaben umzuwandeln. Das ist großartig, wenn Sie an einem Projekt arbeiten und sehen wollen, wie der Prozess abläuft”, sagt Mathilde Bernard Funderburk, CEO und Gründerin von MBF Agency.

2. Dashboards

Während Workflows den Projektmanagern dabei helfen, sich in die Details zu vertiefen, bewirkt ein Dashboard genau das Gegenteil: Es bietet einen Gesamtüberblick über den Projektverlauf.

In ClickUp ist das Dashboard eine hervorragende Projektmanagement-Funktion, die wichtige Projektindikatoren an einem Ort zusammenfasst. Von Aufgaben über Zeiterfassung bis hin zu Sprints und Status können Projektmanager sehen, was mehr Aufmerksamkeit erfordert und was nach Plan läuft.

Sie können einem Dashboard Widgets hinzufügen, um es an die Bedürfnisse eines Teams oder eines bestimmten Projekts anzupassen. Widgets machen ein Dashboard anschaulicher, so dass die Indikatoren leicht gelesen und auf einen Blick verstanden werden können. Da ein Dashboard Details schnell anschaulich macht, können Projektmanager den Überblick über die Projektindikatoren behalten, ohne zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen.

“Die Dashboard-Funktionen sind ziemlich beeindruckend und helfen Ihnen, das Projekt aus der Vogelperspektive zu betrachten”, sagt Campion. “Sie können Dinge wie die Arbeitsbelastung verfolgen und sehen, wer zu viel Arbeit für ein bestimmtes Projekt übernimmt und wer mehr Zeit zur Verfügung hat, so dass Sie die Aufgaben gerechter verteilen können. Sie haben auch ein integriertes Tool zur Zeitschätzung und Zeiterfassung, so dass Sie Ihre Projekte anhand der Daten besser einschätzen und planen können.”

3. Vorlagen 

Wenn Sie jemals ein Projekt geleitet haben, wissen Sie, wie kostbar Ihre Zeit ist. Sie sind nicht nur dafür verantwortlich, dass das Team seine Aufgaben termingerecht und mit einem hohen Maß an Qualität erledigt, sondern Sie müssen auch Ihre Tools effektiv verwalten, damit diese Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen können.

ClickUp wird mit gebrauchsfertigen Vorlagen geliefert, damit Sie nicht Stunden um Stunden mit der Einrichtung Ihres Projekts verbringen müssen.

Im Vorlagencenter können Sie auf Tausende von Vorlagen für das Projektmanagement zugreifen – für alles von Ordnern und Aufgaben bis hin zu Ansichten und Checklisten. Für praktisch jeden Aspekt eines Projekts, den Sie in ClickUp einrichten müssen, gibt es eine Vorlage, auf die Sie sich verlassen können – und die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie werden keine Zeit damit verschwenden, sich wiederholende Aufgaben innerhalb der Plattform neu zu erstellen.

“Erstellen Sie sowohl für Ihre Arbeitsabläufe als auch für Standardaufgaben Vorlagen”, rät Campion. “Für SEO-Texte habe ich zum Beispiel eine Vorlage, die alle meine Standardaufgaben sowie die benötigten Ansichten enthält. Ich habe sogar Vorlagen für Dokumente innerhalb der Dokumentansicht erstellt, um Zeit zu sparen.”

Natürlich sind die Workflows, Dashboards und Vorlagen nicht die einzigen Projektmanagement-Funktionen von ClickUp, sondern nur die, die wir in diesem Kapitel hervorgehoben haben. ClickUp bietet auch Integrationen – mehr als 1.000 -, mit denen Unternehmen sicherstellen können, dass ihre Plattformen alle gut zusammenarbeiten.

Auch für Analysen und die Verfolgung von Zielen sind Sie damit bestens gerüstet. Und vergessen wir nicht die Automatisierung. “Automatisierungen sind eine der besten Funktionen von [ClickUp] für das Projektmanagement, denn sie helfen dabei, Zeit zwischen den einzelnen Aufgaben zu sparen, indem sie automatisch wiederkehrende Aufgaben erstellen und Sie zum Beispiel wöchentlich oder monatlich benachrichtigen”, sagt Funderburk.

Nun, da Sie wissen, wie Sie ClickUp als Projektmanagement-Tool einsetzen können, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie ClickUp Unternehmen helfen kann, die Hilfe bei der Verwaltung ihrer Kundenbeziehungen (CRM) benötigen.

Tools für das Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM) helfen Unternehmen dabei, die tägliche Kommunikation und Interaktion mit Interessenten und Kunden zu überwachen.

Ein gutes CRM-Tool umfasst eine Datenbank oder ist mit einer Datenbank integriert, die Folgendes enthält:

• Die Kontaktinformationen von Interessenten und Kunden
• Wie diese das erste Mal mit dem Unternehmen in Kontakt getreten sind
• Was ihre primären Bedürfnisse sind
• Wo sie sich in der Vertriebspipeline befinden
• Zusätzliche Details, die die Mitarbeiter in Vertrieb, Marketing und Geschäftsentwicklung wissen müssen

Mit ClickUp als CRM können Unternehmen eine CRM-Plattform nach ihren Bedürfnissen erstellen und anpassen.

