Hawaiʻi Gençlik Senfoni Orkestrası (HYS), Hawaiʻi’deki eyalet çapındaki tek gençlik orkestrası programıdır. Bu kapsamlı, toplum odaklı kaynak; her yıl adalardaki yaklaşık 150 okulda 800’den fazla öğrenciye hizmet vermektedir.
HYS; başlangıç seviyesi yaylı çalgılar, ukulele ve genel müzikten ileri seviye caz topluluklarına, tam senfonilere ve Pacific Music Institute gibi yoğun yaz programlarına kadar her müzik eğitimi seviyesine uygun geniş bir topluluk ve program yelpazesi sunar. HYS; müzikal beceri, iş birliği, toplum bilinci ve adaların kültürel mirasına derin saygı geliştiren eğlenceli deneyimler yaratır.
HYS daha fazla öğrenciye müzik eğitimi erişimi sağlamaya çalışırken, organizasyon onlarca program ve yüzlerce aile arasında karmaşık kayıtları, ödemeleri ve iletişimi de otomatikleştirmek zorundaydı.
Jotform Kurumsal, HYS ekibine aşağıdakileri mümkün kılabilecekleri bütünsel bir platform sundu:
- Karmaşık öğrenci kayıtlarını toplama
- Koşullu mantık ile desteklenen onaylar ve iş akışları oluşturma
- Seçmeler için video başvurularını toplama ve video varlıklarını depolama
- Bir uygulama aracılığıyla paydaşlar için program bilgilerini merkezileştirme
- Giderleri takip etme
Operasyonları tamamen otomatikleştirmek için organizasyon, Jotform Kurumsal‘ı Stripe ile senkronize ederek öğrenim ücreti, ürün, sponsorluk ve kiralama ödemelerini kolayca uyumlu hale getirdi.
Artık kağıt, elle yürütülen görevler ve bağlantı kaybı yaşayan platformlara bağımlı olmayan HYS, karşılaşılan problemleri ortadan kaldırabildi ve hem aileler hem de organizasyon için deneyimi kolaylaştırdı.
Jotform ve Stripe, HYS’nin temel vizyonunu gerçekleştirmesine yardımcı oluyor: “müziğin bir hak olduğu bir Hawaiʻi yaratmak.”
Tek bakışta Hawaiʻi Gençlik Senfoni Orkestrası örnek çalışma sonuçları
6 adada 150’den fazla okulu kapsayan 800’den fazla öğrenci
Jotform Kurumsal ve Stripe, HYS’nin programlarını ölçeklendirerek Hawaiʻi genelinde daha fazla çocuğa hizmet vermesine yardımcı oldu.
1.000.000$+
2024’ten beri HYS, Jotform Kurumsal ve Stripe aracılığıyla 1 milyon doların üzerinde dijital ödemeyi otomatikleştirdi, elle yürütülen takip ve hatalı verileri ortadan kaldırdı.
Rutin işlerde %86 azalma
HYS, Jotform ve Stripe’ın otomasyon akışlarını kullanarak idari işlerde (öğrenci kaydı) neredeyse %90 azalma yaşadı.
Karmaşık kayıtlar ve dağınık iş akışları ile uğraşan büyüyen bir müzik organizasyonu
Hawaiʻi Gençlik Senfoni Orkestrası (HYS), başlangıç seviyesinden ileri seviyeye kadar birden fazla müzik programında yüzlerce öğrenciye hizmet vermektedir. Tanımı gereği, müziği Hawaiʻi’deki her öğrenci için bir hak haline getirme vizyonu, ekibin sürekli olarak programları ölçeklendirmesi, yeni girişimler eklemesi ve birden fazla adadan öğrencileri desteklemesi anlamına geliyordu.
HYS’nin program direktörü Hannah Watanabe, hızlı büyümenin aynı zamanda dört bir yana dağılmış kağıt tabanlı (ve eski) iş akışları ile uğraşmak anlamına geldiğini birinci elden biliyordu.
Jotform Kurumsal’ı kullanmadan önce, HYS aileleri birkaç kağıt formu doldurması, kağıt çekleri bizzat teslim etmesi ve tıbbi muafiyetler, sözleşmeler, enstrüman kiralamaları ve ödemeleri kapsayan, birbirinden bağımsız bazı süreçleri yönetmesi gerekiyordu.
“Uzun bir süre boyunca, ebeveynler bu kağıt kayıt formlarını doldurur, sonra bunları teslim etmek için gelirler ve ardından çek veya nakit ile ödeme yaparlardı,” diyor Watanabe.
Her meşgul ebeveyn, birden fazla formu doldurmak için çok az zamanın olduğunu bilir, bizzat ödeme yapmak için zaman ayırmaktan bahsetmiyorum bile.
