Jotform Prefill ile Tanışın

Jotform Prefill, formlarınızı CRM yazılımları, veritabanları, Jotform Tablolar, SSO (tek oturum açma) sunucuları ve hatta diğer formlar gibi çeşitli kaynaklarda depolanmış verilerle doldurmanıza olanak tanır.

Jotform, Form Oluşturucu’da yer alan bir bağlantı aracılığıyla, veri kaynaklarınızdaki ilgili alanları formla otomatik olarak eşleştirebilir veya açılır menülerden seçim yaparak alanları elle eşleştirebilirsiniz.

Bu yöntem önceden doldurulmuş formlar oluşturmanızı sağlayarak müşterilerinizin hatalı doldurma olasılığını azaltır. Diğer form ürünlerde açık URL parametreleri ile geçilen bilgiler, Jotform Prefill’de gizlenerek paylaşıldığından ekstra güvenlik sunar ve el ile farklı değerler eklenmeyeceği için hata payını azaltır.

Müşteri verilerinizi formlarınızdaki ilgili alanlarla senkronize etmek, katılımcıların formunuzda harcaması gereken süreyi azaltır. İnsan, doğası gereği daha fazla zaman ve enerji gerektiren görevlerden çekinir ancak prefill özelliği bu eğilime çözüm getirir.

Daha kusursuz bir müşteri deneyimi sağlar, formları yarım bırakmanın önüne geçer ve daha fazla yanıt almanın yolunu açar. Başta e-ticaret olmak üzere birçok sektör için, önceden doldurma yoluyla form yanıtlarını artırmak daha fazla gelir anlamına gelebilir.

Önceden doldurma, doğru bilgilerin gönderilmesini sağlayarak kaliteyi ve veri bütünlüğünü artırır. Ayrıca, Salesforce Prefill ve HubSpot Prefill gibi önceden doldurma entegrasyonlarıyla, pazarlama ve satış uzmanları yinelenen verileri önlemenin yanı sıra özelleştirilmiş mesajlar ile potansiyel müşteri geri dönüşlerini de artırır.

Belki de en önemli unsur veri güvenliğidir. Müşterilerinizin, çalışanlarınızın ve bağışçılarınızın güvenini kazanmak için değerli zamanınızı harcarsınız. Onlar için kullandığınız herhangi bir iletişim yöntemi, gizlilik düzenlemelerine uyarak bu güven üzerine inşa edilmelidir.

Jotform, formunuzu SSO bilgilerinize bağlayarak veya ilgili kişisel bilgilerin üçüncü şahıslara ifşa edilmemesi için her kullanıcıya özel güvenliği sağlanmış bir URL oluşturarak formlarınızı güvenli bir şekilde önceden doldurmanızı sağlar.

Ayrıca, kullanıcılarımızın bu özelliklerin çoğuna ücretsiz olarak erişebileceğini duyurmaktan gurur duyuyoruz. ? ?

Jotform’un 5 Yeni Prefill Özelliği

Formlarınızı önceden doldurmak için en iyi seçenek, kuruluşunuzun tipik olarak kullandığı yazılıma ve kişisel tercihe bağlıdır.

Bu bölümde, beş Jotform Prefill özelliğini ve her birinden yararlanabilecek kişileri ve kullanım örneklerini inceleyeceğiz.

İlk olarak, önceden doldurma işlevine nasıl erişileceği ile başlayalım. Jotform Form Oluşturucu’da, yeni veya mevcut formlarınızdan herhangi biri için Yayınla sekmesinden Prefill özelliğine erişebilirsiniz.

Adından da anlaşılacağı gibi, alıcılara yalnızca küçük veya geçici sayıda önceden doldurulmuş form göndermesi gereken kişiler için bu ön doldurma yöntemi önerilir.

Elle Önceden Doldurma ile form sahibi, göndermek istediği formun alanlarını (formu dolduruyormuş gibi) önceden doldurur ve Oluştur‘a tıklar.

Önceden doldurulmuş formu oluşturduktan sonra, güvenli URL’inizin görüneceği Yayınla ekranına yönlendirileceksiniz. Form sahipleri, alıcının önceden doldurulmuş alanları düzenlemesine veya yalnızca görüntülemesine izin verme seçeneğine sahiptir.