Visualisieren Sie Kundendaten mit Dashboard-Widgets

Das Dashboard ist ein hilfreiches Werkzeug im Projektmanagement, aber wussten Sie, dass es auch für das Kundenbeziehungsmanagement unerlässlich ist? In ClickUp können Unternehmen das Dashboard nutzen, um Konten, Vertriebsmitarbeiter, offene Möglichkeiten und vieles mehr zu verwalten. Das Dashboard enthält Widgets, mit denen Sie in Echtzeit sehen können, wie nah das Unternehmen seinen Vertriebs- und Geschäftsentwicklungszielen ist.

Das Kreisdiagramm–Widget von ClickUp zeigt zum Beispiel an, wie viele Kunden jeder Vertreter hat, während das Berechnungs–Widget beleuchtet, wie viele Kunden gewonnen wurden oder wie viel Umsatz in einem bestimmten Monat erwartet wird.

Ein Timesheet–Widget verfolgt die abrechenbaren Stunden pro Kunde, während ein Lead Time–Widget misst, wie lange es dauert, eine Verkaufschance abzuschließen. “Die Verwendung der Dashboard-Funktion und das Hinzufügen von Widgets, mit denen Sie z.B. den Lifetime Customer Value berechnen können, ist wirklich cool”, sagt Campion.

Automatisieren Sie Prozesse in der Vertriebspipeline

Einer der größten Zeitfresser in Vertrieb, Marketing und Geschäftsentwicklung sind sich wiederholende, banale Verwaltungsaufgaben. Sie können Stunden damit verbringen, Erinnerungs-E-Mails zu versenden oder anderen CRM-Aufgaben nachzugehen. Diese Zeit könnten Sie besser damit verbringen, mit Kunden zu interagieren und tiefere Beziehungen aufzubauen.

Mit ClickUp können Sie in jeder Phase des Vertriebsprozesses Auslöser definieren, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. So können Sie z.B. das Versenden einer Erinnerungs-E-Mail automatisieren, wenn eine Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne bezahlt wird, oder ein Onboarding-Video, wenn ein neuer Vertrag unterzeichnet wird.

Die Automatisierungen von ClickUp sind nicht auf Prozesse mit Kundenkontakt beschränkt. Wenn eines Ihrer internen Teams, wie z.B. IT, Finanzen oder Buchhaltung, aus irgendeinem Grund mit einem Kunden interagieren muss, können sie Automatisierungen nutzen – und Sie können die Prozessverantwortung an bestimmte Auslöser knüpfen, so dass der Prozess bei Auftreten eines dieser Auslöser an die entsprechende Person übertragen wird.

Kommunikation zentralisieren

Mit ClickUp können Teams die gesamte Kundenkommunikation an einem Ort aufbewahren – was besonders hilfreich ist, wenn mehrere Mitarbeiter mit demselben Kunden zu tun haben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die gesamte bisherige Kommunikation einsehen und entsprechend handeln können, ohne etwas zu wiederholen oder wichtige Schritte zu verpassen.

Über den Kommunikations-Hub in ClickUp können Mitarbeiter Gäste zu bestimmten Ordnern, Listen oder Aufgaben einladen oder ihnen Zugang zu anderen spezifischen Bereichen innerhalb eines bestimmten Arbeitsbereichs geben. Es ist auch einfach, diskrete Informationen über ClickUp zu teilen – eine Funktion, die es unter anderem Kunden ermöglicht, sich zu beteiligen und Feedback zu geben. Darüber hinaus ermöglicht die interne E-Mail-Funktion von ClickUp den Mitarbeitern das Senden und Empfangen von E-Mails über die Plattform.

Die Dokumente von ClickUp verbessern auch die Kommunikation zwischen Gruppen. “Collaborative Docs sind praktisch für Besprechungsnotizen und Tagesordnungen”, sagt Campion. “Die Docs-Funktion ist im Allgemeinen auch fantastisch für die Speicherung von Kundeninformationen, da sie mit einem bestimmten Kunden oder Auftraggeber an einem Ort verknüpft sind.”

Vorlagen für mehr Effizienz anpassen

Das Schöne an Vorlagen ist, dass sie Ihnen in jedem Szenario einen Vorsprung verschaffen. In ClickUp gibt es mehrere Vorlagen für Schlüsselelemente wie Ordner, Aufgaben und Listen, die Sie als anpassbaren Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer eigenen verwenden können.

Außerdem können Sie bestimmte Strukturen für Aktionspunkte, Checklisten und Aufgaben, die Sie für einen bestimmten Kunden erstellt haben, in Ihrem CRM-Tool speichern und für andere Kunden wiederverwenden.

Das Einbinden neuer Kunden in die CRM-Plattform ist mit wenigen Klicks erledigt, da Sie nichts von Grund auf neu erstellen müssen. Wenn ein Kunde besondere Eigenheiten hat, haben Sie diese bereits in Ihren benutzerdefinierten Vorlagen oder gespeicherten Strukturen berücksichtigt.