Bunu yüzlerce çocukla çarptığınızda, küçük bir personel ekibi olan bir kar amacı gütmeyen kuruluşun çözmesi gereken büyük bir idari sorunla karşılaşırsınız.
HYS ekibi, öğrenci kayıtları için organizasyonun mevcut CRM’sini kullanarak ve ödeme durumlarını elle çapraz kontroller yürüterek bunu halletmeye çalıştı, ancak bu özelleştirilmesi zor ve kullanıcı hatasına açık formlarla sonuçlandı. Ayrıca, personel eksik belgeleri takip etmek ve el yazısı bilgileri yeniden girmeye saatler harcamak zorunda kalıyordu.
Watanabe hayal kırıklığını hatırlıyor:
“Ebeveynler önce kaydı doldururdu, sonra biz başlamadan önce onlara ek formlar gönderirdik. Ek bilgileri doldurmaları gerekirdi ve her form veya bileşenden sonra ebeveynlerin peşinden koşmak zorunda kalmak çok yorucu olurdu.”
HYS’nin adaların öğrencileri arasındaki erişimini artırmak aynı zamanda ek (ve elle) idari ve finansal işe eşdeğer olan farklı geri ödeme süreçleriyle uğraşmak anlamına geliyordu.
Sonunda, ekibin koordine ettiği program sayısı yıllar içinde önemli ölçüde arttı. HYS programları, kayıt yönergeleri ve talimatları için merkezi bir konuma sahip olmanın kayıt sonrası katılım için ne kadar önemli olduğunu fark ettiler.
Bu sistem gerçekten kayıt sürecimizi, sadece veri toplama için değil ebeveynlerimiz için de kolaylaştırdı. Şimdi, sadece bu tek kaydı yaptıklarında her şey tamamlanıyor.
Hannah Watanabe, Program Direktörü, Hawaiʻi Gençlik Senfoni Orkestrası
Kayıtları, ödemeleri, iş akışlarını ve iletişimi birleştirmenin bir yolunu bulmak
Watanabe, öğrenci kayıtlarını üstlendikten sonra, HYS’nin başkanı ona bir iş akışı çözümü olarak Jotform’u araştırmasını önerdi.
Platformu daha detaylı inceledikçe, Jotform Kurumsal’ın (ve entegrasyonlarının) halledebileceği bir kadar çok görev olduğunu fark etti. Kısa süre sonra HYS, Jotform’u program yönetimi için temel sistem olarak kullanmaya başladı ve organizasyonun operasyonunun neredeyse her bölümünde, özellikle de incelik gerektiren kayıt görevlerinde kullandı.
“Ebeveynlerin Jotform aracılığıyla çok sayıda video başvurusu gönderebilmesi, videoları toplamamızı kolaylaştırırken ebeveynlerin de endişelenmemelerini sağladı,” diyor Watanabe. “Telefonlarıyla bir şey çekip Jotform’a yüklemeleri çok basit… Tüm videolar orada barındırılıyor, kimin teslim ettiğini görmemiz kolay ve her şeyi bir arada tutuyor.”
Watanabe, süreçleri ve birden fazla formu birleştirmek için Jotform’u kullanabileceğini keşfetti. Örneğin, Jotform’un koşullu mantığını kullanarak kayıt, sağlık geçmişi, e-imza onayı, enstrüman kiralama ve ödemeleri tek bir formda birleştirdi.
Ayrıca organizasyonun Pacific Music Institute yaz programı için Jotform Uygulamalar’ı kullanarak ebeveynler, öğrenciler ve öğretim görevlileri için merkezi bilgi açığını çözdü. Program paydaşları artık yaz kampında görüntülenen bir QR kod aracılığıyla programlara, talimatlara, belgelendirme ihtiyaçlarına ve haritalara anında erişebiliyor. Bu, Watanabe’nin daha da fazla rutin işten tasarruf etmek için kullandığı zarif bir çözüm.
“Bu sistem, personel ve öğretim görevlilerine konular hakkında soru sormak zorunda kalmanın büyük bir kısmını ortadan kaldırıyor. İnsanlar, uygulamaya gidebiliyorlar, ya da gönüllülerimizin ‘İşte QR kod; uygulamayı indirdiğinizde sorularınızın cevaplarını bulabileceksiniz’ demesi yeterli olabiliyordu.”
Arka planda, HYS ekibi mali yardım talepleri için otomatik yönlendirme, komşu ada geri ödeme formları, dahili gider takibi ve onayları ile çok adımlı kayıt eylemleri gibi hem dahili hem de harici idari ihtiyaçları karşılamak için Jotform İş Akışları’nı kullanmaya başladı.
“Ebeveynlerin her şeyi sadece bir kez doldurmak zorunda olduğu noktadayız. Bu harika iş akışı [çocukların] kaydının bir parçası olarak başlıyor,” diyor Hawaiʻi Gençlik Senfoni Orkestrası COO’su Rachel Schultz. “Sonra tüm detaylar farklı klasörlere aktarılıyor, böylece uygun paydaşlar bilgilere ve onaylara erişebiliyor. Oldukça harika.”