Önceden doldurulmuş URL’nin sağındaki dikey üç noktaya tıklayarak, önceden doldurma bölümlerini düzenlemek için geri dönebilir, bir e-posta daveti gönderebilir, formu alıcınıza atayabilir, yeni oluşturulan form URL’sini kopyalayabilir veya URL’yi silebilirsiniz. Formu önceden doldurulmuş bilgilerle önizlemek için ön doldurma adının altındaki URL’e de tıklayabilirsiniz.

Önceden doldurulmuş formu kullanıcılara e-posta ile göndermek, bir mesaj eklemenize olanak tanır. Oluşturduğunuz her bir URL için yalnızca bir e-posta adresi girebileceğinizi unutmayın.

Alıcınız formu e-posta veya bağlantı yoluyla alıp formu açtığında ilgili veri alanları otomatik olarak doldurulmuş olarak görünecektir.

Form sahiplerinin elle önceden doldurabileceği alanlar, temel öğelerin çoğunu içerir: kısa ve uzun metin alanları, sayı alanları, tarih ve saat alanlarının yanı sıra açılır, tek veya çoktan seçmeli, ölçek derecelendirmesi ve çark. (Birkaç istisna dışında, mevcut önceden doldurulmuş alanlar, tüm önceden doldurma yöntemlerinde aynıdır.)

Widget’lar, ödeme alanları, ürün listeleri, randevular, veri tabloları, ve yıldızlı derecelendirme alanları şimdilik Elle Önceden Doldurma tarafından desteklenmemektedir.

Diğer form ürünlerinde gerçek kullanıcı verisi içeren URL parametreleri ekleme yöntemi, formları elle önceden doldurma konusunda bir süredir yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu geçici çözüm bazı senaryolarda başarılı olsa da, gizlilik problemlerine ve güvenliği ihlal edilmiş verilere yol açabilir.

Jotform, kullanıcı verilerini bir belirteç içinde kodlayarak bu boşluğu kapatır, böylece alıcınız elle önceden doldurulmuş bir form için kendi benzersiz bağlantısına tıkladığında, web sunucusu uygun bilgileri otomatik olarak alır. Böylece dışarıdan bakan bir göz URL parametrelerini inceleyerek bu bilgileri okuyamamış olur.

Elle Önceden Doldurmanın Sık Kullanım Durumları:

• Büyüyen bir müşteri tabanına sahip olan ve müşteri bilgilerini Excel’de tutan küçük işletme sahipleri veya girişimciler
• Daha fazla bağış için periyodik olarak başvurdukları özel bir bağış tabanına sahip sivil toplum kuruluşları
• Uzun periyotlar boyunca öğrenciler ve veliler ile iletişim kuran öğretmenler ve eğitimciler

İş yönetim yazılımları günümüzde şirketlerin iş akışlarında yaygın olarak kullanılmaktadır. Formlarınız aracılığıyla topladığınız verileri yönetmesi kolay, derli toplu bir çalışma alanına dönüştürmek için Jotform Tablolar ideal bir çözüm olarak geçtiğimiz yıl piyasaya sürülmüş, global ölçekte bir çok firma tarafından çok farklı amaçlar için yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır.

Jotform Tablolar’da topladığınız kullanıcı verilerini Jotform Prefill özelliği sayesinde yeni formlar yaratırken kullanabilir, Jotform Tablolar’dan önceden doldurulmuş formlar yaratabilirsiniz.

Mevcut tablolarınızdan birini seçerek başlayın. Açılır menüden bir tablo seçtiğinizde, bir sekme seçebilmeniz için ikinci bir açılır menü etkinleştirilir.

Sekmeyi seçtikten sonra, mevcut alanlar platform içinde otomatik olarak eşleştirilecektir, ancak isteğe bağlı olarak daha fazlasını ekleyebilirsiniz. Yapılandırmanızı kaydetmek için Kaydet‘e tıklayın.

Önceden Doldurulmuş URL Oluştur seçeneğine tıklayarak Jotform Tablolar’daki her kayıt için önceden doldurulmuş bir URL oluşturabilirsiniz.

Bu noktada, tablonuzun bir görünümünü görecek ve tek veya birden fazla kayıt seçebileceksiniz. Seçiminizi yaptıktan sonra, önceden doldurulmuş URL’ler oluşturmak için Oluştur butonuna tıklayın.

Elle Önceden Doldurma’ya benzer şekilde, önceden doldurulmuş formları iki yoldan kullanıcılara gönderebilirsiniz:

1. Bir satır için onay kutusunu seçin ve yukarıdaki Davetiye Gönder seçeneğine tıklayın.
2. Bir satırın sağındaki dikey üç noktaya tıklayın ve menüdeki Davetiye Gönder seçeneğine tıklayın.

Not: Aynı anda birden çok e-posta ve çok sayıda önceden doldurulmuş form göndermek için Tümünü Seç kutusunu da seçebilirsiniz. Ardından, Davetiye Gönder butonuna tıkladığınızda tüm e-postalar gösterilecektir. E-postayı formdan doğrudan e-posta adresine gönderebilir veya alıcı adresini elle değiştirebilirsiniz.

Form sahipleri, bu görünümden alan eşleştirme ayarlarını da değiştirebilir. Temel bilgilerinizi güncellemek veya ek alan eşleşmeleri eklemek/kaldırmak için farklı bir tablo veya sekme seçebilirsiniz. URL’lerin görüntülendiği ön doldurma ekranına geri dönmek için sayfanın sol üst köşesindeki geri okuna tıklayın.

Jotform Tablolar için Prefill’in örnek kullanım senaryoları:

• Kurumsal iletişim bilgilerini güncellemesi gereken insan kaynakları ekipleri
• Satıcılardan veya müşterilerden sürekli olarak bilgi toplaması gereken küçük ve orta ölçekli işletmeler
• Müşterilerden düzenli veya yıllık bilgi talepleri isteyen muhasebeciler, mali müşavirler veya muhasebe firmaları

Form alanlarını başka bir formdan gelen verilerle önceden doldurmak, sürekli olarak yeni formlar oluşturan ve bunları (ve diğerlerini) aynı hedef kitleye göndermesi gereken kişiler için harika bir çözümdür.

Yayınla sekmesine ve ardından alıcıya göndermek istediğiniz formdaki Form Prefill özelliğine erişerek başlayabilirsiniz. Temel işlevsellik, Jotform Tablolar Prefill işlevine benzer şekilde çalışır, ancak bir tablo/sekme seçmek yerine, zaten alıcı bilgilerini içeren bir formu seçersiniz.

Formunuzu seçtikten sonra mevcut alanlar otomatik olarak eşleştirilecektir. Ayrıca, gerektiğinde daha fazlasını ekleme olanağına da sahipsiniz. Ayarlarınızı kaydetmek için Kaydet‘e tıklayın.

Yeniden başlamanız gerekirse, sayfanın sol alt kısmındaki Kaldır seçeneğine tıklayarak ön doldurma eşleşmelerini kaldırabilirsiniz. Bu, oluşturduğunuz tüm önceden doldurulmuş form URL’lerini siler ve son kullanıcılara gönderilmiş olan tüm URL’leri devre dışı bırakır.

Jotform Tablolar prefill yöntemine benzer şekilde, önceden doldurulmuş bir URL oluşturduğunuzda, varsayılan olarak tablonun ana sekmesi görüntülenir (önceden doldurma için bir form kullanıyor olsanız bile).

Önceden doldurulmuş bir form oluşturmak istediğiniz kullanıcıyı seçin ve Oluştur‘a tıklayın. Bir sonraki ekranda, orijinal formdaki ayrıntılarını kullanarak mevcut alıcınıza önceden doldurulmuş bir form gönderebilirsiniz.

Form Prefill kullanım örnekleri:

• Konuklardan ve hizmet sağlayıcılardan bilgi toplayan etkinlik yöneticileri
• Online testler göndermesi gereken öğretmenler veya öğretim görevlisi
• Yüklenici, müşteri veya kurumlardan bilgi toplayan satın alma müdürleri

Salesforce

Salesforce, art arda sekiz yıl boyunca 1 numaralı CRM sağlayıcısı seçildi. Platformda sürekli güncellenen çok fazla veriyle, her müşteri için formları elle doldurup, Jotform ve Salesforce arasında gezinerek çok fazla zaman ve çaba harcayabilirsiniz.

Ancak önceden doldurma ile, müşterilerinize ulaşmak için ihtiyaç duyduğunuz formlara iletişim ve müşteri adayı bilgileriniz, Salesforce’tan otomatik çekilerek eklenebileceği için iş akışınız çok daha kolay tamamlanır.

CRM Platformlarında Prefill Kullanımı: HubSpot

HubSpot’un kullanım kolaylığı ve teknik/maliyet esnekliği nedeniyle bir CRM platformu kadar popüler olduğu söylenebilir. Pazarlamanın amacı, olası satışları fırsatlara dönüştürmektir; bu nedenle kişilerin bağlantılarınızın onlarla bire bir konuşuyormuş gibi hissetmesi önemlidir.

Önceden doldurulmuş formlar ve koşullar, formlarınızın olabildiğince müşteri odaklı olması için HubSpot bağlantılarınızla iletişimi özelleştirmenize yardımcı olur. HubSpot Prefill, verilerinizi Jotform’a çekmenize olanak vererek, veri toplama iş yükünüzü kolaylaştıracak iki yönlü bir veri akışının kapısını açar.

HubSpot hesabınız aracılığıyla formların nasıl önceden doldurabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için HubSpot için CRM Prefill kılavuzunu inceleyin.

Salesforce ve HubSpot CRM Prefill için örnek kullanım senaryoları:

• Müşteri bilgilerini sürekli güncellemesi gereken satış ve pazarlama departmanları
• Pazarlama etkinlikleri için duyuru ve kayıt formları gönderen etkinlik yöneticileri
• Sipariş, satın alma veya iletişim bilgileri için müşteri verilerini toplaması veya güncellemesi gereken finans firmaları, perakende şirketler, reklam ajansları veya emlak şirketleri
• Büyüyen bir müşteri tabanını ölçeklendirmek isteyen teknoloji şirketleri
• Satıcıları, müşterileri ve abonelik modellerini yöneten medya şirketleri
• Satıcı ve müşteri ilişkilerini yöneten otomotiv ve otomotiv tedarik şirketleri

Yinelemek gerekirse, Salesforce ve HubSpot CRM aracılığıyla Jotform Prefill’e erişim, herhangi bir Jotform müşterisi için ücretsizdir!

Geçtiğimiz yıl, formunuzu SSO aracılığıyla önceden doldurabileceğinizi duyurmuştuk. Jotform Kurumsal müşterileri, alıcıları halihazırda SSO sunucunuzda depolanmış olan (seçtiğiniz kimlik sağlayıcı tarafından etkinleştirilen) kimlik bilgileriyle senkronize ederek, artan form alanı doğruluğunun ve geniş ölçekte form yanıtlarının daha kolay tamamlanmasının keyfini çıkarabilir.

Başlamak için Form Oluşturucu’nun Yayınla sekmesindeki Prefill özellik menüsünden SSO Prefill’i seçin.

SSO Prefill özelliğinin yalnızca Jotform Kurumsal müşterilerine sunulduğunu hatırlatmak isteriz. Jotform Kurumsal hakkında daha fazla bilgi için bizimle iletişime geçin.

SSO Prefill’in örnek kullanım durumları:

• Şirket genelinde çalışanlardan bilgi toplaması gereken kurumsal kuruluşlar
• erileri SSO ile depolanan müşterileri araştıran kurumsal firmalar
• Fakülte ve öğrenci birimine anket gönderen veya iletişim bilgilerini güncelleyen büyük eğitim kuruluşları

Ek Jotform Prefill Ayrıntıları

• Mobil. Jotform Prefill’e masaüstü veya dizüstü bilgisayarınıza ek olarak mobil cihazlardan da erişebilirsiniz. Jotform uygulamasında formunuzu bulun ve son kullanıcılarınıza önceden doldurulmuş bir form göndermek için yukarıda belirtilen adımları izleyin.

• Excel. Önceden doldurmak istediğiniz müşteri verileri Excel’de veya başka bir elektronik tabloda mı depolanıyor? Telaşa gerek yok. Mevcut verilerinizi içeren formları önceden doldurmak ve göndermek için CSV veya Excel dosyalarını doğrudan Jotform Tablolar’a aktarabilirsiniz.