3 начина за намаляване на разходите от бизнес процесите с дигитална трансформация

Дигитализирането на хартиени форми и процеси може да има незабавно въздействие чрез елиминиране на разходите за хартия, печат и съхранение. Поддържането на хартиени процеси отнема време, неефективно е и скъпо. Според McKinsey дигитализирането на интензивни процеси може да намали разходите с до 90 процента.

Според McKinsey дигитализирането на информативно-интензивни процеси може да намали разходите с до 90 процента.

Един процес на хартиен носител, който е узрял за дигитализация, е попълването на форми и събирането на информация. Хартиените форми се използват широко във всички индустрии, независимо дали става въпрос за резервации в ресторант или прием на пациенти в болница. Дигитализирането на формите за вашата организация е лесен начин за намаляване на разходите и повишаване на сигурността на клиентските данни.

Един добър онлайн конструктор на форми ще гарантира, че въведените данни са криптирани, осигурявайки по-голяма сигурност в сравнение с хартиените форми. Освен това трябва да е лесен за използване и да позволява незабавен достъп до вашите данни чрез мобилни известия, таблици с данни, интеграции и други.

Друг важен процес за преминаване към дигиталното е воденето на записи. Според доклад на Deloitte „Разходите за управление на електронни записи, дори когато се архивират за целите на възстановяването на данни (DR), са по-малко от една пета от разходите за управление на физически записи.“ Освен това електронните записи също са по-лесни за търсене, филтриране и отчитане, когато се съхраняват в платформа за холистично управление на данни.

За да извлечете най-голяма полза от дигитализирането на управлението на записи, потърсете решения с водеща в индустрията сигурност, надеждни инструменти за сътрудничество на работното място и функции за автоматизация на работния процес, включително известия по имейл, автоматично отчитане и опции за календар.

Друга възможност за намаляване на разходите е дигитализиране на процеса на събиране на подписи. Докато физическите, хартиени договори може да са познати, процеса на събиране на подписи за тях често е скъп и неефективен. Решенията за Е-подпис могат да спестят време и пари на организациите чрез намаляване на разходите, които са свързани с хартия, рационализиране на доставките и предоставяне на дигитална одитна пътека за проследяване на статуса на документите. В сравнение с подписите с химикалка и хартия, дигиталните подписи са по-сигурни, по-евтини и по-лесни за събиране.

Когато оценявате доставчиците за тези и други базирани на хартиен носител процеси, помислете за плюсовете и минусите на доставчиците на една услуга спрямо холистичните решения. Докато специализираните услуги имат своите предимства, те могат да доведат до повишени разходи и сложност, когато трябва да използвате множество решения за различни функции. Потърсете гъвкави решения с опит в иновациите, които ще подкрепят усилията на вашата организация за растеж и мащабиране.

Подлагането на дигитална трансформация за намаляване на употребата на хартия е не само добро за крайния резултат, но и за околната среда. Средностатистическият американски работник генерира 10 000 листа офис хартия всяка година. В резултат на наследените хартиени системи целулозно-хартиената промишленост представлява около 5 процента от газовите емисии в света и използва около 4 процента от световната енергия. Най-бързият и лесен начин да намалите използването на хартия във вашата организация е да дигитализирате хартиени форми.

Един последен начин за намаляване на разходите с дигитална трансформация е като дадете възможност на вашите служители да използват решения без кодиране. Решенията без кодиране са приложения, които позволяват изграждането на различни решения без използването на какъвто и да е код. Удобните за потребителя интерфейси с плъзгане и пускане правят създаването на различни решения достъпно за всички.

Тази технология спестява на организациите време, пари и ИТ ресурси. С тези ползи не трябва да е изненада, че решенията без кодиране се увеличават през последните години. До 2024 г. 80 процента от технологичните продукти и услуги ще бъдат създадени от хора, които не са технологични професионалисти, според към Gartner.

До 2024 г. 80 процента от технологичните продукти и услуги ще бъдат създадени от хора, които не са технологични професионалисти, според Gartner.

В допълнение към спестяването на време и пари, решенията без кодиране позволяват на служителите да получат по-голяма собственост върху тяхната работа. Вместо автоматично да насочват определени задачи към екип за разработка, служителите могат да създават и проектират техни собствени решения.

Организациите с култури за овластяване на служителите са 1,3 пъти по-склонни да докладват, че надминават техните цели за ефективност. Освен това, предоставянето на възможност за автономност на служителите повишава морала и ги държи по-ангажирани в тяхната работа, безценен актив на пазар, където 32 процента от служителите не са ангажирани с тяхната работа.

Наред с насърчаването на производителността и автономността, решенията без кодиране също спестяват време, като намаляват натовареността на служителите. Потоците на одобрение могат драстично да намалят времето, което се изразходва за досадни административни задачи. Изграждането на решения с плъзгане и пускане също намалява количеството натоварена работа за разработчиците, които харчат средно повече от 17 часа седмично за поддръжка.

Технологията за автоматизация се превърна в новия стандарт на работното място, като 77 процента от служителите очакват по-лесни опции за изпълнение на рутинни задачи. Холистичните решения за управление на данни и автоматизация ви позволяват да спестите време във всички аспекти на вашите операции и да поддържате служителите по-щастливи.

Автоматизирането на досадните задачи също така освобождава повече време за работа по нови и иновативни проекти. В допълнение към спестяването на време и пари, позволяването на вашите служители да автоматизират тяхната натоварена работа има и множество други предимства.

Един от начините, по който инструментите без кодиране могат да генерират огромно спестяване на време, е чрез автоматизирано изграждане на отчети. Решенията за създаване на отчети, които се интегрират с таблици с данни, могат да позволят незабавно, автоматизирано отчитане. Незабавното създаване на отчет може да бъде безценен инструмент за вземане на бързи решения и комуникация с важни заинтересовани страни. Доставчикът на здравни услуги One to One Health например използва автоматизирано изграждане на отчети без кодиране, за генериране на отчети за секунди - процес, който може да отнеме часове, за да се извърши ръчно.

Преминаването през дигитална трансформация е страхотен начин да улесните растежа и дългосрочния просперитет във вашата организация. Тя не само намалява организационните разходи, но също така повишава ефективността, подобрява сигурността на данните и овластява служителите. С нарастването на софтуерните решения без кодиране през последните години и все повече компании, които се отказват от хартията всеки ден, едно нещо стана ясно: преминаването към дигитални технологии е единствения път напред.