Die Verwendung von ClickUp als CRM ist ein effektiver Weg, um alle Facetten Ihrer Kundenbeziehungen zu überblicken. Wenn Sie jedoch ein anderes CRM-Tool verwenden oder andere Plattformen für die Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Projektmanagement nutzen, werden Sie sich für die Integrationen von ClickUp interessieren. Darauf gehen wir im nächsten Kapitel ein.

Man sagt, Kommunikation sei der Schlüssel zum Erfolg am Arbeitsplatz und damit hat man Recht. Aber wussten Sie, dass dieses Sprichwort nicht nur auf Menschen zutrifft? Wenn Sie einen produktiven und effektiven Arbeitsplatz haben wollen, ist es auch wichtig, dass die technischen Geräte miteinander “sprechen”.

Wenn zum Beispiel Ihre Zeiterfassungssoftware und Ihre Gehaltsabrechnungssoftware nicht miteinander kommunizieren, müssen Sie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter manuell in die Gehaltsabrechnungssoftware eingeben. Diese Aufgabe ließe sich leicht durch die Integration der beiden Plattformen erledigen, wodurch Ihr Arbeitstag effizienter wird – und die Fehleranfälligkeit sinkt.

ClickUp wurde zu diesem Zweck entwickelt und umfasst Integrationen für mehr als 1.000 verschiedene Softwareplattformen, die am Arbeitsplatz verwendet werden, so dass Sie sicherstellen können, dass es effektiv mit Ihren anderen Tools kommuniziert.

Warum Software-Integrationen so wichtig sind

Wir werden hier nicht in die technischen Details gehen, aber Softwareintegration ist im Wesentlichen eine Möglichkeit, zwei oder mehr separate Softwareprogramme miteinander zu verbinden. Ohne Integration existiert jede Plattform in einem Silo; sie kommuniziert weder mit anderen Plattformen noch tauscht sie Daten aus.

Folglich muss Ihr Team, wenn es Daten zwischen Plattformen austauschen muss – selbst so etwas Einfaches wie eine Aufgabe – dies manuell tun. Und, wie wir alle wissen, sind Menschen nicht perfekt. Wir machen Fehler. Wir vergessen Dinge. Wir tun sogar das Gleiche zweimal, ohne es zu merken. Wenn Sie also Daten manuell zwischen zwei Plattformen austauschen, gibt es viel Raum für Fehler.

Eine Integration hingegen ermöglicht es einer Plattform, auf die Daten einer anderen zuzugreifen und andersherum.

“Unser Team hat ClickUp absichtlich so eingerichtet, dass es als unser primäres Arbeitsmittel für den täglichen Gebrauch fungiert und die Integrationen schlank [und beschränkt] auf Slack und Google Single Sign-On für Google Drive und Kalender gehalten”, sagt Shaver. “Jeder Marketingkanal hat seinen eigenen Kanal in Slack, um die Konversationen zu organisieren. Es ist so einfach, sich mit anderen Teammitgliedern über einen Slack-Kanal zu einer ClickUp-Aufgabe zu verbinden, wenn es um schnelle, einmalige Updates geht.”

Der Einsatz einer Software-Integration am Arbeitsplatz hat mehrere Vorteile:

• Gesteigerte Effizienz der Mitarbeiter. Seien wir ehrlich: Wenn Ihre Mitarbeiter Daten manuell von einer Plattform auf eine andere übertragen müssen, hält sie das wahrscheinlich von wichtigeren Aufgaben ab. Mit der Softwareintegration können sie bestimmte Aspekte ihrer Arbeit automatisieren, so dass sie sich auf Initiativen mit höherer Priorität konzentrieren können.
• Sichtbarkeit in Echtzeit. Wenn Sie nicht über aktuelle Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügen, kann das schlimme Folgen haben. Software-Integrationen stellen sicher, dass Sie jederzeit auf die benötigten Daten zugreifen können und die Gewissheit haben, dass sie korrekt sind, unabhängig von der Plattform.
• Bessere Kundenbetreuung. Wenn Ihre Teams über die Tools, Ressourcen und Daten verfügen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, können sie Ihre Kunden mit schnellen Antworten und kürzeren Bearbeitungszeiten besser unterstützen.
• Zusammengefasste Informationen. Wenn Sie unterschiedliche Datenpunkte für dieselbe Kennzahl auf verschiedenen Plattformen haben, können Sie diese nur schwer miteinander abgleichen. Wenn die Plattformen jedoch integriert sind, arbeiten Sie mit einer einzigen Quelle zuverlässiger, genauer Daten.
• Geringere Kosten. Das ist offensichtlich. Die Softwareintegration kann alle Ihre Prozesse beschleunigen, Fehler reduzieren, Zeit sparen und vieles mehr. All dies führt zu niedrigeren Betriebskosten, Lohnkosten und anderen Ausgaben.

Arten der ClickUp Integrationen

Mit mehr als 1.000 verschiedenen Integrationen sorgt ClickUp dafür, dass Ihre Technologieplattformen am Arbeitsplatz miteinander kommunizieren. Es umfasst verschiedene Arten von Integrationen – integrierte und andere.

