Come creare un flusso di approvazione con Google Forms

Tutorial interattivo passo-passo

Nelle organizzazioni, le decisioni raramente vengono prese da una sola persona, quindi è fondamentale rendere il processo di raccolta delle approvazioni il più efficiente possibile. Ed è qui che entrano in gioco i flussi di approvazione: processi strutturati che definiscono i passaggi necessari per esaminare e approvare decisioni e azioni importanti all’interno di un’organizzazione.

Nell’attuale panorama aziendale tecnologicamente avanzato, la gestione ottimale dei flussi di approvazione avviene tramite software di automazione dei processi. Google Forms è uno strumento molto diffuso per realizzare moduli e sondaggi personalizzati e per amministrare le risposte. Sebbene non includa una funzione specifica di approvazione, grazie al componente aggiuntivo Form Approvals è possibile creare flussi di approvazione in Google Forms.

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Come creare un flusso di approvazione con Google Forms

I flussi di lavoro di approvazione possono automatizzare molti processi aziendali comuni, tra cui richieste di approvvigionamento, approvazioni di budget, richiesta di ferie e persino proposte di progetti. Praticamente qualsiasi processo aziendale che coinvolga una richiesta che richiede l’approvazione di uno o più responsabili può beneficiare dell’automazione del flusso di lavoro di approvazione. Questo tipo di automazione può migliorare l’efficienza, ridurre gli errori e garantire che i manager possano prendere decisioni critiche in modo tempestivo.

Per creare un flusso di approvazione con Google Forms, avrai bisogno del generatore di moduli di base e di un componente aggiuntivo. Ecco come fare:

1. Apri Google Drive.
2. Clicca sul pulsante + Nuovo in alto a sinistra dello schermo.
3. Seleziona l’opzione Google Forms per creare un nuovo modulo Google.
4. Personalizza il modulo in base alle tue esigenze, che sia per l’approvazione di richieste di ferie, proposte di budget o altre richieste che richiedono la revisione da parte dei responsabili.
5. Includi nel modulo un campo per raccogliere l’indirizzo email del responsabile dell’approvazione. Nell’esempio seguente, questo campo è etichettato come Email Responsabile.
6. Rendi questo campo obbligatorio abilitando l’opzione Obbligatorio.

7. Successivamente, clicca sull’icona con i tre puntini in alto a destra dello schermo.
8. Seleziona Scarica componenti aggiuntivi dal menu a tendina.

9. Digita “Form Approvals” nella barra di ricerca e premi Invio.

10. Seleziona il componente aggiuntivo Form Approvals di formapprovals.com e clicca sul pulsante Installa.
11. Clicca su Continua e poi su Consenti per approvare l’installazione del componente aggiuntivo.
12. Torna al Google Form che vuoi trasformare in un flusso di lavoro di approvazione.
13. Clicca sulla scheda Impostazioni, poi clicca su Risposte.
14. Seleziona l’opzione per abilitare Raccogli indirizzi email e scegli tra Verificato (per invitare gli utenti a effettuare l’accesso a Google) o Input del risponditore (per invitarli ad aggiungere manualmente il loro email). Il componente aggiuntivo Form Approvals genererà e invierà automaticamente un’email di conferma quando un utente invia una risposta.

15. Successivamente, clicca sulla nuova icona a forma di pezzo di puzzle nel menu superiore, seleziona il componente aggiuntivo Form Approvals e aprilo.
16. Si aprirà un nuovo sottomenu in basso a destra dello schermo. Clicca sull’icona più sfumata per scegliere Aggiungi destinatario dinamico. Questo creerà un nuovo menu a discesa.

17. Clicca sul testo Seleziona titolo domanda e poi seleziona la domanda nel menu a tendina successivo che identifica il responsabile approvazione. In questo caso, vuoi indirizzare il modulo al manager del dipendente, quindi seleziona l’opzione Email Responsabile dal menu a tendina.
18. Clicca su Salva. Ora, ogni volta che qualcuno compila questo modulo, verrà automaticamente inviato un messaggio all’indirizzo email inserito nel campo Email Responsabile per richiedere l’approvazione.

Il responsabile può approvare o rifiutare la richiesta con un clic sul pulsante all’interno dell’email. La persona che ha inviato il modulo riceverà automaticamente una notifica via email della decisione del manager.

Jotform Workflows: Un’alternativa potente ai flussi di lavoro di approvazione Google Forms

Google Forms è solo uno dei tanti generatori di moduli online gratuiti disponibili sul mercato. Jotform offre ancora più funzionalità per gli utenti che desiderano creare sondaggi, quiz e moduli di richiesta di approvazione personalizzati e dall’aspetto professionale. È facile da configurare e utilizzare — non è necessaria alcuna esperienza di programmazione — e offre opzioni di personalizzazione del design più approfondite rispetto a Google Forms e ad altri generatori di moduli. Offre anche uno strumento dedicato per l’automazione delle approvazioni.

Ecco cosa distingue Jotform da Google Forms in termini di flussi di lavoro di approvazione:

• Logica condizionale: Per creare flussi di lavoro di approvazione semplici, gli utenti di Jotform possono aggiungere la logica condizionale ai moduli che usano ogni giorno. Le funzionalità di logica condizionale di Jotform possono attivare email di notifica e richieste di approvazione che vengono automaticamente inviate agli stakeholder appropriati. Le risposte vengono registrate in Jotform Tables.
• Modelli di flusso di lavoro: Gli utenti possono anche costruire flussi di lavoro di approvazione attraverso Jotform Workflows, progettato specificamente per aiutare gli utenti a creare flussi di lavoro di approvazione robusti. Offre anche modelli di flusso di lavoro che gli utenti possono personalizzare in base alle loro necessità, senza dover creare flussi di lavoro da zero.
• Approvazioni di gruppo: Questa funzionalità consente agli utenti di approvare o negare le richieste nello stesso passaggio, piuttosto che una dopo l’altra.
• Flussi di lavoro di approvazione multilivello: Con Jotform Workflows, gli utenti possono anche costruire flussi di lavoro di approvazione multilivello, in cui i manager possono escalare le loro decisioni ai contatti appropriati più in alto nella gerarchia.

Progettare flussi di lavoro di approvazione efficienti è fondamentale per snellire i processi aziendali e mantenere un alto livello di produttività. Mentre è possibile creare flussi di lavoro di approvazione con Google Forms per processi di approvazione di base, richiedono molto lavoro manuale. Jotform Workflows, invece, offre una personalizzazione più robusta ed è più facile da configurare. Con il suo generatore di moduli facile da usare, logica condizionale e integrazioni con strumenti di gestione progetti, Jotform semplifica il processo di approvazione per guadagni di efficienza in ogni reparto.

Foto di Karolina Grabowska