Wie man eine Bestellung in Google Formulare erstellt

Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Formulare mühsam Zeile für Zeile in Textverarbeitungsprogrammen bearbeiten oder unhandliche Zellen in Tabellenvorlagen zusammenführen und wieder trennen mussten.

Die Formulare Ihres Unternehmens – insbesondere rechtsverbindliche Formulare wie Bestellungen – sollten leicht zugänglich, ausgefeilt und modern sein. Dank Formulargeneratoren wie Google Formulare können Unternehmer jetzt schnell und effizient digitale Formulare entwerfen, ohne Excel-Tabellen neu formatieren, Adobe Acrobat lernen oder komplexe Programmierkenntnisse beherrschen zu müssen.

Google Forms ist hilfreich für Geschäftsinhaber, die gerade erst anfangen und leichte, flexible Lösungen für routinemäßige Geschäftsprozesse benötigen. Die Erstellung einer Google Formulare-Bestellung ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Beschaffung und Ihren Einkauf zu optimieren und eine solide Grundlage für einen Workflow zur Genehmigung von Bestellungen zu schaffen.

Was ist ein Bestellformular?

Ein Käufer füllt ein Bestellformular aus, um dem Verkäufer mitzuteilen, welche Produkte er kaufen möchte, einschließlich der gewünschten Menge und des gewünschten Preises. Sobald der Verkäufer den Verkaufsbedingungen zustimmt, unterschreibt er das Dokument und macht es damit rechtsverbindlich. Die Bestellung dient dann als Nachweis und Vertrag, in dem die Bedingungen festgehalten sind, denen beide Parteien zugestimmt haben.

Sie können sich Bestellungen auch als Vorläufer von Rechnungen vorstellen. Unternehmen senden sie an Verkäufer und Lieferanten, um die Bedingungen für einen Verkauf vor dem Kauf festzulegen, unabhängig davon, ob sie Produkte sofort oder in Zukunft kaufen. Wenn die Bedingungen der Bestellung erfüllt sind, schickt der Lieferant eine Rechnung.

Bevor Sie eine Bestellung an einen Lieferanten senden, sollten mehrere Beteiligte die Bestellung prüfen, z. B. der Leiter Ihrer Buchhaltungs- oder Einkaufsabteilung und – wenn der Preis besonders hoch ist – der Chief Financial Officer.

Ein effizienter Genehmigungsprozess verhindert Cashflow-Probleme, indem er sicherstellt, dass genügend Geld für notwendige Anschaffungen vorhanden ist und die Abteilungen für ihre Ausgaben verantwortlich sind. Viele Software-Optionen können diesen Genehmigungsprozess automatisieren, so dass Sie Papier einsparen und die Zeit zurückgewinnen, die Sie mit dem Versenden mehrerer E-Mails verbringen könnten.

Aber bevor Sie die Formulare genehmigen können, müssen Sie sie natürlich erst einmal erstellen.

Eine Google Formular Bestellung erstellen

Um mit Google Formulare zu beginnen, benötigen Sie ein Google-Konto. Sobald Sie eines haben, können Sie eine Google Formular Bestellung erstellen.

Die folgenden Schritte sollten Sie befolgen:

1. Gehen Sie zu docs.google.com/forms.
2. Wählen Sie eine Vorlage. Dies ist zwar ein optionaler Schritt – Sie können ein Formular auch von Grund auf neu erstellen – aber Sie können online kostenlose Vorlagen finden, die Ihnen einen guten Start ermöglichen. Google Formulare bietet auch kostenlose Vorlagen, die Sie ändern können.

3. Erstellen Sie ein Formular. Wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten, klicken Sie in Google Formulare einfach auf die Schaltfläche Leer, um ein neues, leeres Formular zu erstellen.

4. Fügen Sie die erforderlichen Felder hinzu. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Fragetypen, um herauszufinden, welche sich am besten für die Erfassung verschiedener Informationen eignen. Wahrscheinlich werden Sie die Kurzantwort- und Multiple-Choice-Formate am häufigsten verwenden. So können Sie z.B. ein Kurzantwortformat für Kreditkartennummern und die Multiple-Choice-Option zur Auswahl der Zahlungsart verwenden.