• Integrierte Lösungen. Diese Integrationen werden von ClickUp erstellt. Zu den führenden gehören die ClickUp Slack-Integration und die ClickUp Google Kalender-Integration. Andere umfassen Calendly, GitHub, Outlook, Dropbox, OneDrive, Harvest, Figma, Microsoft Teams und GitLab.

“Calendly ist eine großartige Integration”, sagt Campion. “Ich habe eine Automatisierung eingerichtet, bei der, wenn jemand über Calendly ein Treffen mit mir bucht, automatisch eine Aufgabe in ClickUp in der entsprechenden Liste erstellt wird, damit ich alle meine Treffen an einem Ort sehen kann. Das Fälligkeitsdatum wird zum Datum und zur Uhrzeit des Meetings und ich habe eine Automatisierung, die die Aufgabe schließt, wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist, so dass ich sie nicht manuell schließen muss.”

Funderburk fügt hinzu: “Slack wird direkt von ClickUp benachrichtigt, was eine optimierte Arbeitsumgebung schafft, in der Ihre Nachrichten mit den Benachrichtigungen Ihres Projektmanagements verknüpft sind. Sie können auch Aufgaben direkt aus Slack-Nachrichten erstellen. Das macht das Leben einfacher.”

• Zapier–Integrationen. Diese Integrationen helfen Ihnen, die technischen API-Dokumente zu überspringen und schneller und effizienter zu integrieren. Zu den Zapier-Integrationen von ClickUp gehören Gmail, Facebook, HubSpot, Salesforce, OneDrive, LinkedIn und andere.
• Integrationen von Drittanbietern. Andere Unternehmen haben Integrationen für ClickUp entwickelt; dazu gehören Grammarly, CloudApp, Canny, Asana, Basecamp, SupportBee, Trello, Jira, monday.com und andere.
• Automatischer Import. Wenn Sie ein anderes Projektmanagementsystem wie Trello, Wrike, Basecamp, Jira, Asana oder monday.com verwenden, können Sie Ihre Daten aus diesem System mit wenigen Klicks automatisch in ClickUp übernehmen.

Jetzt, da Sie wissen, warum Integrationen wichtig sind und welche Arten von Integrationen es in ClickUp gibt, ist es Zeit für eine kurze Anleitung, wie Sie mit ClickUp loslegen können. Gehen Sie zum nächsten Kapitel, um die Details zu erfahren.

Sie haben eine Menge über die verschiedenen Funktionen von ClickUp gelernt, aber wie nutzen Sie sie? In diesem Kapitel werden wir kurz darauf eingehen, wie Sie ClickUp schon heute am Arbeitsplatz einsetzen können. Denken Sie daran, dass Sie noch viel mehr tun können als das, was wir hier behandeln, betrachten Sie dies also als einen Sprung ins kalte Wasser.

ClickUp-Hierarchie

ClickUp ist nach einem Hierarchiesystem organisiert, das Sie bei der Einrichtung Ihres Arbeitsbereichs unbedingt beachten sollten. Sie müssen die Hierarchie richtig einrichten, damit sich Ihr Team auf der ClickUp-Plattform leicht zurechtfindet.

Die ClickUp-Hierarchie besteht aus einem Arbeitsbereich an der Spitze, gefolgt von Spaces, Ordnern, Listen und Aufgaben in absteigender Reihenfolge. Sie können keine Arbeit von einem Arbeitsbereich in einen anderen übertragen, aber Sie können Elemente innerhalb eines Arbeitsbereichs verschieben.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich einrichten, ist es oft sinnvoll, den Arbeitsbereich für ein Projekt und einen Bereich für jede Abteilung, die Teil des Projekts ist, zu verwenden. Die nächste Ebene sind Ordner, in denen Komponenten eines Projekts gespeichert werden können, gefolgt von Listen, in denen Sie Ihre zugehörigen Aufgaben speichern können.

(Die projektbasierte Hierarchie ist lediglich ein typischer Anwendungsfall; andere Schemata könnten für unterschiedliche Anforderungen in anderen Kontexten verwendet werden).

ClickUp Aufgaben

Wenn es um die Feinheiten der Projekte in ClickUp geht, finden Sie alles in der Rubrik Aufgaben. Dieser Bereich steht zwar ganz unten in der Hierarchie, ist aber wohl das wichtigste Element, denn hier wird die eigentliche Arbeit erledigt.

(Lassen Sie sich nicht von der Tatsache täuschen, dass Aufgaben in der ClickUp-Nomenklatur im Gegensatz zu Arbeitsbereichen und Listen nicht groß geschrieben werden; hier trifft der sprichwörtliche Gummi auf die Straße).

Aufgaben sind genauso anpassbar und einfach zu benutzen wie die anderen Elemente von ClickUp. Sie fragen sich, wie Sie eine Aufgabe in ClickUp erstellen können? Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche +Aufgabe in der unteren rechten Ecke des Bildschirms. Sobald Sie eine Aufgabe erstellt haben, können Sie ihr eine beliebige Anzahl von Mitarbeitern zuweisen.

Sie können für jede Aufgabe zwischen verschiedenen Sichtbarkeitsmodi wählen, z. B. ob Nutzer die Aufgabe überwachen oder aktiv an ihr teilnehmen sollen. Und Sie können ganz einfach Start- und Fälligkeitsdaten für eine Aufgabe sowie Tageszeiten für Fälligkeitsdaten zuweisen. Außerdem können Sie jeder Aufgabe Unteraufgaben sowie Checklisten, Anhänge und mehr hinzufügen.

Aufgaben können für mehr als nur Projekte verwendet werden. Sie sind auch für das CRM hilfreich. “Ein toller Tipp für die Verwendung von ClickUp ist die Verwendung als Tabelle für die Nachverfolgung von Leads und neuen Kontakten”, sagt Funderburk. “Ich habe das für mich selbst oder für Kunden gemacht und es ist wirklich toll und viel anschaulicher als eine Excel-Tabelle – und auch viel intuitiver.”

ClickUp Ansichten

Ein Aspekt, der ClickUp einzigartig macht, ist die Möglichkeit, Ihnen Daten durch verschiedene Visualisierungen zu zeigen. Viele Menschen sind von Natur aus visuell veranlagt und müssen Daten – Aufgaben, Fristen, Fertigstellungsstatus oder Zeitkarten – grafisch dargestellt sehen, um die Informationen besser zu verstehen.

Hinzu kommt, dass Menschen unterschiedliche Vorlieben für verschiedene Arten von Grafiken (und grafischen Dashboards) haben, die sich je nach Situation oder Kontext ändern können. Mit ClickUp, insbesondere auf der Aufgabenebene in der Hierarchie, können Sie diese Vorlieben berücksichtigen, indem Sie die Ansicht anpassen. Zu den Optionen gehören die Listenansicht, die Kalenderansicht, die Tafelansicht, die Kartenansicht und mehr. Auf diese Weise können die Mitarbeiter die Ansicht wählen, die sie bei der Interpretation der Daten für am hilfreichsten halten.

“Meiner Meinung nach verfügt ClickUp über eine der besten Ansichtsfunktionen aller Projektmanagement-Software. Schauen Sie sich also unbedingt an, welche Ansicht am besten zu Ihren Projekten passt”, sagt Campion. “Meine Favoriten sind die Ansichten Liste, Tafel, Zeitleiste, Kalender und Dokument. Ich finde es toll, wenn ich z.B. meine Besprechungsnotizen in der Dokumentenansicht zusammenfassen kann.”

Alternativ bietet Jotform eine kostenlose ClickUp-Integration, so dass Sie Jotform nutzen können, um alle ClickUp-Formulare zu erstellen, die Sie für Ihre Geschäftsprozesse benötigen.

Diese Tipps sollten Ihnen dabei helfen, Ihren ersten Arbeitsbereich und andere Hierarchieelemente in ClickUp zu erstellen. Sie können ClickUp zwar kostenlos nutzen, aber es gibt auch kostenpflichtige Tarife, die Sie sich ansehen sollten.

Im nächsten Kapitel behandeln wir die verschiedenen Pläne und Preise sowie die Funktionen, die Sie in jedem Plan finden.

Wenn Sie bereit sind, mit ClickUp zu beginnen, ist es wichtig, einen Plan zu wählen, der Ihren Bedürfnissen entspricht. ClickUp verfügt über vier verschiedene Stufen, die für unterschiedliche Geschäftsanwendungen konzipiert sind. Jeder weitere Plan bietet zusätzliche Funktionen (und einen höheren Preis), die Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsziele zu erreichen.

“Auf den ersten Blick vergleicht ClickUp auf einer Seite seinen kostenlosen Plan mit den vier kostenpflichtigen Abonnements, die auf die Größe und die Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt sind”, sagt Shaver. “Das heißt aber nicht, dass ein kleines Unternehmen wie wir nicht von einem der Business-Pläne profitieren würde, genauso wie ein großes Unternehmen vielleicht den Unlimited-Plan als Einstiegsmodell für seine Bedürfnisse findet.”

Kostenloser Forever-Plan

Wenn Sie ein Ein-Personen-Unternehmen sind oder nur eine Projektmanagement-Lösung für den persönlichen Bedarf suchen, dann ist der Kostenlose Forever-Plan von ClickUp der beste Ausgangspunkt für Sie.

Auch wenn er kostenlos ist, bietet er einige großartige Funktionen. Zum Beispiel sind 100 MB Speicherplatz enthalten, was für die meisten privaten Nutzer ausreichend ist. Außerdem erhalten Sie eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben und können eine unbegrenzte Anzahl kostenloser Mitglieder zu Ihrem Konto hinzufügen – ein großer Vorteil, wenn Sie Ihr kleines Unternehmen vergrößern möchten.

Der Plan umfasst auch einen 24/7-Support, so dass Sie bei Bedarf technische Hilfe erhalten können.

Unlimited-Plan

Eine Stufe höher als der Kostenlose Forever Plan ist der Unlimited-Plan mit einem Preis von $5 pro Mitglied und Monat. Diese Stufe ist ideal für kleine Teams, die eine angemessen skalierte Projektmanagementlösung benötigen.

