Descarga de archivos adjuntos en correo

Buenas tardes. Estamos intentando descargar unos archivos adjuntos que llegan en un correo de Jotform por un formulario diligenciado, pero solicita que el usuario que los va a descargar se registre en jotform, y ese usuario no tiene la cuenta de jotform. Esto antes no pasaba. Agradezco su colaboración.

Hola, gracias por comentarlo. Lo que describes ocurre cuando en la cuenta dueña del formulario está activada la opción de seguridad “Requerir inicio de sesión para ver los archivos subidos”, por eso ahora les pide registrarse para descargar los adjuntos.

Para permitir que cualquiera con el enlace pueda abrir/descargar los archivos sin iniciar sesión, la persona propietaria del formulario debe hacer lo siguiente:

• Ingresar a su cuenta de Jotform y abrir la página de Workspace.
• En la parte superior derecha, hacer clic en su Foto de perfil / Avatar.
• En el menú que se abre, hacer clic en Settings (Configuración) para ir a la página de Ajustes de la cuenta.
• En el menú izquierdo, ir a la pestaña Security (Seguridad).
• En el recuadro de Verification (Verificación), hacer clic en Send Verification Code (Enviar código de verificación).
• Revisar el correo asociado a la cuenta, copiar el código de verificación recibido.
• Volver a la página de ajustes, pegar el código para verificar (y, si aparece, hacer clic en el botón verde Verify).
• En la sección Privacy (Privacidad), desmarcar la casilla Require Log-in to View Uploaded Files (Requerir inicio de sesión para ver los archivos subidos).

Aquí puedes ver la guía completa: https://www.jotform.com/help/673-how-to-unrequire-log-in-to-view-uploaded-files/

Ten en cuenta que, si la cuenta es HIPAA o tiene ciertos requisitos de verificación (KYC), esa opción puede estar bloqueada y no se podrá desactivar; en ese caso, como alternativa, se pueden compartir los envíos desde Tables/Inbox invitando a los usuarios o compartiendo el enlace de colaboración.

¿Nos puedes confirmar si tú eres el propietario de la cuenta del formulario o si es otra persona/equipo para que te indiquemos la mejor forma de proceder en tu caso?

Es otra persona del equipo la que intenta acceder a los archivos adjuntos del correo

Hola, Occupational Health and Safety School:

Gracias por contactar al equipo de soporte de Jotform. Lamentablemente, nuestros agentes de soporte en español se encuentran ocupados ayudando a otros usuarios de Jotform en este momento. Intentaré ayudarte en inglés utilizando Google Translate, pero puedes responder en el idioma con el que te sientas más cómodo. O, si prefieres recibir soporte en español, avísanos y haremos los arreglos necesarios para ello. No obstante, ten en cuenta que tendrías que esperar hasta que vuelvan a estar disponibles.

Actualmente, si el usuario no dispone de una cuenta de Jotform y la casilla «Requerir inicio de sesión para ver los archivos subidos» está marcada, el usuario deberá iniciar sesión en Jotform para poder ver los archivos. Desmarcar dicha casilla es la mejor manera de permitir que cualquier persona pueda ver los archivos.

Dicho esto, una solución alternativa consiste en configurar sus tablas de envíos como «Públicas» o utilizar la integración con Google Drive para permitir el acceso a los envíos sin requerir que los usuarios inicien sesión en Jotform.

Háganos saber si tiene alguna pregunta.

Hola como se configuran las tablas como publicas

Hola, en privacidad, no me permite cambiar la configuración. El problema radica en que en algunos correos generados en un formulario, no se está adjuntando el archivo adjunto en el correo, sino que solo llega un link con el documento, y al intentar acceder un usuario sin cuenta de jotform, no puede ingresar.

Al intentar cambiar esta opción en privacidad, se da una información que no es posible y salen habilitadas las opciones:

Hola Seguridad y salud en el trabajo Escuela,

En este caso, es importante mencionar que no es posible desactivar esa opción si la cuenta tiene restricciones de seguridad obligatorias, como HIPAA o verificación KYC.

En este caso, la alternativa más práctica es compartir los envíos desde Tables con acceso público o por invitación, para que el equipo pueda abrir la información sin iniciar sesión en Jotform.

Guía relacionada: Cómo compartir tablas de envíos y configurar acceso público

Déjanos saber si tienes dudas adicionales.