Wie man Online-Erlaubnisscheine von Eltern erfasst

Erinnern Sie sich an die Zeit, als Sie aufwachsen und mit Ihrer Klasse einen Ausflug machten, vielleicht in einen Zoo oder ein Museum?

Sie könnten nicht nur einen lustigen, lehrreichen Ausflug mit Ihren Freunden machen, sondern auch im Bus Lieder singen, außerhalb der langweiligen Cafeteria zu Mittag essen, Geld für alberne Souvenirs ausgeben und vor allem einen ganzen Tag lang nicht in der Schule sein (oder zumindest den größten Teil davon).

Aber all das konnten Sie nur tun, wenn Ihre Eltern oder Erziehungsberechtigten einen Erlaubnisschein unterschrieben und ihn an Ihren Lehrer zurückgegeben hatten. Erlaubnisscheine waren (zumindest in den meisten Staaten) gesetzlich vorgeschrieben, damit das Schulpersonal die Schüler auf Ausflüge mitnehmen könnte. Außerdem sorgten sie für die Sicherheit aller Beteiligten – Eltern und Erziehungsberechtigte, Schüler und Schulverwaltung gleichermaßen.

Zwar sind Erlaubnisscheine auch heute noch erforderlich, doch sind sie inzwischen weitgehend digitalisiert, wodurch die Wahrscheinlichkeit einer ganzen Reihe von Problemen entfällt – wie zum Beispiel unterschriebene Scheine, die unleserlich, fleckig oder zerrissen sind, Scheine, die beim Transport verloren gehen, und einige Scheine mit gefälschten Unterschriften.

Online-Erlaubnisscheine sind eine großartige Alternative zu Erlaubnisscheinen in Papierform, da sie eine bequeme Möglichkeit bieten, elektronische Zustimmungserklärungen von den Eltern oder Erziehungsberechtigten Ihrer Schüler zu sammeln, mit denen diese bestätigen, dass ihr Kind an Ihrem Klassenausflug oder einer Schulveranstaltung teilnehmen darf. Auf Online-Erlaubnisscheinen werden die Namen der Eltern oder Erziehungsberechtigten, Kontaktinformationen wie E-Mail oder Telefonnummer, Kontaktinformationen für Notfälle und sogar Zahlungen oder Spenden erfasst, falls diese für die Veranstaltung oder Aktivität erforderlich sind. Elektronische Erlaubnisscheine geben auch Aufschluss über die Aktivität oder Veranstaltung, an der die Schülerin oder der Schüler teilnehmen darf, über die Zeit, zu der die Aktivität oder Veranstaltung beginnt und endet, sowie über den Ort und das Transportmittel, wenn die Veranstaltung außerhalb des Schulgeländes stattfindet.

Außerdem sind digitale Erlaubnisscheine kontaktlos, kostengünstiger und umweltfreundlicher als gedruckte, und sie sind an einem zentralen Ort leicht zugänglich.

Zum Erstellen, Verteilen und Sammeln von Online-Erlaubnisscheinen benötigen Sie jedoch eine Software. Glücklicherweise ist der Online-Formulargenerator Jotform hier, um Ihnen bei all Ihren Anforderungen an virtuelle Erlaubnisscheine zu helfen. 

Was sind die verschiedenen Arten von Erlaubnisscheinen?

Es gibt viele verschiedene Arten von Erlaubnisscheinen. Da es eine Vielzahl von Schulausflügen, Veranstaltungen und Aktivitäten gibt, für die eine Erlaubnis der Eltern/Erziehungsberechtigten erforderlich ist, verwendet Ihre Schule möglicherweise verschiedene Erlaubnisscheine für unterschiedliche Anlässe. Beachten Sie die folgenden Arten von Erlaubnisscheinen, wenn Sie den richtigen für das nächste Abenteuer Ihrer Schüler auswählen:

• Erlaubnisschein für einen Schulausflug
• Erlaubnisschein für Labor/Experiment
• Erlaubnisschein für Transport
• Erlaubnisschein für eine Klassenfahrt
• Erlaubnisschein für Kinobesuche
• Erlaubnisschein für Schulball
• Erlaubnisschein für Klassenfeste

Wie man mit Jotform Online-Erlaubnisscheine erstellt

Mit Jotform können Sie in wenigen Minuten Online-Erlaubnisscheine für eine Klassenfahrt oder ein Ferienlager erstellen. Jotform ist benutzerfreundlich, leistungsstark, intuitiv und völlig ohne Programmierkenntnisse zu benutzen und hilft Ihnen, in wenigen Minuten Erlaubnisscheine mit eigenem Design und ohne Papier zu erstellen.

Bei der Erstellung von Online-Erlaubnisscheinen sollten Sie einige Angaben machen und darum bitten:

• Fügen Sie Einzelheiten über der Veranstaltung hinzu, einschließlich Datum, Abfahrts- und Rückfahrzeit, Ort, Preis, Transportmittel und eine kurze Beschreibung dessen, was das Kind auf der Reise erwartet, sowie Hinweise zur Vorbereitung.
• Erfragen Sie die Namen und Kontaktdaten der Eltern/Erziehungsberechtigten.
• Erfragen Sie den Namen und die Klasse des Schülers.
• Fügen Sie ein Feld für diätetische Einschränkungen des Schülers/ der Schülerin hinzu, insbesondere wenn Sie einen Zwischenstopp für einen Imbiss oder ein Mittagessen einplanen.
• Fügen Sie ein Feld für die Allergeninformationen des Schülers ein.
• Fügen Sie ein Feld für den Medikamentenbedarf des Schülers ein.
• Fügen Sie ein Kontrollkästchen oder eine andere Form der Bestätigung hinzu, dass die Eltern oder Erziehungsberechtigten alle Informationen erhalten und verstanden haben.
• Fügen Sie Felder für die Unterschrift der Eltern/Erziehungsberechtigten und das Datum ihrer Unterschrift ein.