Mit dem Unlimited-Tarif erhalten Sie alles, was auch im kostenlosen Tarif enthalten ist, sowie einige erweiterte Funktionen. Ihr Speicherplatz erhöht sich von 100 MB auf unbegrenzt, was Ihnen viel mehr Flexibilität bietet und der Plan umfasst unbegrenzte Integrationen, unbegrenzte Dashboards, unbegrenzte benutzerdefinierte Felder und vieles mehr.

Eines der Highlights dieses Plans ist die Funktion Ziele und Portfolios, mit der Unternehmen ihre Arbeit anhand ihrer Geschäftsstrategie und der von ihnen selbst gesetzten messbaren Ziele verfolgen können.

Business-Plan

Wenn Sie ein mittelgroßes Team sind, könnte der Business-Plan gut für Sie geeignet sein. Für $12 pro Mitglied und Monat enthält dieser Plan alles, was auch der Unlimited-Plan bietet, und noch viel mehr.

Zu den erwähnenswerten zusätzlichen Funktionen gehören Google SSO (Single Sign-On) für einfachere Anmeldungen, unbegrenzte Teams für eine bessere Zusammenarbeit, erweiterte Zeiterfassung für mehr Effizienz und Dashboard-Funktionen, die einen besseren Überblick über den Fortschritt ermöglichen. Diese Stufe umfasst auch ein Workload-Management und granulare Zeitschätzungen, so dass die Teams ihre Aufgaben innerhalb jedes Projekts genauer planen können.

Enterprise-Plan

Für Unternehmen mit großen Teams, die umfangreiche Projektmanagement-Lösungen benötigen, ist der Enterprise-Plan die beste Wahl.

Der Enterprise-Plan enthält alles, was im Business-Tarif enthalten ist, sowie erweiterte Funktionen für Unternehmen wie White-Labeling, Unternehmens-API und Live-Onboarding-Training. Dieser Plan beinhaltet außerdem einen eigenen Success Manager – perfekt für Support auf höchster Ebene – und Zugang zu Managed Services für den Support von Unternehmensadministratoren.

Wenden Sie sich an das ClickUp-Verkaufsteam, um Preise und weitere Einzelheiten zu den Funktionen zu erfahren.

“Ein Unternehmen (unabhängig von seiner Größe) muss entscheiden, wie intensiv es dieses Tool nutzen möchte, um zu entscheiden, welches Abonnement das richtige für es ist”, sagt Shaver. “Wenn es nur von einer Abteilung genutzt wird, ist ein günstigeres Abo die richtige Wahl, aber wenn es von allen Teams genutzt werden soll, ist ein Business- oder Enterprise-Abo die beste Wahl.”

Obwohl ClickUp viele verschiedene Optionen anbietet, sollten Sie nicht nur auf das Preisschild achten, sondern auch auf die Funktionen, die in jeder Stufe enthalten sind. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass der Plan Ihnen hilft, Ihre Projektmanagementziele zu erreichen und Ihr Team mit flexibler Skalierung und Funktionen zu unterstützen, die speziell auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Aber das ist noch nicht alles – bevor Sie sich festlegen, sollten Sie sich auch die anderen verfügbaren Projektmanagement-Softwareoptionen ansehen. Das nächste Kapitel gibt Ihnen einen kurzen Überblick über die Alternativen zu ClickUp und wie sie im Vergleich abschneiden.

ClickUp ist zwar ein hervorragendes Projektmanagement-Tool und eine Lösung für das CRM, aber vielleicht ist es nicht die richtige Wahl für Ihr Unternehmen. Schließlich haben einige Unternehmen spezielle Anforderungen, die ClickUp nicht erfüllen kann, egal wie flexibel und anpassbar es ist. Bevor Sie sich auf eine Lösung festlegen, sollten Sie die ClickUp-Alternativen vergleichen, um herauszufinden, ob eine von ihnen für Ihr Unternehmen besser geeignet ist.

Asana vs. ClickUp

Wenn es um Asana vs. ClickUp geht, gibt es viele Ähnlichkeiten zwischen den beiden Plattformen. Beide machen es einfach, die vielen beweglichen Teile großer Projekte zu organisieren, sich auf die wichtigsten Ziele zu konzentrieren, Aufgaben zuzuweisen und die Fertigstellung zu verfolgen. Beide Plattformen verfügen außerdem über Funktionen zur Zeiterfassung und Kommunikation, die es Projektmanagern leicht machen, ihre Teams zu überwachen und mit ihnen in Kontakt zu treten.

Die Unterschiede? ClickUp hat eine größere Lernkurve als Asana und letzteres ist intuitiver. ClickUp bietet mehr Anpassungsmöglichkeiten als Asana für Workflow-Vorlagen, Berichte und Management-Tools. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Preisgestaltung: Die kostenpflichtigen Pläne von Asana sind fast doppelt so teuer wie die von ClickUp. Der kostenlose Plan von ClickUp umfasst mehr Funktionen als der von Asana, insbesondere bei den Aufgaben – ClickUp bietet unbegrenzte Aufgaben, während Asana nur grundlegende Aufgabenverwaltungsfunktionen bietet.

