Google Form'unuzu nasıl önceden doldurursunuz?

İster DMV’de olsun, ister okul kaydı sırasında ya da doktorda, hemen herkesin adı, adresi ve telefon numarası gibi klasik bilgileri içeren bir dizi formu doldurması gerekmiştir.

Olay şu ki, bu temel bilgileri formlardan geçerken defalarca doldururken buluyorsunuz kendinizi. Peki neden bir formdan alınan adresi diğer formlar için veri girişi yaparken kullanmıyorlar? Bu, karanlık, dijital öncesi bir çağa geri dönüş gibi.

Neyse ki, formları online doldurmak, bu baş ağrısından kaçınmanıza yardımcı olabilir, çünkü veri, ihtiyacı olan departmanlar için dijital olarak erişilebilir.

Yani bir form oluşturuyorsanız, işleri olabildiğince basit hale getirmek için neden bir adım daha ileri gitmiyorsunuz? İşte bunu Google Forms ile nasıl yapabileceğiniz.

Google Forms’a en iyi alternatif mi arıyorsunuz?

Jotform’un tam özellikli form oluşturma çözümü mobil dostu ve sektörde en çok entegrasyona sahip. Ödeme almak, iş akışlarını otomatikleştirmek, potansiyel müşterileri toplamak ve daha fazlası için kullanın.

Formları Jotform'a Taşı

veya

Sıfırdan Başla

TL;DR (çok uzun okumadım) ortadan kaldırmak

Google Formlar’a zaten aşinaysanız, önceden doldurma işlemi kolaydır. Sağ üst köşedeki üç nokta menüsünden Önceden Doldurulmuş Bağlantıyı Al seçeneğini seçin.

Bu, formu yeni bir sekmede açacaktır. Buradan, göndermek istediğiniz kişiye ilişkin daha önceden bildiğiniz ilgili alanları doldurun.

İşiniz bittiğinde, formun alt kısmındaki Bağlantıyı Al düğmesine tıklayın. Ardından sayfanın alt kısmındaki Bağlantıyı Kopyala düğmesine tıklayın. Şimdi bu bağlantıyı yeni bir sekmeye yapıştırarak önizleyebilir veya bir e-posta, web sayfası ya da Slack sohbet içeriğine yapıştırabilirsiniz — sizin için en iyi çalışan seçenek hangisiyse onu seçin.

Google Formlar’ı tek tek doldurmak büyük bir zaman kaybı gibi geliyorsa, çok daha iyi bir çözüm için son bölüme atlayın.

Bu yöntemle ilgili daha fazla bilgi ve bunun sizin için nasıl çalışabileceğine dair bir örnek görmek istiyorsanız okumaya devam edin. 

Judy ile Düzenlenmek

Judy, elinde fazla zamanı olan bir boş yuva sahibi. İlk emekliliğinde garajı temizlemeye karar verdi. Son 20 yıldır eşiyle birlikte daha çok depolama amaçlı kullanıyorlardı. Yerde yığılmış karton kutular, kullanılmayan çalışma tezgahlarının etrafına dağılmış aletler ve her yerde bayram süslemeleri vardı. Tam bir felaketti.

Marie Kondo ve diğerlerinin organizasyon konusundaki birkaç kitabını okuduktan sonra garajını mükemmel bir düzene soktu. Kocası bile tekrar uğraşmaya başladı. Ancak Judy henüz bitirmemişti.

Dolapları, dolapları ve arka taraftaki tozlu barakayı ele aldı. Ama sonra korkunç bir şey oldu – işi bitirdi.

Tüm evinde her şey güzelce organize edilmişti ve yapacak hiç işi kalmamıştı. Bir gün parkın yanından geçerken, toplum merkezinde ücretsiz dersler için bir afiş gördü ve aklına bir fikir geldi – belki de başkaları onun ev düzenleme bilgisiyle fayda sağlayabilirdi.

Bu yüzden tüm arkadaşlarına ve tanıdıklarına bir Google form göndererek kimsenin organizasyon dersi almak isteyip istemeyeceğini sordu.

Cevaplar çok fazlaydı. Düzinelerce insan yardımını istedi.

Kararını vermişti. Judy bir ders vermeye karar verdi. Müfredatı hazırladı ve tüm düzenlemeleri yapmak için toplum merkezine başvurdu.

Sonra, ders kaydı için formunun bir kopyasını oluşturdu. Açıklamaya bir tarih ve yer ekledi ve ilgi sorusunu katılım hakkında olacak şekilde değiştirdi.

Judy, arkadaşlarının isimlerini ve e-posta adreslerini zaten toplamıştı. Ve hangilerinin dersine ilgisi olduğunu kesinlikle biliyordu. Arkadaşlarına zaman kazandırmak adına onların adlarını kendisi doldurmanın hoş olacağını düşündü.

Biraz internet araştırması yaptıktan sonra, bu makaleyi buldu ve tam olarak nasıl yapacağını çözdü. (Neyse ki, TL;DR bölümünden öteye okumadı, aksi takdirde yazının içinde kendini bulmak onu fazlasıyla şaşkına çevirir ve hatta belki biraz ürkütürdü.)

TL;DR bölümünü okuduysanız, Judy’nin formlarını nasıl önceden doldurduğunu artık biliyorsunuz. Değilse, şimdi geri dönüp okumalısınız.

Bir saat boyunca, elektronik tablosundaki arkadaşlarının isimlerini girerek formlar doldurduktan sonra, önceden doldurulmuş formlarına sadece 20 bağlantı gönderebildiğini fark etti.

Judy saçlarını yolmak üzereydi. Bu iş tüm gece sürecekti. Sonra daha iyi bir yöntem öğrendi.

Süreci Jotform Prefill ile Otomatize Etme

Judy, Jotform Prefill aracını öğrendi. Başta, formunu sıfırdan oluşturmak zorunda kalacağı için endişelendi. Ancak, Jotform’un sürükle-bırak unsurları, Google formunu oluşturmaktan daha kolay hale getirdi.

Ardından, Judy Google Tablosunu bir CSV dosyasına aktardı ve Jotform Tablosuna içe aktardı.

Judy, Jotform Tabloları kullanarak dersine ilgi gösteren tüm kişileri kolayca gruplayabildi. Ardından, tablo verilerinden yeni bir önceden doldurulmuş form oluşturdu.

Aniden, dersine ilgi duyan kişileri seçip hepsi için önceden doldurulmuş formlar oluşturmak kolay hale geldi.

Oluştur’a bastığında, gönderilmeye hazır bir doldurma listesi elindeydi.

Tüm bunların ardından Judy, dijital organizasyon hakkında daha fazla şey öğrenmesi gerektiğini düşündü. Ve Jotform, başlamak için en iyi yer gibi görünüyordu.