Nur weil Erlaubnisformulare sowohl für die Eltern als auch für die Schulleitung notwendig sind, müssen sie nicht langweilig sein.

Glücklicherweise ist eine der besten Funktionen von Jotform die Anpassbarkeit – Sie können die Farbe, den Stil, das Thema und das Layout aller von Ihnen erstellten Formulare ändern. Dank der Drag & Drop Funktionalität und einer Vielzahl von Widgets können Sie Ihren Erlaubnisschein so formatieren, dass er Ihren Bedürfnissen und Ihrem Branding entspricht, unabhängig davon, ob Sie eine der vorgefertigten Vorlagen verwenden oder Ihr Formular von Grund auf neu erstellen.

Zusätzlich zu den bearbeitbaren Vorlagen für Erlaubnisscheine bietet Jotform eine große Auswahl an vollständig anpassbaren Formularvorlagen für den Bildungsbereich – einschließlich Umfragen unter Schülern, Fortschrittsberichte für Schüler und Antragsformulare für Stipendien –, die es Lehrern ermöglichen, all ihre Daten in einer einzigen Datenbank zu erstellen, zu teilen und zu speichern. 

Wie Sie mit Jotform Online-Erlaubnisscheine verteilen und sammeln

Sie können in Jotform nicht nur Formulare, Tabellen, Genehmigungen und PDFs für den Bildungsbereich erstelle, sondern auch Vorlagen für Bildungs-Apps, wie z. B. ein Elternportal, eine Nachhilfe- oder eine Klassenzimmer-Management-App. Weiterhin können Sie diese No-Code-Apps verwenden, um Erlaubnisscheine auf einem mobilen Gerät oder Computer zu sammeln.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit Jotform Online-Erlaubnisscheine verbreiten und sammeln können:

1. Wählen Sie zunächst im Formulargenerator die Vorlage für das Erlaubnisformular aus, die Sie verwenden möchten, zum Beispiel die vorgefertigte Vorlage für das Erlaubnisformular für Exkursionen von Jotform.
2. Sobald Sie das Formular angepasst haben und mit dem Layout, den Farben und den ausfüllbaren Feldern zufrieden sind, klicken Sie im Menü oben auf dem Bildschirm auf Veröffentlichen.
3. Wählen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite aus, wie Sie Ihren Online-Erlaubnisschein teilen möchten. Sie können es auf verschiedene Weise teilen:

• Kopieren Sie einen Link und fügen Sie ihn auf Websites sozialer Medien ein (z. B. auf Facebook, Twitter und LinkedIn).
• Kopieren Sie einen Link und fügen Sie ihn in eine E-Mail ein. (Pro-Tipp: Mit Jotform können Sie auch regelmäßige E-Mails an die Eltern Ihrer Schüler senden, um sie an das Ausfüllen und Einreichen der Einverständniserklärung zu erinnern).
• Laden Sie einen QR-Code für Ihren Link herunter.
• Kopieren Sie ein Code-Snippet und fügen Sie es ein, um Ihr Formular auf einer Webseite einzubetten, z. B. auf der Schulwebsite.
• Veröffentlichen Sie es auf einer Plattform eines Drittanbieters, wie WordPress oder Zoey.
• Verwandeln Sie es in eine ausfüllbare PDF-Datei.

4. Sobald Sie die Online-Erlaubnisscheine an die Eltern und Erziehungsberechtigten verschickt haben, können Sie verfolgen, wann sie sie zurückgeschickt haben.

• Wählen Sie Ihren Erlaubnisschein auf der Formulargenerator-Seite aus, und klicken Sie auf den Button Antworten am oberen Bildschirmrand. (Ein weiterer Pro-Tipp: Sie können für dieses Formular auch Benachrichtigungen über die mobile App aktivieren, die Sie jedes Mal benachrichtigen, wenn jemand ein Formular einreicht. Navigieren Sie einfach zum Formulargenerator, klicken Sie auf Einstellungen und dann auf Benachrichtigungen).

Online-Erlaubnisscheine sind für Schulausflüge und -veranstaltungen von entscheidender Bedeutung. Sie helfen dabei, alle Beteiligten über die Sicherheit und den Aufenthaltsort von Schülern und Mitarbeitern auf dem Laufenden zu halten.

Im Vergleich zu den altmodischen Papier-Erlaubnisscheinen sind sie außerdem relativ einfach zu erstellen und zu verwalten, insbesondere mit der richtigen Software. Wenn Sie also das nächste Mal einen Online-Erlaubnisschein – oder ein anderes gemeinsam nutzbares Formular – erstellen müssen, verwenden Sie ein hilfreiches Tool wie den Formulargenerator ohne Programmierkenntnisse Jotform, um ihn zu erstellen.

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