“Ich habe Asana ausprobiert, fand es aber in vielerlei Hinsicht mangelhaft”, bemerkt Campion. “Vor allem das Fehlen einer Hierarchie hat mich sehr gestört. Ich hatte das Gefühl, dass ich nur eine Sammlung von Projekten hatte, die über mein Dashboard verstreut waren. Mir gefällt, dass ClickUp eine Hierarchie von Raum > Ordner > Liste verwendet, um Projekte besser zu sortieren und zu organisieren.”

ClickUp vs. Jira

ClickUp vs. Jira – welche Plattform hilft Ihnen besser, Ihre Ziele zu erreichen? Das kann weitgehend von Ihrer Branche abhängen.

Jira ist die führende Lösung für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement in der Softwareentwicklungsbranche, während ClickUp in vielen verschiedenen Sektoren und Abteilungen eingesetzt werden kann. Beide Lösungen bieten zuverlässige Funktionen für das Projekt- und Aufgabenmanagement, um sicherzustellen, dass komplexe Projekte auf Kurs bleiben.

Wenn Ihr Unternehmen nach einer agilen Methodik arbeitet, bietet Jira die Funktionen, die Sie benötigen, um Projekte und Teams besser zu verwalten. ClickUp bietet eine vertikale Hierarchie von Projekten, während Jira eher horizontal organisiert ist. Die beiden Lösungen sind preislich vergleichbar, obwohl Jira etwas mehr kostet als ClickUp.

ClickUp vs. monday.com

ClickUp vs. monday.com – welche Lösung sollten Sie wählen? Das hängt von der Größe Ihrer Organisation, Ihrem Budget und der Art Ihrer Funktionsanforderungen ab. Laut Funderburk ist monday.com besser für große Organisationen geeignet.

Beide Plattformen sind hervorragende Projektmanagementlösungen und enthalten Funktionen, die die Einrichtung und Verwaltung von Aufgaben im Zusammenhang mit großen, komplexen Projekten beschleunigen und optimieren. Beide verfügen über zahlreiche Integrationen, die es den Unternehmen erleichtern, sicherzustellen, dass ihre gesamte Software gut zusammenarbeitet.

Was die Funktionalität betrifft, so liegt der bemerkenswerte Unterschied in den Kommunikationswerkzeugen der beiden Lösungen. ClickUp bietet Echtzeit-Chat und E-Mail, monday.com hingegen nicht. Wenn Ihr Unternehmen andere Plattformen für die Kommunikation und Zusammenarbeit nutzt, ist das kein großes Problem, aber wenn Sie alles an einem Ort haben möchten, wird es zu einem Problem.

Was die Preise angeht, so kostet monday.com pro Nutzer und Monat mehr als ClickUp, obwohl der Unterschied in den höheren Preisstufen nur ein paar Dollar beträgt. Ob dies zu einem Kostenfaktor wird, hängt von der Anzahl der Teammitglieder ab, die Sie anmelden müssen.

ClickUp vs. Airtable

Was würden Sie bei einem Vergleich zwischen ClickUp vs. Airtable wählen? Während ClickUp in erster Linie eine vorgefertigte, aber anpassbare Projektmanagement- und CRM-Lösung ist, konzentriert sich Airtable mehr auf die Steigerung der Produktivität durch die Erstellung von Anwendungen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten sind. 

Wenn es zum Beispiel um agiles Projektmanagement, Budgetierung, Ressourcenmanagement und Zeiterfassung geht, verfügt Airtable über zuverlässige Funktionen für diese Bereiche. ClickUp hingegen zeichnet sich durch Projektmanagement, Aufgabenmanagement, Dokumentenmanagement und Kontaktmanagement aus.

Die beiden Plattformen bedienen also unterschiedliche Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen, so dass es schwierig ist, Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Was die Preisgestaltung betrifft, so hat Airtable zwei kostenpflichtige Stufen im Vergleich zu ClickUp mit drei Stufen und die erste kostenpflichtige Stufe von Airtable ist doppelt so teuer wie die von ClickUp.

Sie haben gesehen, wie ClickUp im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Plattformen abschneidet, aber wie funktioniert es mit Unternehmenslösungen? Im nächsten Kapitel sehen wir uns an, wie ClickUp und Jotform Ihre Aktivitäten zur Formularerstellung auf ein ganz neues Niveau heben können.

Bei ClickUp geht es darum, das Einrichten, Verfolgen und Abschließen von Großprojekten zu erleichtern. Daher ist es nur logisch, dass es gut mit Jotform zusammenarbeitet. Schließlich verwendet Jotform Formulare, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Die ClickUp-Integration von Jotform vereinfacht das Erfassen von Informationen über Formulare sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen und beschleunigt das Projektmanagement.

Die systemeigene Integration von Jotform mit ClickUp

Im April 2022 kündigte Jotform seine systemeigene Integration mit ClickUp an, wodurch es für die beiden Plattformen einfacher denn je wird, synchron zu arbeiten. Nutzer konnten die beiden Plattformen schon vorher mit Hilfe von Integrationssoftware integrieren, aber die native Integration macht es möglich, dass die beiden Plattformen auf jedem Gerät, in jedem Projekt und mit jeder Projektmanagementfunktion zusammenarbeiten.

Zu den Highlights der Integration gehört die Zuordnung von Feldern aus Formularantworten zu Projektaufgaben, Unteraufgaben und Kommentaren in Ihrem ClickUp Workspace. Das heißt, wenn ein Nutzer ein bestimmtes Formular übermittelt, kann seine Übermittlung automatisch eine Projektaufgabe, Teilaufgabe oder einen Kommentar in ClickUp erstellen.

Die Integration ermöglicht es Nutzern, Anhänge zu Aufgaben hinzuzufügen, z. B. Rich Media und PDFs. Außerdem ist es jetzt möglich, die IDs von Arbeitsbereich, Ordner und Aufgabe über die Integration zu synchronisieren.

Wie Sie die ClickUp-Integration von Jotform implementieren

Die ClickUp-Integration von Jotform ist einfach und geradlinig. Folgen Sie diesem Prozess, um die beiden Plattformen für eine bestimmte Aktion zu integrieren:

1. Öffnen Sie das Jotform-Formular, das Sie verwenden möchten.
2. Klicken Sie auf Einstellungen.
3. Wählen Sie Integrationen.
4. Verwenden Sie die Suchleiste, um nach ClickUp zu suchen.
5. Klicken Sie auf das Symbol für die ClickUp-Integration.
6. Klicken Sie auf der nächsten Seite auf die grüne Schaltfläche Authentifizieren.
7. Sobald Sie sich auf der ClickUp-Anmeldeseite befinden, melden Sie sich mit Ihren ClickUp-Anmeldedaten an.
8. Wählen Sie den Arbeitsbereich, den Sie verwenden möchten.
9. Gehen Sie zurück zu Jotform und wählen Sie eine Aktion für die Integration. Zu Ihren Optionen gehören Eine Aufgabe erstellen, Eine Unteraufgabe erstellen und Einen Aufgabenkommentar erstellen.
10. Wählen Sie den Arbeitsbereich, den Bereich, den Ordner und die Liste, in die Aktion integriert werden soll.
11. Stimmen Sie die Jotform- und ClickUp-Formularfelder aufeinander ab, indem Sie sicherstellen, dass Sie die gleiche Sprache verwenden, und richten Sie alle vordefinierten Optionen ein, die Sie benötigen.
12. Speichern Sie Ihre Einstellungen, um die Integration zu sichern.

Jetzt ist Ihre Integration für die von Ihnen gewählte Aktion abgeschlossen. Wenn ein Nutzer das Formular ausfüllt, kann er automatisch eine Aufgabe, eine Teilaufgabe oder einen Aufgabenkommentar in einem bestimmten ClickUp Arbeitsbereich erstellen.

Fazit

Vom Projektmanagement bis zum CRM und mehr – ClickUp ist die ideale Lösung für viele Unternehmen. Mit einem robusten Funktionsumfang, der einzigartig in einer vertikalen Hierarchie organisiert ist, ist es einfach, mehrere Projekte mit vielen beweglichen Teilen auf einmal zu verwalten.

ClickUp bietet vier verschiedene Preismodelle, so dass Sie leicht die Stufe mit den Funktionen finden können, die Ihr Team benötigt. Es gibt viele Anpassungsmöglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Plattform alle Ihre Anforderungen erfüllt.

Informieren Sie sich über die ClickUp-Alternativen auf dem Markt, bevor Sie sich entscheiden und sehen Sie sich die systemeigene Integration von Jotform in ClickUp an, um zu sehen, wie einfach es ist, das Projektmanagement noch weiter zu optimieren.

Lernen Sie unsere ClickUp Ratgeber kennen

Jesse Shaver

Jesse Shaver ist Direktorin für SEO und Content Expansion bei Electricity Rates, einer Preisvergleichsplattform. Sie ist seit über 10 Jahren im digitalen Marketing tätig, mit Stationen in den Bereichen E-Commerce, E-Mail-Marketing, Affiliate-Marketing und SEO. Jesse Shaver verfügt über umfassende Kenntnisse in der Entwicklung zielgerichteter digitaler Strategien, die hochwirksame Kampagnen für die Lead-Generierung und den Vertrieb sowohl für große Konzerne als auch für kleine und mittlere Unternehmen liefern.

Kerry Campion

Kerry Campion ist die SEO-Expertin für SaaS-Unternehmen, die in der Kreativwirtschaft tätig sind. Sie hilft ihnen, mit Content Sprints, Aktualisierungen und den richtigen Vertriebsstrategien Besucher in qualifizierte Leads zu verwandeln. Wenn sie nicht gerade knietief in Analysen, Schreiben und Recherchen steckt, geht sie mit ihrem deutschen Schäferhund im Wald spazieren.

Mathilde Bernard Funderburk 

Mathilde Bernard Funderburk hat internationale Projekte zum Export französischer Marken in die Vereinigten Staaten geleitet und ihr eigenes Unternehmen, MBF Agency, gegründet, um Unternehmern zu helfen, ihre Einnahmen durch den Aufbau eines passiven Einkommens zu steigern. Gemeinsam mit ihrer Partnerin Jaemi Graham gründete Funderburk ein zweites Unternehmen namens The Systems Duo, um Systeme zu optimieren, mit denen sechs- und siebenstellige Unternehmen online wachsen können.