Achten Sie darauf, dass Sie alle Angaben machen, die der Verkäufer benötigt, um die Produkte oder Materialien zu identifizieren und eine Rechnung zu versenden.

Die hier aufgeführten Felder sollten in der Regel enthalten sein:

• Bestellnummer
• Lieferdatum und -ort
• Rechnungsadressen für Ihr Unternehmen und den Lieferanten
• Zahlungsbedingungen
• Namen, Modellnummern und Mengen der Produkte
• Steuern, Rabatte, Gebühren und Gesamtpreis

5. Fassen Sie zusammenhängende Felder in Abschnitten zusammen, z.B. Zahlungsart und Fälligkeitsdatum. Passen Sie das Formular an. Sie können Bilder zu Google Formulare hinzufügen und die Farbe und Schriftart ändern. Fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu, um Ihrem Formular ein professionelleres Aussehen zu verleihen. Sie können auf die Vorschaufunktion klicken, um zu sehen, wie es aussieht, während Sie arbeiten.

6. Testen Sie Ihr Formular. Schicken Sie das Formular an einige Personen in Ihrem Unternehmen – insbesondere an diejenigen, die mit der Genehmigung von Bestellungen befasst sind -, um deren Verbesserungsvorschläge zu erhalten. Sorgen Sie dafür, dass das Ausfüllen des Formulars so reibungslos wie möglich abläuft – Ihre Lieferanten werden es zu schätzen wissen.

7. Versenden Sie. Sie können eine Google Forms-Bestellung direkt an die Genehmigenden und später an die Lieferanten per E-Mail oder über einen teilbaren Link versenden.

Verwenden Sie Jotform, um Bestellungen zu erstellen

Eine Google Formulare Bestellung ist für kleine Unternehmen nützlich, denn das Format ist den Verkäufern vertraut und für jeden leicht zu verwenden. Allerdings fehlt es Google Formulare an Funktionen, die Ihren Einkaufsprozess noch weiter optimieren könnten.

Zum Beispiel gibt es keine einfache Möglichkeit für Verkäufer, eine Google Formulare Bestellung mit elektronischen Unterschriften zu bestätigen. Außerdem kann es einige Zeit dauern, bis Ihr Formular genau so aussieht, wie Sie es wünschen – Zeit, die Sie für andere Aufgaben nutzen könnten.

Um die Arbeit zu beschleunigen, probieren Sie eine der vielen Bestellvorlagen von Jotform aus. Sie können diese Vorlagen im Formulargenerator ändern und eine Vielzahl von Integrationen hinzufügen, die die Möglichkeiten Ihres Formulars erweitern – ob Sie nun Dateien anhängen, elektronische Unterschriften hinzufügen oder eine Verbindung zu Ihren anderen Arbeitsplatzverwaltungsprogrammen herstellen möchten.

Wenn Sie mit der Erstellung fertig sind, können Sie die Funktionalität Ihres Formulars mit Jotform Genehmigungen einen Schritt weiter bringen. In dieser Workflow-Plattform werden Ihre Bestellformulare zur Grundlage eines Genehmigungsprozesses, den Sie über eine Drag & Drop-Oberfläche anpassen können. Sie können Genehmiger, Bedingungen und Benachrichtigungen hinzufügen, um einen nahtlosen Genehmigungsprozess einzurichten.

Mit der Funktion “Formulare zuweisen” von Jotform können Sie Formulare an Teammitglieder delegieren, während integrierte Erinnerungen und Bedingungen dafür sorgen, dass alle auf dem richtigen Weg sind und den Zeitplan einhalten. Sie können jeden Schritt über die Jotform Mobile Form App auf jedem Gerät überwachen.

Wenn Sie Ihre Bestellungen unter einem Dach zusammenfassen, vereinfachen Sie den Einkauf – eine Einfachheit, die zu guten Beziehungen mit Ihren Lieferanten führen wird.