Stripe ile kar amacı gütmeyen kuruluş ödemelerini, takibini ve uyumu kolaylaştırmak
Bir öğrenci HYS’ye kaydolduktan sonra birkaç farklı ödeme toplama seçeneğiyle karşılaşıyor. Sonuç olarak, organizasyon Jotform Kurumsal ile kolayca senkronize olacak ve ihtiyaçlarını destekleyecek kadar esnek bir ödeme çözümü sağlayıcısına ihtiyaç duyuyordu.
Personel; kolay uyum, faturalandırma ve takip için Stripe’ı seçti. Stripe, senfoninin program öğrenim ücreti, ürünler, enstrüman kiralamaları, orkestra faturaları ve daha fazlası için fon toplamasını sağladı.
Ödemeleri toplamaya ek olarak Schultz, Stripe’ın ekibinin incelikli yollarla daha verimli olmasına yardımcı olduğuna inanıyor.
“Ailelerimiz genellikle birden fazla e-posta adresiyle kaydoluyor ve okul yılının ortasında kredi kartlarını değiştirebiliyorlar. Bu, eski sistemimizde sorun yaratıyordu. Ancak Stripe’da, hesapları ve kartları uyumlu hale getirmek gerçekten kolay. Sponsorlar yakın zamanda galalarımız için Stripe aracılığıyla masa satın aldılar ve Stripe aracılığıyla fatura göndermek de bir o kadar kolay.”
Zaman kazandıran ve organizasyonel büyümeyi destekleyen tek platform
Jotform Kurumsal ve Stripe entegrasyonunu kullanarak HYS; karmaşık, elle yürütülen, çok adımlı süreçleri Hawaiʻi adalarındaki aileler ve personel için işleyen sorunsuz bir sistemle değiştirdi.
HYS, birden fazla kayıt formundan, koşullu mantık ile desteklenen tek birleşik öğrenci kayıt deneyimine geçerek müşteri deneyimini ve personel verimliliğini iyileştirdi. Bu tek değişiklik haftalarca süren karşılıklı e-postaları ortadan kaldırdı ve ebeveyn karışıklığını büyük oranda azalttı.
“Bu, sadece veri toplama için değil ebeveynlerimiz için de kayıt sürecini gerçekten kolaylaştırdı. Şimdi, yalnızca bu kaydı yaptıklarında işleri tamamlanmış oluyor” şeklinde açıklıyor Watanabe. “Tüm evrak işlerini hallediyorlar.”
Yönetim tarafında, HYS ekibi 2024’ten bu yana iş akışlarının bir parçası olarak 1 milyon doların üzerinde dijital ödeme toplayarak önemli ölçüde zaman tasarrufu sağladı. Bunun sonucunda takip ve elle toplanan fatura ihtiyacı azalırken, veri doğruluğu da arttı. Stripe sayesinde HYS personeli; taraflar, ödenmemiş bakiyeler, faturalar ve kredi kartı değişiklikleri gibi konularda, geçmişte senfoninin yaşadığı sorunlar olmadan çok daha net bir görünürlük elde ediyor.
“Stripe kullanmak kesinlikle yönetimin zamanından tasarruf etmesini sağlıyor, bu [büyük bir personel sayısı olmayan] bir kar amacı gütmeyen kuruluş olduğunuzda gerçekten önemli oluyor. Ayrıca ödeme verilerini takip etmesi, uyumlu hale getirmesi ve departmanlar ile harici ajanslarımız arasında iletmesi de çok kolay. Son olarak, ebeveynlerimizin kullanması kolay, bu yüzden şikayetlerle uğraşmıyoruz. Büyük resme odaklanmamızı kolaylaştırdı ki bu da çocukların müzik yapmasına yardımcı olmak,” diyor Schultz.
Jotform Kurumsal ile HYS; ebeveynler, öğrenciler ve gönüllüler için daha iyi deneyimler yarattı. Organizasyon; seçmelerde video sürecini basitleştirdi ve program bilgilerine kolay erişim sağlayan mobil uyumlu bir uygulama oluşturdu. Aynı zamanda, organizasyon belgeleri doğru öğretim görevlilerine, mali yardım personeline ve ilgili yöneticilere yönlendiren iş akışları oluşturarak dahili personel için de operasyonları iyileştirdi.
Jotform ve Stripe entegrasyonu ile HYS, hem aileler hem de personel için işleyen tamamen online, mobil uyumlu bir deneyim oluşturdu. HYS program ve yazılım eklemeye devam ettikçe, entegrasyon organizasyonla birlikte ölçeklenebilir.
Yorum Gönder: