現代のビジネスはデータによって動いているため、データの収集と管理を効率化することが成功のカギとなります。Googleフォームは、アンケートの実施やフィードバックの収集、情報の整理などを行いたい企業、非営利団体、教育関係者などにとって、頼れるツールとして広く活用されています。使いやすさに加え、リアルタイムでの共同編集や、他のGoogle製品との高い連携性といった多くのメリットがあるのも特徴です。
Googleフォームは管理者にとって便利なだけでなく、回答者にとってもフォームの入力をスムーズにしてくれるツールです。なかでも便利な機能の一つが自動入力で、これを使えば、名前やメールアドレスなどの情報を毎回手入力する必要がなくなり、手間を大幅に減らすことができます。
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Jotformの多機能なフォーム作成ツールは、モバイル対応で業界最多の連携数を誇ります。決済の受付、ワークフローの自動化、リードの収集など、幅広い用途に活用できます。
Googleフォームの「自動入力」で、データ収集がもっとスムーズに
フォームの回答者に自動入力を許可することで、さまざまなメリットが得られます。入力の手間が減ることで回答者にとって使いやすくなるだけでなく、フォーム管理者にとっても多くの利点があります。
- 入力ミスの削減: 自動入力機能を使えば、回答者が自分で情報を手入力する必要がなくなるため、誤字や入力ミスが発生する可能性が大幅に減ります。これにより、フォームで収集するデータの正確性と信頼性が向上し、データベースの品質も保たれます。
- フォームの完了時間を短縮: 自動入力を使えば、ユーザーはフォームへの入力や送信をより短時間で完了できます。スムーズな回答は、ECサイトをはじめとするビジネスにとって特に価値が高く、ユーザーにできるだけストレスなく迅速に手続きを完了してもらいたい場面で大きな効果を発揮します。
- フォームコンバージョン率の向上: フォームの入力が簡単だと、ユーザーは購入やメルマガ登録、資料請求などのアクションを完了しやすくなります。その結果、フォームの完了率（コンバージョン）が上がり、Webサイトやアプリ全体の成果にもつながります。
ここまでで、自動入力がフォーム作成においてどれだけ便利な機能か、おわかりいただけたと思います。とはいえ、「実際にGoogleフォームでどうやって自動入力を設定するの？」という疑問が残りますよね。次はその方法を詳しく見ていきましょう。
Googleフォームで自動入力を設定する方法
自動入力機能は、フォームの管理者・回答者の両方にとって非常に便利ですが、残念ながらGoogleフォームには、現時点でネイティブ（標準）の自動入力機能は搭載されていません。ただし、サードパーティのアドオンや外部プラットフォームを活用することで、この機能を実現することは可能です。
ただし、これらのソリューションにはデメリットもあります。導入には追加の設定が必要で、サブスクリプションやライセンス料が発生するものも少なくありません。そのため、Googleフォームで自動入力を使いたいと考えている場合でも、必ずしも現実的で便利な方法とは言えないことがあります。
Jotform: Googleフォームの有力な代替ツール
自動入力機能が備わった無料のオンラインフォーム作成ツールを探しているなら、残念ながらGoogleフォームでは十分に対応できません。とはいえ、Googleフォームだけが選択肢というわけではなく、他にも優れたフォーム作成ツールは数多く存在します。
Jotformは、非常に高機能なオンラインフォーム作成・アンケートプラットフォームで、1万件以上のカスタマイズ可能なフォームテンプレートを提供しています。アンケートや申込みフォーム、問い合わせフォームなど、あらゆる目的に応じてフォームを作成・カスタマイズ・公開できるのが特徴です。直感的に操作できるドラッグ＆ドロップ式のインターフェースや、豊富なデザイン設定、さまざまな外部サービスとの連携機能により、Jotformは最も柔軟で多機能なフォーム作成ツールの一つとして高く評価されています。
これらの機能を備えたJotformは、Googleフォームに代わる強力な選択肢として注目されています。高度なフォームテンプレート、条件分岐、決済連携、詳細な分析機能など、ビジネス用途にも十分対応できる機能が揃っています。さらに、Jotformの自動入力機能により、ネイティブな自動入力にも対応しているので、過去の回答データや既存の情報をもとにフォームの項目を事前に入力でき、ユーザー体験がさらに向上します。
以下は、Jotformの事前入力機能の一部と、それによって実現できることです：
- Jotformエンタープライズのシングルサインオン（SSO）事前記入: Jotformエンタープライズでは、シングルサインオンによる事前入力機能を使うことで、ユーザーが既存のログイン情報を使ってフォームにアクセスし、事前入力を行うことができます。これにより、許可されたユーザーのみがフォームにアクセスできるようになり、情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減します。また、ログインやパスワードの管理の手間がなくなり、ユーザー体験も大幅に向上します。
- 別のフォームの情報を使った事前入力URLの作成: この機能を使うと、あるフォームで入力された情報をもとに、別のフォームにあらかじめ入力された状態のURLを作成することができます。これにより、複数のフォームに重複する内容を入力する手間が省け、作業時間の短縮につながります。受信者はリンクをクリックするだけで、共通の情報が自動的に新しいフォームに入力されるため、入力ミスやデータの不整合も防げます。
- Jotformテーブルを使用して事前入力フォームを送信: Jotformテーブルは、フォームの回答データを整理・可視化できる高機能なデータ管理ツールです。この機能を使って事前入力されたフォームを送信すれば、既存のデータテーブルと事前入力済みの情報をシームレスに統合することができ、情報を一元管理する仕組みが構築できます。
- Jotformワークフローで事前入力フォームを割り当てる: Jotformワークフローは、承認フローを自動化できるワークフロー作成ツールです。承認フォームに自動入力機能を有効にすることで、関係者ごとに必要な情報があらかじめ入力されたフォームを割り当てることができ、レビューや意思決定のスピードを大幅に向上させることができます。これにより、承認プロセス全体がより効率的かつスムーズになります。
Googleフォームはオンラインフォーム作成ツールとして広く利用されていますが、ネイティブの自動入力機能がないことが、業務の効率化を妨げる要因となる場合があります。一方、Jotformプレフィルを使えば、Jotformの高度なフォーム機能に加え、充実した自動入力機能を活用することができます。シングルサインオン（SSO）によるプリフィルや、事前入力済みフォームURLの作成など、Jotformプレフィルが提供する多彩な機能は、ユーザー体験の向上、データの正確性の確保、ワークフローの効率化を目指す組織やプロフェッショナルにとって非常に有効なソリューションです。
Googleフォームについての詳細は、Jotformのガイドでチェック！
写真提供： Etienne Boulanger / Unsplash
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